Office bestaat alleen in device licenties, en je moet inderdaad licenties aanschaffen per apparaat dat office kan benaderen (of dat nu lokaal of via een netwerk is). Daarnaast geld er een bepaalde aannemelijkheid: Kunnen ze erbij?
Er zijn mij situaties bekend waarbij de klant niet 1-op-1 Office licenties kocht met zijn TS cals omdat hij via RES Powerfuse de toegang had geblokkeerd op een manier die de gebruiker niet kon omzeilen, en dat werd goedgekeurd bij controle.
De software die je daarvoor nodig hebt hoeft niet op te wegen (qua kosten) tegen de de 'onnodige' aanschaf van een paar extra officelicenties.
Ik heb jarenlang licentiecontroles gedaan voor Microsoft omgevingen en helaas komt het er aan het eind altijd op uit dat je het goedkoopst uit bent met een zogenaamd 'open value' contract, wat in feite een renteloze afbetaling is van je licenties over 3 jaar, maar dan wel (verplicht!) vermeerderd met een zogenaamd 'onderhoudspakket' genaamd software assurance. Hier zitten meerdere voordelen aan vast, maar de belangrijkste reden dat veel bedrijven het nemen is de upgrades die je voor niets krijgt: binnen een lopend contract mag je altijd naar de nieuwste versie upgraden die beschikbaar is.
Aangezien dat voor Office voor veel mensen wel het geval is (2000 > 2003 > 2007 > 2010, er zit dus meestal ongeveer 3 jaar tussen de releases) krijg je voor die 50% uplift wel een 100% gratis nieuwe uitvoering zodra die uit komt. Moet je natuurlijk wel van plan zijn daar in mee te gaan: bedrijven die een 5-jarige cyclus (of langer) gebruiken voor ze 'over' gaan naar wat nieuws, zijn hier niet per definitie mee geholpen.
Er zitten echter meer leuke zaken aan vast:
- gratis thuisgebruik voor elke medewerker die op kantoor office tot zijn beschikking krijgt
(en dan krijgt die persoon thuis áltijd enterprise, ongeacht de kantoorversie)
- cold DR licenties (machines voorgeinstalleerd op de plank leggen zonder licentiekosten)
- in gebruik nemen, en in dezelfde maand aanschaffen (in plaats van kopen en dan installeren, scheelt tijd wanneer je plotseling uitbreiding krijgt)
en ga zo maar door, je kunt zelf ook wel op Microsoft SA googlen denk ik

.
Let overigens ook heel goed op indirecte cals: Een gebruiker van een boekhoudpakket dat op de achterkant gebruik maakt van een SQL database, is indirect ook een SQL gebruiker! Immers, als de SQL server uitvalt werkt zijn boekhouding ook niet meer, en dus moet je daar een CAL voor aftikken. Dit en andere 'leuke' regeltjes zijn prevalent in microsoft licensing, dus laat je AUB goed voorlichten voor je stappen onderneemt.
Als je niet voornemens bent het goed te doen, kun je het beter helemaal niet doen, want je speelt jezelf in de kaart. Als jij in 2010 bijvoorbeeld 100 Windows Server Cals en 100 Windows Terminal server cals afneemt, en in 2012 maar 30 office licenties aanschaft, gaat er bij MS ook een belletje rinkelen... en verhoog je de kans op controle... ze zijn ook niet vies van een kijkje in de KVK gegevens (hoeveel medewerkers heb je eigenlijk? ben je recent gegroeid of gekrompen?) of andere doodgewone methodes om te bepalen of een controle iets op gaat leveren.
Aan dit advies kunnen geen rechten worden ontleend en ik adviseer altijd om je licenties op de correcte wijze aan te schaffen / c.q. te gebruiken, wil je een zwart op wit ondertekend advies of plan van aanpak, stuur me een mailtje.