Administratie digitaliseren

[DynamicDreams]

Ik denk dat iedereen dit wel herkent: een kast vol met mappen en papieren die je eigenlijk moet of wil bewaren. Voor mij wordt dit een steeds grotere ergernis, waarom kan ik het niet gewoon digitaliseren? Er zijn natuurlijk alleen wel bepaalde documenten die je in originele vorm dient te bewaren, maar welke zijn zat precies?

Voorbeelden:
Loonstroken: mijn werkgever stuurt ze digitaal (erg prettig!), maar de werkgever van mijn vriendin stuurt ze per post. Kan ik deze loonstroken gewoon inscannen en de originelen daarna vernietigen?
Arbeidsovereenkomsten en verlengingsbrieven: handig om te digitaliseren, maar het origineel moet altijd bewaard blijven. Het is namelijk van belang dat op de arbeidsovereenkomst een originele pennenstreek staat (is mij verteld).
Correspondentie met de fiscus: voorlopige aanslagen e.d. Mag ik deze digitaliseren en de originelen vernietigen?
Verzekeringen: uitkeringsspecificaties van bijvoorbeeld mijn zorgverzekering. Mag dit ook digitaal?

Eigenlijk is mijn vraag dus: welke haken en ogen zitten er aan het digitaliseren van documenten als ik de originelen wil vernietigen? Iemand die daar ervaring mee heeft?

[50Miles]

Ik heb hier ervaring mee . Dit is ook echt mijn ding.

Ik heb drie jaar geleden alles gedigitaliseerd. Tegenwoordig is het dus een kwestie van inscannen bij ontvangst en vernietigen. Belastingaanslagen scan ik in en vernietig ik. Je kan altijd een kopie opvragen bij de belastingdienst, en daarnaast voegt het helemaal niets toe.

Wat ik wel bewaar zijn: Hypotheekpapieren, bouwpapieren (heb een nieuwbouwwoning) en arbeidsovereenkomsten. Hoewel ik hier wel een digitale kopie van maak.

Loonstroken en zelfs jaaropgaven voegen hardcopy ook niets toe.

Bedenk jezelf: mocht ik ooit gegevens moeten verstrekken, verstrek ik dan een kopie, of een origineel. Bij mij is dat meestal een kopie, dus kan ik net zo goed ctrl+p doen.

[GlowMouse]

Alles wat je in de OP noemt, kun je zonder problemen digitaliseren en de originelen ervan vernietigen. Zorg wel voor goede backups.

[anandus]

Kijk ook eens in dit topic, er staan veel tips in. Het is vooral technisch gericht, maar de vraag wat bewaard moet worden komt ook aan de orde:
Document managementsysteem voor thuis

[ Voor 10% gewijzigd door anandus op 09-08-2013 11:50 ]

[vanaalten]

Ook ik heb anderhalf jaar geleden alles ingescand en op een handige manier in directories geplaatst, dus weet vrij snel dingen terug te vinden.

Wat het vernietigen van de originelen betreft ben ik iets voorzichtiger dan 50Miles: belasting, verzekering en loonstrook-post bewaar ik en op het eind van het jaar gooi ik die van het voorgaande jaar weg (dus op 31 december 2013 gooi ik alle belasting/verzekering/loonstrook-post van 2012 weg). Gewoon, voor het geval iemand daar iets van wil zien en moeilijk gaat doen over kopieen/printouts. En zoveel ruimte neemt dat ook niet in.

[Sefyu]

Ik gooi ook vrijwel alle papieren weg. Huidige arbeidsovereenkomst heb ik nog op papier, maar daar zit niet bijzonder veel denkwerk achter. Waarschijnlijk heb ik die niet vernietigd omdat het geen ruimte inneemt.

Tenzij de Belastingdienst het vermoeden heeft dat je fraude aan het plegen bent (en dat hebben ze niet zomaar of zonder goede redenen) boeit het ze vrij weinig of je je administratie digitaal of analoog bijhoudt.

Ik kan me wel voorstellen dat je bijvoorbeeld de papieren van je hypotheekovereenkomst e.d. origineel bewaart (en ook een digitale kopie maakt). Wanneer je meer dan één binder vol hebt, heb je een goed teken dat je weer kan gaan shredden.

[DynamicDreams]

Goede link Anandus, ik had wel gegoogled + site:tweakers.net, maar kwam met mijn zoektermen daar niet terecht.

Gezien bovenstaande ga ik vanavond een slag maken met het digitaliseren! Weg met de papierzooi!

[Xeodopel]

Dit is zeker interessant. Ik worstel hier ook al tijden mee hoe dit op te lossen en wat wel en niet te bewaren.
Veel wordt inderdaad al digitaal aangeleverd en vaak ook nog een kopie via de post. Erg dubbelop en dat kan dan ook vaak weer weg gegooid.
Hoe zit het eigenlijk met bankafschriften. Ik krijg ze 1x per maand. Open de enveloppe niet eens aangezien ik alles tot via internetbankieren doe. Zit er nog een bepaalde termijn aan hoe lang je dat als privepersoon moet bewaren.
Ook weet ik niet of er nog andere soort papieren zijn die een bepaalde bewaartermijn hebben. Voor bedrijven zijn er natuurlijk duidelijke regels wat en hoelang iets moet worden bewaard.

[Sefyu]

Papieren bankafschriften hoef je echt niet te bewaren. Ik krijg al jaren geen papieren bankafschriften meer.

[ Voor 8% gewijzigd door Sefyu op 09-08-2013 16:00 . Reden: Bankafschriften -> Papieren bankafschriften ]

[Xeodopel]

Sefyu schreef op vrijdag 09 augustus 2013 @ 13:49:
Bankafschriften hoef je echt niet te bewaren. Ik krijg al jaren geen papieren bankafschriften meer.

Mooi kan ik die troep ook eens weg doen. Heb denk ik van de afgelopen 5 jaar wel alles ergens in dozen liggen. Denk dat ik dit weekend maar eens mijn administratie ga uitpluizen.

[qadn]

Digitale bankafschriften kan je bovendien digitaal opvragen van de bank. Dus ook geen enkele reden om ze zelf in te scannen.

[DJSmiley]

Sefyu schreef op vrijdag 09 augustus 2013 @ 13:49:
Bankafschriften hoef je echt niet te bewaren. Ik krijg al jaren geen papieren bankafschriften meer.

Ik bewaar ze WEL. Online kun je (bij de rabobank) tot geloof ik 1,5 jaar terughalen, daarbuiten moet je betalen.

Een belastingdienst of whatever kan rustig na die tijd nog aankomen dat je iets niet betaald zou hebben. Bewijs dat dan maar eens... Ik download ze eens per half jaar ofzo, dan heb ik ze altijd nog als naslag.
Hetzelfde geld voor bv nutsmaatschappijen of verzekeringen: Als hun bij een eindafrekening bv stellen dat je 1 termijn gemist hebt...

Bankafschriften, uitdraaien van je OV kaart enz, allemaal dingen die je online tot 1-1,5 jaar kan inzien, maar waar de belastingdienst je wel op kan afrekenen als je het na 3 jaar bv niet kan overleggen. (Als je bv reiskosten opgeeft kunnen ze er zo een paar jaar later over vallen en bewijs vragen. En als je dan bv geen uitdraaien van je OV hebt (wordt 18 mnd bewaard) kun je het gewoon terugbetalen ook al had je gelijk.. Geen bewijs = de lul. Dat risico moet je met sommige dingen niet willen nemen.


Ik scan alles in, maar de papieren versies heb ik ook allemaal. Wel ongesorteerd, gewoon op volgorde van binnenkomst in dozen, en dan naar zolder. Zoveel is dat ook weer niet. Gewoon van die kartonnen archiefdozen. En als ik iets echt fysiek nodig heb is het even zoeken, maar omdat alles op datum ligt (ook al is t niet gesorteerd) is t prima terug te vinden. Maar dat heb ik nog nooit nodig gehad. Digitaal is alles terug te vinden en te printen.

Alleen de shit van mn hypotheek zit in een aparte map.

Overigens staan in het eerder genoemde topic ook een hoop suggesties mbt scanners en software, ook raadzaam om te lezen. Met een HP 3300 scanner wordt je niet blij, terwijl een mooie documentscanner weer wat prijziger is (maar wel t overwegen waard als je veel scanned). Ik gebruik zelf Paperport + Canon Lide scanner. PDFjes met OCR, en redelijk snel scannen. Een documentscanner is mij te duur voor de <5 dingen per week.

[ Voor 13% gewijzigd door DJSmiley op 09-08-2013 14:50 ]

[army]

Is de periode al teruggeschroeft naar drie jaar? Ik dacht dat het nog vijf jaar was. Aan de andere kant, weten wat je moet bewaren en wat niet is meestal al driekwart van de oplossing. Als het niet in de volgende categorien past dan kan het snel zijn leven vervolgen door de shredder: belastingdienst, hypotheek, beleggingen, bon ivm garantie, verzekeringen, bekeuringen.

En die dozen zijn ideaal ja. Het is gewoon een keer beginnen en bijhouden. Daar hoort ook dingen weggooien bij, want ik ken mensen die nog al hun banksfschriften hebben. Dat klinkt romantisch totdat je ze helpt verhuizen. Daarbij alles digitaal hebben vereist wel dat mensen een ijzeren wil moeten hebben om hun backups te maken en ook soms testen. Daar heb ik het al een paar keer fout zien gaan helaas.

[Testert]

Ach, het is toch wel leuk om later loonstrookjes en bankafschriften van vroeger terug te vinden. Een week vakkenvullen voor krap 100 gulden

[PolarBear]

army schreef op vrijdag 09 augustus 2013 @ 15:21:
Is de periode al teruggeschroeft naar drie jaar? Ik dacht dat het nog vijf jaar was. Aan de andere kant, weten wat je moet bewaren en wat niet is meestal al driekwart van de oplossing.

http://www.rijksoverheid....dministratie-bewaren.html

Particulieren zijn niet wettelijk verplicht hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) te bewaren. Maar omdat de Belastingdienst tot 5 jaar terug belasting mag navorderen, is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.

Dat is een beetje dezelfde constructie als je hoeft geen ID bewijs te hebben om over straat te lopen maar je moet je desgewenst wel kunnen identificeren.

Bedrijven hebben wel een plicht tot bewaren meer info: http://www.belastingdiens..._uw_administratie_bewaren

[Sefyu]

DJSmiley schreef op vrijdag 09 augustus 2013 @ 14:43:
[...]


Ik bewaar ze WEL. Online kun je (bij de rabobank) tot geloof ik 1,5 jaar terughalen, daarbuiten moet je betalen.

Daar moest "papieren" voor staan

Overigens staan in het eerder genoemde topic ook een hoop suggesties mbt scanners en software, ook raadzaam om te lezen. Met een HP 3300 scanner wordt je niet blij, terwijl een mooie documentscanner weer wat prijziger is (maar wel t overwegen waard als je veel scanned). Ik gebruik zelf Paperport + Canon Lide scanner. PDFjes met OCR, en redelijk snel scannen. Een documentscanner is mij te duur voor de <5 dingen per week.

Ik heb een tijdje geleden de grote stapen meegenomen naar m'n werk, waar ze een mooie Konica Minolta hebben staan. Alles naar PDF gescand en thuis verder georganiseerd. Uiteraard wel de scanbestanden verwijderd van de server.

[DJSmiley]

PolarBear schreef op vrijdag 09 augustus 2013 @ 15:51:
[...]


http://www.rijksoverheid....dministratie-bewaren.html


[...]


Dat is een beetje dezelfde constructie als je hoeft geen ID bewijs te hebben om over straat te lopen maar je moet je desgewenst wel kunnen identificeren.

Bedrijven hebben wel een plicht tot bewaren meer info: http://www.belastingdiens..._uw_administratie_bewaren

Dus bankafschriften niet vertrouwen op alleen online inzien, idem met dingen als je OV chipkaart en bonnetjes van reiskosten. Als je dat opgeeft en de belastingdienst wil na 4 jaar bewijs zien of bonnetjes en je hebt ze niet kun je dus keihard terugbetalen.

[Sefyu]

Middels een pdf-printer kan je makkelijk pdf-bestanden maken van de meeste online overzichten.

[SPee]

DJSmiley schreef op vrijdag 09 augustus 2013 @ 14:43:
[...]

Ik bewaar ze WEL. Online kun je (bij de rabobank) tot geloof ik 1,5 jaar terughalen, daarbuiten moet je betalen.

[...]

Bankafschriften, uitdraaien van je OV kaart enz, allemaal dingen die je online tot 1-1,5 jaar kan inzien, maar waar de belastingdienst je wel op kan afrekenen als je het na 3 jaar bv niet kan overleggen. (Als je bv reiskosten opgeeft kunnen ze er zo een paar jaar later over vallen en bewijs vragen. En als je dan bv geen uitdraaien van je OV hebt (wordt 18 mnd bewaard) kun je het gewoon terugbetalen ook al had je gelijk.. Geen bewijs = de lul. Dat risico moet je met sommige dingen niet willen nemen.


Ik scan alles in, maar de papieren versies heb ik ook allemaal. Wel ongesorteerd, gewoon op volgorde van binnenkomst in dozen, en dan naar zolder. Zoveel is dat ook weer niet. Gewoon van die kartonnen archiefdozen. En als ik iets echt fysiek nodig heb is het even zoeken, maar omdat alles op datum ligt (ook al is t niet gesorteerd) is t prima terug te vinden. Maar dat heb ik nog nooit nodig gehad. Digitaal is alles terug te vinden en te printen.

toon volledige bericht

Maar waarom bewaar je ze ook op papier? Enkel digitaal is ook prima.
En als je ze tot 1,5 jaar geleden kan opvragen, zou je maar 1 keer per jaar een download naar je eigen PC hoeven te doen.

Veel gaat nu ook enkel digitaal. Wie print er de mail/pdf van je aankoop bij de webwinkel uit? Die bewaar ik enkel als mail.
Ook kun je via de bank bij steeds meer bedrijven opgeven om enkel digitale facturen te ontvangen.
De tijd dat je een papieren versie nodig hebt is voorbij.

Dus voor 90% van de geadresseerde post geldt: inscannen en bij oud papier

[50Miles]

DJSmiley schreef op vrijdag 09 augustus 2013 @ 14:43:
[...]

Een belastingdienst of whatever kan rustig na die tijd nog aankomen dat je iets niet betaald zou hebben. Bewijs dat dan maar eens... Ik download ze eens per half jaar ofzo, dan heb ik ze altijd nog als naslag.
Hetzelfde geld voor bv nutsmaatschappijen of verzekeringen: Als hun bij een eindafrekening bv stellen dat je 1 termijn gemist hebt...

Bankafschriften, uitdraaien van je OV kaart enz, allemaal dingen die je online tot 1-1,5 jaar kan inzien, maar waar de belastingdienst je wel op kan afrekenen als je het na 3 jaar bv niet kan overleggen. (Als je bv reiskosten opgeeft kunnen ze er zo een paar jaar later over vallen en bewijs vragen. En als je dan bv geen uitdraaien van je OV hebt (wordt 18 mnd bewaard) kun je het gewoon terugbetalen ook al had je gelijk.. Geen bewijs = de lul. Dat risico moet je met sommige dingen niet willen nemen.

De belastingdienst komt nergens op terug zodra een aanslag definitief is. Uitzondering hierop is een nieuw feit wat ze destijds niet bekend kon zijn. Maar dan is het ontbreken van een afschrift je kleinste probleem .

army schreef op vrijdag 09 augustus 2013 @ 15:21:
Is de periode al teruggeschroeft naar drie jaar? Ik dacht dat het nog vijf jaar was. Aan de andere kant, weten wat je moet bewaren en wat niet is meestal al driekwart van de oplossing. Als het niet in de volgende categorien past dan kan het snel zijn leven vervolgen door de shredder: belastingdienst, hypotheek, beleggingen, bon ivm garantie, verzekeringen, bekeuringen.

En die dozen zijn ideaal ja. Het is gewoon een keer beginnen en bijhouden. Daar hoort ook dingen weggooien bij, want ik ken mensen die nog al hun banksfschriften hebben. Dat klinkt romantisch totdat je ze helpt verhuizen. Daarbij alles digitaal hebben vereist wel dat mensen een ijzeren wil moeten hebben om hun backups te maken en ook soms testen. Daar heb ik het al een paar keer fout zien gaan helaas.

De periode is nog steeds 5 jaar. Alleen bij grove opzet e.d. met bijvoorbeeld buitenlandse tegoeden wat tegenwoordig helemaal hip is, is de periode 12 jaar.

offtopic:
Het wordt tijd voor een disclaimer in mijn signature

offtopic:
Edit: Done!

[Brunniepoo]

Sefyu schreef op vrijdag 09 augustus 2013 @ 16:18:
Middels een pdf-printer kan je makkelijk pdf-bestanden maken van de meeste online overzichten.

Bij de ABN zijn het sowieso gewoon PDF-bestanden.

[SeeS]

Hier in huize SeeS is het ook de bedoeling om de boel te gaan digitaliseren.
Het volgende heb ik in mijn hoofd:

1 of 2 keer in de maand alles inscannen na thuissortering.
Bestandsnamen na het scannen: jaar_maand_onderwerp_naam_evt_detail
- 2013_08_Pensioen_PensioenA_pensioenoverzicht
- 2013_04_Werk_WerkgeverA_contract
- 2013_04_Factuur_Bobike
- etc

Alleen jaar en maand (haal ik uit dagtekening brief), dag laat ik buiten beschouwing (2 much info). Daarna onderwerp (verplicht), naam (verplicht) en detail (optioneel).
De fysieke documenten stop ik allemaal in één jaar map, maar dan heb ik wel de maanden bij elkaar (januari onderop t/m december bovenop).
Digitaal maak ik mappen aan op de PC:
- jaartal / onderwerp / naam
- truecrypt en dan backuppen na elke scanronde (even nog in verdiepen maar volgens mij kan dat naar dropbox las ik of hier of in het andere digitaliseringstopic).

De reeds aangeleverde digitale stukken plaats ik meteen in de juiste map.

Voor de belastingdienst maak ik een aparte map aan. Voor mijn aangifte maak ik altijd een bundel met papieren (zoals hypotheek overzichten, eindafschriften bank, WOZ, eigen berekeningen, etc) zodat als de BD een keer langskomt, we de stukken niet hoeven te zoeken.

Waarom ga ik digitaliseren? Scannen kan ik op mijn werk en in de praktijk nu merk ik dat in mijn hele leven een paar keer een factuur heb hoeven te raadplegen in mijn geprobeerde gestructureerde (chaotische ;-) ) mappen ... bovenstaande lijkt mij sneller en efficiënter te werken en bij een calamiteit heb ik alle belangrijke stukken nog digitaal.

Dit lijkt voor mij het beste te werken, vh weekend maar eens een beginpunt maken met inscannen...

Jullie nog tips die ik over het hoofd zie ?

[Ves]

Zorg er altijd voor dat je ergens een back-up heb van je digitale archief.

[RocketKoen]

Hier gaat het zo:
Scan van het papier (of kopie van het digitale bestand) met een duidelijk naam in zn foldertje op de cloud. Dan heb ik 1 versie op mn pc voor als de cloud down gaat, en 1 op de cloud voor als mn PC het begeeft. Is ook een stuk makkelijker te doorzoeken dan een map met papieren
Origineel gaat in een doos met een jaartal er op en verdwijnt ergens in een donker hoekje.
5 jaar na dato gaat de doos in de vuurkorf.

[170074]

Ik heb een simpele regel die inhoudt dat alle fysieke administratie in 1 map moet passen, de rest digitaal. (Daarnaast de map zelf ook digitaal in geval van calamiteiten).

Wat gaat in de map?

De meest belangrijke documenten zoals diploma's, kentekenbewijzen, aktes etc. De rest gaat meteen weg met evt een scan in het digitale archief. Meeste zaken worden al digitaal aangeleverd. Tip: kijk ff op mijn.overheid.nl voor digitale correspondentie aanvinken met veel organisaties. Pensioen fondsen bieden vaak ook die optie. Die laatste hebben ook de neiging om veel snail mail te versturen.

[ATS]

Ik heb eigenlijk een vervolgvraag over dit onderwerp. Ik heb deze week een documentenscanner aangeschaft waarmee ik snel, full duplex documenten kan scannen. Ik leg er een stapeltje in, en gaan.

Hij maakt prima en snel PDF bestanden, maar dan begint het pas eigenlijk. Helaas kan de scanner software wel OCR, maar niet in het Nederlands. Domper

Hoe hebben jullie je workflow ingericht? Ik heb nu PDF's die meerdere documenten bevatten. Op dit moment gebruik ik de ORC van de (trial) versie van Adobe Acrobat Pro. Dan moeten de PDF's nog gesplitst worden in aparte documenten, en moeten ze een goede naam (en idealiter tags) krijgen. Op dit moment is dit verwerken van de gescande PDFs nog te veel werk vind ik.

Het liefste zou ik het splitsen, categoriseren en hernoemen zoveel mogelijk automatiseren. Ik heb al zitten denken dat ik wellicht een tool zou kunnen maken die aan de hand van het briefhoofd herkent wie de afzender is, wat de datum is, etc. om zo zoveel mogelijk automatisch in te vullen. Maar dat is natuurlijk heel veel werk om te maken, zeker als er al zoiets is...

Ik heb wel eens van een oplossing gehoord die speciale vellen gebruikt om documenten te scheiden. Dat zou wellicht kunnen werken, maar ik vraag me af of het minder werk is om vellen tussen te voegen en er weer tussenuit te halen dan om in een tool die daarop is ingericht gewoon aan te geven waar het document gesplitst moet worden...

[Kju]

Ik gebruik Evernote premium, omdat ook handgeschreven tekst dan word herkend. Op kantoor werkte ik al papierloos en vorig jaar ben ik privé ook papierloos gegaan. Het makkelijkste is om vanaf één datum alles papierloos te doen en als je daar echt zin in hebt alles wat oud is een keer in te scannen en dan in batches te sorteren.
Als je nu bijvoorbeeld per 1 januari 2014 begint met inscannen is dat prima te doen maar als je alles van de afgelopen 10 jaar in één keer wil gaan scannen, splitsen, sorteren, hernoemen zal je na 10% al willen stoppen..
Als je er echt zin in hebt scan je alles van voor je startdatum in maar dan wel op een werkbare manier. Ik heb bijvoorbeeld alle bankafschriften van één jaar, gesorteerd op bank, in één keer ingescand (of in delen en dan samengevoegd met PDFsam). Facturen die daarbij bewaard <b>moesten</b> worden heb ik dan apart ingescand, maar dan ook in bulk (door OCR kan je toch wel met trefwoorden vinden wat je zoekt). Aanslagen, brieven, contracten etc. zijn niet zo veel, die kan je per stuk inscannen.
In Evernote heb ik een stack met o.a. één privé archief. Alle bestanden hebben een tag (bv. ING Bank, Belastingdienst, 2013, 2014) en de notities zelf hebben een een titel die bestaat uit een datum (jaar-maand-dag, is makkelijker als je moet sorteren bij het zoeken) en een summiere omschrijving.
Omdat Evernote alle tekst heeft herkend is alles makkelijk te vinden met trefwoorden en/of tags.

Je zou het ook met google drive kunnen doen, die ondersteunt ook tekstherkenning voor ingescande tekst, alleen niet voor handgeschreven tekst.

PDFsam is waarschijnlijk al een groot deel van de oplossing die je nodig hebt, je kan bij het splitsen bijvoorbeeld aangeven na welke pagina's, oneven, even etc.

Evernote is handig voor van alles, ik deel bijvoorbeeld notitieboeken als lopend dossier met klanten tijdens verkoop en aankooptrajecten zodat ze volledig toegang hebben tot al mijn notities en documenten die in hun dossier van belang zijn. Veel makkelijker dan een extranet voor klantendossiers.

[ Voor 10% gewijzigd door Kju op 23-01-2014 11:00 ]

[ATS]

Dank.
Een deel van de motivatie voor het digitaal gaan is dat ik af wil van mijn huidige papieren archief. Ik wil dus weldegelijk ook scannen wat ik al heb, omdat anders die rij mappen daar toch blijft staan. Ik denk overigens dat ik niet alles ga scannen, een deel kan gewoon weg. Het is natuurlijk wel handig om te beginnen met wat er nieuw binnen komt direct goed te verwerken. Ook is het een goed idee om goed te overwegen wat er nu eigenlijk echt los nodig is. Een compleet jaar (oude) belastingpapieren kan natuurlijk best in een enkel PDF bestand...

Evernote gebruik ik wel, maar ik wil voor mijn administratie niet afhankelijk zijn van een clouddienst. Enerzijds omdat ik geen zin heb om hen inzicht in al mijn administratie te geven, maar ook omdat me dat op de lange termijn niet houdbaar lijkt. Als die dienst stopt of een betrouwbaarheidsprobleem blijkt te hebben (je zou niet de eerste zijn met data loss bij Evernote!), dan ben ik mijn archief kwijt. Google drive valt dus ook af om dezelfde redenen: uit hoeveel projecten heeft Google inmiddels de stekker eruit getrokken? Ook is identiteitsdiefstal me een te groot risico, en op basis van een complete digitale administratie is dat natuurlijk triviaal.

Ik wil dus de documenten in PDF op mijn NAS (mirroring raid setup), die automatische online (encrypted) backups maakt waarbij de encryption keys netjes in de kluis liggen op twee fysieke locaties.

[5183]

RocketKoen schreef op zondag 25 augustus 2013 @ 03:58:
Origineel gaat in een doos met een jaartal er op en verdwijnt ergens in een donker hoekje.
5 jaar na dato gaat de doos in de vuurkorf.

Dat zou mij ook wel wat lijken, hoef je er niet meer over na te denken.

Maar hoe ga je om met stukken die langer dan 5 jaar van belang zijn? Denk aan een afschrift van je hypotheek, facturen van producten met 10 jaar garantie, etc.? Heb je een doos met "lang houdbaar" of iets in die richting?

Ik gooi zelf vrij snel zaken weg als ik ze niet belangrijk vind. Mis nooit iets, maar dat zal ongetwijfeld een keer gaan gebeuren.

Ik zou het ook wel willen digitaliseren, alleen het zoeken erin is een ramp. Zo heb ik mijn facturen gesorteerd op leverancier en niet per jaartal. Als ik de leverancier niet meer weet dan kan ik gewoon bladeren en zie ik het vanzelf wel verschijnen. Zou het eigenlijk in een webbased omgeving willen hangen, dat kan ik zelf wel secure regelen.

[GrooV]

Ik maak gewoon een foto met mijn telefoon van alle post die binnen komt. Rekeningen ed laat ik gewoon in mijn dropbox staan en belangrijke data verplaats ik gestructureerd in mijn google drive. Zelfde geld voor alle documentatie die al digitaal binnenkomt zoals arbeidscontracten ed