Paperless archief

[Jpjedi]

Situatie op mijn bedrijf als volgt:

• 3000 klanten waarvan 800 redelijk tot zeer actief.
• Gemiddeld 10-50 orders per jaar. (Gemiddeld even 15 genomen)
• Orders heden in papier gearchiveerd variërend van 3 tot 60 A4's in de vorm van formuliertjes, handgeschreven notities, geprinte e-mails etc. (gemiddeld even 10 genomen)
• Totale document opslag bij benadering: 800x15x10 = 120,000 document per jaar
• ERP systeem Sage Line 500
• CRM systeem ACT! 2010 premium for web
• 2012 Sales logix voor koppeling Sage-ACT!

Nu wil ik de aanhoudende papierstroom inperken en dus overstappen op een digitaal archief voor de klantenorders. Op het moment is het personeel erg comfortabel met het papieren dossier want men trekt een kast open en heeft alle gegevens van de order, de speciale notities, de gegevens van de fabriek voor die order, etc. Het zoeken gebeurt dus erg snel.

De nadelen zijn:

• enorme kasten clusters met dossiers
• Niet gekoppeld aan ERP systeem
• Men moet naar kast lopen om gegevens te verkrijgen terwijl men aan de telefoon zit met de klant.
• Dossiers raken zoek, worden verkeerd gearchiveerd etc.
• Veel handmatig werk, foutgevoelig

Nu zoek ik dus naar een oplossing om dit te digitaliseren en het eerste wat in je opkomt is een directory structuur aanmaken op de fileserver en maar scannen en in mapjes proppen. Buiten het feit dat dit minstens zo arbeidsintensief is, zoekt het ook niet zo gemakkelijk. Op ordernummer is lastig zoeken als de klant een model en een jaar van bestelling uit het verleden aangeeft. Nu loop je even door de mappen heen en je vist hem er snel uit.

Ik zoek dus:

• Snel indexeerbaar systeem met zoekfunctie
• Liefst gekoppeld aan CRM/ERP

Potentieel nadeel:

• scannen nog steeds veel werk maar kan minstens zo efficiënt als het papieren dossier bijhouden. Verliezen doe ik er ook niet op.
• Opslag ruimte, hoe krijg ik zoveel data efficiënt opgeslagen

?

Vraag:
Zijn er hier specifieke systemen of methoden voor of blijf ik beter bij het oude?

[F_J_K]

Zijn er in Sage, Act of SalesLogix geen mogelijkheden om bestanden toe te voegen (en dan opslaan op bestandsysteem of bijv Sharepoint)? Dat lijkt me veel handiger werken dan een losse structuur. Een of andere directorystructuur hoeft niet, mits het maar goed is geindexeerd in CRM of ERP.
Maar daarvoor moet je dus natuurlijk in de handleidingen van die applicaties duiken.

Sowieso wil je ook OCR'en, om het zo te kunnen doorzoeken. Alles dat digitaal was moet je natuurlijk niet uitprinten en weer inscannen maar daar meteen de bron (e-mail, .pdf, oid) opnemen.

Opslagruimte zou ik me niet druk over maken. Zeg 150 GB per jaar (plus backup plus nog een tweede backup), dat is toch te overzien? Het is vervelender als je achteraf iets mist, of er per maand een paar uur extra handwerk voor moet verrichten.

Houd er rekening mee dat helemaal papierloos niet gaat lukken. Je hebt altijd stukken die je ook op papier wilt bewaren.

[ Voor 7% gewijzigd door F_J_K op 19-08-2011 11:08 ]

[Jpjedi]

Sage is sowieso dramatisch en totaal niet geschikt. (opgedrongen door hoofdkantoor)
Het CRM pakket ACT! biedt mogelijkheid om bij een contactpersoon documenten op te slaan maar dit kan dan totaal niet meer worden geïndexeerd en is erg omslachtig.

Beide opties heb ik al bekeken maar gaan het niet worden helaas.

OCR is een goede tip ja, dit is dan wel gedeeltelijk van toepassing want handgeschreven notities zullen gewoon een pdf'je worden. Elke order wordt begeleid door een "orderformulier" waar in feite alle relevante informatie op vermeld staat. Dit is een geschikt formulier om te OCR'en.

Ik kan me zo voorstellen dat veel bedrijven dezelfde situatie hebben en dat er daarvan een aantal ook naar oplossingen zoeken. Maar via google kom je niet ver met zoeken naar dergelijke software, al is het maar losstaand van ACT! en Sage.

[dj_vibri]

SharePoint? Kan je zelfs inkomende mail-orders doormailen naar een SharePoint bibliotheek, dan komt er zelfs geen papier aan te pas

Scannen en rechtstreeks opslaan binnen SharePoint? Geen probleem.
Indexeren? Gebeurt ook dmv SQL server
Zoeken? Zit standaard in SharePoint, alleen correct configureren

[hstoker]

Ik heb in een grijs verleden stage gelopen bij retsoft, Scan & Sorteer lijkt me wel ongeveer wat je zoekt.

[Jpjedi]

Dank voor de tips! Sharepoint 2007 draaien we al dus is een optie.

Nu niet thuis maar ga het dit weekend bekijken

[SinergyX]

•scannen nog steeds veel werk maar kan minstens zo efficiënt als het papieren dossier bijhouden

Tot welk niveau wil je alles digitaal gaan doen? OCR werkt an sich al erg goed, maar als je elk detail van elke brief/offerte/factuur/order wil kunnen doorzoeken, kost het enorm veel werk. Zeker als je ook veel inkomende post/facturen hebt, zit je met zo'n enorme variatie van layouts en gegevens dat scannen rustig 2x zoveel werkt kost.

Wij gaan in principe volgend jaar over op zoveel mogelijk digitaal, toch wordt de financiele administratie maar deels omgezet, de voordelen wogen gewoon niet op tegen de nadelen (autorisatie/tekenen van documenten, inboeken/doorsturen/zoekbaar maken). Als je het gros van inkomende post al reeds digitaal ontvangt scheelt dit enorm veel, maar wij doen enorm veel zaken met bouwbedrijven/aannemers, waar digitaal nog niet echt bestaat (of uberhaubt mogelijk is).

[Jpjedi]

SinergyX schreef op vrijdag 19 augustus 2011 @ 18:37:
[...]

Tot welk niveau wil je alles digitaal gaan doen? OCR werkt an sich al erg goed, maar als je elk detail van elke brief/offerte/factuur/order wil kunnen doorzoeken, kost het enorm veel werk. Zeker als je ook veel inkomende post/facturen hebt, zit je met zo'n enorme variatie van layouts en gegevens dat scannen rustig 2x zoveel werkt kost.

Wij gaan in principe volgend jaar over op zoveel mogelijk digitaal, toch wordt de financiele administratie maar deels omgezet, de voordelen wogen gewoon niet op tegen de nadelen (autorisatie/tekenen van documenten, inboeken/doorsturen/zoekbaar maken). Als je het gros van inkomende post al reeds digitaal ontvangt scheelt dit enorm veel, maar wij doen enorm veel zaken met bouwbedrijven/aannemers, waar digitaal nog niet echt bestaat (of uberhaubt mogelijk is).

Ocr is geen pre maar het zal wel nodig zijn om te indexeren dunkt me. Anderzijds kan dit wellicht mrt een platte pdf en wat tags invullen in een header.

Verder gaat het over verkoop dossiers en niet alle processen. Verder is facturatie en orderbevestiging al paperless via een paperless module. Echter dit zijn dus uitgaande documenten gegenereerd door sage zelf. Dat scheelt al enorm veel post en een halve FTE.

[Jpjedi]

Deze heb ik ook nog gevonden:
http://www.daxarchiving.c...a-software/challenge.html

Maar ik heb ook het retsoft trial pakket gedownload en ga dat eerst bekijken. Dank aan Hstroker

[Jpjedi]

Vandaag demo van retsoft gehad. Brilliant stukje software en precies wat we zoeken. Enorm gebruiksvriendelijk en niet duur.

Dat wordt het!