Btw inkoop in Filemaker pro, structuur database

[Verwijderd]

Allereerst weet ik niet of ik hiermee op het juiste subforum zit.

Ik wil een in filemaker pro (mac) voor boekhouding een database samenstellen.
Eerder heb ik een database gemaakt voor juridische dienstverlening met een aparte database in relatie voor contacthistorie, dus dat is de hoe ik het hier ook dacht op te lossen.

Nu loop ik vast bij omzetbelasting:

ik denk dus aan een tabblad met de volgende opzet:
A--------------------------B-------------------------C
Datum:-----------------Naam:-----------------btw hoog:
xx-xx-xxxx---------leverancier1-------------xx,xx--------------> x
xx-xx-xxxx---------leverancier2------------ xx,xx-------------->y
xx-xx-xxxx---------leverancier3-------------xx,xx-------------->z

In grote lijnen, denk ik aan 1 database met alle opdrachtgevers, daaronder een database voor omzetbelasting als relatie, waarin elk record 1 maand is, datum, btw tarief, bedragen etc zijn velden in deze record.

Het probleem is dat als ik een veld aanmaak in het tabel, bijvoorbeeld Datum, dan krijg ik dat veld maar 1x per record.

[ Voor 33% gewijzigd door Verwijderd op 02-05-2012 23:44 ]

[benoni]

Ik weet niet precies wat je bedoelt maar misschien wel ongeveer waar je heen wilt

Je kunt in Filemaker een veld als 'herhalend veld' markeren bij de opties, waarna je het aantal herhalingen kunt opgeven. Bijvoorbeeld als je maximaal 30 datums onder één veldnaam in één record wilt invullen, dan kun je dus een herhalend datumveld maken met 30 cellen (onder elkaar of naast elkaar, net hoe je 't wilt weergeven in de formulierweergave).

De vraag is alleen: is dat slim voor de toekomst? Dit veldtype is slecht uitwisselbaar met andere databases, dus stel dat je later je boekhouding wilt overzetten naar een pakket dat met SQL werkt (bijvoorbeeld het webbased pakket SQL Ledger of een afgeleide daarvan) dan moet je een ingewikkelde exportfunctie maken (met Applescript of zo) om die gegevens van herhalende velden netjes in de vorm te gieten voor je 't überhaupt kunt importeren in een andere database. Filemaker kan geloof ik wel herhalende velden naar losse records wegschrijven maar het lijkt nog niet echt meteen op een structuur met een one-to-many koppeling op keys zoals je die in SQL zou gebruiken.

Het zou dus beter zijn om de gegevens die je in herhalende velden zou willen plaatsen domweg te spreiden over meerdere records. Je kunt ze een gezamenlijk ID geven (factuurnummer) en dan wat functieknoppen met voorgebakken zoekopdrachten kunnen maken zodat je in een lijstweergave alle regels van één factuurnummer op een rijtje krijgt.

Als je echt netjes facturen wilt opmaken kun je daarnaast ook een factuurformulieren-database maken met één record per factuurnummer, waarin je de 2 portal views maakt waaraan twee andere databases gekoppeld zijn: je contactendatabase zoals je die had, en de 'factuuronderdelen'-database (ik noem het maar zo) zoals ik die hierboven voorstelde. Je werklayout om een factuur te schrijven wordt dan een formulierlayout met 2 portalen er in. Bovenste portaal is een koppeling naar de contactendatabase zodat je adresgegevens kunt overnemen op de factuur door een klantnummer of ID in te vullen die je in de contactendatabase gebruikt. Daaronder een portal view met koppelingen naar een factuuronderdelen-database, waarin je het factuurnummer als one-to-many koppeling gebruikt. Die portal view moet je dan repeterend maken (of hoe heet dat in Filemaker dat je een lijst-view in je portaal krijgt waarin je meerdere records onder elkaar ziet). Als het goed is kun je dan een functieknop in de portal-view-area plaatsen waar je een functie aan hangt om regels aan de factuur toe te voegen. Die regels worden dan als nieuwe records toegevoegd in de factuuronderdelen-database.

Helemaal onderaan de factuur moeten dan de totalen komen. Om dat netjes opgeteld te krijgen moet je in de factuuronderdelen-database een rekenveld toevoegen die op 'cumulatief' staat. Die telt het lopende totaalbedrag. Ik weet niet meer of je die totalen makkelijk kon laten overnemen op de beeldlayout van de facturendatabase. Ik weet wel dat als je een speciale printlayout zou maken in de factuuronderdelen-database, dat je daarin ook een speciale header aan kunt maken waarin je de adresgegevens koppelt, een alternatieve header voor elke opvolgende pagina, en een footer waarin je de totalen van het cumulatieve rekenveld kunt weergeven. Dus dan zou je de facturen-database gebruiken om de facturen makkelijk aan te maken, en om ze netjes uit te printen gebruik je dan weer de factuuronderdelen-database.

Nouja, zoiets dus

[Verwijderd]

Nou je hebt me inderdaad een heel stuk in de goede richting geholpen.
Ik ga er mee aan de slag en bericht hier mijn vorderingen.
In ieder geval bedankt voor deze heldere bijdrage!

[benoni]

Ha, zo helder ben ik niet meer geloof ik, ik zat onderwijl al wat te ninja-editten om wat dingen duidelijker te krijgen Ik zal morgen het topic in de gaten houden