Google Apps: (hoe) Gezamenlijke Inbox gebruiken?

[StephanVierkant]

Bij verschillende organisaties (kleine bedrijven, verenigingen) waar ik bij betrokken ben (geweest), liep ik tegen hetzelfde probleem op: het beheer van een gezamenlijke inbox. Elk van de gekozen oplossingen had zo z'n eigen probleem (één aparte mailbox waar niemand verantwoordelijk voor was, een doorstuur-adres waardoor iedereen reageerde, etc.).

Een oplossing die er op papier goed uitziet, is de Gezamenlijke Inbox. Ik heb dit met twee collega's een tijdje getest, maar mijn ervaring is echt verschrikkelijk:

• Je hebt geen duidelijk overzicht en krijgt ook geen notificatie als iemand een bericht aan jou toewijst.
• Het toevoegen van categorieën, tags en bijbehorende regels is niet te doen, terwijl Gmail dat goed voor elkaar heeft.
• E-mails direct naar je inbox sturen zorgt er voor dat je vanuit je eigen mailbox reageert, en daarmee het systeem omzeilt (en dus in de war brengt), maar:
• De Google Groups interface is al een tijd niet geüpdate en loopt dus flink achter. Je kunt geen concept hebben (pagina afsluiten = weg mail), geen handtekening instellen (lijkt me vrij basic?)
• De naam van de groep is intern én extern dezelfde. Wil je (extern) dezelfde naam gebruiken voor verschillende boxen (info, support, etc.), ben je intern je organisatie kwijt.
• Het is alleen te gebruiken in je browser: via telefoon/tablet is het geen doen.
• De ontvanger van een mail krijgt een CC, niet echt netjes.

Ik kan nog meer problemen noemen, maar deze lijken me al genoeg om aan te geven dat dit onwerkbaar is. Mij lijkt deze functie echter zeer belangrijk, dus kan me niet voorstellen dat er geen goede oplossing is. Moet ik deze functie gewoon niet gebruiken en een third-party oplossing zoeken, of doe ik iets helemaal verkeerd?

[ Voor 7% gewijzigd door StephanVierkant op 10-12-2013 10:41 ]

[Miyamoto]

Heb helaas dezelfde ervaring en tot op heden nog geen goede oplossing gevonden, dus ik bookmark dit topic!

Ik gebruik nu de e-mail routes om de e-mail van het gezamelijke account in meerdere postvakken te dumpen, maar dat is eigenlijk ook geen wenselijke optie.

[hans_lenze]

Kun je een lijst opstellen van eisen en wensen die je nodig hebt?
Dat werkt makkelijker dan een lijst met punten die niet voldoen.

[StephanVierkant]

hans_lenze schreef op dinsdag 10 december 2013 @ 14:45:
Kun je een lijst opstellen van eisen en wensen die je nodig hebt?
Dat werkt makkelijker dan een lijst met punten die niet voldoen.

Mijn punt is meer dan deze dienst in mijn ogen onmisbaar is en slecht wordt uitgevoerd door één van de grootste aanbieders van e-maildiensten. Een volledig alternatief zou ik zelf wel kunnen vinden.

[i7Grendel]

Google Discussiegroepen is ook niet geschikt om als gezamenlijke inbox te gebruiken, het is eerder geschikt voor (interne) mailing lijsten. Als ik een "gezamenlijke inbox" zoek die ook moet kunnen verzenden ben ik snel geneigd om voor een ticket systeem te kiezen (Kayoko/osTicket/etc.). Daarmee kun je makkelijk email poolen, toewijzen en versturen met handtekeningen en eventueel kant en klare antwoorden.

Je kunt ook nog een gezamelijke, zeg "[e-mail]", account maken en [e-mail] en [e-mail] voor de gebruikers. Daarna kun je inboxtoegang delegeren van info naar jantje en pietje. Het is nog steeds een ietwat provisorische oplossing, maar het is wel effectiever dan puur forwarders gebruiken.

[Marzman]

De oplossing moet je denk ik meer organisatorisch zoeken ipv in de techniek. Wij doen het in exchange en veranderen het onderwerp na het behandelen en wijzen mensen toe die een bepaalde tijd eindverantwoordelijke zijn voor alle mail in die box. Dit werkt goed.

[StephanVierkant]

Marzman schreef op dinsdag 10 december 2013 @ 18:16:
De oplossing moet je denk ik meer organisatorisch zoeken ipv in de techniek. Wij doen het in exchange en veranderen het onderwerp na het behandelen en wijzen mensen toe die een bepaalde tijd eindverantwoordelijke zijn voor alle mail in die box. Dit werkt goed.

Leuk, maar dat is niet meer werkbaar bij 10 medewerkers op een supportafdeling. En bovendien kun je het onderwerp niet wijziging binnen Gmail.

[Marzman]

Bij ons zit er ook wel 10 man, maar er is er dus steeds maar een tegelijk verantwoordelijk voor de mailbox. Je moet wel op een of andere manier kunnen laten zien wat je gedaan hebt natuurlijk. In het geval van Gmail misschien door mails te taggen met je gebruikersnaam en een done-tag ofzo.

En anders moet je de mail vanuit Gmail forwarden naar een ticketsysteem. Dan heb je meer mogelijkheden. Zoiets: http://www.bestpractical.com/rt/

[Miyamoto]

i7Grendel schreef op dinsdag 10 december 2013 @ 17:59:
Google Discussiegroepen is ook niet geschikt om als gezamenlijke inbox te gebruiken.

Dat suggereert Google zelf wel!

Het zou fijn zijn als Google met een degelijke oplossing binnen Apps/Gmail zou komen.

[Verwijderd]

*knip*. Spam.

[ Voor 95% gewijzigd door rens-br op 03-10-2017 12:09 ]