Urenregistratie software maken

[BLACKfm]

Hallo,

Ik stelde eerder een vraag hoe je uren bij kan werken. Ik ben zelf echter ook bezig (voornamelijk een uitgewerkt idee op het moment) om de urenregistratie iets te vergemakkelijken. Omdat ik niet bekend ben met Excel en Access van office maar wel met PHP en MYSQL wil ik daar een webapplicatie van maken.

Dit ook gezien je dan van elke locatie je gegevens kunt inlezen, wel of niet op het interne netwerk.

Nu zou ik dit willen vergemakkelijken door een lokale tool te maken, ik ben echter totaal niet thuis in het maken van software voor windows.

Wat ik zo snel met die tool zou willen doen is het versturen van deze gegevens:

- Identificatie (zodat de gegevens aan een bepaald persoon gehangen kunnen worden, een nummertje)
- Projectnummer
- Uren aan gewerkt
- Uurtarief (uitklap menu)
- Datum selectie (standaard 'dag van vandaag').

Als alles is ingevuld moet middels een "zend" knop de boel verzonden worden naar een webscript die de boel vervolgens weer verwerkt in een database.

Nu vraag ik niet of iemand dat voor me gaat maken (want dat gebeurd niet ), maar welke softwarepakketten en 'talen' ik nodig heb om dat te kunnen maken.


Een alternatief is gewoon een linkje naar een pagina waar je de zelfde informatie invult (wat me prima lukt), maar wil er toch een 'professionele' look aan geven.

Tevens dacht ik aan een custom startpagina gezien het internet een aantal keer per dag wordt geopend en je zo ongeforceerd wordt herinnerend om je uren bij te werken.

Iemand tips hoe ik dit vraagstuk kan realiseren?

[The Eagle]

Toevallig loop ik ook al een tijdje met iets dergelijks in mijn hoofd. Alleen heb ik er wel ervaring in (2 jaar technisch HR consultant geweest), maar geen tijd voor om het te realiseren. En bovendien gebruik ik een propriatary ERP taaltje

Anyways, jij wilt sowieso je scope groter trekken. Namelijk, je wilt niet alleen tijd registreren, maar ook Expenses. En ik vermoed ook evt reiskosten / gemaakte KM's / telefoonkosten / etc.
Mogelijk wellicht elfs ook nog een approval framework. Vastleggen is 1, maar als niemand er vervolgens een OK op geeft leg je voor niks vast namelijk

Datumselectie zou ik overigens per week, per 2 weken of per maand pakken. Stuk makkelijker en vriendelijker qua invoer
Tot slot: aangezien de T&E per definitie op een projectcode gaat: zet de projectcode(s) op de horizontale as. Kun je op de verticale assen eigenlijk ineens alles kwijt

[CodeCaster]

Wat is er mis met de legio pakketten die al dan niet gratis reeds beschikbaar zijn? Zijn er geen uitbreidingsmodules (te programmeren) voor bestaande software voor de punten die je mist?

Maar als je zelf een webbased systeem wil bouwen: maak een leuke SOAP API en bouw daar met C# en WCF een leuke Windows-client. Stelt niet zo veel voor allemaal.

[YopY]

CodeCaster schreef op donderdag 01 maart 2012 @ 15:16:
Wat is er mis met de legio pakketten die al dan niet gratis reeds beschikbaar zijn? Zijn er geen uitbreidingsmodules (te programmeren) voor bestaande software voor de punten die je mist?

Maar als je zelf een webbased systeem wil bouwen: maak een leuke SOAP API en bouw daar met C# en WCF een leuke Windows-client. Stelt niet zo veel voor allemaal.

SOAP? BLOAT . Een lichtgewicht REST webservice die JSON oid uitpoept is wat toegangkelijker en minder bloated. SOAP geeft erg veel overhead, imho. Nooit mee gewerkt, gelukkig.

Maar het idee geef ik een +1: maak in PHP/MySQL een registratie-webservice waar je uren en registraties naartoe kunt sturen (en ophalen, en bewerken etc) en kies uit een van de vele client-side oplossingen om die dingen erin te schieten. Met een webservice kun je er ook makkelijk voor kiezen om bijvoorbeeld een mobiele applicatie te bouwen.

We hebben bij ons ook een 'custom' urenregistratiepakket die ook verbinding heeft met de loonadministratie (AFAS, als ik het goed herinner). Deze is langzamerhand aan vervanging toe, echter, de UI is niet geweldig (doet wat aan Excel denken, maar dan in web en niet op een Google Apps manier) en hij heeft nog wel de neiging om soms niet te werken als de data er niet goed in staat . Maar ja, zoek maar eens tijd in een club dure developers

[Hydra]

CodeCaster schreef op donderdag 01 maart 2012 @ 15:16:
Wat is er mis met de legio pakketten die al dan niet gratis reeds beschikbaar zijn?

Not Invented Here

Mee eens. Als je dit doet als hobby, leef je uit. Maar onder werktijd zou je daar bij ons geen toestemming voor krijgen.

[synoniem]

Wat is precies het probleem? Er zijn toch functiebibliotheken in PHP voor het importeren en exporten van excel werkbladen?

[CodeCaster]

YopY schreef op donderdag 01 maart 2012 @ 16:59:
SOAP geeft erg veel overhead, imho. Nooit mee gewerkt, gelukkig.

Die overhead zorgt wel voor het automatisch kunnen genereren van klassen, waardoor ook automatische serializatie mogelijk wordt.

Al zijn daar tegenwoordig voor REST vast ook wel oplossingen voor. Ik heb het zelf nog niet nodig gehad, ik zal er eens wat over lezen, maar als ultieme performance geen criterium is, ga ik toch voor programmeergemak.

synoniem schreef op donderdag 01 maart 2012 @ 18:12:
Wat is precies het probleem? Er zijn toch functiebibliotheken in PHP voor het importeren en exporten van excel werkbladen?

Leuk om rapportjes uit te draaien, maar je gaat me toch niet vertellen dat je Excel serieus als datastore wil inzetten achter een website?

[Noork]

Wat is er overigens makkelijker aan een 'lokale tool' dan aan een goede webbased UI? Het is slechts urenregistratie, geen Photoshop o.i.d.

[JJ Le Funk]

http://www.zoho.com/business-apps.html volledig aanpasbaar en gratis

[Gomez12]

Noork schreef op donderdag 01 maart 2012 @ 18:42:
Wat is er overigens makkelijker aan een 'lokale tool' dan aan een goede webbased UI? Het is slechts urenregistratie, geen Photoshop o.i.d.

ik denk dat het afhangt van hoe je werkt, heb jij 1 of 2 grote projecten per week dan volstaat web.
Heb je 4 of 5 projectwisselingen per dag dan heb ik persoonlijk liever iets in de Tray waar ik rechtermuisknop op doe en het volgende project kies dan nieuw tabblad openen, bookmark aanklikken en dan pas kunnen typen.

[synoniem]

CodeCaster schreef op donderdag 01 maart 2012 @ 18:34:

[...]

Leuk om rapportjes uit te draaien, maar je gaat me toch niet vertellen dat je Excel serieus als datastore wil inzetten achter een website?

Nee uiteraard niet als storage maar als invulschermpje voor degene die zijn uren moet invullen. Je kan dan een urenregistratie modelwerkblad downloaden met alle bekende gegevens al ingevuld om verder in te vullen. Dan hoeft hij alleen een excelformuliertje te uploaden aan het eind van de week of zo.

[YopY]

CodeCaster schreef op donderdag 01 maart 2012 @ 18:34:
[...]

Die overhead zorgt wel voor het automatisch kunnen genereren van klassen, waardoor ook automatische serializatie mogelijk wordt.

Pff, klassen . Gewoon direct in MongoDB pompen, evt kun je er later nog mbt een mapreduce job oid de data uithalen als dat nodig is .

[/opzettelijk gemakzuchtig]

[Gomez12]

synoniem schreef op donderdag 01 maart 2012 @ 19:30:
[...]

Nee uiteraard niet als storage maar als invulschermpje voor degene die zijn uren moet invullen. Je kan dan een urenregistratie modelwerkblad downloaden met alle bekende gegevens al ingevuld om verder in te vullen. Dan hoeft hij alleen een excelformuliertje te uploaden aan het eind van de week of zo.

Recipe for disaster... Of je moet dat hele excel blad weer dicht gaan timmeren waardoor excel geen meerwaarde meer heeft etc.

Met een los werkblad gaan mensen simpelweg 1 kolommetje verder wat aantekeningen maken en die zijn later niet ingelezen, mensen gaan een kolommetje verwijderen voor hun gemak etc. Handige excel pipo x die brengt er wel eventjes "een paar verbeteringen" in aan. Mensen gaan opeens met formules werken in velden waar je ze niet verwachtte.
En elke keer produceert je php-script wel iets, maar niet het gewenste (wat uiteraard pas achteraf blijkt)

Excel beschouw ik altijd als een sandbox, leuk voor snel prototyping, snel gegevensinvoeren vanaf scratch etc etc. Maar totaal niet bruikbaar voor gestructureerde gestandaardiseerde data, daarvoor biedt het te veel vrijheid (of je moet het zo dichtzetten dat je zo goed als niets meer van excel gebruikt)

[CodeCaster]

YopY schreef op donderdag 01 maart 2012 @ 19:49:
[...]


Pff, klassen . Gewoon direct in MongoDB pompen, evt kun je er later nog mbt een mapreduce job oid de data uithalen als dat nodig is .

\[/opzettelijk gemakzuchtig]

Het maakt natuurlijk niet uit wanneer je het doet, maar op een gegeven moment moet je van je invoer wat zinnigs maken. Natuurlijk kun je alle data in een blobstore smijten en later, als je het nodig hebt, nog kijken of je chocola van die brei kunt maken. Ik ben echter zelf meer van het zo vroeg mogelijk betekenis geven aan data, en geef dus ook de voorkeur aan strongly typed languages en dito datastores. Maakt ook het queryen wat makkelijker.

Het kan ook dat ik MongoDB niet begrijp, eveneens nooit mee gewerkt.

[Alfa Novanta]

Gomez12 schreef op donderdag 01 maart 2012 @ 19:56:
[...]

Recipe for disaster... Of je moet dat hele excel blad weer dicht gaan timmeren waardoor excel geen meerwaarde meer heeft etc.

Met een los werkblad gaan mensen simpelweg 1 kolommetje verder wat aantekeningen maken en die zijn later niet ingelezen, mensen gaan een kolommetje verwijderen voor hun gemak etc. Handige excel pipo x die brengt er wel eventjes "een paar verbeteringen" in aan. Mensen gaan opeens met formules werken in velden waar je ze niet verwachtte.
En elke keer produceert je php-script wel iets, maar niet het gewenste (wat uiteraard pas achteraf blijkt)

Excel beschouw ik altijd als een sandbox, leuk voor snel prototyping, snel gegevensinvoeren vanaf scratch etc etc. Maar totaal niet bruikbaar voor gestructureerde gestandaardiseerde data, daarvoor biedt het te veel vrijheid (of je moet het zo dichtzetten dat je zo goed als niets meer van excel gebruikt)

^ met stom. Een afgebakend formulier met vaste invoervelden/menu's.

Maar zoals eerder ook al wordt opgemerkt, lijkt mij dat deze oplossingen er al legio zijn en de crux is altijd de koppeling met andere boekhoudkundige software, zoals SAP, Afas of weet ik het .. en trouwens, Afas heeft ProfitWeb, dus ook een web-ingang. Dus alleen als jij een beter en betaalbaarder alternatief weet neer te zetten maak je een (kleine) kans. Misschien toespitsen op iets specifieks?

[ Voor 51% gewijzigd door Alfa Novanta op 01-03-2012 20:04 ]

[Black Eagle]

Ik heb zelf in het verleden een urenregistratie gemaakt voor onze afdeling. Afgelopen weken ben ik bezig geweest om dezelfde applicatie in een webapplicatie te gieten. De database is in MSSQL en ontwikkeld in ASP.NET/C#.

Idee is dat je rechts een categorie selecteert, vervolgens vul je begin-/eindtijd in of de totaaltijd. Kan meer informatie geven indien gewenst, maar wellicht dat je hier wat ideeën uit kan halen.

[The Eagle]

Gomez12 schreef op donderdag 01 maart 2012 @ 19:56:
[...]

Recipe for disaster... Of je moet dat hele excel blad weer dicht gaan timmeren waardoor excel geen meerwaarde meer heeft etc.

Met een los werkblad gaan mensen simpelweg 1 kolommetje verder wat aantekeningen maken en die zijn later niet ingelezen, mensen gaan een kolommetje verwijderen voor hun gemak etc. Handige excel pipo x die brengt er wel eventjes "een paar verbeteringen" in aan. Mensen gaan opeens met formules werken in velden waar je ze niet verwachtte.
En elke keer produceert je php-script wel iets, maar niet het gewenste (wat uiteraard pas achteraf blijkt)

Excel beschouw ik altijd als een sandbox, leuk voor snel prototyping, snel gegevensinvoeren vanaf scratch etc etc. Maar totaal niet bruikbaar voor gestructureerde gestandaardiseerde data, daarvoor biedt het te veel vrijheid (of je moet het zo dichtzetten dat je zo goed als niets meer van excel gebruikt)

Excel icm een webservice kan prima hoor. Je moet alleen zorgen dat de webservice niet direct in je systeemtabellen schrijft, maar in tijdelijke tabellen. Daar kun je dan je validatie op los laten
Of je moet zo handig zijn dat je 2way validatie mbv XML in Excel kunt bouwen, maar ik ken er niet veel die dat kunnen

[Gomez12]

The Eagle schreef op donderdag 01 maart 2012 @ 22:07:
[...]

Excel icm een webservice kan prima hoor. Je moet alleen zorgen dat de webservice niet direct in je systeemtabellen schrijft, maar in tijdelijke tabellen. Daar kun je dan je validatie op los laten
Of je moet zo handig zijn dat je 2way validatie mbv XML in Excel kunt bouwen, maar ik ken er niet veel die dat kunnen

Met Excel-data kan je wmb valideren tot je een ons weegt. Altijd zal er een user zijn die het weet te vernaggelen.

Wat dat betreft heb ik de meest krankzinnige constructies gezien in excel staatjes die compleet klopten in excel maar daarbuiten niet meer. Bijv. :
- iemand die in een urenstaat met kleuren ging werken om aan te geven of iemand er wel of niet was terwijl er enkel gewerkte uren in verwerkt moesten worden. Toen waren er opeens part-timers die volgens pay-roll 40 uur gewerkt hadden, terwijl vestigings chef vol bleef houden dat er maar 24 uur gewerkt was en dat dat duidelijk in excel aangegeven was)
- mensen die getallen met voorloopnullen braaf invullen, maar excel in al zijn wijsheid besliste dat die voorloopnullen wegkonden waardoor het een ander artikelnr / leverancier werd.
- mensen die bij hoog en laag volhouden dat alles ingevuld is met 2 decimale cijfers achter de komma en dat de validator fout moet zijn, totdat bleek dat ze met opmaak alles afgekapt / verlengd hadden tot 2 decimale cijfers achter de komma.
- mensen die bedenken dat een stukje historie wel makkelijk is en dus tabbladen gaan aanmaken naast het al gegeven tabblad, terwijl de software continu hetzelfde tabblad inleest.

Houd in je achterhoofd, dit waren geen tech-savvy mensen. Dit waren gewoon mensen die hun best deden om het systeem te geven wat het wilde en waar excel "mooie hulpmiddelen" voor bood. Daar wens ik geen 4 uur mee te discussieren en daar wens ik geen validator voor te bouwen die celstijlen / opmaakprofielen /tabbladen / formules etc. etc. in rekening neemt.
Die wens ik gewoon een aantal inputboxjes te tonen met enkel slimmigheidjes die ingecalculeerd zijn. Niet een mega-pakket waar je 1001 manieren hebt om hetzelfde doel te bereiken.

Simpel voorbeeldje van kunnen valideren tot je een ons weegt : Die persoon die meerdere tabbladen ging bijhouden dat werd pas een half jaar later opgemerkt toen het vakantie seizoen begon en de uren radicaal te hoog bleven. Het systeem las enkel de uren van het 1e tabblad en opeens moest hoofdkantoor langskomen om uit te gaan leggen dat alle afwijkende uren van het afgelopen halfjaar in 1x verrekend gingen worden.
De data op het 1e tabblad die kwam opzich door alle validaties heen (het was simpelweg een geldig tabblad), het was enkel niet meer de actuele data...

Kijk, van mij mag iedereen excel als input gebruiken. Mij kost het enkel te veel tijd en werk om het maar enigszins noob-proof te maken.

[BLACKfm]

Ik zie dat het onderwerp aandacht heeft. Wellicht wat meer info van mijn kant om een duidelijker beeld te kunnen schetsen van wat ik wil bereiken.

Met een lokaal tooltje (of in een 'invulformulier' op een website) moet er worden ingevuld:

- Identificatie
--- Middels een cookie of login kan gekeken worden wie de persoon is. Anders middels een tool jouw naam defineren / tool voor specifieke gebruiker schrijven t.b.v. voorkomen misbruik ( )
- Projectnummer (1 2 3456)
--- Aan dit nummer zijn vervolgens 3 dingen te herleiden (Werk dicipline, soort opdrachtgever, projectnummer)
- Duur van project
--- Onder aan de streep 40 uur totaal per week
--- Aan de manier van uren invullen (declarabel of niet) wordt vervolgens beoordeeld of een medewerker
--- tijd heeft voor andere klusjes of niet.
- Uurtarief
--- Eventueel middels functie (uit pregedefineerde informatie in de database/identificatie) te achterhalen wat
--- het uurtarief is in samenhang met het projectnummer
- Datum
--- T.b.v. de algehele registratie om op een overzicht te kunnen zien of je de 40 uur hebt gemaakt


Uiteindelijk moet je aan de hand van deze gegevens totaal overzichten kunnen genereren van de gemaakte uren per project. In een projectdatabase geef je vervolgens aan hoeveel kosten er gemaakt mogen worden op een project. De beheerder/chef drukt vervolgens op 1 knop en weet gelijk (zonder langs de personeels administratie te moeten gaan) hoe het met een project loopt.
Als je tijdens een overleg weet dat er nog 5 dagen werk in het project zit en er is nog budget voor 2, weet je dat er wat mis gaat.

Per persoon dienen wij ook onze uren in. De administratie lees vervolgens per persoon een Excel document uit wat wordt geëxporteerd voor een programma genaamd METACOM. Waar deze vervolgens weer worden ingevoerd.

Het lijkt mij dan verstandiger dat de administratie ook met 1 druk op de knop van iedereen een 'uitdraai' krijgt en deze te kunnen importeren in Metacom. Zonder dit 25x te doen.
Tevens hoeft de administratie niet achter iedereens broek aan te zitten omdat een Cronjob op maandagmorgen de database even naloopt en ieder die nog geen 40 uren geboekt heeft er op te attenderen dat het nog niet in orde is. Doet dit een paar keer en bij een complete lijst wordt de administratie op de hoogte gebracht "Iedereen heeft zijn uren bijgewerkt, gegevens klaar voor verwerking".


Al met al moet het voor iedereen overzichtelijk zijn wat de stand van zaken is. 2 muisklikken is wat mij treft al te veel om je doel te bereiken.


De reden dat ik geen gebruik wil maken van standaard pakketten is zodat ik van de hoed en de rand weet hoe de software werkt. Zodat als een gebruiker met een feature verzoek komt, ik deze zonder problemen kan inbrengen zonder dat ik eerst een heel systeem moet nalopen om te zien of dat allemaal goed gaat.

Ik werk zelf met het programma Autocad en in een boekwerk wordt ook een stukje VB behandeld.
Kan ik bijvoorbeeld (gemakkelijk) met het programma Microsoft Visual Studio een dergelijke tool maken?

Een interactief schermpje die een rekensommetje oplost kan ik al wel maken (als ik het boek er nog even bij pak ), maar het lijkt me dat deze ook wel wat gegevens kan versturen.

Desnoods maakt het een uitvoer in de form van "www.uren.nl/verwerk.php?identificatie=1234&projectnummer=123456&uren=8&datum=02032012&tarief=50", daar kan ik al mee overweg.

Beetje samenvattend op de laatste regels, is dat ermee mogelijk.
Hoe ik het web-end inricht is voor mij verder geen probleem.

[JJ Le Funk]

BLACKfm schreef op vrijdag 02 maart 2012 @ 16:19:
[...]
De reden dat ik geen gebruik wil maken van standaard pakketten is zodat ik van de hoed en de rand weet hoe de software werkt. Zodat als een gebruiker met een feature verzoek komt, ik deze zonder problemen kan inbrengen zonder dat ik eerst een heel systeem moet nalopen om te zien of dat allemaal goed gaat.
[...]

ook als je elke regel code zelf schrijft is een regressietest na een codewijziging aan te raden.

[JaQ]

zoiets bedoel je? (deze gebruik ik, zo goed kan ik het zelf niet bouwen).