Office agenda/taken delen

[stansfield]

Ik zit met het volgende wat me niet lukt maar ik wel graag zou hebben.
Op mijn werk zou ik graag een wekelijks terugkerende taak/agenda afspraak hebben die ik met 5 mensen kan delen maar waarbij ook die 5 mensen er iets in kunnen toevoegen.

Dus een soort van wekelijkse vergadering waarin 5 mensen elke week aan deelnemen. Maar waar in ook die 5 mensen zelf agenda punten in kunnen zetten. Dit laatste lukt mij nog niet. Dan kan alleen de gene die de andere 4 uitnodigt agendapunten in de afspraak zetten. Wanneer een ander dat doet dan is dat weer niet zichtbaar.

Weet iemand hoe ik dit in outlook voor elkaar krijg. Volgens mij gebruik ik outlook 2012.

[Rupie]

Outlook 2012? Ik zou eerder 2010 of 2013 verwachten, of werk je met een Mac?
Ik heb alleen 2003 bij de hand, maar daar kan elke deelnemer volgens mij gewoon zaken toevoegen aan de afspraak, je moet alleen dan wel de gewijzigde afspraak verzenden. Gevolg is dan dus wel dat elke deelnemer na elke aanpassing een mail gaat krijgen.

Kan je niet beter een link naar een site (SharePoint?) of bestand (op een share) in de afspraak zetten waardoor de verschillende gebruikers op die locatie hun agenda punten toe kunnen voegen?

[Jolke]

Waarom wil je het persé met een taak regelen? Als je gedeelde kalenders gebruikt, dan kunnen die 5 mensen zelf items toevoegen aan de betreffende vergadering. Wel zo makkelijk

[stansfield]

Ik gebruik inderdaad outlook 2010.

Dus ik kan het beste een wekelijkse agenda afspraak maken. De personen daarin uitnodigen. We gebruiken alleen geen gedeelde agenda's. Is dat de enige mogelijkheid dat ze items kunnen toevoegen?

[Jolke]

Je kan een wekelijks terugkerende vergadering aanmaken, dan kunnen de andere gebruikers deze accepteren en daarna zo nodig punten toevoegen. Volgens mij moeten ze dan de update van de afspraak rondsturen, waarna iedereen ook een update krijgt.

In het geval van een gedeelde agenda hoef je de mensen niet lastig te vallen. Je maakt een gezamelijke kalender aan - of je deelt je eigen kalender - en geeft iedereen die de vergadering moet bijwonen rechten om afspraken te kunnen toevoegen/wijzigen/verwijderen. Natuurlijk moet iedereen dan even voor de vergadering in het item kijken wat de to-do list is geworden.