e-mail en opslag in de cloud

[Verwijderd]

Beste tweakers,

Ik heb jullie hulp en mening nodig.
Voor een vrijwillgersstichting die met gevoelige data werken, wachtwoorden alrmsystemen etc, ben ik op zoek naar een e-mail oplossing die de stichting zelf kan tweaken zodat gevoelige info niet zomaar verdwijnen kan.
Wat is er gebeurt? Een (ex)bestuurslid van de stichting heeft alle mail met VOG's, pincodes etc etc gewist nadat ze haar e-mail in outlook geconfigureert had.

Nu was ik vandaag bij de provider die onze 30 tal e-mail accounts hosten om te vragen of ze het e-mail protocol niet aan konden passen om IMAP af te dwingen, dat kon dus niet.

Mijn plan is nu om het geld wat we nu besteden aan de 30 tal e-mail accounts te gaan besteden aan cloud space en daar een server met e-mail server op te installeren en te configureren.
Zo kunnen we voortaan onze gevoelige data in de cloud opslaan en met een eigen mailserver hebben we altijd grip op onze e-mail accounts.

Is dit een goed idee? en zo nee waarom niet?
Graag jullie mening en ervaring hiermee !
Wie zou op vrijwillige basis mij kunnen helpen hiermee?

Groet,

[jeroenikke]

Heb je Outlook for domains overwogen?
Info: http://betanews.com/2013/...custom-domain-email-host/
Howto: http://www.labnol.org/int...k-on-custom-domain/24699/

Het is gratis voor 500 gebruikers, enkel moet je een domeinnaam hebben.

Of vind je de info te gevoelig om op servers van derden te zetten?

[Will_M]

Waarom word dat "Cloud" gebeuren als oplossing aangedragen terwijl het eigenlijke probleem een "restore" is (of gebrek aan back-up, eigenlijk).

[Midas.e]

Waarom ga je het risico lopen van cloud services, deze staan er eigelijk bekend om dat ze niet veilig zijn. Ik quote nu in dit geval even 1 supplier van cloud services maar er zijn veel meer die exact hetzelfde issue hebben.
https://github.com/fog/fog/issues/2525

[Verwijderd]

@Jeroenikke,

Het gaat met name erom dat we de zaak zo kunnen beheren dat er niets meer kan verdwijnen door in en externe invloeden. Het opslaan van data zou ik zo ook willen regelen,kan dat met de zelfde oplossing?

[Fish]

Gevoelige data bewaren jullie op de email .... daat gaat het al fout

Geen idee wat jullie budget is
Neem dan iets als office365 kun je gezamelijk documenten beheren rechten toekennen etc inc natuurlijk met mail
Google heeft iets soortgelijks maar toch niet echt in de buurt komt imho

[ Voor 4% gewijzigd door Fish op 06-01-2014 21:34 ]

[Will_M]

fish schreef op maandag 06 januari 2014 @ 21:33:
Gevoelige data bewaren jullie op de email .... daat gaat het al fout

Geen idee wat jullie budget is
Neem dan iets als office365 kun je gezamelijk documenten beheren rechten toekennen etc inc natuurlijk met mail
Google heeft iets soortgelijks maar toch niet echt in de buurt komt imho

Mooi product (écht!!) maar 't is nog steeds geen vervanger voor een degelijke back-up oplossing (welke je vaak wettelijk gezien als bedrijf ook nog eens moet hebben).

[Verwijderd]

@fish, ja we hebben office 365 al voorbij horen komen maar ik ken het te slecht om er echt iets over te kunnen roepen. Vandaar ook deze oproep, ik ben erg benieuwd wat de "tweakers" vinden.

PS, zolang het mogelijk is om Pop3 te configureren dan blijf je het probleem houden dat gebruikers mail definitief kunnen doen verdwijnen. Vandaar de keuze om een eigen mailserver te gaan draaien.

[Fish]

Je kan je mail altijd wel leegtrekken met pop3 omdat pop3 overal beschikbaar.

Het minste wat je kan doen is in het pand outbound naar 110 blokkeren (naar jullie mail server) dan dwing je mensen die op kantoor oid komen imap te gebruiken. dan laten ze het thuis ook wel op imap staan
maar dan nog kun je nog steeds alles deleten.

een sharpoint omgeving is dan gewoon makkelijk

[Will_M]

Verwijderd schreef op maandag 06 januari 2014 @ 21:38:
@fish, ja we hebben office 365 al voorbij horen komen maar ik ken het te slecht om er echt iets over te kunnen roepen. Vandaar ook deze oproep, ik ben erg benieuwd wat de "tweakers" vinden.

PS, zolang het mogelijk is om Pop3 te configureren dan blijf je het probleem houden dat gebruikers mail definitief kunnen doen verdwijnen. Vandaar de keuze om een eigen mailserver te gaan draaien.

Als dat je probleem is dan stel je alles als IMAP in. Weet je meteen zeker dat je alles met één muisklik kwijt bent (ook op je server),

[Fish]

Kijk ik gebruik Hmailserver. meerdere accounts blablabal. maar ook een gedeeld account. omdit soort shit te voorkomen forward de server alle mail (voor dit account) naar een schaduw account op dezelfde server. daar wordt niets verwijderd en loopt gewoon een beetje vol.

Alle mail kan ook maar dat gebeurt niet

backups gaan met crashplan naar een andere machines en visa versa

[ Voor 20% gewijzigd door Fish op 06-01-2014 21:50 ]

[Verwijderd]

@wimmel,

We zijn geconfronteerd met iemand die de administratie deed voor de stichting en die catagorisch alle gegevens uit het e-mail account gedeleed heeft na ontvangen en doorsturen naar elders.
Dus dachten we dit op te lossen door een eigen mail server te draaien waardoor we bijvoorbeeld imap konden afdwingen en backups maken zodat er niets meer verloren kan gaan bij een "hostile" vertrek.
Dus wat kan ik het beste doen dan?

[Will_M]

fish schreef op maandag 06 januari 2014 @ 21:48:
Kijk ik gebruik Hmailserver. meerdere accounts blablabal. maar ook een gedeeld account. omdit soort shit te voorkomen forward de server alle mail (voor dit account) naar een schaduw account op dezelfde server. daar wordt niets verwijderd en loopt gewoon een beetje vol.

Alle mail kan ook maar dat gebeurt niet

backups gaan met crashplan naar een andere machines en visa versa

Schaduw accounts

Ik werk met Exchange omgevingen en moet dat woord eens durven te laten vallen (daarmee pleeg je écht privacy schending/issues).

@Facitair: De goedkoopste oplossing is waarschijnlijk een mail/hosting provider welke je toestaat om meerdere mailboxen aan te maken (en niet meerdere aliassen voor de zelfde box).

[ Voor 12% gewijzigd door Will_M op 06-01-2014 21:58 ]

[Fish]

wheheheh

Dat is gewoon voor mij en 2 a-technische buurmannen en een buurt initiatief. dus ik mag er ook echt bij er is geen privacy schending


--------------
@ts

als je budget het toelaat zou ik office 365 nemen. als je het niet kent kun je het zelfs een maand gratis uitproberen

[ Voor 42% gewijzigd door Fish op 06-01-2014 22:00 ]

[Verwijderd]

@fish? Met 365 is mijn probleem dan opgelost en kan dit dan niet meer gebeuren?

[Will_M]

Met een dertigtal accounts kán 't al interessant zijn om een MS Small Business server op te zetten inclusief back-up.

[Fish]

nou ... mensen krijgen een boel verkloot natuurlijk
in princiepe draaid er gewoon exchange die je proper moet configureren.
e.g. http://technet.microsoft....123%28v=exchg.141%29.aspx
maar litigation hold heb ik nooit gebruikt eerlijk gezegd

Daarnaast heb je een gezamelijk ruimte om documenten te bewaren en te editen met rechtenbeheer waar de gebruikers de belangrijke informatie kunnen posten en delen.

probeert het eens gewoon

een valkuil, w7 ps werkt standaard niet echt. ik denk dat dit artikel wel de basis uitlegt
http://community.spicewor...fice-365-using-powershell

[ Voor 19% gewijzigd door Fish op 06-01-2014 22:13 ]

[Verwijderd]

@wimmel,
Een ms small bussines server? en dat zou dan een fysieke server moeten zijn of zoals ik al voorstelde in de cloud?

[johnkeates]

Je kan ook gewoon Linux + Postfix en een IMAP server waarbij Expunge en Delete gealiased worden naar een copy+hide commando, of een speciale 'deleted' box waar dan alleen een admin echt kan deleten... Kost je 0 euro, en dan werkt het ook.

Het probleem hier is denk ik niet of het op te lossen is, maar het kennis niveau, resources, en misschien wel de noodzaak.

Ik zou voor dit soort dingen altijd voor een hosted oplossing gaan, met een extra backup optie, zodat je zelf ook nog een backup van de data kan houden.

Small Business Server zou ik gewoon na 2011 echt niet meer doen, dat is een afgestorven product dat op z'n laatste jaartje support drijft.

2012 R2 Essentials + Exchange kost je meer dan 1000 euro, dus ook geen optie als het om zo goedkoop mogelijk gaat.

Hosted service geeft je een vast maandelijks bedrag voor een dienst waar je zelf niks over hoeft te weten, je hoeft alleen maar te gebruiken.

Office365 kan, Google Apps kan (maakt echt geen donder uit, er is geen gebruiker die iets gaat missen in Apps)... je kan ook gewoon naar bijv. KPN gaan en daar een vergelijkbare dienst afnemen.

[Verwijderd]

@johnkeates, deze oplossing :"Je kan ook gewoon Linux + Postfix en een IMAP server waarbij Expunge en Delete gealiased worden naar een copy+hide commando, of een speciale 'deleted' box waar dan alleen een admin echt kan deleten... Kost je 0 euro, en dan werkt het ook."
zat ik aan te denken maar dan wel in de cloud en dat vroeg ik me af of dat kan en handig is?

[Midas.e]

wimmel_1 schreef op maandag 06 januari 2014 @ 21:54:
[...]


Schaduw accounts

Ik werk met Exchange omgevingen en moet dat woord eens durven te laten vallen (daarmee pleeg je écht privacy schending/issues).

@Facitair: De goedkoopste oplossing is waarschijnlijk een mail/hosting provider welke je toestaat om meerdere mailboxen aan te maken (en niet meerdere aliassen voor de zelfde box).

Komen zovaak voor op Exchange omgevingen, het zit er default in.. Vooral op shared boxes doen ze het graag

[Will_M]

Midas.e schreef op maandag 06 januari 2014 @ 22:26:
[...]

Komen zovaak voor op Exchange omgevingen, het zit er default in.. Vooral op shared boxes doen ze het graag

Het zit er standaard in is een drogrede. Ik kan op het gehele filesystem ownership pakken en daarmee overal lezen/schrijven..... zit er standaard in, toch?

[The Realone]

Office 365 E1 voor non-profit organisaties is trouwens gratis, alleen zit daar geen litigation hold in bijvoorbeeld. E3 is iets van 4 euro per maand per gebruiker.

Ik heb sinds kort E1 gratis draaien voor onze lokale Scouting vereniging en op het werk hebben wij al redelijk wat klanten op Office 365 zitten, werkt perfect.

[Verwijderd]

Hallo allemaal,

mijn dank voor jullie bijdrage, ik ga even kijken of het financieel haalbaar voor de stichting is om een 365 E3 versie aan te gaan schaffen. Ik denk dat dit product aansluit op wat de stichting wil.
M.b.t. een linux based mailserver in de cloud plaatsen heb ik weinig reacties op gezien en dat (goedkope) idee laat ik even varen.

Bedankt !

[The Realone]

Kijk of je in aanmerking komt voor de non-profit discount, scheelt enorm. En hou er ook rekening mee dat je licenties kunt mixen, want misschien heeft niet iedereen E3 nodig?

[Verwijderd]

@The realone,

Yep, je hebt gelijk E3 is alleen voor het bestuur nodig en dat is geen 30 man sterk. Ik ga morgen even bellen met MS of ze me wat kunnen helpen met het non-profit gedeelte en dat zal wel goed komen denk ik.

Bedankt voor dehulp!

[Fish]

dat hoeft niet dat staat namelijk online
http://www.microsoft.com/...office365-for-nonprofits/
http://www.microsoft.com/...nonprofits/whos-eligible/

Je moet dus anbi of sbbi status hebben/krijgen
http://www.belastingdiens..._regelingen/goede_doelen/

[JJ Le Funk]

Als het voldoende is om een kopie van alle ontvangen mail van elk account te bewaren dan laat je met POP3 toch een kopietje ophalen op een centrale client.

Ik zie de noodzaak van IMAP of cloud service niet (al dan niet gratis).

[Will_M]

MrJayMan schreef op maandag 06 januari 2014 @ 23:23:
Als het voldoende is om een kopie van alle ontvangen mail van elk account te bewaren dan laat je met POP3 toch een kopietje ophalen op een centrale client.

Ik zie de noodzaak van IMAP of cloud service niet (al dan niet gratis).

Je kunt als gebruiker van een POP account al instellen dat er géén kopie op de server bewaart hoeft te worden (is zelfs de standaard instelling, een IMAP account is feitelijk 't zelfde alleen ben je er daarmee 100% zeker van dat de mail van de server weg is als jij 't wist terwijl de standaard is dat 't bewaard mag worden).

[JJ Le Funk]

wimmel_1 schreef op maandag 06 januari 2014 @ 23:28:
[...]
Je kunt als gebruiker van een POP account al instellen dat er géén kopie op de server bewaart hoeft te worden (is zelfs de standaard instelling, een IMAP account is feitelijk 't zelfde alleen ben je er daarmee 100% zeker van dat de mail van de server weg is als jij 't wist terwijl de standaard is dat 't bewaard mag worden).

als de mail weggepoetst is op de server door een andere pop3 client dan ben je te laat geweest met ophalen van het kopie. Bovendien heeft deze gebruiker dan opzettelijk een foutieve mailconfiguratie ingesteld. Iets waarop je de gebruiker kan aanspreken.

[Will_M]

MrJayMan schreef op dinsdag 07 januari 2014 @ 00:34:
[...]


als de mail weggepoetst is op de server door een andere pop3 client dan ben je te laat geweest met ophalen van het kopie. Bovendien heeft deze gebruiker dan opzettelijk een foutieve mailconfiguratie ingesteld. Iets waarop je de gebruiker kan aanspreken.

Mail configuratie is niet iets om per gebruiker in te willen regelen áls je een bedrijf hebt. Laat staan dat je gebruikers er controle over wil geven.

[Fish]

MrJayMan schreef op dinsdag 07 januari 2014 @ 00:34:
[...]


als de mail weggepoetst is op de server door een andere pop3 client dan ben je te laat geweest met ophalen van het kopie. Bovendien heeft deze gebruiker dan opzettelijk een foutieve mailconfiguratie ingesteld. Iets waarop je de gebruiker kan aanspreken.

Nou nee, de mail is van die gebruiker wat hij daarmee doet is in princiepe zijn zaak.
Maar dat werkt wel 2 kant en op je kan de admin niet verwijten dat de mail weg is als je hem "delete"

het is mijns inziens de taak van de ontvanger om de infromatie die per elektronische post naar hem is verzonden te verwerken zoals dat hem goeddunkt. het is niet de taak van de admin om te vertellen wat iemand met zijn post moet doen.
eventueel kan dat in een beleid terug komen. maar dat is doorgaans niet de beheerder van de mailserver maar de leidinggevende.


Een goede handleiding of een juiste default configuratie die met het beleid overeenkomt lijkt me daarbij een welkome ondersteuning. die beheerder of een ondergeschikte in elkaar kan knopen

[ Voor 9% gewijzigd door Fish op 07-01-2014 00:54 ]

[JJ Le Funk]

@wimmel en fish: hoe TS het afspreekt met de users is aan hem. Ik geef alleen maar de kortste weg aan naar een kopie van alle inkomende mail ter backup voor de beheerder.

[downtime]

fish schreef op maandag 06 januari 2014 @ 21:57:
Dat is gewoon voor mij en 2 a-technische buurmannen en een buurt initiatief

Laat een eigen server dan gewoon uit je hoofd. Een werkende mailserver inrichten met betrouwbare backups enzo is nog niet zo simpel. En als jij er kennis van had dan zou je hier niet komen vragen wat je moet doen. Bovendien maak je die club volledig afhankelijk van jouw kennis van het geheel. Het is veel slimmer om gewoon een professionele oplossing ergens af te nemen.

[Will_M]

TS is nu inkomende mail kwijt schijnbaar (back-up!!). Ik hoop niet dat er ooit uitgaande mail vanaf z'n domein verzonden is/gaat worden zónder wetenschap.....

[ Voor 3% gewijzigd door Will_M op 07-01-2014 01:50 ]

[Miyamoto]

Google Apps for Business met Google Vault

[Fish]

downtime schreef op dinsdag 07 januari 2014 @ 01:30:
[...]

Laat een eigen server dan gewoon uit je hoofd. Een werkende mailserver inrichten met betrouwbare backups enzo is nog niet zo simpel. En als jij er kennis van had dan zou je hier niet komen vragen wat je moet doen. Bovendien maak je die club volledig afhankelijk van jouw kennis van het geheel. Het is veel slimmer om gewoon een professionele oplossing ergens af te nemen.

Ik vraag hier helemaal niets he.. beter lezen vriend

[downtime]

fish schreef op dinsdag 07 januari 2014 @ 08:43:
Ik vraag hier helemaal niets he.. beter lezen vriend

Foutje, bedankt. Ik dacht dat jij de TS was. Doet verder niks aan mijn reactie af. Ik denk niet dat het slim is voor een vrijwilligersorganisatie om de eigen mail te gaan beheren als professionele hosting zo goedkoop is.

[Fish]

En dat maken wij zelf wel uit ok? ik heb je niets gevraagd daarover
Als je beter leest is dat wat ik ook de ts aanbeveel.

[Midas.e]

wimmel_1 schreef op maandag 06 januari 2014 @ 22:30:
[...]


Het zit er standaard in is een drogrede. Ik kan op het gehele filesystem ownership pakken en daarmee overal lezen/schrijven..... zit er standaard in, toch?

Volgens mij was ik niet helemaal duidelijk, Shadow copy en Redundacy zit standaard in exchange omdat het een zeer kosten effectieve manier is om mail veilig te stellen voor bijvoorbeeld juridische mailboxen. Dat jij het misschien een privacy invading middel vindt betekend niet dat het ook zo is. Dit wordt vooral in zorg omgevingen vaak opgezet voor deze reden, het niet kwijt raken van gegevens. Het betekend niet dat er geen backup gemaakt dient te worden, dat staat hier compleet los van.

[Verwijderd]

Beste Tweakers,

Ik zie hier de discussie voorbij komen en wil even het volgende kwijt:
1.Het gaat hier over een vrijwilligers stichting die met gevoelige info werken
2.We laten tot op heden onze mail door proffesionals hosten en beheren,waar we persoonlijk heen zijn geweest met ons probleem en geen oplossing hebben gevonden.
3.back ups maken van accounts heeft geen zin als de gebruiker consequent iedere handeling in het mailvak forward en vervolgens (verzonden en ontvangen items) deleed op onze account.

We overwegen nu een oplossing waarin het mogelijk is om accounts op Ligitation Hold te zetten zodat er niets meer verloren kan gaan.
M.b.t privacy, het tot beschikking hebben van e-mail faciliteiten met een zakelijk domijn schept ook verplichtingen m.b.t. eigendomsrecht als deze faciliteit aangeboden is voor niet prive doelen.