[Ervaringen] Betrouwbaarheid OneNote in kantooromgeving

[Eagle Creek]

Hi,

Het doel van dit topic is wat ervaringen verzamelen van mede-tweakers m.b.t. OneNote.

Op dit moment ben ik op zoek naar oplossingen voor het organiseren van informatie (procedures, werkinstructies, etc) en projecten. Binnen de voorselectie zijn SharePoint en OneNote naar voren gekomen als kanshebbers.

Los van de functionaliteiten die de verschillende applicaties bieden probeer ik wat meer uit te zoeken hoe het met de betrouwbaarheid van OneNote en de OneNote-bestanden. Er komen belangrijke bedrijfsgegevens in te staan en het onbeschikbaar zijn hiervan levert een verstoring van de dienstverlening op.

Een aantal zaken die ik al heb achterhaald:

• OneNote is onderdeel van de "Basiswerkplek" en wordt daarmee volledig technisch en ('best effort' functioneel) ondersteund door de servicedesk;
• Wanneer notitieblokken worden opgeslagen op een netwerkschijf of SharePoint, kan een restore-aanvraag worden ingediend.
• Delen met externe services zoals DropBox is niet toegestaan d.m.v. het bedrijfsbeleid en op standaardwerkplekken ook afgedwongen.
• OneNote heeft enkele ingebouwde recoveryopties (/safeboot) om problemen te herstellen.

Dat is dus 'afgedekt'.
Dan nu de betrouwbaarheid van OneNote en het bestandsformaat zelf. Ik gebruik al enige tijd OneNote privé en heb nog nooit een crash of corruptie meegemaakt. Bij wat rondkijken op internet, lees ik hier ook geen bijzonder verontrustende dingen over.

Ik heb wel verschillende FAQ/troubleshooting pagina's gezien maar de problemen die daar zijn beschreven ogen niet wereldschokkend, noch lijken de oplossingen complex (voorbeeld: http://www.onenote-tips.com/troubleshooting.html).

Een probleem als dit oogt wel ernstiger maar klinkt ook niet als vaakvoorkomend. Als je iets gaat converteren moet je altijd een back-up maken. Daarnaast geeft Microsoft recovery-instructies.

Kortom: op het eerste gezicht lijkt het allemaal wel goed.
Zijn er Tweakers die OneNote enthousiast in gebruik hebben in het bedrijf en hun meningen willen delen? Do's or don'ts, schaalbaarheid/performanceproblemen, problemen met gedeelde notitieblokken, etc. etc.

Mijn eigen OneNote is 47 MB en werkt als een tierelier, maar stel dat we gescande aantekeningen in gaan voegen en een document krijgen van 400 MB, hoe werkt het dan, etc.

[ Voor 5% gewijzigd door Eagle Creek op 16-08-2013 14:38 ]

[TheVMaster]

Ik gebruik OneNote zelf elke dag (op tablet, laptop en telefoon) en moet zeggen dat het super werkt.

Wat ik niet goed gegrijp is waarom je OneNote zou willen gebruiken voor projectgerelateerde data, volgens mij kun je daar veel beter SharePoint (teamsites?) voor gebruiken? Althans, dat gebruiken wij daar altijd voor (en vele met ons).

Op zich zou OneNote vast kunnen, maar daar is het volgens mij niet voor gemaakt. SharePoint is veel meer een dingetje om op de manier zoals jij beschrijft te gebruiken. Natuurlijk is het mogelijk wat complexer om in te richten, maar volgens mij heb je het al draaien of niet?

[Turdie]

Wat we deden op mijn vorige werk met OneNote notebooks is, opslaan in een SharePoint site
(gewoon een document library), die kun je dan handig inzien met Office Web Apps(OneNote Web App) en hoef jij niet altijd OneNote open te hebben om notebooks te bekijken. OneNote is wat dat betreft erg betrouwbaar. En met workflows kun je er mooie approvals aan hangen zodat bijvoorbeeld een collega ze eerst reviewt voordat ze beschikbaar zijn voor iedereen.

[TheVMaster]

shadowman12 schreef op zondag 18 augustus 2013 @ 18:15:
Wat we deden op mijn vorige werk met OneNote notebooks is, opslaan in een SharePoint site
(gewoon een document library), die kun je dan handig inzien met Office Web Apps(OneNote Web App) en hoef jij niet altijd OneNote open te hebben om notebooks te bekijken. OneNote is wat dat betreft erg betrouwbaar. En met workflows kun je er mooie approvals aan hangen zodat bijvoorbeeld een collega ze eerst reviewt voordat ze beschikbaar zijn voor iedereen.

Maar dat kan natuurlijk ook met Word documenten, Excel sheets...etc.. OneNote is voor mijn gevoel een 'aantekeningen' pakket. Niet een pakket om je complete how-to documenten in op te slaan, althans als die bestaan uit aantekeningen kan het natuurlijk wel. Alleen als het complete documenten zijn, dan zou ik ze in Word (of pdf) formaat opslaan.

[Turdie]

TheVMaster schreef op zondag 18 augustus 2013 @ 19:26:
[...]


Maar dat kan natuurlijk ook met Word documenten, Excel sheets...etc.. OneNote is voor mijn gevoel een 'aantekeningen' pakket. Niet een pakket om je complete how-to documenten in op te slaan, althans als die bestaan uit aantekeningen kan het natuurlijk wel. Alleen als het complete documenten zijn, dan zou ik ze in Word (of pdf) formaat opslaan.

Nja, het voordeel van OneNote vind ik dat je dat alle informatie over een bepaald onderwerp in één Notebook hebt en ook gemakkelijk kunt linken naar andere documenten (Word, PDF, Excel, whatever). Bij Word of PDF zouden dat allemaal aparte documenten zijn die je moet doorzoeken als je een specifiek iets zoekt (nou heeft de SharePoint zoekmachine daar niet zo'n moeite mee, en is die erg krachtig om in documenten te zoeken). Just my two cents .

Om iets praktischer te maken, wij hadden per klant een OneNote Notebook in een SharePoint Document Library met alle informatie over die klant (contactpersonen, servernamen, ip-adressen, custom dingen, applicaties), allemaal in aparte tabbladen op basis van een template. Zelf vond ik dat erg handig werken.

[ Voor 5% gewijzigd door Turdie op 19-08-2013 07:19 ]

[Eagle Creek]

Bedankt voor de reacties .

TheVMaster schreef op zondag 18 augustus 2013 @ 17:17:
Ik gebruik OneNote zelf elke dag (op tablet, laptop en telefoon) en moet zeggen dat het super werkt.

Kan jij met je tablet/laptop bij bedrijfsgegevens/intranet?

TheVMaster schreef op zondag 18 augustus 2013 @ 17:17:
Wat ik niet goed gegrijp is waarom je OneNote zou willen gebruiken voor projectgerelateerde data, volgens mij kun je daar veel beter SharePoint (teamsites?) voor gebruiken? Althans, dat gebruiken wij daar altijd voor (en vele met ons).

Het is een optie. Ik heb volgende week een gesprek met een (interne) SharePoint-specialist om een en ander door te spreken. Op dit moment zie ik zelf niet in waarom we wél SharePoint willen gebruiken. Ik weet dat het in potentie een krachtige tool is maar als het alleen maar ingezet wordt als netwerkschrijf met webinterface bedank ik liever. Ik ben echter wel bezig om te achterhalen welke functies echt waarde toevoegen, zoals het toevoegen van meta-informatie om met verschillende filters te werken. Ik loop tot nu toe tegen enkele beperkingen aan waarvan ik nog niet weet of ze technisch of functioneel van aard zijn. Maar dat is een kwestie van uitzoeken.

TheVMaster schreef op zondag 18 augustus 2013 @ 17:17:
Op zich zou OneNote vast kunnen, maar daar is het volgens mij niet voor gemaakt. SharePoint is veel meer een dingetje om op de manier zoals jij beschrijft te gebruiken. Natuurlijk is het mogelijk wat complexer om in te richten, maar volgens mij heb je het al draaien of niet?

Tja gemaakt gemaakt.. Ik vraag me wel eens af of wel helemaal duidelijk is wat het doel van een applicatie is. Excel is voor velen een rekenmachine maar wat sommige met Access vooral elkaar krijgen is ook niet mis. Maar goed, we dwalen iets af.

Als ik kijk naar deze link zie je een aardig voorbeeld van iemand die per sectie een klant heeft en per meeting een pagina. Pagina's die je inscant, kun je invoegen en doorzoekbaar maken. Handgeschreven notities kunnen ingescand en geplaatst of direct toegevoed als je een touch-device hebt. Je kunt verschillende documenten aan elkaar koppelen - desgewenst automatisch. Met tags kun je lijstjes maken, die op verschillende plekken terugkomen (daar gaat bovenstaande link ook over). Daar kun je weer taken aan koppelen. Webpagin's en e-mails kun je er ook in "hangen".

Vooral op praktisch gebied zie ik in OneNote mooie opties zitten die denk ik ook bruikbaar zijn. Het lijkt nu alsof ik wat de andere kant op redeneer maar er zijn nu nog geen vaste procedures/instructies en organiseren m.b.v. OneNote lijkt een optie. OneNote is ook zeker niet heilig: ik zoek al een tijdje en ben ook al verschillende opties tegengekomen die het "net niet" zijn. Maar goed..

Ik zie dan ook meer een oplossing in een combinatie tussen OneNote en SharePoint dan OneNote alleen - allerhande documenten IN een OneNote-blok hangen is niet praktisch.

TheVMaster schreef op zondag 18 augustus 2013 @ 19:26:
Maar dat kan natuurlijk ook met Word documenten, Excel sheets...etc.. OneNote is voor mijn gevoel een 'aantekeningen' pakket. Niet een pakket om je complete how-to documenten in op te slaan, althans als die bestaan uit aantekeningen kan het natuurlijk wel. Alleen als het complete documenten zijn, dan zou ik ze in Word (of pdf) formaat opslaan.

Ik ben niet van plan complete producthandleidingen erin te verwerken. Je moet denken aan een instructie van 4 kantjes, met verwijzingen naar andere "datahouders": een producthandleiding als PDF, een andere notitie als instructie, een database op SharePoint, etc.

Juist omdat het om zoveel verschillende kleine dingen gaat die allemaal relevantie met elkaar hebben, lijkt OneNote mij praktischer dan een grote SP-verzamelbak.

shadowman12 schreef op maandag 19 augustus 2013 @ 07:18:
Nja, het voordeel van OneNote vind ik dat je dat alle informatie over een bepaald onderwerp in één Notebook hebt en ook gemakkelijk kunt linken naar andere documenten (Word, PDF, Excel, whatever).

Juist. Ik weet niet of iemand Microsoft Office Binder nog kent? Het samenvoegen van verschillende type documenten die bij elkaar horen kan juist toegevoegde waarde hebben.

shadowman12 schreef op maandag 19 augustus 2013 @ 07:18:Om iets praktischer te maken, wij hadden per klant een OneNote Notebook in een SharePoint Document Library met alle informatie over die klant (contactpersonen, servernamen, ip-adressen, custom dingen, applicaties), allemaal in aparte tabbladen op basis van een template. Zelf vond ik dat erg handig werken.

Wil je deze even toelichten?
Je hebt een SP-library met tabbladen per klant en daarbinnen sla je dan de klantgegevens op, correct?

[alt-92]

Het is nog simpeler dan je denkt.
Een OneNote 'notebook' (iig 2010) kun je ook als shared onenote book op een sharepoint site (in je document library) opslaan en laten syncen.
Zo'n gedeelde OneNote book hebben wij ook met een aantal collega's.
Omdat OneNote zelf sync-changes bijhoudt ben je niet afhankelijk van je Sharepoint versie (2007 bij ons), ondanks dat je met zn drieen in dat ding zit te krassen.

[TheVMaster]

Eagle Creek schreef op maandag 19 augustus 2013 @ 10:02:
Bedankt voor de reacties .


[...]

Kan jij met je tablet/laptop bij bedrijfsgegevens/intranet?

Eh..ja natuurlijk kan ik dat

[...]

Het is een optie. Ik heb volgende week een gesprek met een (interne) SharePoint-specialist om een en ander door te spreken. Op dit moment zie ik zelf niet in waarom we wél SharePoint willen gebruiken. Ik weet dat het in potentie een krachtige tool is maar als het alleen maar ingezet wordt als netwerkschrijf met webinterface bedank ik liever. Ik ben echter wel bezig om te achterhalen welke functies echt waarde toevoegen, zoals het toevoegen van meta-informatie om met verschillende filters te werken. Ik loop tot nu toe tegen enkele beperkingen aan waarvan ik nog niet weet of ze technisch of functioneel van aard zijn. Maar dat is een kwestie van uitzoeken.

SharePoint is echt niet 'alleen maar een netwerkschrijf met webinterface'....wauw.....laat onze mannen van Team SharePoint dat maar niet horen die vreten je levend op....vooral 2013....integratie met Yammer....kunnen 'volgen' van collega's en documenten....

Tja gemaakt gemaakt.. Ik vraag me wel eens af of wel helemaal duidelijk is wat het doel van een applicatie is. Excel is voor velen een rekenmachine maar wat sommige met Access vooral elkaar krijgen is ook niet mis. Maar goed, we dwalen iets af.

Als ik kijk naar deze link zie je een aardig voorbeeld van iemand die per sectie een klant heeft en per meeting een pagina. Pagina's die je inscant, kun je invoegen en doorzoekbaar maken. Handgeschreven notities kunnen ingescand en geplaatst of direct toegevoed als je een touch-device hebt. Je kunt verschillende documenten aan elkaar koppelen - desgewenst automatisch. Met tags kun je lijstjes maken, die op verschillende plekken terugkomen (daar gaat bovenstaande link ook over). Daar kun je weer taken aan koppelen. Webpagin's en e-mails kun je er ook in "hangen".

Vooral op praktisch gebied zie ik in OneNote mooie opties zitten die denk ik ook bruikbaar zijn. Het lijkt nu alsof ik wat de andere kant op redeneer maar er zijn nu nog geen vaste procedures/instructies en organiseren m.b.v. OneNote lijkt een optie. OneNote is ook zeker niet heilig: ik zoek al een tijdje en ben ook al verschillende opties tegengekomen die het "net niet" zijn. Maar goed..

Ik zie dan ook meer een oplossing in een combinatie tussen OneNote en SharePoint dan OneNote alleen - allerhande documenten IN een OneNote-blok hangen is niet praktisch.

Ik gebruik OneNote ook op die manier...per 'onderdeel' een sectie en dan pagina's per klant (met subpagina's voor de verschillende zaken per klant). Inscannen van zaken doe ik soms wel, maar tekstherkenning ken ik niet...zal dat nog eens proberen.

[...]


Ik ben niet van plan complete producthandleidingen erin te verwerken. Je moet denken aan een instructie van 4 kantjes, met verwijzingen naar andere "datahouders": een producthandleiding als PDF, een andere notitie als instructie, een database op SharePoint, etc.

Juist omdat het om zoveel verschillende kleine dingen gaat die allemaal relevantie met elkaar hebben, lijkt OneNote mij praktischer dan een grote SP-verzamelbak.


[...]

Juist. Ik weet niet of iemand Microsoft Office Binder nog kent? Het samenvoegen van verschillende type documenten die bij elkaar horen kan juist toegevoegde waarde hebben.

Klinkt inderdaad wel erg logisch, maar zolang je die notebooks dan weer op SharePoint opslaat. Wij hebben projectportals, voor ieder project nieuw portal met alle relevante info (en inderdaad ook de documenten) van het project op een plek die voor iedereen vanaf elk device bereikbaar is (binnen en buiten de organisatie). Bij ons gebruikt lang niet iedereen OneNote, maar dat gaat veranderen...hehe

[/quote]

[ Voor 3% gewijzigd door TheVMaster op 21-08-2013 22:42 ]

[Turdie]

Eagle Creek schreef op maandag 19 augustus 2013 @ 10:02:


[...]

Wil je deze even toelichten?
Je hebt een SP-library met tabbladen per klant en daarbinnen sla je dan de klantgegevens op, correct?

Nee, gewoon een document library met als filenaam van de OneNote notebook de bedrijfsnaam van de klant.