Outlook personal folders mirroring

[Lounge Deluxe]

Op mijn werklaptop gebruik ik Outlook 2007. Mijn exchange mailbox is slechts 200MB groot en dus heb ik enkele personal .pst folders op mijn locale hdd aangemaakt waar ik gelezen e-mails naartoe verplaats. Op deze manier kan ik op mijn thuislaptop echter niet bij deze personal .pst bestanden. Ik kopieer deze personal .pst bestanden regelmatig naar een usb stick maar dit duurt heel erg lang omdat het inmiddels om 4 bestanden van in totaal 6GB gaat.

Ik zou natuurlijk vanaf de usb stick kunnen werken op zowel werk- als thuislaptop maar ik wil de bestanden liever op 2 plaatsen tegelijk hebben zodat ik altijd een (soort) back-up heb.

Vraag: is er een plugin of een applicatie die real-time mirroring van personal .pst mogelijk maakt vanuit Outlook? Per dag komen er niet heel veel nieuwe e-mails in d personal folders maar ik moet wel steeds de complete .psp bestanden kopiëren. Dus ik sleep een e-mail van mijn exchange mailbox naar een personal .pst bestand en diezelfde e-mail wordt automatisch gekopieerd naar een ander personal .pst bestand. Eventueel zou een app die aan het eind van de dag synchroniseert, ook voldoen.

Ik heb tot nu toe apps zoals MirrorFolder, Safe PST Backup, Sync PST en PST Reader geprobeerd maar geen van allen lijken ze op e-mail niveau te kunnen syncen / mirroren (al dan niet vanuit Outlook).

Weet iemand de oplossing voor mij?

[Wceend]

Als je thuis bij je exchange omgeving kunt zou je daar een rule aan kunnen maken voor ontvangen mails en die dan kopieren naar een PST. Als je dit op je werk ook doet heb je een werkende oplossing.

Overleg wel even met je systeembeheerder en of baas. Want ik denk niet dat iedereen het leuk vind dat jij bedrijfsmails op een prive systeem thuis bewaard. Tenzij je natuurlijk eigen baas bent dan heb ik niks gezegd

[Lounge Deluxe]

Dank je, maar het punt is dat zodra ik op mijn werk een e-mail naar een van de personal .pst verplaats, die e-mail op mijn thuiscomputer niet meer in mijn inbox verschijnt. Of bedoel je iets anders dat ik over het hoofd zie?

Overigens, de kopieën van de personal .pst folders staan in een 256-bits encrypted container (Windows variant van een OS X sparse bundle disk) op zowel de usb stick als de thuiscomputer, dus met de beveiliging zit het wel goed. Daarnaast zijn er nog andere beveiligingen rondom Outlook thuis gebruiken aanwezig

[ThinkPad]

Kun je niet een regel instellen dat je alles doorstuurt naar een GMail account o.i.d. ?

En dan inderdaad wel dit in de gaten houden:

Wceend schreef op maandag 05 december 2011 @ 15:11:
Overleg wel even met je systeembeheerder en of baas. Want ik denk niet dat iedereen het leuk vind dat jij bedrijfsmails op een prive systeem thuis bewaard. Tenzij je natuurlijk eigen baas bent dan heb ik niks gezegd

[Lounge Deluxe]

Helaas gaat dat niet, gmail is echt uit den boze gelet op veiligheid en zou ook te veel werk opleveren. Het gemak van de personal .pst bestanden ingedeeld naar klantnaam geef ik niet graag op.

[AndreDierick]

Alternatieve methode:
Met behulp van Adobe Acrobat Professional kun je een gehele PST folder (maar ook een mapje uit die folder) naar .pdf transformeren. Vanaf versie X (10 dus) kun je dat zelfs redelijk automatiseren. Met een scriptje kun je dan de .pdf die zijn aangevuld (datum update) of naar stick copieren. Doe je dat transporteer je alleen de aangepaste bestanden.
En ook voor de stick is een alternatief: definieer de folder waarin je op het werk de .pdf opslaat als offline folder voor je thuisPC, en synchroniseer die folder thuis met standaard Microsoft synchronisatie. Alleen de aangepaste .pdf wordt dan gesynchroniseerd.

.pdf heeft nog een voordeel: vanuit de pdf zijn alle bijlages aanklikbaar terug te vinden.

nadeel: Adobe Professional is niet goedkoop, maar handmatig dit proces uitvoeren kost tijd, en ook bij ons geldt tijd = geld

[wagenveld]

Baas overtuigen voor een upgrade naar Exchange 2010 met een personal archive, dan staat je archief namelijk gewoon online. Ik neem tenminste aan dat er een reden is dat je online mailbox maar 200MB mag zijn?

[asing]

Laat ik als beheerder ook eens wat (on)zinnigs tikken.

Ten eerste : e-mail is een produktiemiddel. Je hebt het nodig om je werk te kunnen doen, waarbij je aangeeft dat je ook vanuit huis werkt en dus bij je data moet kunnen. Ik weet niet hoe je het doet. Heb je gewoon een thuiswerk-dag (pappadag oid) of zit je in privé tijd je mail te beantwoorden? Niet dat het veel verschil maakt maar die laatste is een vorm van betrokkenheid die je werkgever moet waarderen.

Exchange 2010 wordt genoemd, maar daar is wel de enterprise versie ($$$) voor nodig om die functie erbij te krijgen. Een betere oplossing is de limiet van de mailbox ophogen naar een werkbaar niveau. 200MB blijkt voor jou niet te volstaan. Ik zie niet in waarom dit niet kan. Exchange 2007 kan geloof ik tot 75GB per store.

Een andere oplossing ligt in de attachments. Die zou je uit de mail kunnen halen en op het netwerk kunnen zetten. Dat scheelt aanzienlijk en je kan er altijd bij als je thuis werkt. Een laatste oplossing is Office 365, wat je 25GB aan opslagruimte geeft.

Mocht je zoals aangegeven in je eigen tijd mail zitten te beantwoorden (wat erg positief is richting je werkgever) dan kan je aangeven dat je meer ruimte nodig hebt of je stopt met deze gratis service. Een beetje meelevende werkgever ziet het voordeel wel en geeft dan ook die ruimte.

Dat zijn de oplossingen vanuit de beheerhoek.

Ik weet de regels niet binnen je bedrijf, maar het exporteren naar PST met als doel die mee naar huis te nemen is er eentje om over na te denken. Alle goede bedoelingen die je ermee hebt, zorgen wel voor een risico voor de baas. Ieder bedrijf heeft een klantenbestand, produktgegevens, ontwikkelingen etc waar de concurrentie graag wat voor wil betalen. De meeste bedrijven zijn hier niet actief mee bezig, maar je wordt er uiteraard wel op aangekeken mocht er wat fout gaan.

Het opslaan van je mail op de lokale disk heeft ook weer een risico. Een schijf kan kapot gaan waardoor je 6GB aan belangrijke gegevens kwijt bent. Als de gegevens niet belangrijk waren, had je ze wel verwijderd.

Afijn, PST naar USB stickje kopiëren is tijdrovend. Stickjes zijn over het algemeen niet al te vlot, iets waar je nu tegenaan loopt. Als je echt supersnelle externe opslag wilt zou ik eens kijken of je PC op de zaak eSATA ondersteunt en dan via een externe harde schijf of SSD een oplossing zoeken.

[Lounge Deluxe]

Asing en anderen: dank voor het meedenken!

Inmiddels heb ik een 2,5" SSD in een externe behuizing zitten en het kopiëren van de .pst bestanden verloopt nu uiteraard razendsnel in vergelijk tot de Corsair GT usb stick (minuut of 4, da's te doen). Meer flexibiliteit van werkgeverszijde voor wat betreft vergroting van online opslagruimte is helaas niet te verwachten, gelet op het aantal wereldwijde medewerkers dat we hebben. Ach ja, er is een oud en wijs gezegde dat gaat over de kinderen van de schoenmaker...