Wat antwoorden op: "Wat doe je als iemand niet meewerkt?"

[fckgw]

In mijn huidige functie heb ik te maken met externe leveranciers die soms niet helemaal doen wat er van ze verwacht wordt. Het behoort tot mijn taken om hierop aan te spreken. Dit doe ik dan ook, en dit gaat dan meestal zo: "Beste leverancier, ik wil graag dat jullie dit nu gaan oppakken". Leverancier antwoordt: "Natuurlijk, volgende week!". Een week later nog niets gehoord, dus ik spreek de leverancier er weer op aan. Er blijkt nog niet gebeurd te zijn, leverancier meldt weer dat ze het gaan oppakken. Afspraak wordt misschien weer niet nagekomen. Ik voel daar verder geen emotie bij, doe gewoon mijn werk, maar stuur een mail of bel en doe alsof ik heel veel erbij voel dus ik schrijf iets van "Wij hechten er grote waarde aan dat dit nu opgelost wordt. Het is voor ons van het grootste belang dat dit probleem uit de wereld geholpen wordt. Ik wijs jullie er op dat er reeds 2 maal een toezegging gedaan is dat deze afspraak nagekomen zou worden, maar dat hier in de praktijk geen gevolg aan gegeven is". Dit heeft soms nog steeds geen effect. Prima, maakt mij niet uit. Ik documenteer alles, dus ik ga naar mijn manager en meld dat ik met klem heb gevraagd dit op te lossen en dat dit niet geholpen heeft. Indien nodig handelt mijn manager het dan verder af en dat beweegt ze bij de betreffende leverancier dan soms wel tot actie (de laatste keer omdat mijn manager dreigde met een claim). Tot zover geen probleem.

Nu had ik laatst een sollicitatie, en daar vroegen ze me wat ik deed als een partij niet deed wat er van ze verlangd werd. Ik antwoordde dat mijn tactiek was om alles te documenterenen het daarna bij mijn manager neer te leggen. Deze tactiek is bewust: Ik zou niet weten wat ik anders moet doen. In mijn privéleven ben ik - naar eigen zeggen - behoorlijk assertief en ben er gauw klaar mee als mensen moeilijk doen. Ik kijk echter wel altijd wat voor machtsmiddelen ik achter de hand heb. Als mijn postitie zwak is dan weet ik dat het niet veel zin heeft om een grote bek te hebben, omdat men daar vermoedelijk niet zo van onder de indruk van zal zijn. Hoe harder je gaat 'schreeuwen', hoe harder ze je gaan uitlachen als je toch geen manieren hebt om je dreigementen waar te maken. Misschien heeft dit er mee te maken dat ik een juridische opleiding genoten heb. Je kijkt dan misschien eerder of het zin heeft om vanuit de positie waarin je verkeert actie te ondernemen.

Tijdens de genoemde sollicitatie werd mij min of meer te verstaan gegeven dat ik bij de beoogde baan niet teveel van de manager moest verwachten en dat de externe partij in kwestie nog veel lastiger was dan ik bij mijn huidige baan gewend was. Mij werd gevraagd wat ik zou doen als de externe partij toch niet zou meewerken. Ik had daar eigenlijk niet zoveel op te zeggen. Als een externe partij het zich kennelijk kan permiteren om de wensen van de opdrachtgever aan zijn laars te lappen, dan moet je eens goed kijken of je deze partij contractueel wel goed hebt verteld wat er van hem verlangd wordt, is mijn eerst ingeving. Ik had echter sterk de indruk dat de personen die de solliciatie afnamen hier anders over leken te denken, en dat voor hun het devies meer in de trant lag van 'blijven zeuren'. Ik verzeker je dat ik kan zeuren als geen ander, en ik kan ook mijn stem verheffen als het moet of iemand (vooral schriftelijk) helemaal fileren, maar ik kan me tegelijkertijd slecht voorstellen dat het normaal gevonden wordt dat dit nodig is in een bepaalde functie.

Wat ik me nu concreet afvraag is wat de mensen die deze sollicitatie afnamen precies van me wilden horen. Misschien ben ik wel naïef en had ik iets moeten zeggen in de trant van dat ik een bijtertje was en het geen probleem vond om een wens 6x te herhalen en ervan hou om eeuwig te blijven smeken (ook al ben ik verstoken van enig machtsmiddel). Toch kan ik me eigenlijk slecht voorstellen dat dit echt is hoe ze het idealiter willen hebben. Het blijft voor mij kortom gissen. Misschien weet iemand hier wat nu de deal is en wat ik precies over het hoofd zie.

[Oyster]

TL;DR

De vraag kan zijn bedoeld om te testen hoe oplossingsgericht of creatief je bent. Als iemand niet mee werkt is het aan jou om ervoor te zorgen dat dit wel gebeurd. Afhankelijk van jouw toekomstige functie is jouw antwoord hierop een teken of je daarvoor geschikt zou kunnen zijn. De vraag valt dus op bijzonder veel manieren te beantwoorden.

[Free rider]

Ik denk dat ze niet genoegen namen met het deel "bij mijn manager neerleggen", ze wilden dan ook weten wat je aan je manager zou voorstellen (dus, welke actie hij zou moeten ondernemen). Het is alleen vreemd dat ze dat niet expliciet vroegen.

Wat zou je die manager voorstellen? Ongeveer alles wat in boeken over onderhandelen en conflictbeheersing staat en van toepassing is.

Een heel ander antwoord is om de situatie te accepteren en je verlies te nemen, maar ik kan me niet voorstellen dat dat antwoord werd verwacht.

[Verwijderd]

Er zijn minimaal zo'n 30 realistisch bruikbare manieren om conflicten te beslechten. De meeste mensen kunnen er slechts 3 tot 4 noemen. Hoe meer je er kent en kunt toepassen, hoe beter je zult functioneren, en dit is typisch zo'n vraag die daar naar graaft. Verder hebben dit soort vragen tot doel te achterhalen of je meer reactief of juist proactief reageert.

Enkele mogelijke antwoorden:

- Ik vraag door om te achterhalen wat het probleem is (dit zou altijd de eerste optie moeten zijn)
- Ik ga op bezoek bij de leverancier om onder 2 ogen door te spreken waarom het keer op keer niet lukt
- Ik nodig de leverancier in een informele setting uit om onder 2 ogen door te spreken waarom het keer op keer niet lukt
- Ik geef toe (en zoek een ander)
- Ik zoek met de leverancier een compromis waardoor de verwachte inspanning wel haalbaar wordt
- Ik deel de opdracht op in kleinere stukjes met concretere specificaties
- Ik visualiseer bij de leverancier wat de consequenties voor ons zijn bij te laat/niet goed leveren
- Ik schakel een bemiddelaar in

Et cetera. Als dit echt een kernaspect van je beoogde functie is, doe je er waarschijnlijk goed aan in je voorbereiding op je sollicitatie (en in je werk!) om vooraf een lijstje met opties, prioriteiten en escalatieniveaus te maken die je als een soort script kan volgen. Daarmee geef je aan dat je hierover nagedacht hebt en dat je de uitdaging aan kan. Afschuiven op een manager zou een van de zaken op het lijstje kunnen zijn, maar tenzij je solliciteert bij een heel hierarchisch bedrijf, denk ik niet dat de manager heel blij wordt van dat antwoord

[ Voor 11% gewijzigd door Verwijderd op 18-02-2013 08:14 ]

[ephymerous]

Uit het bovenstaande lijst is mijn werkwijze:

1. Ik spreek aan op het niet nakomen van de afspraken
2. Ik spreek nogmaals -met andere toon- aan op het niet nakomen van afspraken

3.A Belangrijke relatie: Afspraak met leverancier
3.B Minder belangrijke relatie: Opzoek naar een andere leverancier

[DukeBox]

Normaal gesproken heb heb je daar SLA's voor met evt. penalty's bij het niet halen van de afgesproken deadlines. Juist om dit soort zaken te voorkomen.

[ Voor 14% gewijzigd door DukeBox op 18-02-2013 09:01 ]

[Seraphin]

fckgw schreef op maandag 18 februari 2013 @ 00:32:
Wat ik me nu concreet afvraag is wat de mensen die deze sollicitatie afnamen precies van me wilden horen. Misschien ben ik wel naïef en had ik iets moeten zeggen in de trant van dat ik een bijtertje was en het geen probleem vond om een wens 6x te herhalen en ervan hou om eeuwig te blijven smeken (ook al ben ik verstoken van enig machtsmiddel). Toch kan ik me eigenlijk slecht voorstellen dat dit echt is hoe ze het idealiter willen hebben. Het blijft voor mij kortom gissen. Misschien weet iemand hier wat nu de deal is en wat ik precies over het hoofd zie.

Zonder voor die mensen uit jouw gesprek te willen gaan denken; als ik zelf zo'n vraag stel, doe ik dat om te zien of de ander kan "schakelen". Oftewel, kan hij/zij gebruik maken van meerdere gespreks- en onderhandelingstechnieken. Ik zou dan verwachten dat iemand met voorbeelden aankomt die captain proton al noemde (er zijn er idd nog heel wat meer).

Heel kort door de bocht gesteld; op het moment dat je een relatie (leverancier, collega, whatever) al hebt aangesproken op "iets", en het patroon (= niet nakomen van afspraken) zich toch blijft herhalen, dan heeft het vasthouden aan dezelfde aanpak vaak weinig zin.

Er zijn overigens best wat cursussen die hier op inhaken; De Baak en Zuidema zijn daar wel vooraanstaande aanbieders in.

[Iblies]

DukeBox schreef op maandag 18 februari 2013 @ 09:01:
Normaal gesproken heb heb je daar SLA's voor met evt. penalty's bij het niet halen van de afgesproken deadlines. Juist om dit soort zaken te voorkomen.

Exact, business as usual.

Bij ons is het zo als een afspraak binnen 72 uur wordt gewijzigd/afgezegd betaal je 30% en binnen 24 is het 60%.


Ik kan me prima voorstellen dat wanneer afspraken die al gemaakt zijn niet worden nagekomen, dat de (financiële) consequenties worden gedragen door de partij die ze niet nakomt. Je moet er wel voor zorgen dat je een fatsoenlijk dossier hebt waar het misgaat.
Daar is overigens genoeg materiaal over te vinden.
Wat je daarbij jezelf constant moet afvragen of iets incidenteel is, merkwaardig of structureel. Vervolgens ga je aan de slag waar het misgaat (kan gaan) etc etc. En het zijn niet altijd externe factoren, soms ligt het aan het bedrijf zelf dat de inrichting vb niet ideaal is waardoor de miscommunicatie kan ontstaan.

Wel belangrijk om altijd je signaleringsfunctie uit te blijven voeren ook al denk je dat je het nergens voor doet. Time is money, en als diegene die boven je staat of naast je dat niet wilt oppikken betekent het niet dat je je functie niet moet uitvoeren. Doelstelling van het bedrijf staat hoger dan de doelstelling van het individu.