Digitaliseren administratie, wat kan/mag ik weggooien ?

[absrnd]

Ik wil graag mijn administratie digitaliseren, en de papierberg verkleinen,
maar wat moet ik analoog bewaren en wat kan ik weggooien ?

-salarisstroken
-verzekerings-papieren
-bankafschriften
-betaalde accept giro's
-......enz

[ThinkPad]

Zoek even op het forum, onderwerp is al vaak behandeld: https://gathering.tweaker...rd=digitale+administratie

[50Miles]

Dit proces heb ik een aantal jaren geleden al doorgewandeld. In principe kun je alles "analoog" weggooien aangezien een digitale kopie even rechtsgeldig is imho.

Zelf heb ik mijn hypotheekpapieren en bouwovereenkomsten van mijn woning "analoog" bewaard. De rest is digitaal. Belastingaanslagen, rekeningafschriften etc allemaal digitaal.

[PolarBear]

@50Miles, dat in jou opinie iets even rechtsgeldig is, daar heeft de rest van de wereld niets aan.

De Belastingdienst heeft e.e.a ook op de site staan:

Over digitaal factureren: http://www.belastingdiens...ratie/digiaal_factureren/

Over een administratie: http://www.belastingdiens...e/administratie_opzetten/ en http://www.belastingdiens...ewaart_u_uw_administratie


Voor de rest biedt de Rijksoverheid voor particulieren ook nog informatie:

http://www.rijksoverheid....dministratie-bewaren.html

Particulieren zijn niet wettelijk verplicht hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) te bewaren. Maar omdat de Belastingdienst tot 5 jaar terug belasting mag navorderen, is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.

De vraag is of je de moeite wil steken in het digitaliseren van je administratie terwijl je het ook in een schoendoos kan bewaren. Je hebt al particulier niet heel veel nodig voor de belastingdienst, jaaropgaves (zowel loon maar ook van de bank etc) en onderbouwing van aftrekposten is zo een beetje wel genoeg.

[50Miles]

@Hierboven,

Mee eens. Maar digitaal factureren hebben we het hier niet over. Ik ben op de hoogte van factuureisen. De door jouw aangehaalde stukken voegen weinig toe. Het gaat om het wel of niet bewaren. TS heeft er baat bij om te weten of digitaal volstaat of niet.

Ik heb inmiddels vier jaar administratie digitaal en al diverse bezwaren gevoerd waarbij ik dit heb onderbouwd met een print van mijn digitale exemplaar. De betreffende instantie kan dit uiteraard niet onderscheiden van een exemplaar wat je van het origineel hebt gekopieerd.

Ik zie geen problemen.

[haribold]

Als je alles gaat digitaliseren kun je tegelijk ook je papieren administratie op orde maken (in ordners stoppen, op alfabet bijvoorbeeld). Ik zie het nut niet van dit soort dingen weggooien. Opgeruimd neemt het weinig ruimte in en bij verlies van digitale data heb je de papieren data nog (m.u.v. diefstal / brand). Bij eventuele twijfel, ooit in de toekomst, of je toch wel alle stukken hebt ingescand, kun je altijd de originelen er weer bijpakken. Het antwoord op de vraag "wat is er relevant aan het bewaren van de papieren?" kun je nu misschien niet beantwoorden, maar eens in de toekomst misschien wel.

[Sefyu]

Wanneer je van veel instaties post ontvangt, dan heb je binnen no time een paar orders vol, hoor.

En met die gedachte kan je alles wel bewaren, want wie weet het je het ooit nodig.

Ik gooi alles weg behalve dingen die moeilijker in te scannen zijn, zoals bepaalde brochures, handleidingen en dergelijke.

[ari3]

Gebruiken jullie bepaalde software om ingescande documenten te indexeren en catagoriseren? Of doe je alles handmatig? Hoe groepeer je (geautomatiseerd) alles wat met de belastingaangifte van een bepaald jaar te maken heeft?

Ik zit al langer te kijken naar een digitaal archief, maar verwacht dat het inlezen en organiseren meer tijd kost dan het opbergen in mappen.

[F_J_K]

Als alles digitaal netjes is gecatagoriseerd dan kan je alles in 1 grote doos gooien. Liefst per jaar. Kost moeite en mocht je ooit gezeik krijgen dan loont het de moeite om toch dat ene papiertje te vinden. Netjes in ordners stoppen kost IMHO veel te veel moeite, maar alles in 1 doos gooien en aanstampen dat is net zo makkelijk als weggooien.

[absrnd]

Ik maak het me niet al te ingewikkeld, gewoon een simpele mappen constructie,
waar alle papieren, als ik ze ontvang, ingescand worden en in zijn map gedaan wordt.
het idee is naast me een smalle portable scanner te hebben zodat ik snel alles in kan scannen, en niet te verzamelen tot een stapel, en dan er toch niet aan toekomen

ik heb zelden dat ik mijn administratie moet raadplegen voor een document, en gaat het meer om het feit dat ik al dat papier kan weggooien
en is de hoeveelheid gemakkelijk te doorzoeken op scan datum.

alles wordt 4X gebackupped op de iMac, externe schijf, timecapsule en NAS

[flam]

Waarom niet je phone ervoor gebruiken, die heb je altijd bij je. Gelijk foto maken en archiveren.
Zo declareer ik ook mijn facturen, gaat prima.

[André]

Belangrijkste is dat je weet wat je moet bewaren. Er komt ook heel veel post van instanties die je na ze gelezen te hebben zo weg kunt gooien. Alleen het hoognodige scan en bewaar je. Ik heb een paar zaken op categorie in ordners staan, en de rest gaat in een 'rest' ordner. Is amper werk. En mocht de belastingdienst iets willen inzien heb ik het tenminste ergens staan.

[demichel]

absrnd schreef op dinsdag 24 december 2013 @ 00:10:
alles wordt 4X gebackupped op de iMac, externe schijf, timecapsule en NAS

"timecapsule", wat moet ik me daar bij voorstellen?? (op IT vlak natuurlijk dan, ik weet wel wat een tijdcapsule is)

[Miyamoto]

André schreef op dinsdag 24 december 2013 @ 10:37:
Belangrijkste is dat je weet wat je moet bewaren. Er komt ook heel veel post van instanties die je na ze gelezen te hebben zo weg kunt gooien. Alleen het hoognodige scan en bewaar je. Ik heb een paar zaken op categorie in ordners staan, en de rest gaat in een 'rest' ordner. Is amper werk. En mocht de belastingdienst iets willen inzien heb ik het tenminste ergens staan.

Helemaal mee eens. Heb mijn digitale archief ook eens doorgelopen en kon aardig wat weggooien. Ben nu ook een stuk 'voorzichtiger' met wat ik wel of niet inscan.
Ik heb een aantal mappen (Bank, Energie, Auto, ..) en gooi daar alles in, met de bestandsnaam als [datum] [omschrijving]. Kort, maar genoeg om te kunnen 'scannen' als ik iets nodig heb.

Bankafschriften zelf download ik niet, wel de CSV export.

demichel schreef op dinsdag 24 december 2013 @ 16:17:
[...]
"timecapsule", wat moet ik me daar bij voorstellen?? (op IT vlak natuurlijk dan, ik weet wel wat een tijdcapsule is)

omdat het kerst is... ;)

[PcDealer]

Ik krijg ook zoveel post van vele instanties, en bezwaren tegen moet maken, dat ik gewoonweg geen zin heb om ze in een ordner te stoppen. Daarom wil ik ook een aio, waarmee ik alles digitaliseer op een usb stick of netwerkdrive.