Op welke manier mail op afstand lezen?

[maarud]

Aangezien dit topic nog alle kanten op kan heb ik het maar in CSA gezet.

Situatie:
Bedrijf met 5 pc's waarvan 1 'server' (Windows XP bakje met gedeelde map) en 1 mail-pc (mail komt via POP binnen).

Wenselijk:
Mail ook thuis/onderweg kunnen lezen zodat je niet speciaal naar de zaak hoeft.

Mogelijkheden:
1) Niet meer via POP binnenhalen, maar via IMAP.
- Voordeel: Makkelijk in te stellen, weinig moeite, overal beschikbaar op elke pc en mobiele telefoon
- Nadeel: Hosting loopt vol, er komen vaak mailtjes met foto's en filmpjes dus die gigabyte zit zo vol en mailtjes van de server af = mail bij de clients er af
2) SmarterMail installeren op de 'server'
- Voordeel: Alle voordelen van optie 1 zonder het nadeel dat de server volloopt, 1TB krijg je niet vol met mail
- Nadeel: De poorten voor IMAP en SMTP moeten open, meer kans op beveiligingsproblemen? Plus het feit dat de hele mailzooi op de schop moet.
3) Mail-pc beschikbaar maken voor thuis/onderweg door VNC/RDP/TeamViewer/etc
- Voordeel: geen veranderingen in het bedrijf, zo gepiept
- Nadeel: Beveiligingsproblemen? Lees hier veel commentaar over de RDP poort openstellen.. kan opzich via VPN maar ook daar is niet iedereen jofel over.

Optie 3 is het makkelijkst en het simpelst natuurlijk, optie 1 het mooist (geen geknoei met eigen server) maar ik ben bang dat die hosting snel vol is, zeker omdat de mailbox nu op 25Mb staat (kan ik wel verhogen) en met IMAP is het moeilijk om mail van de server af te krijgen geloof ik. Dan is optie 2 het beste, mail op alle 5 de pc's + onderweg + thuis, maar dan moet ik de boel wel importeren in de server en zorgen dat ik altijd standby ben als er iets met die server is

Wat denken jullie? Zijn er nog andere opties? Zo niet, kan ik optie 3 uitvoeren of is het risico te groot? Of moet ik gewoon voor optie 2 gaan (dan is meteen ook de oude mail beschikbaar, anders moet je voor een mailtje uit januari 2008 alsnog naar de mail-pc lopen). Of denk ik moeilijk?

[F_J_K]

Optie3 lijkt me in deze tijd he-le-maal niets. Even in de file buitenshuis je mail checken via RDP? Als je perse een 'server' wil inzetten, geef deze een IMAP/MAPI-interface en host niet zelf.

Optie4: Google apps of hosted Exchange, klaar (of eventueel de gratis versies). Voor dit soort aantallen zou ik het echt niet zelf gaan doen (zelfs voor 50 of 500 zou ik twijfelen).

maarud schreef op dinsdag 24 april 2012 @ 15:21:
Aangezien dit topic nog alle kanten op kan heb ik het maar in CSA gezet.

Als je twijfelt tussen WSS en OFF, is CSA niet echt logisch CSA => OFF.

[ Voor 25% gewijzigd door F_J_K op 24-04-2012 15:27 . Reden: move ]

[DaRKie]

Optie 2 is volgens mij de enige echt goede oplossing. Mails staan op je eigen server, kan je zelf voor de backups zorgen en iedereen kan er aan via een webinterface/smartphone/outlook.
En naargelang de software die je gebruikt, kan je ook nog de contacten & agenda synchen en beschikbaar stellen.

Een paar poorten openzetten lijkt me nu niet een security probleem te zijn.

Ik gebruik voor mezelf ook optie 2. Al mijn mails komen nog steeds binnen op mijn externe mailhoster en mijn mailservice (Kerio Connect) haalt deze met POP binnen. Zo doende heb ik een "buffer" voor het geval mijn mailservice moest down zijn.

[ Voor 24% gewijzigd door DaRKie op 24-04-2012 15:30 ]

[swbr]

Je mailbox staat nu op 25Mb zeg je? Ga gewoon voor Google Apps of iets soortgelijks. Geen omkijken naar en Gigabytes aan opslagruimte.

[martijnve]

DaRKie schreef op dinsdag 24 april 2012 @ 15:28:
Optie 2 is volgens mij de enige echt goede oplossing. Mails staan op je eigen server, kan je zelf voor de backups zorgen en iedereen kan er aan via een webinterface/smartphone/outlook.
En naargelang de software die je gebruikt, kan je ook nog de contacten & agenda synchen en beschikbaar stellen.

Een paar poorten openzetten lijkt me nu niet een security probleem te zijn.

Dat kan met optie 1 ook allemaal?

Ik ben het iig met F_J_K eens dat je voor google apps of hosted exchange moet gaan. Het is goedkoop, makkelijk op te zetten, je hebt er geen omkijken meer naar en het is veel betrouwbaarder dan je zelf ooit voor elkaar zou krijgen.

[maarud]

De grap is dat optie 1 een perfecte optie zou zijn (webmail, IMAP) maar omdat er best veel mail ontvangen wordt zit die mailbox na 2 dagen vol.

en google apps is ook 'maar' 7gb dus dat zit na een paar jaartjes ook vol. Plus het feit dat de oude mail dan ook beschikbaar moet zijn dus dat moet dan op de een of andere manier geupload worden.

Misschien is een eigen mailserver dan wel de beste optie, dat raakt tenminste nooit vol + oude mail is ook beschikbaar...alleen de betrouwbaarheid is een stuk lager.

En een grotere diskruimte kost ook meer geld dus dan valt de keus al af..dan hebben ze liever wat minder gemak en maar één mail-pc

[ Voor 16% gewijzigd door maarud op 24-04-2012 15:46 ]

[Staatslot]

Dit is precies waarom er toch hosted exchange bestaat?
Je kunt dit soort dingen wel zelf regelen, maar volgens mij kun je nooit tegen hosted exchange op:

- gegarandeerde redundante en snelle internetverbindingen
- stroom continuiteit gegarandeerd
- back-ups worden extern geregeld, geen omkijken naar en bovendien off-site
- kan niet worden gejat
- veel beter beveiligd (zowel fysiek tegen brand, als softwarematig omdat de software netjes wordt onderhouden)
- ondersteuning van ALLE typen smartphones, laptops etc.

Ik zou echt niet weten waarom je dit zelf zou moeten willen draaien...?

[begintmeta]

maarud schreef op dinsdag 24 april 2012 @ 15:45:
eigen mailserver ... alleen de betrouwbaarheid is een stuk lager ...

Dat lijkt me nogal afhankelijk van wat je precies zou doen. Qua kosten kan het denk ik wel voordelig zijn dit uit te besteden. Ik zou echter niet weten wat bijvoorbeeld 80GB hosted Exchange met de vereiste randvoorwaarden zou kosten.

Staatslot schreef op dinsdag 24 april 2012 @ 15:52:
...
- ondersteuning van ALLE typen smartphones, laptops etc.
...

Dat is bij IMAP niet veel slechter denk ik.

[ Voor 47% gewijzigd door begintmeta op 24-04-2012 15:54 ]

[svdheuvel]

Voor 5 pc's zou ik gaan voor een hosted oplossing. Google apps of Office 365.

Het nadeel als je het zelf gaat doen is dat het ook onderhouden moet worden, back-ups gemaakt moeten worden en een redelijke up-time moet hebben.

Waarschijnlijk kost het eigen beheer meer dan een "hosted oplossing"

[Staatslot]

begintmeta schreef op dinsdag 24 april 2012 @ 15:52:
Dat is bij IMAP niet veel slechter denk ik.

Vergeet niet dat je indien veel onderweg praktisch niets aan IMAP hebt, je hebt toch een uitgaande mail nodig..
Dan krijg je dat geklooi met laptops en standaard ISP's waarbij je alleen maar via hun eigen SMTP naar buiten mag. Dat moet je zakelijk toch niet willen, je wilt toch gewoon dat je mail het doet waar je ook zit en op welk apparaat je ook kijkt?

edit:
ik ben misschien bevooroordeeld omdat ik dit zakelijk ook verkoop, maar als ik echt eerlijk ben kan ik er echt niet bij waarom je het niet zou willen laten hosten via hosted exchange..

[ Voor 15% gewijzigd door Staatslot op 24-04-2012 15:59 ]

[CyBeR]

maarud schreef op dinsdag 24 april 2012 @ 15:45:
De grap is dat optie 1 een perfecte optie zou zijn (webmail, IMAP) maar omdat er best veel mail ontvangen wordt zit die mailbox na 2 dagen vol.

Biedt je hoster geen mogelijkheid om meer storage te kopen? Meer mail willen opslaan gaat je hoe dan ook geld kosten -- of je 't nou door je hoster laat doen (en dus hen betaalt) of er zelf een server voor draait (en dus die moet bekostigen.)

Staatslot schreef op dinsdag 24 april 2012 @ 15:56:
[...]


Vergeet niet dat je indien veel onderweg praktisch niets aan IMAP hebt, je hebt toch een uitgaande mail nodig..
Dan krijg je dat geklooi met laptops en standaard ISP's waarbij je alleen maar via hun eigen SMTP naar buiten mag. Dat moet je zakelijk toch niet willen, je wilt toch gewoon dat je mail het doet waar je ook zit en op welk apparaat je ook kijkt?

Ten eerste los je dat probleem niet direct op door zelf je mail te hosten. En ten tweede: daar is poort 587 voor. Of je kunt een VPN gebruiken, of webmail. Legio mogelijkheden.

[ Voor 40% gewijzigd door CyBeR op 24-04-2012 15:59 ]

[Hann1BaL]

Staatslot schreef op dinsdag 24 april 2012 @ 15:56:
[...]


Vergeet niet dat je indien veel onderweg praktisch niets aan IMAP hebt, je hebt toch een uitgaande mail nodig..
Dan krijg je dat geklooi met laptops en standaard ISP's waarbij je alleen maar via hun eigen SMTP naar buiten mag. Dat moet je zakelijk toch niet willen, je wilt toch gewoon dat je mail het doet waar je ook zit en op welk apparaat je ook kijkt?

edit:
ik ben misschien bevooroordeeld omdat ik dit zakelijk ook verkoop, maar als ik echt eerlijk ben kan ik er echt niet bij waarom je het niet zou willen laten hosten via hosted exchange..

Kan prima zo zijn dat ze wel een eigen (auth)smtp server hebben. Ik zie nergens dat ze dat niet hebben. Dan is dat probleem ook opgelost. Al klinkt hosted exchange hier toch wel als de prima oplossing.

[ThinClientQ]

Staatslot schreef op dinsdag 24 april 2012 @ 15:56:
[...]


Vergeet niet dat je indien veel onderweg praktisch niets aan IMAP hebt, je hebt toch een uitgaande mail nodig..
Dan krijg je dat geklooi met laptops en standaard ISP's waarbij je alleen maar via hun eigen SMTP naar buiten mag. Dat moet je zakelijk toch niet willen, je wilt toch gewoon dat je mail het doet waar je ook zit en op welk apparaat je ook kijkt?

edit:
ik ben misschien bevooroordeeld omdat ik dit zakelijk ook verkoop, maar als ik echt eerlijk ben kan ik er echt niet bij waarom je het niet zou willen laten hosten via hosted exchange..

Zijn voldoende oplossingen voor zoals een uitgaande mail server via een externe partij. Kost volgens mij 3 tientjes per jaar.

[maarud]

Hosted oplossing is ook het liefst wat ik zou willen, precies vanwege de voordelen die Staatslot vertelde. Maar zie mijn post hiervoor, ik moet wat met die oude mail + die ruimte raakt vol.

Er staat al een servertje die 24/7 aan staat met 1TB storage. Daarom kwam het idee van een eigen server in mij op. Zal eens kijken wat de pricing van de hosted oplossingen is...

[begintmeta]

Staatslot schreef op dinsdag 24 april 2012 @ 15:56:
...
Vergeet niet dat je indien veel onderweg praktisch niets aan IMAP hebt, je hebt toch een uitgaande mail nodig..
Dan krijg je dat geklooi met laptops en standaard ISP's waarbij je alleen maar via hun eigen SMTP naar buiten mag. Dat moet je zakelijk toch niet willen, je wilt toch gewoon dat je mail het doet waar je ook zit en op welk apparaat je ook kijkt?

Het ging volgens de OP (vooral) om lezen van mail. Als je wil sturen en veel van ISP wisselt of anderszins een andere SMTP-server wil gebruiken kan dat meestal prima op poort 587 is mijn ervaring. Een VPN kan natuurlijk vaak ook. Exchange ActiveSync/MAPI/RPC heeft soms ook weer wat nadelen.

[ Voor 4% gewijzigd door begintmeta op 24-04-2012 16:07 ]

[Craven]

maarud schreef op dinsdag 24 april 2012 @ 16:01:
Hosted oplossing is ook het liefst wat ik zou willen, precies vanwege de voordelen die Staatslot vertelde. Maar zie mijn post hiervoor, ik moet wat met die oude mail + die ruimte raakt vol.

Er staat al een servertje die 24/7 aan staat met 1TB storage. Daarom kwam het idee van een eigen server in mij op. Zal eens kijken wat de pricing van de hosted oplossingen is...

Ruimte raakt niet vol, je koopt gewoon te weinig in. En dat je wat met die oude e-mail moet is ook niet zo'n probleem. Je kan mail gewoon importeren/ exporteren. Genoeg hosted oplossingen die dat wel aanbieden.

[swbr]

maarud schreef op dinsdag 24 april 2012 @ 15:45:
en google apps is ook 'maar' 7gb dus dat zit na een paar jaartjes ook vol. Plus het feit dat de oude mail dan ook beschikbaar moet zijn dus dat moet dan op de een of andere manier geupload worden.

De zakelijke (en betaalde) google apps geeft je 25Gb...

[maarud]

Google en Office 265 hebben 25GB zie ik. Dat is nog wel te doen. Kost 4 euro per gebruiker, betekend dat per mailadres? We hebben maar één algemeen mailadres, maar wel enkele medewerkers. Kan ik dus maar één account aanschaffen.. en die instellen via IMAP op de verschillende pc's?

Elke GB extra is 2 euro bij andere hosted oplossingen. Dat valt inderdaad nog mee, dat zal ik verder gaan uitzoeken. Wel het beste idee, qua veiligheid en uptime e.d.

[IStealYourGun]

maarud schreef op dinsdag 24 april 2012 @ 16:01:
Hosted oplossing is ook het liefst wat ik zou willen, precies vanwege de voordelen die Staatslot vertelde. Maar zie mijn post hiervoor, ik moet wat met die oude mail + die ruimte raakt vol.

Er staat al een servertje die 24/7 aan staat met 1TB storage. Daarom kwam het idee van een eigen server in mij op. Zal eens kijken wat de pricing van de hosted oplossingen is...

Je kan je ook afvragen of die oude mail echt nog nodig hebt. Ik kan goed verstaan dat je mail wil houden in geval van... maar dan moet je eerder zorgen voor een goede archivering van de oude mail. Zelfs als je werkt met projecten die meerdere jaren duren, dan nog kan je archiveren per project om je mailbox op te schonen.

[maarud]

IStealYourGun schreef op dinsdag 24 april 2012 @ 16:17:
[...]


Je kan je ook afvragen of die oude mail echt nog nodig hebt. Ik kan goed verstaan dat je mail wil houden in geval van... maar dan moet je eerder zorgen voor een goede archivering van de oude mail. Zelfs als je werkt met projecten die meerdere jaren duren, dan nog kan je archiveren per project om je mailbox op te schonen.

Mail van meer dan x jaar geleden staat idd in het archief, maar een conversatie die 3 weken terug begonnen is moet wel teruggelezen kunnen worden, dus zonder dat je pas vanaf nu alles kan ontvangen op alle devices.

Dus 1) mail tot en met 3 maanden moet geupload worden
2) De boel side-by-side gebruiken en pas na een maand echt overstappen.

[Alex)]

Gewoon lekker hosted doen bij Microsoft of Google en er verder niet meer naar omkijken. Die gigabytes krijg je niet snel vol, tegen de tijd dat dat je wel lukt kun je altijd nog wat naar een archief schoppen

[Jazzy]

maarud schreef op dinsdag 24 april 2012 @ 16:13:
Google en Office 265 hebben 25GB zie ik. Dat is nog wel te doen. Kost 4 euro per gebruiker, betekend dat per mailadres? We hebben maar één algemeen mailadres, maar wel enkele medewerkers. Kan ik dus maar één account aanschaffen.. en die instellen via IMAP op de verschillende pc's?

Nee, dat is een prijs per gebruiker. Gedeelde mailboxen zijn gratis trouwens, dus je hoeft alleen maar voor de medewerkers te betalen.

[Iblies]

Waarom worden er filmpjes via de mail verstuurd?

Wij gebruiken hier google apps en met allerlei attachments raakt die echt niet vol. Mail ouder dan een jaar gaat automatisch naar een archief.
Kwa veiligheid zit het ook goed, vanaf werklocatie alleen wachtwoord, daarbuiten moet je extra verifiëren. Waarom moeilijk als het makkelijk kan.

Alleen filmpjes op mail ben ik verbaast over,
als het grote bestanden zijn dan werkt dat toch niet fijn over internet, uploaden duurt lang over een consumentenlijn. USB werkt dan fijner.

[maarud]

Aangezien ik weer even met dit onderwerp bezig ben heb ik mijn topic weer even opgezocht en ik zag dat er nog enkele reacties waren.

Alex) schreef op dinsdag 24 april 2012 @ 16:22:
Gewoon lekker hosted doen bij Microsoft of Google en er verder niet meer naar omkijken. Die gigabytes krijg je niet snel vol, tegen de tijd dat dat je wel lukt kun je altijd nog wat naar een archief schoppen

soms is er mail van twee jaar geleden nodig, dus dat archief moet nog steeds goed bereikbaar zijn. als iemand roept 'in 2007 heb ik jullie daar over gemaild' dan moet de medewerker dat mailtje uit 2007 kunnen oproepen.

Jazzy schreef op dinsdag 24 april 2012 @ 16:27:
[...]

Nee, dat is een prijs per gebruiker. Gedeelde mailboxen zijn gratis trouwens, dus je hoeft alleen maar voor de medewerkers te betalen.

Hmm, elke computer voorzien van dezelfde instellingen gaat dus niet werken? Dat is wel jammer, want hoe minder kosten, hoe beter in deze economische tijden

Iblies schreef op dinsdag 24 april 2012 @ 16:45:
Waarom worden er filmpjes via de mail verstuurd?

als het grote bestanden zijn dan werkt dat toch niet fijn over internet, uploaden duurt lang over een consumentenlijn. USB werkt dan fijner.

Tja, de meeste filmpjes zullen 2-15MB zijn dus dat valt wel wat mee. Een andere mogelijkheid zou ik niet weten. Als een bedrijf in Spanje een probleem heeft met ons product dan maken ze snel even een filmpje omdat dat meer zegt dan duizend woorden, die wordt dan eventjes naar ons gemaild.

Ik ga de plannen voor een hosted oplossing eens even uitwerken De overstap naar gmail voor privé-mail werd al erg positief ontvangen dus we zijn al een stapje verder naar het uit-handen-geven

[aZuL2001]

Je zou Hosted Zarafa ook kunnen overwegen.

Vergelijkbaar met Hosted Exchange.

Mijn ervaringen zijn er heel positief mee.

[maarud]

Inderdaad een leuke optie, die neem ik ook mee!

[Raven]

www.pimbox.nl is daar een voorbeeld van, ik maak hier echter geen gebruik van, geen ervaringen mee

[Jazzy]

Wat is het voordeel hiervan tov. Exchange Online in Office 365? Dat je een 500 MB mailbox krijgt in plaats van 25 GB?

[Remco]

Ik heb dan toch de voorkeur voor Google Apps. Catch all adressen zijn helaas niet mogelijk met Exchange online.