[Outlook 2010] Contactpersonen deduplicaten

[maarud]

Op kantoor hebben we een adresboek met 3547 contactpersonen met ongeveer 1700 'nutteloze' contacten, dat wil zeggen, óf dubbel, óf ze staan er 4x in maar onder verschillende namen (het adresboek is door de jaren heen naar verschillende mailprogramma's gekopieerd ). Nu moet dat ding echt fatsoenlijk opgeschoond worden want contactpersonen worden soms echt lastig te vinden.

Nu zoek ik een automagische manier om dit vreselijke werk voor mij te laten doen. Alleen, als je zoekt op google naar outlook contacts deduplicator en dergelijk krijg je:
- dubieuze sites met add-ons
- add-ons die direct willen verwijderen, terwijl ik eerst een lisjt wil zien van wat er wordt verwijderd
- tips om het via Esxcel te doen (.csv exporteren, in Excel filteren, en terug importeren)
- voorstellen voor Scrubly of MAPILab software (ziet er niet verkeerd uit maar doet nog net niet wat ik wil).

Wat wil ik:
Sowieso de écht dubbele (letterlijke kopie qua naam en maialdres) eruit (niet moeilijk, kan ook via Excel) maar....nu het moeilijkste... alléén de contacten bewaren met de volledige naam er in.

Voorbeeld:
[e-mail] (echte naam Henk de Tweaker) zou er bij ons in staan als:

- [e-mail]
- [e-mail] (Voornaam: Henk de, Achternaam Tweaker)
- [e-mail] (Voornaam: Henk, Achternaam de Tweaker)
- [e-mail] (Voornaam: Henk, Achternaam tweakers.net)

De kunst is dus om alleen de volledig ingevulde contactpersoon te laten staan. Vreselijk moeilijk voor een programma (die weet immers niet wat ik wil), maar ik weet dat het kan, getuige de MP3-tag programma's. Die kunnen bijvoorbeeld aan de hand van de bestandsnaam een naam suggereren (als je verteld hoe een mp3 is opgebouwd).

Tevens heeft Outlook ingebouwd ook een mooie merge-functie, maar die gooit de oude contactpersonen niet weg. Het liefst wil ik een stuk software die sowieso de écht dubbele weghaalt, en daarna mij een voorstel doet om de overige 3 henk-contactpersonen tot één persoon te mergen, waarbij ik zeg welke leidend is.

Bestaat er iets wat mij kan helpen of ben ik gedoemd 3547 contactpersonen met de hand na te lopen???

Heel misschien moet het via gmail oid, ik kon me herinneren dat die ook wel een aardige duplicate-functie heeft

[akimosan]

Exporteren naar een Excel of CSV bestand en dan met formules aan de gang om dubbele te vinden (VLOOKUP ETC)
- Sneller is waarschijnlijk in Excel erdoorheen fietsen (gebruik sorteer en filter functies)
- Knippie/plakkie van de juiste waarden in de juiste regel, andere regel weghalen.
- Mooi schoon bestand? Maak even een backup van de Contactpersonen map, flikker hem leeg en importeer de CSV.
3574 lijkt veel, maar als je je even kwaad maakt is het misschien een middagje werk (of verdeel de Excel sheet onder meerdere mensen, ieder doet een deel van de sheet en voeg de sheets dan weer samen)

Ahem..

Ik zie nu pas je opmerking over exporteren/importeren in Excel. Tsja, zo doe ik het toch vaak het snelst ;-)

[ Voor 9% gewijzigd door akimosan op 12-08-2013 19:48 ]

[maarud]

Jep, met ALS functies heb ik al de écht dubbele er uit gefilterd, alleen dan blijven nog de dubbele mailadressen over die alle drie een andere naam hebben ( Henk, de Tweaker, Henk de, Tweaker en henk tweaker.net)

Het is dan makkelijker om een GUI te hebben die mij mooi laat zien wat ie gaat mergen, maar volgens mij zit er niets anders op

[gambieter]

Ik heb het ook ooit via CSV gedaan toen de Blackberry besloot quintuple kopieen te maken. Dat ging best wel snel.

[maarud]

Als je exact dezelfde hebt is het peanuts en daar heeft Excel zelfs een ingebowude functie voor:


Maar het punt is dat ik contacten heb waarvan er maar één versie de juiste is, en dat is degene waar de Voor- en Achternaam goed is ingevuld. En een stuk software kan dat natuurlijk niet goed ontdekken.

Maar ik denk dat ik het wel in de Excel hoek ga zoeken, met wat creatieve functies haal ik iig de helft er al uit