Communicatiesysteem Vereniging

[Tc-Chub]

Ik zit sinds kort in het bestuur van een sport vereniging en we zijn op het moment bezig om de structuur in het bestuur te ordenen. Zo lopen er bepaalde zaken door elkaar heen omdat afspraken niet goed gemaakt worden of omdat niet duidelijk is wie wat doet. Ook loopt al het contact per email en staat alles door elkaar omdat die op die mail reageert en erna die weer op een andere mail.

We hebben op de vereniging een software pakket SportLink (www.sportlink.com) maar hierbij is het niet mogelijk om echt aan CMS te doen. (ook geen uitbreiding te koop / huren) Ik zoek dus eigenlijk een (gering betaald) dienst / softwarepakket waarin we een beetje een CMS achtige omgeving op kunnen zetten.

Denk aan:

- Inlogomgeving waar alleen geregistreerde personen bij kunnen
- Mededelingen board waar dingen neer gezet kunnen worden en waar op kan worden gereageerd
- To do lijsten en activiteitenlijsten
- Documenten opslag (niet persé noodzakelijk)

Hebben jullie ideen voor mogelijkheden om zoiets op te zetten?

[Speedy55]

http://www.allunited.nl/

Misschien is dit wat, weet alleen niet of de kosten meewerken zeg maar.

Je kan online wel berekenen wat het kost, basis is geloof ik zon 300 Euro per jaar en per lid betaal je dan 50 cent op jaarbasis.

Het is dus wel duurder op jaarbasis.

[Wish]

CMS of DMS?
Voor CMS hoef je echt niet ver te zoeken: Wordpress, Joomla en noem maar op zijn gratiez. Webhosting erbij, misschien iemand standaard template erop laten knallen en Bob's your uncle.

Voor het delen van documenten... wordt het net wat anders. Dus wil je een CMS (Content Management System) of een DMS (Document Management System)?

[aZuL2001]

Dat zou forumgebaseerd kunnen, maar niet iedereen vindt dat plezierig werken.

Maar bestuursleden hebben toch een portefeuille / aandachtgebied?
Zaken die daar thuishoren zou dat bestuurslid moeten oppakken/afwerken.

Het is een kwestie van afspraken, ook hoe je e-mail gebruikt (quoten, onderwerp, geadresseerden en cc, duidelijk aangeven hoe je iemand specifiek benadert (@user2 bijv).

[Tc-Chub]

Wish schreef op donderdag 10 januari 2013 @ 12:52:
CMS of DMS?
Voor CMS hoef je echt niet ver te zoeken: Wordpress, Joomla en noem maar op zijn gratiez. Webhosting erbij, misschien iemand standaard template erop laten knallen en Bob's your uncle.

Voor het delen van documenten... wordt het net wat anders. Dus wil je een CMS (Content Management System) of een DMS (Document Management System)?

Ik zoek inderdaad meer een CMS. Een soort omgeving zoals ze die op scholen ook gebruiken waarin nieuwsberichten kunnen worden geplaatst en waar op gereageerd kan worden. Dit om de informatiestromen completer en overzichtelijker te maken. Ook moet er dan de mogelijkheid zijn enkele extra dingen te plaatsen zoals inderdaad een agenda met activiteiten of zoiets dergelijks.

We hebben een website beschikbaar waar eventueel iets in kan draaien.

aZuL2001 schreef op donderdag 10 januari 2013 @ 12:53:
Dat zou forumgebaseerd kunnen, maar niet iedereen vindt dat plezierig werken.

Maar bestuursleden hebben toch een portefeuille / aandachtgebied?
Zaken die daar thuishoren zou dat bestuurslid moeten oppakken/afwerken.

Het is een kwestie van afspraken, ook hoe je e-mail gebruikt (quoten, onderwerp, geadresseerden en cc, duidelijk aangeven hoe je iemand specifiek benadert (@user2 bijv).

Forum gebaseerd wordt denk ik al te complex voor sommigen. Het is inderdaad dat een ieder zijn eigen taken uitvoert, maar besluitvorming wordt dan meestal centraal gedaan. We zijn nu te vaak bezig met elkaar inlichten op vergaderingen in plaats van dat men discussieert over een oplossing of besluit.

[Wish]

Misschien rare vraag, maar wat willen de gebruikers zelf eigenlijk?

[Tc-Chub]

Vragen zijn nooit raar! Ik ben zelf ook bestuurslid en wat we eigenlijk willen is een betere communicatie. Iedere lid heeft zijn eigen taak en heeft hierover bepaalde onderwerpen om aan de rest toe te lichten of bepaalde besluiten die genomen moeten worden. Hier kan over gemaild worden en dan reageert iedereen weer op elkaar, maar mailtjes komen allemaal afzonderlijk binnen.

Mijn idee is eigenlijk een soort online mededelingenbord achter een login. Je zet er de benodigde informatie neer en de rest kan hierop reageren. Eventueel een document bijvoegen indien nodig.

[aZuL2001]

Besloten blog met responsmogelijkheden?
Bijlagen zijn niet zo belangrijk denk ik, maar dat zou je eventueel op kunnen vangen met een dropbox folder.

[Tc-Chub]

aZuL2001 schreef op vrijdag 11 januari 2013 @ 15:25:
Besloten blog met responsmogelijkheden?
Bijlagen zijn niet zo belangrijk denk ik, maar dat zou je eventueel op kunnen vangen met een dropbox folder.

Hoe zit dat in elkaar? Heb je een linkje waar ik er eens naar kan kijken?
Bijlagen zijn inderdaad niet belangrijk, maar het zou wel leuk zijn als het er bij kon.

Ik heb ook eens zitten kijken naar Evernote, en dan bijvoorbeeld een gedeelde notitieplek aanmaken, alleen kan men er dan niet op reageren.

We hebben ook een website met een afzonderlijke login waarachter we een aantal dingen kunnen neerzetten, is daar nog iets leuks mee te doen?

[Wish]

Anders iets als dit:
https://trello.com/ ?

[Tc-Chub]

Wish schreef op vrijdag 11 januari 2013 @ 15:45:
Anders iets als dit:
https://trello.com/ ?

TOP! Dat ziet erg goed uit!! Ik kan daar inderdaad mensen toevoegen aan een soort mededelingen bord en iedereen kan dingen toevoegen. Ook de To do's etc zijn erg duidelijk. Het toevoegen van documenten is eveneens mogelijk

Ik ga even testdraaien met een wat jonger bestuurslid en dan kijken of we de rest kunnen overtuigen dit te gebruiken. Ik laat mijn bevindingen nog horen.

[ Voor 17% gewijzigd door Tc-Chub op 11-01-2013 16:07 ]