Ik gebruik nu bijna een jaar Office 365 Small Business Premium voor mijn eigen eenmanszaak. Al mijn documenten staan in SharePoint in verschillende project- en teamsites. Dat gaat allemaal prima.
Nu ben ik me aan het verdiepen in Content Types. Zoals ik het begrijp heb je File Types (.docx, xlsx, etc) en hebben content files het voordeel dat je het niet meer over bestanden hoeft te hebben die bijvoorbeeld een "contract" of en "plan van aanpak" zijn (waarbij je afspraken maakt over de bestandsnaam, zodat het voor iedereen herkenbaar is), maar dat je het daadwerkelijk over een "contract" of een "plan van aanpak" kunt hebben, ongeacht wat voor file type het is. En dat je dit in je hele organisatie kunt doorsturen, omdat het content type vast zit aan het bestand.
Nu leek het me interessant (hoewel ik me er ook van bewust ben dat het voor mijn situatie enorm overkill is) om bijvoorbeeld een situatie in te richten als volgt:
- ik maak een content type "factuur" aan, met een propertie "partij 1" en "partij 2", status (betaald ja nee), uiterste betaaldatum, verstuurdatum, enz.
- ik bepaal een plaats waar actuele facturen worden opgeslagen (zodat ik ermee aan de slag moet), misschien binnen mijn team site???
- op basis van status e.d. worden facturen "voor mij uit het zicht" verplaatst naar een Records Center waar ze na 7 jaar netjes vernietigd o.i.d. worden.
Het is me alleen niet helemaal duidelijk of ik het zo goed doe en hoe ik dit inricht.
Nu ben ik me aan het verdiepen in Content Types. Zoals ik het begrijp heb je File Types (.docx, xlsx, etc) en hebben content files het voordeel dat je het niet meer over bestanden hoeft te hebben die bijvoorbeeld een "contract" of en "plan van aanpak" zijn (waarbij je afspraken maakt over de bestandsnaam, zodat het voor iedereen herkenbaar is), maar dat je het daadwerkelijk over een "contract" of een "plan van aanpak" kunt hebben, ongeacht wat voor file type het is. En dat je dit in je hele organisatie kunt doorsturen, omdat het content type vast zit aan het bestand.
Nu leek het me interessant (hoewel ik me er ook van bewust ben dat het voor mijn situatie enorm overkill is) om bijvoorbeeld een situatie in te richten als volgt:
- ik maak een content type "factuur" aan, met een propertie "partij 1" en "partij 2", status (betaald ja nee), uiterste betaaldatum, verstuurdatum, enz.
- ik bepaal een plaats waar actuele facturen worden opgeslagen (zodat ik ermee aan de slag moet), misschien binnen mijn team site???
- op basis van status e.d. worden facturen "voor mij uit het zicht" verplaatst naar een Records Center waar ze na 7 jaar netjes vernietigd o.i.d. worden.
Het is me alleen niet helemaal duidelijk of ik het zo goed doe en hoe ik dit inricht.
