Windows 7 organiseren voor 2 gebruikers: 2 accounts of niet

[Tsuranim]

Ik ga binnenkort windows 7 opnieuw installeren, maar ik vraag me af hoe ik van 'scratch' ervoor zorg dat alle documenten / scans / downloads goed georganiseerd blijven.
Doordat mijn vriendin ook op de pc werkt en ik telkens bij een nieuwe installatie een 'backup oude computer directory' maak begint het allemaal ongeorganiseerd te raken.

Wij hebben hier 1 desktop pc en een laptop van mijn vriendin. Ook gebruik ik een NAS als backup voor beide systemen. Verder synchroniseer ik m.b.v. Allway Sync de data van mijn vriendin haar laptop met de desktop.

Ik heb nog nooit gewerkt met meerdere user accounts, omdat ik in het verleden als enige op mijn computer werkte. Maar nu twijfel ik of het juist handig, danwel juist onhandig werkt.

Behalve algemene tips c.q. jullie gewoontes, zou ik graag het volgende willen weten:
- Zijn meerdere user accounts een must in mijn situatie?
- Moet je dan ook proberen te zorgen een gewoonte te maken altijd alleen onder je eigen account te werken?
- Zijn er problemen als ik een document door haar aangemaakt wil wijzigen?
- Hoe organiseren jullie verder al jullie data?

[DukeBox]

Ik werk altijd met meerdere accounts.. al is het alleen maar om ervoor te zorgen dat anderen geen dingen van mij (per ongeluk) weggooien en/of instellingen aanpassen.
Verder gebruik ik offline files voor laptops en folder redirection voor alle systemen naar mijn fileserver.
Daarnaast een drive share waar iedereen bij kan om uit te wisselen, maar de praktijk laat zien dat dit vaak middels mail gaat.
Ook heb ik shares aangemaakt voor foto's met alleen schrijf rechten (en geen wijzig) zodat iedereen daar foto's kan plaatsen maar niet verwijderen/aanpassen. En voor muziek, video enz.. waar iedereen rechten heeft om playlists aan te maken maar geen media data kan verwijderen.
Door alles op 1 plek te hebben staan hoef ik ook alleen daarvan een backup te maken, dit doe ik via previous versions voor oudere versies en daarnaast, offsite (online) replicatie en onsite (offline) replicatie voor het geval er iets vervelenders gebeurd.