MS-outlook, automatisch opslaan e-mails

[Verwijderd]

Hallo,

Hopelijk weet iemand hier raad met een kwestie waar wij op het werk nog niet uit komen.

Bij ons is de situatie als volgt:
Wij ontvangen en sturen mailtjes via outlook, deze mailtjes worden vervolgens handmatig bij ons op het net in de goede map opgeslagen. Echter gaat hier erg veel tijd in zitten.
Is het mogelijk om dit te automatiseren door bijvoorbeeld een map aan te maken in Outlook die 1x per dag automatisch gearchiveerd word, waarbij de mail middels de naam in de goede map op het netwerk word opgeslagen?

Dat wij bijvoorbeeld de naam van het mailtje al zo noemen en in de automatisch archiveer map zetten dat hij kan herkennen waar deze moet worden opgeslagen, bijvoorbeeld: "S:\\Personeel\Inkoop\test".

Als iemand hier een antwoord op heeft zou dit top zijn.

Groeten

[redfoxert]

Waarom ga je in hemelsnaam emails los opslaan op een share?

Watvoor mailserver heb je? Met Exchange kan je dan opteren voor 1. een public folder waar je de mails in plaatst of 2. een shared mailbox waar je alles in zet.

Either way, emails opslaan als een bestand op een share klinkt nogal omslachtig.

[Verwijderd]

Wij doen dit voornamelijk met mails waarin belangrijke afspraken worden besproken.
We doen dit ook zodat er voor elke collega inzichtelijk is wat er is afgesproken voor een bepaald project, zodat iedereen altijd de laatste info kan hebben als hij/zij dat wil.

Het lijkt misschien een beetje dubbel, dat mailtjes zowel in je mailbox worden opgeslagen als op een netwerk, maar het heeft bij ons zeker wel voordelen.

Ik weet dat het mogelijk is om via outlook eenzelfde mappenstructuur aan te maken als op je netwerk en deze automatisch laat archiveren. Mijn vraag is echter of dit ook lukt met 1 algemene map in outlook en hier de mailtjes automatisch worden gearchiveerd aan de hand van de naam van de mail.
Dat een mailtje met de naam: "Personeel-inkoop-test" automatisch in deze map op het netwerk word opgeslagen en een mail met een andere naam weer in die desbetreffende map?

Groeten

[Killah_Priest]

Verwijderd schreef op woensdag 06 februari 2013 @ 22:16:
Wij doen dit voornamelijk met mails waarin belangrijke afspraken worden besproken.
We doen dit ook zodat er voor elke collega inzichtelijk is wat er is afgesproken voor een bepaald project, zodat iedereen altijd de laatste info kan hebben als hij/zij dat wil.

Het lijkt misschien een beetje dubbel, dat mailtjes zowel in je mailbox worden opgeslagen als op een netwerk, maar het heeft bij ons zeker wel voordelen.

Ik weet dat het mogelijk is om via outlook eenzelfde mappenstructuur aan te maken als op je netwerk en deze automatisch laat archiveren. Mijn vraag is echter of dit ook lukt met 1 algemene map in outlook en hier de mailtjes automatisch worden gearchiveerd aan de hand van de naam van de mail.
Dat een mailtje met de naam: "Personeel-inkoop-test" automatisch in deze map op het netwerk word opgeslagen en een mail met een andere naam weer in die desbetreffende map?

Groeten

Met public folders en shared mailboxes kunnen dit ook.
Niet lullig bedoeld, maar ik vind het maar een vreemde zaak om je mails los als bestanden op een share op te slaan.

[Verwijderd]

Ik waardeer jullie mee denken, maar geloof mij dat dit systeem het beste bij onze situatie past.
Ik zou graag alleen willen weten of ik middels een regel o.i.d. in Outlook mijn mailtjes automatisch op kan laten slaan in de correcte map op het netwerk?

Groeten

[Razwer]

Verwijderd schreef op donderdag 07 februari 2013 @ 13:31:
Ik waardeer jullie mee denken, maar geloof mij dat dit systeem het beste bij onze situatie past.

Dat lijkt me sterk. Kwestie van de manier van werken aanpassen. Je gebruikt de software niet op de manier waar het voor bedoeld is.
Zoals is gesteld, je kan hier public folders voor gebruiken of zelfs sharepoint. maar opslaan op een netwerk map kan niet.

[SteeringWheel]

Als je het persé wilt kan je met macro's aan de slag gaan.

[Wim-Bart]

Fileshares zijn sowiso al iets waar je op een bepaald moment van af wilt met technologieen als Sharepoint. Public folders is the way to go (a wil MS liever dat je Public Folders verlaat en SharePoint gebruikt).

[Killah_Priest]

Verwijderd schreef op donderdag 07 februari 2013 @ 13:31:
Ik waardeer jullie mee denken, maar geloof mij dat dit systeem het beste bij onze situatie past.

Eigenwijs... Dan moet je het zelf maar weten en systemen gebruiken op manieren waar deze niet voor bedoeld zijn.

[firebird_1979]

Razwer schreef op donderdag 07 februari 2013 @ 13:44:
[...]
Dat lijkt me sterk. Kwestie van de manier van werken aanpassen. Je gebruikt de software niet op de manier waar het voor bedoeld is.
Zoals is gesteld, je kan hier public folders voor gebruiken of zelfs sharepoint. maar opslaan op een netwerk map kan niet.

Dat vind ik iets dat altijd terugkomt bij Microsoft software. "Onze software kan niet wat jij wil, je zal je manier van werken aan moeten passen aan onze software zodat dat aansluit bij hoe onze software werkt (want inflexibel)"

Elk ander bedrijf zou klanten verliezen.

[Razwer]

firebird_1979 schreef op donderdag 07 februari 2013 @ 14:29:
[...]


Dat vind ik iets dat altijd terugkomt bij Microsoft software. "Onze software kan niet wat jij wil, je zal je manier van werken aan moeten passen aan onze software zodat dat aansluit bij hoe onze software werkt (want inflexibel)"

Elk ander bedrijf zou klanten verliezen.

Onzin, exchange is er al flink wat jaren en is overal (behalve bij jullie dan) bekend wat het wel en niet kan. Dat een dwaas een manier van werken verzint en daar exchange voor wilt gebruiken ligt niet aan de software boer maar de dwaas die de werkmethode verzint. Als jullie op deze manier ook zelf zaken doen ben ik verbaasd dat jullie nog business doen. Elk ander bedrijf zou klanten verliezen.

[firebird_1979]

Ik vind het anders helemaal niet zo'n raar idee om email die je belangrijk acht in een folder op een netwerk share op te slaan. Ik zal niemand hier een dwaas noemen, maar meningen verschillen nou eenmaal.

Een forum is er toch om ideeen te bespreken en vragen te stellen? Zo op de persoon spelen en mensen dwazen noemen is helemaal niet nodig.

Ik vind Sharepoint (en Outlook in mindere mate) een gruwelijk systeem/programma en zal het nooit gebruiken.

[Killah_Priest]

firebird_1979 schreef op donderdag 07 februari 2013 @ 14:43:
Ik vind het anders helemaal niet zo'n raar idee om email die je belangrijk acht in een folder op een netwerk share op te slaan. Ik zal niemand hier een dwaas noemen, maar meningen verschillen nou eenmaal.

Een forum is er toch om ideeen te bespreken en vragen te stellen? Zo op de persoon spelen en mensen dwazen noemen is helemaal niet nodig.

Ik vind Sharepoint (en Outlook in mindere mate) een gruwelijk systeem/programma en zal het nooit gebruiken.

Exchange is icm Outlook juist 1 van de meest krachtige programma's op het gebied van mail, agenda en contactbeheer.
De TS gebruikt Outlook gewoon op een zeer vreemde manier. Dit heeft niets te maken met "je moet op de MS manier werken", dit heeft er gewoon puur mee te maken dat het de gehele essentie van een Exchange omgeving (ervanuitgaande dat zij inderdaad Exchange gebruiken en geen pop3 oid) teniet doet. Exchange werkt juist met een centrale database en het integreert ook netjes in je AD omgeving : hierdor kan je dus shared mailboxes en public folders gebruiken en op basis van een account bepaalde (sets van) rechten toekennen.

Al met al is het gewoon een achterlijke werkwijze (sorry dat ik het zeg). Alleen al het aanpassen van het proces en het correct inrichten van de systemen zou bij het bedrijf van de TS al zeer veel tijd en geld kunnen besparen.

[DrFlash]

Buiten de taalkeuze van Killah_Priest ben ik het wel soort van eens met hem. Er is absoluut geen reden om ooit -bij gebruik van een exchange omgeving- mail op te slaan op een netwerk share. Exchange beheert en indexeert mails veel beter dan je ooit zou kunnen doen op een losse directory structuur.

Het probleem wat ik zie bij buurman bart is als volgt (voor zover ik het goed opvat).

Je hebt voor klanten lopende projecten. Bij deze lopende projecten worden afspraken gemaakt via email of anderzijds. Deze afspraken wil je graag allemaal bij elkaar opslaan..

Voor zover ik kan zien is dat zo'n beetje de klassieke omschrijving van een CRM systeem. Een beetje CRM systeem kan ook met een email server (zoals exchange) praten om emails te versturen en ontvange met een directe koppeling aan een project en/of klant.

De oplossing om het direct met exchange te doen is mogelijk, mits je exchange 2008 of hoger hebt deze heeft namelijk de mogelijkheid voor server-side scripting. Kost je wel een programmeur om de scripts in elkaar te zetten, maar dat is je andere optie. Ik zou echter voor de CRM oplossing kiezen. Dan krijg je alles in 1.

[Rolfie]

Waar je idd naar opzoek bent is een CRM applicatie met Exchange support. Microsoft heeft hiervoor juist een mooi project. Je verzend een Email, en CRM linkt dit meteen naar de klant/contact. Volledig automatisch.

File structuren zijn een mogelijkheid, maar dit is echt iets waar ik nooit voor zou kiezen.

[Question Mark]

Er wordt een hoop geopperd over de mogelijkheden van Exchange, maar uit wat blijkt dat TS daadwerkelijk ook gebruik maakt van Exchange? Ik lees alleen dat er gebruik gemaakt wordt van Outlook. Voor hetzelfde geld worden er mailboxen bij een provider via POP benaderd.

Laat topicstarter eerst eens uitleggen hoe de mail binnenkomt, en welke Outlook versie in gebruik is (en op welk OS).

[Razwer]

Question Mark schreef op donderdag 07 februari 2013 @ 20:09:
Er wordt een hoop geopperd over de mogelijkheden van Exchange, maar uit wat blijkt dat TS daadwerkelijk ook gebruik maakt van Exchange? Ik lees alleen dat er gebruik gemaakt wordt van Outlook. Voor hetzelfde geld worden er mailboxen bij een provider via POP benaderd.

Laat topicstarter eerst eens uitleggen hoe de mail binnenkomt, en welke Outlook versie in gebruik is (en op welk OS).

sterk punt. Allemaal aannames. Helaas is de TS nog verder van huis mocht je gelijk krijgen...

[Lustucru]

Question Mark schreef op donderdag 07 februari 2013 @ 20:09:
[...]

Je bent me voor. En idd: wonderbaarlijk hoe mensen zonder enige kennis van het bedrijf, budget, ict skills van medewerkers, grootte, it gebruik, bedrijfsapplicaties, primair proces, weten hoe een automatiseringsprobleem moet worden aangevlogen. en ja , ik ken meer dan genoeg (kleine) bedrijven die je volledig omver zou trekken als je een -objectief betere- IT oplossing zou willen implementeren. Ik heb nog ergens een macrootje liggen dat na selectie van een of meer mails een dossiernummer bepaalt, mailtje en bijlagen opslaat en mail verplaatst naar een andere map. Was goedkoper dan een nieuw dossiersysteem aanschaffen.

in ieder geval: vooralsnog lijkt eht niet echt te gaan om serversoftware of windows servers. Tot nader order naar CSA.

Anyhow: welke versie van outlook praten we over, zijn er enige VBA skills in huis, hoe is je mail verder georganiseerd? Last but not least: wat bedoel je met 'naam van het mailtje?' een mailbericht heeft geen naam.

[ Voor 25% gewijzigd door Lustucru op 07-02-2013 21:29 ]

[Verwijderd]

Bedank voor de reactie allemaal.

De siuatie is bij ons als volgt; ik werk bij een groot bouwbedrijf die tig van projecten heeft lopen over verschillende takken van de organisatie. Als eerste begint een project bij de projectontwikkeling en eindigd dan bij de aannemer. Om e.e.a te structureren hebben wij en bepaalde mappenstructuur op het netwerk waar overal verschillende rechten aan worden gehangen. Zo zal ik als voorbeeld 1 project even uitleggen.

Voor project x worden aan het begin van het traject afspraken (acquisitie fase), tekeningen en contracten etc. gemaakt en vastgelegd. De tekeningen staan in de desbetreffende map, de inkoopopdrachten staan in een desbetreffende map en zo ook de mailtjes die voor een bepaald onderdeel belangrijk zijn (bijvoorbeeld offerteaanvragen kozijnenboer). Deze gehele structuur word op een gegeven moment overgenomen door de aannemerskant en komt het project in zijn volgende fase(realisatie fase).
In al deze mappen worden ook offertes opgeslagen die op papier binnenkomen (worden gescant).
Dus in deze mappen kunnen meerdere dingen staan, zowel mailtjes als tekeningen of ingescande stukken.

De mailtjes die bij ons binnen komen komen gewoon in outlook via een exchange server binnen, nou kune je via deze exchange server bijvoorbeeld wel een structuur aanmaken met mailtjes, maar dan heb je de mailtjes, tekeningen, contractstukken etc. niet in 1 map op het netwerk staan.
Wij werken overigens met windows xp.
Ik weet dat je via autoarchiveren via outlook mappen kunt koppelen aan elkaar en dan voor elke map op het netwerk een gelijke map in je outlook moet hebben staan en die met elkaar linken. Wij willen dit echter sneller doen door 1 map in outlook aan te maken waar alles in komt te staan en die mailtjes d.m.v. de naam van het bericht automatisch in de goede map op te laten slaan (bijv, S:realisatie/project x Amsterdam/ Huurcontracten.

Ik hoop dat e.e.a nu wat duidelijker is voor iedereen.

[bobsquad]

Hier hebben ze dus een CRM voor uitgevonden sorry dat ik het zeg maar dit is wel heel erg omslachtig werken. Zou toch maar een CRM gaan zoeken is stukken efficienter als zo werken.

[Lustucru]

Modbreak:

Meedenken is alleen te prijzen; zonder enige kennis van het bedrijf of enige argumentatie roepen dat oplossing X,Y,Z zóóó veel beter is in de situatie van de topicstarter voegt helemaal niets toe.

[ Voor 5% gewijzigd door Lustucru op 08-02-2013 12:55 ]

[Lustucru]

Je geeft geen antwoord op de vragen welke outlookversie je hebt, of er vba skills in huis zijn noch wat je bedoelt met de 'naam van een mailtje'.

Het lastigste deel van je vraag is de bepaling van de doelmap. Als je die functionaliteit helder hebt is de rest redelijk recht toe recht aan te coderen, als macro of als plugin, afhankelijk van het aantal werkplekken waar je de oplossing over moet uitrollen.

[Wish]

Wellicht zoiets als dit?
http://www.techhit.com/me...ing-outlook-messages.html

[Verwijderd]

Bedankt wish, zoiets zocht ik idd:)