Agenda's synchroniseren tussen mailservers

[St@m]

Ik heb me al een ongeluk gezocht en kom er maar niet uit dus misschien dat er hier iemand is die een idee heeft.

Het volgende:
Mijn vriendin en ik moeten de laatste paar maanden steeds vaker afspreken wanneer iemand weg is en wanneer er iemand thuis is i.v.m. het thuis zijn voor onze twee kids. Even bellen met de mededeling "schat, ik ben er vanavond niet" zit er niet meer in. We moeten onze agenda's dus beter op elkaar aanvullen.

Huidige situatie:
Ik:
Werk agenda (Office 365)
Prive agenda (Kerio (gebruik ik niet))

Vriendin:
Werk agenda (Exchange 2007 (gebruikt ze niet))
Prive agenda (Kerio)

Ik gebruik eigenlijk alleen maar mijn werk agenda en daar zet ik ook privé afspraken in. Het is voor mij niet te doen om meerdere agenda's bij te houden aangezien ik regelmatig 's avonds even moet werken en mijn collega's dus ook 's avonds afspraken in mijn agenda plannen. Mijn werkagenda moet dus ten allen tijde actueel zijn, prive afspraken moeten daar dus ook in staan.

Wat we nu doen is wekelijks even de agenda's naast elkaar en doorgeven wanneer iemand die week/komende weken 's avonds of in het weekend een afspraak heeft. Dit zetten we in onze agenda's. Dit gaat meestal goed, maar soms moet één van ons toch een afspraak afzeggen omdat niet bekend was (later gepland, of gewoon vergeten door te geven) dat de ander een belangrijke(re) afspraak heeft.

Nu loop ik dus al een tijdje rond met het idee van een gezamenlijke agenda. Maar het bijhouden van meerdere agenda's gaat problemen opleveren, ik ben dus op zoek naar een mogelijkheid om mijn werk agenda en haar privé agenda te laten synchroniseren met een gezamenlijke agenda. Of dit op mijn prive server (Kerio) gebeurd of op mijn werk server (Office 365) gebeurd maakt me niet zoveel uit. Ik heb op beide servers de mogelijkheid om een user aan te maken die wij beiden kunnen gebruiken.

De gezamenlijke agenda moet beschikbaar gemaakt kunnen worden in Outlook 2013, 2010, iOS en Android.

Heeft iemand enig idee hoe ik dit netjes kan gaan oplossen? Ik heb ook nog geen 3rd party tool gevonden die de informatie uit beide systemen kan trekken en weer kan droppen in een Exchange of Kerio account.

[Fish]

Je moet je vriendin gewoon zien als een zakelijk contact.

Als het goed is kun je je vriendin gewoon een invite sturen en visa versa. beide kalenders hebben dan de afspraak staan. Je moet hem alleen nog even accepten of declinen

[St@m]

fish schreef op woensdag 12 maart 2014 @ 13:04:
Je moet je vriendin gewoon zien als een zakelijk contact.

Als het goed is kun je je vriendin gewoon een invite sturen en visa versa. beide kalenders hebben dan de afspraak staan. Je moet hem alleen nog even accepten of declinen

Ja, maar dan moeten we dus handmatig al onze afspraken gaan bijwerken. Ik overdrijf niet als ik per week 100 agenda items heb staan. Nee, die hoeft ze niet allemaal te zien, dat klopt.. maar ik zou toch echt het liefst een automatische oplossing willen hebben.
Dus mijn collega schiet voor mij een afspraak in op woensdagavond met Pietje Puk, en ik moet de afspraak weer bewerken en mijn vriendin toevoegen als genodigde.. Pietje Puk krijgt hier ook weer een bevestiging van.. nee dat gaat hem niet worden

Hier zou een optie wel zijn dat ik die afspraak weer automatisch laat doorsturen naar een gezamelijke agenda via een rule in Outlook, maar afspraken die ik zelf in mijn agenda zet kunnen niet via zo'n rule. Dus dat wordt weer handwerk.

Verder zit ik veel in de auto, en dan roep ik over de telefoon; schiet maar een afspraak in.. moet ik op een later moment al die afspraken weer langs.. onhandig Want dat ga ik vergeten.. (tis niet voor niets dat mijn agenda mij heilig is, ik leef op dat ding).

[ Voor 22% gewijzigd door St@m op 12-03-2014 13:12 ]

[mbrk]

Kun je niet jullie beider agenda's synchroniseren met bv de icloud agenda, of google agenda?

[St@m]

mbrk schreef op woensdag 12 maart 2014 @ 13:50:
Kun je niet jullie beider agenda's synchroniseren met bv de icloud agenda, of google agenda?

Google agenda kan volgens mij niet meer? Ik heb er in het verleden wel eens gebruik van gemaakt toen ik mijn mail synchroniseerde, maar hiervoor was toen een client op de pc benodigd en werd de mail alleen maar gesynchroniseerd als de pc aanstond. Maar volgens mij kun je Exchange sowieso niet meer syncen met gmail, dat lees ik in ieder geval.

iCloud.. dan moet ik eerst een nieuwe AppleID aanmaken, daar een nieuwe iCloud account aan koppelen, en dan op mijn telefoon instellen dat mijn agenda gesyncd moet worden met de nieuw aangemaakte iCloud account.. same voor de iPhone van mijn vriendin.. en dan?
Dat kan dus niet zomaar..
http://www.syncoutlook.com/outlook-icloud-sync.aspx

Hoe krijgen we die informatie dan weer in Outlook en Android device? Via Windows zijn er vast wel weer programma's voor die dat voor je doen, maar kun je ook zo op je android device de boel weer vanuit de Apple cloud halen? Vast niet.

[ Voor 4% gewijzigd door St@m op 12-03-2014 14:34 ]

[Uncle Mel]

Gelukkig werken ze bij mij op mijn werk met apps voor google, alles gaat dus via gmail en aanverwanten. Ik zie op mijn werk dus mijn werk gmail en mijn privegmail tegelijk. Prive heb ik ook gedeeld met mijn vriendin. Als ik dus een afspraak in de avond heb zet ik deze in mijn werk gmail en maak ik ook een afspraak in prive, deze wordt gesynct met onze telefoons en mijn vriendin ziet dus deze, zonder overige werkgerelateerde details.

Het is niet perfect, maar het werkt redelijk. Toch heb ik gemerkt dat je altijd even moet laten weten dat het wat later wordt, mijn grootste nachtmerrie is dat ooit wij allebei doorwerken omdat we dachten dat de andere de kinderen ophaalt...

[Trommelrem]

Maak een extra Office 365 account aan voor haar, en zorg ervoor dat via haar account zij de juiste rechten krijgt in jouw agenda. Vanaf Office 2010 kun je meer dan één Exchange account per profiel instellen.

[Quadradial]

Trommelrem schreef op woensdag 12 maart 2014 @ 14:36:
Maak een extra Office 365 account aan voor haar, en zorg ervoor dat via haar account zij de juiste rechten krijgt in jouw agenda. Vanaf Office 2010 kun je meer dan één Exchange account per profiel instellen.

Dan moet ze een licentie toegekend krijgen... kost weer euro's per maand....

[St@m]

Uncle Mel schreef op woensdag 12 maart 2014 @ 14:35:
Gelukkig werken ze bij mij op mijn werk met apps voor google, alles gaat dus via gmail en aanverwanten. Ik zie op mijn werk dus mijn werk gmail en mijn privegmail tegelijk. Prive heb ik ook gedeeld met mijn vriendin. Als ik dus een afspraak in de avond heb zet ik deze in mijn werk gmail en maak ik ook een afspraak in prive, deze wordt gesynct met onze telefoons en mijn vriendin ziet dus deze, zonder overige werkgerelateerde details.

Ja.. je maakt dus 2 aparte afspraken.. Dat kan ik ook doen, dat heeft verder niets met de synchronisatie te maken en voor mij dus geen optie.

Het is niet perfect, maar het werkt redelijk. Toch heb ik gemerkt dat je altijd even moet laten weten dat het wat later wordt, mijn grootste nachtmerrie is dat ooit wij allebei doorwerken omdat we dachten dat de andere de kinderen ophaalt...

Nou, daar hebben we gelukkig vaste afspraken voor

Trommelrem schreef op woensdag 12 maart 2014 @ 14:36:
Maak een extra Office 365 account aan voor haar, en zorg ervoor dat via haar account zij de juiste rechten krijgt in jouw agenda. Vanaf Office 2010 kun je meer dan één Exchange account per profiel instellen.

Ok.. Dan moet zij dus een dubbele agenda gaan bijhouden.. Ze moet haar afspraken in mijn agenda zetten en ook in haar eigen. Het is minder werk, maar nog steeds geen synchronisatie
Juist de handmatige actie moet er tussenuit. Gewoon lekker je agenda vol (laten) plempen..

Quadradial schreef op woensdag 12 maart 2014 @ 14:37:
[...]
Dan moet ze een licentie toegekend krijgen... kost weer euro's per maand....

Die zijn gelukkig (voorlopig) gratis voor ons


Hoe moeilijk kan het zijn haal informatie uit pakket X en Y en drop het in pakket X of Y.. Ik had verwacht dat het iets eenvoudiger zou gaan

[ Voor 32% gewijzigd door St@m op 12-03-2014 14:48 ]

[begintmeta]

Je moet dus eigenlijk een product hebben waarmee je Outlook 2013, 2010, iOS en Android kan bedienen. Je hebt dus in ieder geval MAPI (voor Outlook 2010 en/of 2013) en ActiveSync (voor IOS, Android en/of Outlook 2013) nodig. (CalDAV/CardDAV is een mogelijkheid voor IOS en Android (al zijn er meen ik nog wel eens problemen met het synchroniseren van meerdere agenda's met ActiveSync)). Als je eenmaal alle clients kan bedienen, zet je alle agenda's op dat systeem, dan kan je vanzelf synchroniseren. Zo zou het geen probleem moeten zijn om voor meerdere personen meerdere agenda's per persoon met verschillende permissies bij te houden (je moet dan wel bij het aanmakenvan de afspraak even de juiste agenda selecteren).

Wij gebruiken hier alleen CalDAV clients, geen enkel probleem om dan twee agenda's voor mij, vrijf agenda's voor mijn vrouw en nog agenda's voor de kinderen in sync te hebben.

(Met aanvullende producten kan je CalDAV/CardDav ook weer met outlook koppelen (voor Android moet je ook nog eerst een app installeren tenslotte), en er zijn nauturlijk nog wel meer mogelijkheden)

[ Voor 13% gewijzigd door begintmeta op 12-03-2014 15:09 ]

[Uncle Mel]

St@m schreef op woensdag 12 maart 2014 @ 14:38:
[...]

Ja.. je maakt dus 2 aparte afspraken.. Dat kan ik ook doen, dat heeft verder niets met de synchronisatie te maken en voor mij dus geen optie.

Nou dat doe ik alleen omdat ik niet mijn gehele agenda met haar wil delen. Als jij 100 afspraken per week met haar deelt, dan wil ze toch eigenlijk alleen zien wanneer je later dan 17:00 klaar bent of niet? Niet die 98 anderen. Andersom geld hetzelfde, je hoeft naast jou 100 afspraken niet haar 50 afspraken te zien.

[St@m]

begintmeta schreef op woensdag 12 maart 2014 @ 15:04:
Je moet dus eigenlijk een product hebben waarmee je Outlook 2013, 2010, iOS en Android kan bedienen. Je hebt dus in ieder geval MAPI (voor Outlook 2010 en/of 2013) en ActiveSync (voor IOS, Android en/of Outlook 2013) nodig. (CalDAV/CardDAV is een mogelijkheid voor IOS en Android (al zijn er meen ik nog wel eens problemen met het synchroniseren van meerdere agenda's met ActiveSync)). Als je eenmaal alle clients kan bedienen, zet je alle agenda's op dat systeem, dan kan je vanzelf synchroniseren. Zo zou het geen probleem moeten zijn om voor meerdere personen meerdere agenda's per persoon met verschillende permissies bij te houden (je moet dan wel bij het aanmakenvan de afspraak even de juiste agenda selecteren).

Wij gebruiken hier alleen CalDAV clients, geen enkel probleem om dan twee agenda's voor mij, vrijf agenda's voor mijn vrouw en nog agenda's voor de kinderen in sync te hebben.

(Met aanvullende producten kan je CalDAV/CardDav ook weer met outlook koppelen (voor Android moet je ook nog eerst een app installeren tenslotte), en er zijn nauturlijk nog wel meer mogelijkheden)

Ok.. Om eerlijk te zijn snap ik het niet helemaal. Een afspraak in jouw agenda verschijnt dus automatisch in die van je vrouw?

Uncle Mel schreef op woensdag 12 maart 2014 @ 15:16:
[...]


Nou dat doe ik alleen omdat ik niet mijn gehele agenda met haar wil delen. Als jij 100 afspraken per week met haar deelt, dan wil ze toch eigenlijk alleen zien wanneer je later dan 17:00 klaar bent of niet? Niet die 98 anderen. Andersom geld hetzelfde, je hoeft naast jou 100 afspraken niet haar 50 afspraken te zien.

Ok, en ik wil dus in eerste instantie beide agenda's syncen, hoe krijg ik dat voor elkaar?

Ik vind het top dat iedereen aandraagt dat je agenda's met de hand kunt bijhouden, maar dat is dus wat ik niet wil.

[begintmeta]

St@m schreef op woensdag 12 maart 2014 @ 15:44:
[...]

Ok.. Om eerlijk te zijn snap ik het niet helemaal. Een afspraak in jouw agenda verschijnt dus automatisch in die van je vrouw?
...

Ja, onze clients zijn met alle agenda's verbonden. ik kan afspraken plannen in mijn eigen agenda's, en in die van de kinderen (daarop heb ik schrijfrechten). Mijn vrouw kan afspraken pannen in haar agenda's en in die van de kinderen (want daar heeft zij schrijfrechten op. We hebben dus geen schrijfrechten, maar wel leesrechten op elkaars agenda's. Zodra een afspraak in welke agenda dan ook wordt ingepland verschijnt hij ook in mijn client. Mocht de aanwezigheid van mij/mijn vrouw anders noodzakelijk bij een afspraak nooodzakelijk zijn, moeten we dat uiteraard afspreken (het makkelijkst gaat dat via het uitnodigen van de ander bij het maken van de agenda, dan krijgt de ander meteen een mailtje met de vraag of het schikt, zo niet kan dan worden overlegd over een alternatief). Maar, goed, hoe je het inricht kan je uiteraard helemaal samen bepalen. Je kan de boel ook zo instellen dat de ander standaard (of in specifieke gevallen) geen details ziet van de afspraken, of ook dat de afspraak niet voor anderen zichtbaar is (handig voor de buitenechtelijke toestanden (maar goed, aangezien ik de server beheer zou ik in principe alles kunnen zien natuurlijk)). Overigens hebben we allebei ook weer locale subagenda's, omdat een planning per vijf minuten (waarbij afspraken weer aan aparte software gekoppeld zijn) centraal (laten) bijhouden onzinnig (&ondoenlijk is). In de eigen agenda staan dan eigenlijk ook alleen afsprakenblokken.

TLDR:ja, we hebben altijd een actueel overzicht van alle (potentiele) afspraken.

[ Voor 8% gewijzigd door begintmeta op 12-03-2014 16:06 ]

[Fish]

Mja waarom laat je je vriendin niet gewoon op je werkaccount inloggen. klaar ...

[Uncle Mel]

fish schreef op woensdag 12 maart 2014 @ 15:56:
Mja waarom laat je je vriendin niet gewoon op je werkaccount inloggen. klaar ...

regeltjes regeltjes in de grote mensenwereld.

Aangezien TS office 365 gebruikt, kun je toch je agenda sharen met haar emailadres? tenzij dat door IT geblokt is. Hetzelfde geldt voor de kerio agenda. Gewoon proberen of het werkt, anders is daar ook vast een omweg voor.

[arjants]

Kerio agenda valt prima te delen als je beide reeds een kerio account hebt.
Ik gebruik het thuis naast een exchange agenda icm Calendars+ op de iphone.
Netjes de agenda's met verschillende kleuren gemarkeerd en realtime sync

[janvanduschoten]

Ik heb in Gmail een aparte agenda aangemaakt, Agenda samen die in mijn agenda en in die van mijn vrouw staat. Werkt prima.
Dingen die ook voor mijn vrouw interessant zijn komen in die agenda te staan. Zelfde met een aparte agenda voor vrije dagen en vakanties,aparte agenda voor het sporten van de kinderen, alles is eenvoudig weer terug te vinden. Bij het maken van de afspraak beslis je welke agenda je gaat gebruiken en daarna hoef je er niet meer aan te denken.

[St@m]

begintmeta schreef op woensdag 12 maart 2014 @ 15:55:
[...]

TLDR:ja, we hebben altijd een actueel overzicht van alle (potentiele) afspraken.

Tnx, dan ga ik die optie veder uitvogelen

fish schreef op woensdag 12 maart 2014 @ 15:56:
Mja waarom laat je je vriendin niet gewoon op je werkaccount inloggen. klaar ...

Punt 1. Omdat dat niet mag, en het mijn vriendin geen reet aangaat wat ik mail op mijn werk (vertrouwelijk enzo)
Punt 2. En hoe zie ik dan precies wat zij heeft staan? En ik dus niet beschikbaar ben en mijn collega's derhalve niets voor mij kunnen inplannen?

Uncle Mel schreef op woensdag 12 maart 2014 @ 15:58:
Aangezien TS office 365 gebruikt, kun je toch je agenda sharen met haar emailadres? tenzij dat door IT geblokt is. Hetzelfde geldt voor de kerio agenda. Gewoon proberen of het werkt, anders is daar ook vast een omweg voor.

Ja, agenda delen kan prima. Maar is ook maar een halve oplossing. Dan ben je altijd aan het zoeken en moet je agenda's naast elkaar leggen.. schiet niet op. Dan kunnen we het net zo goed op de huidige manier blijven doen.

arjants schreef op woensdag 12 maart 2014 @ 16:08:
Kerio agenda valt prima te delen als je beide reeds een kerio account hebt.
Ik gebruik het thuis naast een exchange agenda icm Calendars+ op de iphone.
Netjes de agenda's met verschillende kleuren gemarkeerd en realtime sync

Ja dat klopt, dat werkt prima, maar is niet van toepassing op deze situatie.

janvanduschoten schreef op woensdag 12 maart 2014 @ 16:34:
Ik heb in Gmail een aparte agenda aangemaakt, Agenda samen die in mijn agenda en in die van mijn vrouw staat. Werkt prima.
Dingen die ook voor mijn vrouw interessant zijn komen in die agenda te staan. Zelfde met een aparte agenda voor vrije dagen en vakanties,aparte agenda voor het sporten van de kinderen, alles is eenvoudig weer terug te vinden. Bij het maken van de afspraak beslis je welke agenda je gaat gebruiken en daarna hoef je er niet meer aan te denken.

En dan ben ik dus in mijn geval dubbel aan het invoeren.. werk agenda en de gezamelijke agenda, zelfde voor de vriendin.

CalDAV is de enige serieuze optie die ik tot nu toe gehoord heb dus daar ga ik verder mee.

En nogmaals voor diegene die nog een advies hebben of een programma weten waarmee het kan:

Agenda 1 (Exchange)
/\
| 2-weg synchronisatie
|
\/
Gezamenlijke agenda
/\
|
| 2-weg synchronisatie
\/
Agenda 2 (Kerio)

Zo hoeven we beiden maar 1 agenda bij te houden

[begintmeta]

Zolang je allebei in verschillende agendasystemen zit is er geen makkelijke oplossing (m.n conflictmanagement wordt lastig denk ik). Een freebusy-url is dan vermoedelijk het makkelijkst.

[ Voor 14% gewijzigd door begintmeta op 12-03-2014 17:15 ]