[Office 2010] Excel of Access gebruiken voor data?

[maarud]

Ik ben bezig om een factuur'programma' te maken in Excel die artikelnummers, omschrijvingen, klantnamen en prijzen ophaalt.

Tot nu toe kon het nog allemaal in separate sheets, d.w.z., ik heb een sheet met 'Producten', 'Klanten' en 'Factuur'. Met behulp vabn VERT.ZOEKEN haal ik zo mooi de informatie op en dat werkt allemaal dikke prima.

Maar nu komt het lastigste; ik wil graag ook automatisch prijzen ophalen. Nu is dit niet zo moeilijk als de prijzen vast lagen, dan deed ik gewoon VERT.ZOEKEN naar de verkoopprijs, maar de grap is dat elke klant een andere prijs heeft (korting).

De korting is niet altijd vast (dus niet altijd bijv. 10%) anders was het ook nog wel makkelijk geweest. Nee, klant X krijgt op A 5%, op B 10%, etc.

Nu zit ik te denken of ik daar een aparte sheet voor moet maken (dus een sheet waarin al die koppelingen staan tussen klant en product) of dat ik dit in Access moet gaan maken (database is wat makkelijker voor dit soort constructies lijkt me).

Ik moet berekeningen uitvoeren met die prijzen dus ik bleef steken bij Excel omdat dat wat makkelijker gaat met berekeningen enzo..maar ik dacht, als ik nu een database maak met producten en klanten in Acces, en ik laat Excel die data telkens ophalen, dan ben ik er volgens mij ook. Wat lijkt jullie het makkelijkst? In excel door blijven gaan en een constructie zoeken om die kortingen te berekenen, of zal ik mij storten op het maken van een database in Access? Dan heb ik een ideetje in welke hoek ik het verder moet gaan zoeken namelijk.

edit: ik bedenk me dat het wel makkelijker gaat worden als ik er een database van maak...kan ik ook mooi rapporten uitdraaien en dergelijk. Ik ga mij daar eens even op inlezen

[ Voor 5% gewijzigd door maarud op 29-08-2012 15:02 ]

[YellowOnline]

Ik zie dat nog niemand gereageerd heeft. A spreadsheet is not a database. Dit moet je in Access doen.

[maarud]

Ik ben er inderdaad mee bezig in Access nu, alleen ik kom er nog niet echt goed uit. Aan de hand van een boek die ik op school nodig had (een-op-veel relaties enzo, beetje basic over databases) heb ik mij weer ingelezen en heb ik tabellen opgesteld:

tblKlanten, tblProducten, tblFactuurkop, tblFactuurregels, tbl Kortingen, tblContactpersonen.

Kortingen is een tussentabel omdat één klant korting kan hebben op meerdere producten, en omdat er één product door meerdere klanten gebruikt kan worden. Contactpersonen bestata omdat één bedrijf meerdere contactpersonen kan hebben. Tevens nog een tabel Factuurregels om de juiste artikelen bij de juiste factuur te wijzen.

Volgens mij zit ik zo goed qua tabellen en relaties, of niet?

Nu is de grap dat ik een beetje een 'luxe' tintje aan mijn factuurprogramma wil geven. Ik heb de voorbeelddatabase 'Noordenwind' er bij gepakt en die doet dat heel fancy met dialoogvensters waarin je nieuwe klanten kan ingeven en dergelijk. Nu heb ik het klantgedeelte in orde, dat gebeurt in mijn database ook met een fancy venster. Toch wat netter dan als een leek die records direct moet invoeren.

Alleen loop ik vast bij het maken van een dialoogvenster voor 'Nieuwe factuur'. Dit schijnt te moeten met een formulier met subformulier (factuurkop = formulier, factuurregels=subformulier). Alleen lukt dit nog niet echt goed.

In de template Noordenwind en in een andere template die ik vond op internet , is de gegevensbron voor het subformulier in beide templates een query (die query berekent het bedrag aan de hand van artikelprijs en hoeveelheid). Nu werkt dat prima met een bestaande factuur die ik opvraag in mijn Nieuwe factuurformulier, maar ik kan geen nieuwe factuur maken...het aanmekn van een record lukt mij niet goed.

Ik weet niet precies of de bedoeling is dat dat automatisch gaat of dat ik macro's moet gaan schrijven aangezien beide templates vol zitten met macro's en ik niet goed zie welke bij welke hoort. Nu is dus mijn vraag, moet dit inderdaad met macro's of doe ik iets verkeerd?

[YellowOnline]

Wat betreft je tabellen, verdiep je in Wikipedia: Database normalization.

Ik wist niet dat de Northwind DB nog steeds bestond in Access - dat ding gaat al een eeuwigheid mee.

Wat je wil doen is niet zo eenvoudig als je niet thuis bent in het maken van GUIs en geen OO mindset hebt. Alleszins kan je formulieren maken zonder in de achterliggende code te moeten prutsen, maar het gaat bloed zweet en tranen kosten om een aanvaardbaar resultaat te hebben. Voor dialoogvensters moet je waarschijnlijk wél al naar VBA grijpen - Access is al even geleden bij me - maar die zijn geen must voor wat je wil bereiken.

Enfin: mijn punt is nog steeds dat hetgene wat je wil doen in Access moet gebeuren en niet in Excel. Alleen moet je om goed werk met Access te leveren een en ander weten over databases (normalization, keys, joins, ...), over het ontwikkelen van een grafische interface (properties) en over functionaliteit (methods). Afhankelijk van je voorkennis kan dit toch een zware leercurve betekenen.

[ Voor 3% gewijzigd door YellowOnline op 30-08-2012 15:39 ]

[maarud]

Ik ben in ieder geval van plan dit verder te ontwikkelen in Access omdat dit inderdaad hiervoor geschikt is. Heb niet extreem veel voorkennis, meeste vind plaats door huidige databases te veranderen naar zoals ik het wil hebben. Alleen is Northwind (zelfs een 2013 versie van ) te uitgebreid en andere examples te simpel. Dus wil ik zelf wat gaan maken. Opzich kom ik al best een eind (simpele formulieren zoals toevoegen van een klant) is me wel gelukt, maar de uitgebreide met subformulier wordt lastiger.

Aangezien het me toch wel heel erg tof lijkt om zoiets te kunnen maken wil ik me er toch een beejte in verdiepen. Het hoeft niet extreem fancy en error-proof; als het maken van een factuur maar makkelijker wordt (nu worden facturen nog met de hand in Word getypt telkens weer). Dat zou ik graag willen bereiken

Zal je wiki-pagina even doorlezen, ziet er idd interessant uit!
edit: deze tutorial is ook wel erg interessant: http://www.scribd.com/doc...soft-Access-2007-Invoices
Ik weet iig dat mijn relaties niet op orde zijn...even een nieuwe databse maken

[ Voor 10% gewijzigd door maarud op 30-08-2012 16:27 ]

[maarud]

Ik kom nu steeds verder met het maken van het programma en het gaat ook vrij goed.

Alleen is er op de een of andere manier iets fout gegaan want Access voert standaardfunctie's =Date(), =Now(), Left$ enzo allemaal niet meer uit, ik krijg errors.

De verwijzingen staan goed, de standaard verwijzingen zijn allemaal aangevinkt..maar wat er fout is zou ik niet weten. Iemand een tip?

[ Voor 89% gewijzigd door maarud op 01-09-2012 16:53 ]

[maarud]

Tevens krijg ik als ik een button wil maken: undefined AppLoadString errors en dergelijke...maar probeer maar eens de fout te vinden

edit: /decompile en opnieuw maken did the trick!

[ Voor 25% gewijzigd door maarud op 01-09-2012 21:34 ]