Exchange - meerdere gebruikers met dezelfde mailbox

[makje]

Ik ben sinds kort bij een bedrijf met een SBS 2008 server en met de nodige incidenten op ICT gebied. Het meeste ga ik wel uitkomen maar van een ding kom ik nog niet helemaal uit. Het gaat om het volgende:

Ze hebben meerdere algemene e-mailadressen zoals [e-mail] en [e-mail] etc.
Nu zijn info en sales beiden als user aangemaakt op SBS zodat ze ook een eigen mailbox hebben.
De gebruikers zelf hebben allemaal een eigen SBS account en mailbox en iedereen gebruikt Outlook 2007 of 2010.
Diegenen die bij bijvoorbeeld het info e-mailadres moeten kunnen hebben send as permission en full access permission op de info mailbox.
Ik ben dan zelf gewend in Outlook als account hun eigen mailbox als hoofdaccount in te stellen en dan de info mailbox en eventuele andere gedeelde mailboxen als extra postvak te openen.
Ofwel eerst je eigen account openen en dan de met je collega's gedeelde mailboxen.

Hier echter hebben een stuk of 12 mensen het info account als eerste ingesteld in outlook en hun eigen usermailbox als extra postvak geopend...
Tegelijkertijd zit er veel mail in die info mailbox (20+ Gb en een 165k items) en ondanks dat er een lokaal 1 Gbit netwerk ligt hebben "we" (meestal deze 12 mensen) regelmatig problemen met de e-mail (outlook bevriest voor een paar minuten of zelfs permanent, index is weg dus zoeken lukt niet meer etc)

Nu is de keuze om bij deze mensen het info account als hoofdaccount in Outlook in te stellen een bewuste keuze alhier. Zo kunnen mensen niet perongeluk vanaf hun eigen adres mails naar buiten sturen en externe partijen zien ook niet als afzender van de e-mail iets van: user x namens [e-mail]

Opzich snap ik die redenatie maar ik vraag mij of het feit dat ze met hun 12en tegelijkertijd dezelfde mailbox als hoofdaccount hebben nog extra problemen geeft.
En andersom dus of het helpt om bij hun het eigen mailaccount als hoofdaccount in te stelen en dan de info mailbox als extra postvak aan te koppelen.
In beide gevallen zitten er natuurlijk 12 mensen in de info mailbox te rommelen, alleen de manier waarop verschilt iets....

Ik heb hier al een tijd op lopen zoeken maar kan hier niet specifiek iets over vinden op google en de Microsoft website? Iedereen gaat er wel altijd vanuit dat je me je eigen account in Outlook zit en dan een gedeelde mailbox zoals [e-mail] vervolgens als extra postvak aankoppelt en ík vind ook dat dat zo hoort, maar hier stellen ze de logische vraag: waarom? en maakt het uit?

Dit natuurlijk naast het feit dat we inhoud van het info account aan het kopieren zijn naar een aparte archief mailbox zodat de info mailbox weer onder de 2 GB komt...

[CMD-Snake]

makje schreef op woensdag 05 december 2012 @ 16:32:
Ik heb hier al een tijd op lopen zoeken maar kan hier niet specifiek iets over vinden op google en de Microsoft website? Iedereen gaat er wel altijd vanuit dat je me je eigen account in Outlook zit en dan een gedeelde mailbox zoals [e-mail] vervolgens als extra postvak aankoppelt en ík vind ook dat dat zo hoort, maar hier stellen ze de logische vraag: waarom? en maakt het uit?

Zoals jij het beschrijft je eigen account standaard openen en gedeelde postvakken als tweede is ook de methode die ik volg. Enige nadeel is bij deze constructie dat als iemand een mail beantwoord uit de gedeelde box (ik ga even uit van send as) dat de mails altijd lezen "Pietje Puk namens Mailboxnaam". Dat wordt niet altijd als wenselijk gezien. Soms moet het antwoord ook echt komen van een generieke mailbox. Door de gedeeld box als hoofd mailbox te openen omzeil je dit probleem.

Je zou alternatief ook de mensen kunnen instrueren via OWA te werken voor de info box. Dan loggen ze in als de info user op de OWA pagina. Dan is Outlook alleen nog voor hun normale mail.

Toch zou ik wel wat gaan doen om die mailbox kleiner te maken. 20Gb is flink en dat drukt de performance ook.

[Duinkonijn]

Dat "bevriezen" zou je al enigsinds op kunnen lossen door exchange cache mode aan te zetten in outlook

[Turdie]

Nja, de vraag waarom is denk ik simpel te beantwoorden dat eerst je eigen mailbox en dan de groepsmailbox de gebruikelijke manier van werken is binnen Outlook & Exchange. Je kunt er wel lang op gaan zoeken waarom het zo is, maar dit soort vragen zou ik altijd zo simpel mogelijk proberen te houden.

En ja, een mailbox van 20Gb, dat is het niet echt vreemd dat een mailbox bevriest omdat eigenlijk de limiet 2Gb is in Exchange. Eigenlijk gaat het niet zo zeer om de grootte qua Gigabytes, maar het aantal items(afspraken, emails, notities) in de mailbox zelf. Hoe meer items, hoe trager de mailbox zal worden.

Maar met cache mode aanzetten zoals een voorganger zegt verminder je wel wat van de I/O op je mailbox database:

Outlook clients with very large .OST files (2GB is already large) may experience slowness issues on desktop, but more on portable computers. The reason for that is the hard disks speed limitation on the portable computers, generally 5,400 RPM. And since the performance problems will occur directly on the hard disk, there is no way to mitigate that adding more resource, as memory RAM, for instance. Just a remind: Outlook PST files are not supported on network file shares.

Bron: Large mailbox sizes and no mailbox limit

[ Voor 72% gewijzigd door Turdie op 06-12-2012 08:38 ]

[makje]

@CMD-Snake helaas hebben ze een aantal programma's welke een directe link met Outlook gebruiken om mails te versturen, webmail is dus geen optie.

Caching staat in principe bij iedereen aan. In principe omdat een aantal gebruikers weleens hebben gehad dat bij het openen van Outlook de integriteit van de cache ineens gecontroleerd moest worden... Dan gaat hij dus de 20GB mailbox + eigen en eventuele andere gekoppelde mailboxen zitten vergelijken wat uren duurt en het lijkt erop dat dat de mailserver erg belast want wanneer dit bij iemand bezig is dan klagen de anderen over meer-dan-gewone-traagheid.
Op zo'n moment halen we de cache er maar even af zodat hij gelijk in Outlook kan en zetten we 's avonds het vinkje bij cache weer aan (of niet...)

Maar goed, de info mailbox wordt al wel verkleind tot onder de 2 GB (het aantal items verlaagt dan hopelijk evenredig mee) maar ik begrijp dus dat we geen verbeteringen hoeven te verwachten door in Outlook het eigen account als hoofdaccount te gebruiken en dan de info als extra postvak te openen?
In dat geval houden we dat zoals het nu is: iedereen heeft [e-mail] als hoofdaccount en eigen accounts er extra bij.

Heeft exchange 2013 hierin misschien nog verbeteringen ten opzichte van exchange 2007 (onderdeel van SBS2008) ? Ik lees wel dat Exchange 2010 en 2013 lichter zijn op de IO....?

[Turdie]

In Exchange 2010 is de volgende verbertering doorgevoerd op I/O gebied:

By increasing the size of the I/O and reducing the frequency of read/writes in Exchange 2010, ESE is able to increase performance. In addition, ESE can increase performance by making the data in the database more sequential, which increases the likelihood that related data is in the same vicinity in the B-tree.

In Exchange, all data inside the database is stored in B-trees, and the B-trees are then divided into pages. In Exchange 2007 and earlier, the data stored in the B-trees isn't contiguous. In fact, previous versions of Exchange performed random read/writes to the database. This means that related data may not be in the same vicinity on the hard disk. Non-contiguous data requires more passes to read and write to the hard disk.

Bron:New Exchange Core Store Functionality

Maar omdat jij SBS draait moet je dan van SBS 2008 upgraden naar SBS 2011.

En in Exchange 2013 is de code van de store herschreven:

In Exchange 2013, the Managed Store is the name of the newly rewritten Information Store processes, Microsoft.Exchange.Store.Service.exe and Microsoft.Exchange.Store.Worker.exe. The new Managed Store is written in C# and tightly integrated with the Microsoft Exchange Replication service (MSExchangeRepl.exe) to provide higher availability through improved resiliency. In addition, the Managed Store has been architected to enable more granular management of resource consumption and faster root cause analysis through improved diagnostics.

The Managed Store works with the Microsoft Exchange Replication service to manage mailbox databases, which continues to use Extensible Storage Engine (ESE) as the database engine. Exchange 2013 includes significant changes to the mailbox database schema that provide many optimizations over previous versions of Exchange. In addition to these changes, the Microsoft Exchange Replication service is responsible for all service availability related to Mailbox servers. The architectural changes enable faster database failover and better physical disk failure handling.

The Managed Store is also integrated with the FAST search engine (the same search engine used by SharePoint 2013) to provide more robust indexing and searching.

Bron: Exchange 2013 Managed Store

In Exchange 2013 kan een mailbox dus maximaal 100GB zijn, en in Exchange 2010 25GB.

Eigenlijk kun je alles wel terug vinden op TechNet zoals je ziet

[ Voor 43% gewijzigd door Turdie op 06-12-2012 13:06 ]

[_Arthur]

Ook al gekeken naar de algemene performance van de betreffende server?

[makje]

_Arthur schreef op donderdag 06 december 2012 @ 12:58:
Ook al gekeken naar de algemene performance van de betreffende server?

Ja en die houdt niet over.
Met ongeveer 70 gebruikers op 1 SBS server is niet alleen voor de licenties een dood eind maar ook een probleem qua performance

Ik wil hier dan ook SBS2008 vervangen voor 2 Windows 2008 R2 óf 2012 servers waarvan 1 met exchange. Helaas kan Exchange 2013 nog niet met Exchange 2007 samenwerken, daarvoor is eerst een nieuw SP nodig voor Exchange 2007 en die komt eerste helft van 2013 als ik het goed begrepen heb.

Andersom kan Exchange 2010 nog niet op server 2012 geinstalleerd worden, ook daarvoor moet ik wachten op een nieuw servicepack welke verwacht wordt eerste helft 2013 als ik het goed begrijp.

Als opties blijven dus over:
- een migratie van onze SBS2008 naar Server2008 R2 voor AD etc en Server 2008 R2 met Exchange 2010
- helemaal overnieuw gaan met server 2012 voor AD en server 2012 met Exchange 2013

Daarnaast staat er ook nog een server2003 met MS SQL erop voor een paar applicaties en een linux webserver die steeds belangrijker wordt.
Die 2003 server zal ook over een paar maanden/jaartje opgepakt moeten worden...

Ik neig naar de 2e optie, dan ben ik ook van alle geschiedenis (rommel van SBS en van de vorige systeembeheerder) af en kan ik weer vele jaren vooruit met de licenties.
Wel is de migratie dan een hoop meer werk en eigenlijks moet er ook nagedacht worden over virtualisatie met HA of anders een (hele) snelle recoverytijd... Een SAN geschikt voor 5 VMs kost wel erg veel...

[Question Mark]

Waarom schoon je die mailbox niet gewoon op? De limiet aan items per folder is in Exchange 2007 is 20K items per mailbox en 100K in Exchange 2010.

]Exchange Scale Limitations Spreadsheet

Archiveer of backup oude info, en zorg dat die mailbox naar een acceptabele grootte en aantal items toegaat.

makje schreef op donderdag 06 december 2012 @ 15:41:
Wel is de migratie dan een hoop meer werk en eigenlijks moet er ook nagedacht worden over virtualisatie met HA of anders een (hele) snelle recoverytijd... Een SAN geschikt voor 5 VMs kost wel erg veel...

Denk eerst na over je requirements. Vul dan pas deze requirements in met technische oplossingen zoals virtualisatie...

[makje]

Question Mark schreef op donderdag 06 december 2012 @ 16:29:
Waarom schoon je die mailbox niet gewoon op? De limiet aan items per folder is in Exchange 2007 is 20K items per mailbox en 100K in Exchange 2010.

]Exchange Scale Limitations Spreadsheet

Archiveer of backup oude info, en zorg dat die mailbox naar een acceptabele grootte en aantal items toegaat.

makje schreef op woensdag 05 december 2012 @ 16:32:
Dit natuurlijk naast het feit dat we inhoud van het info account aan het kopieren zijn naar een aparte archief mailbox zodat de info mailbox weer onder de 2 GB komt...

Daar wordt al aan gewerkt en wat mij betreft ook ruim onder de 2 Gb maar ja, net nieuw in het bedrijf en die mail is zo belangrijk en google mail kan wel 25 Gb aan enzovoorts....

Maar de vraag die ik had ging ook niet over de maximum limieten van items in een mailbox (wat nog niets zegt over de performance, of gebrek daaraan), maar of het uitmaakt in welke volgorde je met 12 users die mailboxen opent in Outlook.

Question Mark schreef op donderdag 06 december 2012 @ 16:29:
[...]

Denk eerst na over je requirements. Vul dan pas deze requirements in met technische oplossingen zoals virtualisatie...

Ik loop al wat langer mee hoor
Requirement is: we kunnen geen e-mails missen, telefonie mag er niet uit liggen en de computers kunnen we met moeite 5 minuten missen...
Maar budget is (zoals overal en altijd) niet zomaar gegeven, zeker als je vanuit een situatie met 3 fysieke servers komt en al je (SBS2008) licenties weg mag gooien om een heleboel nieuwe licenties aan te schaffen (windows server + CALS, Exchange + CALs en misschien ook SQL + CALs).

Als je dan ook nog extra servers nodig bent dan is het bijzonder handig om te weten wat je met virtualisatie gaat doen -of niet gaat doen- zelfs als die virtalisatie pas in de toekomst komt. Voordat je nieuwe servers koopt en over een tijdje erachter komt dat je achteraf beter voor andere servers of opslagplatformen had kunnen kiezen...

Overigens moeten we niet voor mijn lol van SBS af, maar met 70 gebruikers en een groeiend bedrijf MOETEN we er binnenkort af. Anders hadden we inderdaad ook alleen kunnen opschonen en misschien wat extra hardware erin stoppen (vooral aparte schijven voor Exchange en meer dan 16 GB geheugen).

[CMD-Snake]

makje schreef op donderdag 06 december 2012 @ 17:48:
Overigens moeten we niet voor mijn lol van SBS af, maar met 70 gebruikers en een groeiend bedrijf MOETEN we er binnenkort af. Anders hadden we inderdaad ook alleen kunnen opschonen en misschien wat extra hardware erin stoppen (vooral aparte schijven voor Exchange en meer dan 16 GB geheugen).

Alles los moeten kopen is een dure grap. De kracht van SBS is natuurlijk dat je veel pakketten voor weinig geld in huis kan halen.

Overigens hoef je niet helemaal opnieuw te beginnen. Microsoft kan migratie pakketten leveren van SBS naar de reguliere server producten. Je kan dan de limiet van je SBS server opheffen met de pakketten van Microsoft en zo overstappen.

SBS 2008 is op basis van Windows Server 2008, dus die kan nog wel even mee. Dan kan je het serverpark misschien wat uitbreiden om lucht te krijgen.

[Question Mark]

makje schreef op donderdag 06 december 2012 @ 17:48:
Ik loop al wat langer mee hoor
Requirement is: we kunnen geen e-mails missen, telefonie mag er niet uit liggen en de computers kunnen we met moeite 5 minuten missen...
Maar budget is (zoals overal en altijd) niet zomaar gegeven, zeker als je vanuit een situatie met 3 fysieke servers komt en al je (SBS2008) licenties weg mag gooien om een heleboel nieuwe licenties aan te schaffen (windows server + CALS, Exchange + CALs en misschien ook SQL + CALs).

Ik begrijp dat je wat langer meeloopt hoor, maar wellicht is een andere techniek dan virtualisatie een betere om je requirements te vervullen. Denk bv aan het bouwen van een Exchange DAG en een CAS-array om mail HA te houden. Scheelt je ook weer de aanschaf van een SAN.... (waarbij een enkel SAN ook een single point of failure is). Of misschien wordt je toekomstplaatje (mits budget het toelaat) een combinatie van een DAG en virtualisatie?

Een hoop bedrijven gaan mee in de virtualisatie hype en regelen de beschikbaarheid van services op "Hypervisor-niveau" terwijl de native oplossingen van de produkten misschien wel beter voldoen. Dat is wat ik even probeer aan te geven...

[makje]

Die transition packs zijn er niet meer sinds 2003...
http://social.technet.mic...de-49a6-92d7-f98b7f9c57c0

De grote broer van SBS (EBS) is er ook al niet meer

Dat is misschien nog wel het meest irritant aan microsoft: hun pakketten veranderen constant qua inhoud, ondersteuning, werking, licenties, mogelijkheden etc (en als er nog wel eens iets gelijk is gebleven dan veranderd dat wel bij de volgende release 3 jaren later of tussendoor even in een service pack )

http://www.sbsmigration.com/ komt bij mij niet erg betrouwbaar over overigens. Daarnaast heeft die geen migratiepad van SBS 2008 naar server 2012 dus dat wordt ook allemaal niets voor zover ik kan zien.
Of mis ik iets

[edit]
@Question Mark
Ik heb inderdaad naar DAG staan kijken maar die regelt alleen betrouwbaarheid voor Exchange.
We hebben Naast Exchange en de AD server nog een windws 2003 applicatieserver (voornamelijk SQL) en een Linux webserver (voor intern gebruik vooralsnog, zit groot gedeelte van onze werkflow in)

De DAG en/of losse CAS servers zijn voornamelijk interenssant als je een grote load hebt en bieden daarnaast het voordeel van redundancy?
Voorlopig zullen we met 1 exchange server voor CAS en Mailbox een heel eind komen, die splitsen qua load kan daarna nog wel en pas daarna worden DAGs echt interessant.

Voor de SQL geldt min of meer hetzelfde, daar zouden we ook kunnen kijkn naar clustering etc. Maar daar heb ik nog helemaal geen kaas van gegeten (nog niet tenminste).

Met virtualisatie kunnen we misschien alle servers en hun applicaties de beschikbaarheid en betouwbaarheid verbeteren.

Maar ik ben inderdaad over virtualisatie en het hoe daarvan nog niet helemaal uit en ja: virtualisatie werd al geroepen door de niet-ICTers voordat ik in dienst kwam...

[ Voor 42% gewijzigd door makje op 06-12-2012 19:30 ]

[Eagle Creek]

Requirement is: we kunnen geen e-mails missen, telefonie mag er niet uit liggen en de computers kunnen we met moeite 5 minuten missen...

Zoals altijd. Maar misschien moet je daarbij dan eens de kostenplaatjes voorhouden. Natuurlijk kan GoogleMail 25 GB aan. Moet jij eens zo'n datacenter optuigen dat Google heeft. Dan is 50 GB ook nog geen probleem en 250 GB zal ook nog wel werken.

Vanuit je nieuwe positie zal het ongetwijfeld lastiger zijn maar een beetje realisme is nooit weg. Want ik sluit me aan bij QM: 25 GB aan maildata CONSTANT beschikbaar is onrealistisch. Of je nu gaat sorteren op datum, ontvanger, verzender of onderwerp is niet zo van belang, maar op dagelijkse basis zo'n enorme hoeveelheid informatie nodig hebben lijkt me overdreven. Vanuit een gebruikersperspectief klinkt ALLES en 24/7 EN direct heel mooi maar in de praktijk werkt alles prima door zonder aan al die voorwaarden te voldoen .

---
Wat betreft paketten: helemaal mee eens.. Microsoft schift al jaren met productlijnen. Kijk alleen al naar de versies van Windows 2000 t/m Windows 8. Meer, minder, meer, nog meer, minder. Serverlijnen en serverproducten idem!

Overigens is er sec genomen geen SBS2012. Dat zit nu in Foundation of Essentials (daar wil ik vanaf zijn) opgenomen maar zonder Exchange.

[CMD-Snake]

makje schreef op donderdag 06 december 2012 @ 19:20:
Die transition packs zijn er niet meer sinds 2003...
http://social.technet.mic...de-49a6-92d7-f98b7f9c57c0

De grote broer van SBS (EBS) is er ook al niet meer

Dat is misschien nog wel het meest irritant aan microsoft: hun pakketten veranderen constant qua inhoud, ondersteuning, werking, licenties, mogelijkheden etc (en als er nog wel eens iets gelijk is gebleven dan veranderd dat wel bij de volgende release 3 jaren later of tussendoor even in een service pack )

http://www.sbsmigration.com/ komt bij mij niet erg betrouwbaar over overigens. Daarnaast heeft die geen migratiepad van SBS 2008 naar server 2012 dus dat wordt ook allemaal niets voor zover ik kan zien.
Of mis ik iets

Vreemd. Ik heb dit jaar nog voor iemand een SBS 2011 infra opgezet en toen zat er bij de SBS materialen ook nog wat reclame voor transition packs. Vreemd....

Er is een opvolger voor SBS, namelijk Server 2012 Essentials. Deze bevat echter geen Exchange of andere pakketten die je in SBS vindt. 2012 Essentials is gericht op werken in de cloud. Ergens jammer, SBS was een geweldig pakket als je alles in eigen beheer wil houden.

Overigens is dat ook een idee nog, waarom niet naar Office 365 kijken? Exchange online kan misschien voordelig uitpakken. Je kan het eenvoudig opschalen en Microsoft garandeerd een hele hoge uptime. Je kan dan bijvoorbeeld je SBS bak vervangen door een paar Server 2012 Standard machines om zo je aantal gebruikers te kunnen ophogen.