E-mailbeleid op het werk

[Dekay]

Ik ben een stagiair op de IT-afdeling van een zorginstelling. Van de week kreeg het MT een e-mail van een medewerker. Zij kwam via via op een site terecht dat een klein meisje met een ernstige hartafwijking en haar ouders sponsort. Zij zou graag meedoen aan deze sponsoring, maar vroeg zich ook af hoe ze hierbij een groter publiek kan bereiken. Ze had het idee om iedereen binnen het bedrijf een mail te sturen om mee te doen met deze actie.

Naar aanleiding van deze vraag kwam de vraag voor een e-mailbeleid op gang. Deze is er nu namelijk niet. Wanneer je toestemming geeft voor acties zoals het bovenstaande, creëer je een precedent waar anderen ook gebruik van kunnen maken. Uiteraard zit niet iedereen te wachten op dit soort mailtjes. Daarnaast wordt er ook veel gebruikgemaakt van de beruchte cc. Iedereen wordt tegenwoordig ge-cc'd in het kader van "dan weet hij of zij ook dat het speelt".

Hebben jullie een e-mailbeleid op het werk? En zo ja, hoe hebben jullie dat geregeld?

[DutchAddick]

E-mailbeleid, dat is zo 1996

[t_captain]

Je vraag "Hebben jullie een e-mailbeleid op het werk? En zo ja, hoe hebben jullie dat geregeld?" is heel erg breed. Ik zoom even in op de specifieke situatie die je eerder in je post beschrijft.

In dit geval lijkt het te gaan om een verzoek van een werknemer, aan het hele personeel, om deel te nemen aan een liefdadigheidsaktie. Zo'n verzoek kun je op verschillende manieren onder de aandacht brengen:

- via een bedrijfsmiddel zoals e-mail
- via een andere weg zoals het bulletin van de personeelsvereniging

In het geval je een bedrijfsmiddel gebruikt is het wel zo netjes om de toestemming van de betreffende manager te hebben. In het geval je een e-mail naar alle werknemers wilt sturen is dat de directeur personeelszaken of de CIO.

[_Apache_]

Doorgaans mag maar een select gezelschap een mail-to-all doen. Houd dit bij iemand van communicatie/ managersfunctie oid.

Is het een beleid dat schrijft wie wat mag versturen? De inhoud van de mails? Wie wat mag ontvangen? En of kennisdeling via e-mail. Allemaal sterk afhankelijk van de organisatie, type mensen en het veld waarin beide actief zijn.

[Dekay]

t_captain schreef op donderdag 14 november 2013 @ 15:12:
Je vraag "Hebben jullie een e-mailbeleid op het werk? En zo ja, hoe hebben jullie dat geregeld?" is heel erg breed. Ik zoom even in op de specifieke situatie die je eerder in je post beschrijft.

In dit geval lijkt het te gaan om een verzoek van een werknemer, aan het hele personeel, om deel te nemen aan een liefdadigheidsaktie. Zo'n verzoek kun je op verschillende manieren onder de aandacht brengen:

- via een bedrijfsmiddel zoals e-mail
- via een andere weg zoals het bulletin van de personeelsvereniging

In het geval je een bedrijfsmiddel gebruikt is het wel zo netjes om de toestemming van de betreffende manager te hebben. In het geval je een e-mail naar alle werknemers wilt sturen is dat de directeur personeelszaken of de CIO.

Dat is ook gebeurd en dat is ook verder prima. Het ging er meer om dat dit de trigger was voor de vraag om een e-mailbeleid (en of je dit sowieso wel zou moeten willen).

_Apache_ schreef op donderdag 14 november 2013 @ 15:20:
Is het een beleid dat schrijft wie wat mag versturen? De inhoud van de mails? Wie wat mag ontvangen? En of kennisdeling via e-mail. Allemaal sterk afhankelijk van de organisatie, type mensen en het veld waarin beide actief zijn.

Ja, hoe je met dit soort zaken omgaat (doe je dit via een e-mail, of via het intranet), hoe medewerkers om dienen te gaan met het cc'en. Eigenlijk alles omtrent het algemene gebruik van e-mail binnen de organisatie.

Mijn vraag is dus hoe jullie hiermee om gaan. Zijn daar geschreven regels voor, of zijn dit algemene afspraken die onderling afgesproken zijn?

[macciez]

Wij hebben meerdere maillijsten waarin verschillende groepen zitten, dus ook alle medewerkers over de hele wereld enzovoort. Deze wordt vrijwel alleen gebruikt door het MT.
Voor dit soort dingen beschreven in je OP hebben we een lijst die iets heet van social@.... . Bijna iedereen heeft dit ding gefilterd zodat ie meteen weg is, of ergens neerkomt waar je er niet meteen last van hebt (dit kan namelijk erg veel zijn, over uitgaan, eten, tips, goede doelen, enz).

[Maasluip]

Ons emailbeleid zit in de algemene beleidsregels van het bedrijf. Dat je je verantwoord en als ambassadeur voor het bedrijf moet gedragen.
IMHO zijn dit soort mailtjes spam, en als je ze naar #all users stuurt is het ook nog een bulk email spam. Ik zou dit nooit doen, laat staan vanuit mijn werk email.

[PromWarMachine]

Hier wordt dat in ieder geval niet gewaardeerd. De enige die hier e-mails sturen naar iedereen zijn ofwel de IT afdeling met huishoudelijke mededelingen ofwel de marketing afdeling die meedoet aan een actie.

Zo kregen we deze week nog een mailing dat het bedrijf heeft besloten mee te doen met de actie van giro 555, maar dat is dan op initiatief van de directie of van marketing en zeker niet van individuele medewerkers.

Als we het wat algemener maken:
• E-mailbeleid is onderdeel van het contract
• Verantwoord omgaan met e-mail, geen links van onbekenden openen etc.
• Internetten alleen voor zakelijk gebruik

Verder ook geen restricties op attachments of maximale grote van de mailbox gelukkig. Dat heb ik wel eens anders gezien en dat is op een software ontwikkelingsafdeling heel vervelend.

[ Voor 13% gewijzigd door PromWarMachine op 14-11-2013 15:58 ]

[Ardana]

Wij werken via een OWA-mailserver en onze mailbox is 200 mb. Alles verloopt via een internet explorer tenzij je een van de weinigen bent met een laptop van de zaak. Pop3 is afgeschermd en je kunt nergens mails archiveren, weer tenzij je een laptop van de zaak hebt, dan kun je mails via VPN op de servers archiveren. En buiten de IT-afdeling ben ik de enige die ooit van VPN heeft gehoord, laat staan dat ze weten hoe je er gebruik van kunt maken. (Lang leve de sociale geitenwollen sokken organisaties). Dus om de zoveel tijd moeten we dus onze mails gewoon maar deleten, en hopen dat je alle relevante mail correct hebt uitgeprint en gearchiveerd, en ja, veel van mijn collegae weten niet eens hoe je fatsoenlijk een mail moet uitprinten zodat je tenminste alle pagina's krijgt en de belangrijkste header-info. Een aantal drukt op het equivalent van "print screen"...

Er zijn maar een paar mensen die een mail-to-all kunnen doen, en we zien dan ook regelmatig dat zij mails van iemand die dat niet kan doorstuurt naar iedereen. Overigens wordt dan wél iedereen in het "aan"-veld gezet, zodat als je "reply all" doet, je alsnog iedereen hebt.

Maar goed, onze security, awareness, en bereidheid van iedereen om aan sommige veiligheidszaken iets te (willen) doen, is dan ook schrijnend (bijv. Met je eigen naam en password in kunnen loggen op het account van iemand anders als die vergeten is om op logout te klikken (maar dus wel al het programma heeft afgesloten) of het feit dat bij het invoeren van een nieuwe client een willekeurig ID-bewijs aan die client gekoppeld wordt, het verplicht afgeven van je login en wachtwoord aan collegae etc. Etc. Ja, ik heb al deze dingen meermaals gemeld)

Ik kom dit soort mailgedrag gelukkig weinig tot nooit tegen, een enkele keer meent iemand reclame ergens voor te moeten maken, maar ik ben van mening dat ze dat mooi in eigen tijd moeten doen.

[Koos Werkloos]

In principe geldt overal dat zakelijke mail alleen voor zakelijke doeleinden gebruikt dient te worden. Zo'n sponsoractie voor een ziek kind, hoe goed bedoeld ook, valt daar mijns inziens niet onder. Veel medewerkers zullen het ook ervaren als spam, zeker als die medewerker dat zieke kind "via via op een site" gevonden heeft. En er zijn nog wel meer hele zieke kinderen waarvan de ouders de behandeling niet kunnen betalen, moet voor al die kinderen dan ook zo'n actie opgezet worden?

Verder weet ik uit ervaring (ik heb bij verschillende werk- en opdrachtgevers gezeten) dat voor e-mailgebruik eigenlijk alle (geschreven en ongeschreven) regels wel samengevat kunnen worden als "wees correct en gebruik je gezonde verstand", dus naast je zakelijke mail alleen voor zakelijke doeleinden gebruiken, even nadenken voordat je cc, forward en reply all gebruikt, geen emotionele zaken via de mail bespreken, klik niet op links in en download geen attachments van mails die je niet vertrouwt, geef je mailadres niet zomaar af, meldt verdachte zaken, etc.

[Kurkentrekker]

Waarom hoort e-mailbeleid bij IT te liggen? Ik vind eerder dat het bij HR hoort, omdat zij in principe bepalen op welke wijze arbeid verricht wordt. Dus of je privé mag internetten, mag mailen, wie aan wie mag mailen, etc. IT dient dat beleid uit te voeren.
Het is toch vreemd dat de IT afdeling bepaalt dat mailboxen maar 1 GB mogen zijn en attachments 10 MB? Ik zou eerder verwachten dat de directie aangeeft wat zij menen dat het personeel nodig heeft, en IT dat mag faciliteren.

[Fish]

dan heb je wel het verhaal budget vs capacity. waar een it afdeling probeert een balans te vinden en management rare eisen kan stellen

[JerX]

Wij hebben op werk geen e-mailbeleid, gewoon je gezonde verstand gebruiken Tevens cc ik alleen de mensen die met het onderwerp iets gedaan hebben en mijn teamleider wordt soms in de CC gezet als een soort van f.y.i.

[Cocytus]

Ardana schreef op zaterdag 16 november 2013 @ 03:45:
Wij werken via een OWA-mailserver en onze mailbox is 200 mb. Alles verloopt via een internet explorer tenzij je een van de weinigen bent met een laptop van de zaak. Pop3 is afgeschermd en je kunt nergens mails archiveren, weer tenzij je een laptop van de zaak hebt, dan kun je mails via VPN op de servers archiveren. En buiten de IT-afdeling ben ik de enige die ooit van VPN heeft gehoord, laat staan dat ze weten hoe je er gebruik van kunt maken. (Lang leve de sociale geitenwollen sokken organisaties). Dus om de zoveel tijd moeten we dus onze mails gewoon maar deleten, en hopen dat je alle relevante mail correct hebt uitgeprint en gearchiveerd, en ja, veel van mijn collegae weten niet eens hoe je fatsoenlijk een mail moet uitprinten zodat je tenminste alle pagina's krijgt en de belangrijkste header-info. Een aantal drukt op het equivalent van "print screen"...

Dit meen je niet... E-mail archiveren door te printen

[Argantonis]

Het zal heel erg aan het bedrijf liggen. Ik denk dat je binnen een bedrijf waarin het merendeel bovengemiddeld intelligent is (hbo-niveau of hoger) niet echt een emailbeleid hoeft te voeren. Mensen voelen het dan vanzelf wel aan en de uitzonderingen kan je er persoonlijk op aanspreken.

Binnen bijvoorbeeld grote productiebedrijven zal het wat meer via regeltjes gedaan moeten worden.

[Tennisbal]

Zou echt niet zitten te wachten op dit soort mails. Er zijn tig acties die je kunt bedenken.

[Sport_Life]

Ik ben werkzaam bij een Amerikaanse multinational. Er was een tijdje terug iemand die per ongeluk alle medewerkers in de cc had gezet (moeten er echt tienduizenden zijn geweest). Gevolg was dat er vanover de hele wereld weer reply's kwamen met de vraag waaarom zij in godsnaam in de cc stonden - en ja, ook weer iedereen in de cc! En wat later kwamen de mails binnen met "groetjes uit Singapore/Taiwan/[vul maar in]". Midden in de nacht stroomden de reacties nog steeds binnen uit Azie enzo . Vraag me niet hoe het technisch mogelijk was btw.

Net weer even gekeken, oa reacties uit Vietnam, Zuid Afrika, Czech/Slovakia, Indonesia, Korea enz

Volgens mij werd dit voor eenmaal "gedoogd" .

[ Voor 49% gewijzigd door Sport_Life op 17-11-2013 15:17 ]

[Tc-Chub]

Cocytus schreef op zaterdag 16 november 2013 @ 10:34:
[...]


Dit meen je niet... E-mail archiveren door te printen

Vergis je niet in de hoeveelheid bedrijven die dit doen helaas. Email printen wordt eigenlijk pas overbodig bij het werken met 2 beeldschermen, anders is het soms nog wel eens handig. Heb ooit wel eens gevraagd of ik mocht uitrekenen wat dat aan papier en printertoners etc kost, maar het leek iedereen verstandig dat achterwege te laten.

[Sport_Life]

Tc-Chub schreef op zondag 17 november 2013 @ 15:52:
[...]


Vergis je niet in de hoeveelheid bedrijven die dit doen helaas. Email printen wordt eigenlijk pas overbodig bij het werken met 2 beeldschermen, anders is het soms nog wel eens handig. Heb ooit wel eens gevraagd of ik mocht uitrekenen wat dat aan papier en printertoners etc kost, maar het leek iedereen verstandig dat achterwege te laten.

Ik print ook vrijwel alles. Waarom? Omdat het op hard-copy lezen gewoon makkelijker gaat. Op het moment dat ik een cijfertje verkeerd interpreteer, zou dat flinke gevolgen kunnen hebben voor de hele business. Of in geval van fiscale zaken legt de fiscus een boete op.. die niet in verhouding staat tot het aantal benodigde printjes..

[ Voor 4% gewijzigd door Sport_Life op 17-11-2013 16:12 ]

[qadn]

Wij hebben ook een beperkt aantal mensen wat emails aan iedereen mag sturen (officieel alleen de directie-secretaresses).
Ondertussen _kan_ iedereen het wel, met het begrip dat als het niet relevant is voor het instituut dat je gezeur krijgt.

Prima balans tussen regeltjes en praktisch.

[Sissors]

Tc-Chub schreef op zondag 17 november 2013 @ 15:52:
[...]


Vergis je niet in de hoeveelheid bedrijven die dit doen helaas. Email printen wordt eigenlijk pas overbodig bij het werken met 2 beeldschermen, anders is het soms nog wel eens handig. Heb ooit wel eens gevraagd of ik mocht uitrekenen wat dat aan papier en printertoners etc kost, maar het leek iedereen verstandig dat achterwege te laten.

Er is een verschil tussen een mailtje uitprinten als het handig is bij werken, en het doen om de handel te archiveren.

Sport_Life schreef op zondag 17 november 2013 @ 15:07:
Ik ben werkzaam bij een Amerikaanse multinational. Er was een tijdje terug iemand die per ongeluk alle medewerkers in de cc had gezet (moeten er echt tienduizenden zijn geweest). Gevolg was dat er vanover de hele wereld weer reply's kwamen met de vraag waaarom zij in godsnaam in de cc stonden - en ja, ook weer iedereen in de cc! En wat later kwamen de mails binnen met "groetjes uit Singapore/Taiwan/[vul maar in]". Midden in de nacht stroomden de reacties nog steeds binnen uit Azie enzo . Vraag me niet hoe het technisch mogelijk was btw.

Net weer even gekeken, oa reacties uit Vietnam, Zuid Afrika, Czech/Slovakia, Indonesia, Korea enz

Volgens mij werd dit voor eenmaal "gedoogd" .

Wat jaar geleden was op de UT zo'n geval, al was het daar in 3 of 4 groepen verdeeld afhankelijk van je achternaam, blijkbaar was het aan veld vol.

Was een gevalletje van een secretaresse die reclame wilde maken voor één of andere babyfoto verkiezing. Anyway, dan krijg je de reply to alls, degene die met reply to all klagen op reply to all, diegene die met reply to all klagen op degene die met reply to all klagen op reply to all, etc. En dan is het eindresultaat dat de mailservers redelijk zwaar overbelast waren . Uiteindelijk mailtjes rondgestuurd dat iedereen die ermee door zou gaan zijn account geblokkeerd zou zien.

[gambieter]

Wij hebben ook een beperkte groep van mensen die grote groepen kunnen mailen. Wat me de laatste tijd stoort zijn die emails van "wie heeft deze chemicalieen/enzym" etc. Vooral een nieuwe groepleider had zo ongeveer elke dag zo'n vraag, en die gaat ook naar veel mensen die er niets mee te maken hebben. Ik heb toen aangegeven dat hij maar eens met mensen moest gaan praten en een email quota moest krijgen ipv te laten mailen...

Wij hebben ook stapels automatische emails, het zij zo. Maar als men inderdaad met de babyfoto mails zou komen, dan zou ik inderdaad de persoon aanspreken.

[spacy]

Grote mailings enkel door communicatie/MT.
Mailings zoals TS bedoelt, enkel binnen het team, waarbij je vanzelf hoor wat wel of niet gewenst is.
Hilarisch zijn sommige gevallen waarbij door een fout in bepaalde mailinglijsten, per ongeluk een populaite van 1000+ toch onzin krijgen en de nog dommere reply's to all...

[Galois]

Bij ons is het verschrikkelijk! Er is een mailadres '[e-mail]' die dus bij iedereen aankomt! En iedereen is zo'n 130 personeelsleden.

Je wilt niet weten hoe vaak dit misbruikt wordt. Van dit soort acties en babyfoto's tot "Ik ben mijn muis kwijt, heeft iemand 'm gezien?"

Zucht...

[Verwijderd]

Ik werk voor een Amerikaanse organisatie die denkt dat ze in Nederland weg komen met Amerikaanse praktijken omgaande IT beleid. Het is allemaal vrij streng, veel via de proxy afgeblokt (tenzij je, zoals ik, een guest account heb naast mijn normale account). Interne lokale ICT dienst kan wel aan de knoppen draaien en per medewerker dingen openzetten.

Qua email is het een simpel beleid. Werk email is voor werk gerelateerde dingen. Een actie zoals TS beschrijft wordt niet geapprecieerd en dient in het beste geval via de PV te gaan.

[P_Tingen]

Bij ons kan ook iedereen naar iedereen mailen maar de cultuur is zo dat daar spaarzaam gebruik van gemaakt wordt. Het wordt wel gebruikt voor werkgerelateerde zaken ("wie rijdt er vandaag nog naar XXX?") en huishoudelijke zaken ("auto met kenteken xyz heeft lichten aan") maar sponsoracties worden niet gewaardeerd.

Ik zit in de OR en een tijdje geleden kwam er een verzoek van een van onze business units voor uitgebreid computerveiligheid- en emailbeleid. We hebben het afgekeurd; het lost niks op en door het allemaal expliciet te maken krijg je alleen maar gezeur. Gezond verstand is veel belangrijker en we hebben dan ook geadviseerd het hele stuk te vervangen door een zin in de trend dat een werknemer zijn computer als een goed huisvader moet gebruiken en zijn werkgever naar de buitenwereld met respect dient te behandelen.