Advies gevraagd voor klein bedrijf

[Wtrdk]

Ik weet niet of ik deze vraag in het goede forum zet, dus mijn excuses als ik het verkeerd geplaatst heb.

Ik werk bij een bedrijf met 15 werknemers, en ons ict-beheer is bij een klein bedrijfje ondergebracht waar we erg ontevreden over zijn. Zij hebben ons in de loop der jaren diverse merken laptops in de maag gesplitst met 3 OS'en (XP, Vista en 7) en 2 officeversies (2003 en 2007). Je snapt dat dit totaal niet handig werkt.
Verder beheren zij een server (bij ons in het pand) op een zeer amateuristische wijze. De UPS bleek niet te werken, kwamen we na een stroomstoring achter, hij is ongelooflijk traag, er draait een Kerio-nmailserver op die zo traag is als dikke st***t, de VPN verbinding voor werken buiten de deur werkt 9 van de 10 keer niet, en ga zo maar door.
Wij willen nu een goede, degelijke en betaalbare oplossing. Er is behoefte aan een veilige plek voor onze bestanden waar ze ook van buiten makkelijk te benaderen zijn, een betrouwbare mail/agenda oplossing en een uniform officepakket.
Nu heb ik begrepen dat het met office 2010 mogelijk is om bestanden in een cloud op te slaan. Is dat ook voor zakelijk gebruik geschikt?
Heeft iemand ervaringen met bedrijven die dit soort pakketten/oplossingen bieden? En heeft iemand tips waar we op moeten letten?
Alvast bedankt!

[barry457]

Als eerst lijkt het me handig om te weten wat jullie budget is, daarvandaan kan je verder kijken wat hier in past. Wil je alles ergens anders gehost, of intern blijven. Kan nog wel zo door gaan, maar meer info is wel gewenst.

[marcop23]

Bedoel je met ''in de cloud'' niet Office Web Apps? Dit kan namelijk met Office Web Apps. Het ziet er uit als Office 2010 en het draait helemaal in jouw browser.

[Wtrdk]

Over het budget wordt nog gesteggeld door het bestuur (we zijn een stichting), maar we willen in principe alles extern hebben, temeer omdat het pand waar we zitten oud en met gebreken is.

[ Voor 19% gewijzigd door Wtrdk op 09-02-2011 14:09 ]

[Wtrdk]

marcop23 schreef op woensdag 09 februari 2011 @ 14:08:
Bedoel je met ''in de cloud'' niet Office Web Apps? Dit kan namelijk met Office Web Apps. Het ziet er uit als Office 2010 en het draait helemaal in jouw browser.

Zoiets bedoel ik inderdaad. Echter dacht ik dat je dan je office-applicaties lokaal draait en je bestanden in een cloud opslaat, of begrijp ik dat verkeerd?
We hebben op dit moment zo'n 200Gb aan data op onze server staan. We gaan er vanuit dat we voorlopig niet meer dan maximaal 300Gb nodig zullen hebben.

Zoals je merkt heb ik er weinig verstand van, en dan ben ik nog degene binnen ons bedrijf die er het meest vanaf weet

[ Voor 9% gewijzigd door Wtrdk op 09-02-2011 14:14 ]

[marcop23]

Over Web Apps: Je kan, in ieder geval bij de gratis versie, gebruik maken van Word, Excel, PowerPoint en OneNote. Volgens mij kan je ook Outlook gebruiken als bedrijf. Het ziet er zo uit:

Excel:

OneNote:

[ Voor 23% gewijzigd door marcop23 op 09-02-2011 14:48 ]

[Bjornski]

Het jammere aan uitsluitend office web-apps is dat vooral de tekstverwerker behoorlijk beperkt is. Dat zie je trouwens ook bij andere browser-gebaseerde office applicaties.

Het samenvoegen van brieven is bijvoorbeeld lastig. Ik zie veel van mijn klanten uiteindelijk toch kiezen voor een gehoste Office op RDP, omdat het simpelweg meer kan.

[Wtrdk]

De situatie waar onze voorkeur naar uit gaat is de volgende:
-Alle gebruikers liefst hetzelfde OS (bij voorkeur Windows 7) op reeds in ons bezit zijnde laptops/desktops
-Alle gebruikers Office (bij voorkeur 2010) lokaal geinstalleerd (dus liever geen webapps) waardoor er ook offline gewerkt kan worden
-Alle bestanden in een cloud-achtige dienst waardoor men altijd en overal met internetverbinding en credentials bij hun bestanden kan komen. Graag ook een automatische backup-functie
-De mogelijkheid om vanuit een externe omgeving (bijv. vanuit huis) gewoon Outlook te kunnen gebruiken. Nu zijn we afhankelijk van een VPN verbinding die onbetrouwbaar is om Outlook te kunnen gebruiken.

Is dit wat duidelijker? In ieder geval allemaal bedankt voor jullie reacties, top!

[osmosis]

Is office 2010 een MOST ?
aangezien openoffice ook een interessante optie is, en geen gedoe met licenties !

Alle bestanden delen = dropbox ( simpel cheap , geen IT bedrijf bij nodig )
Link
betreft backups zou ik gaan voor een freebsd server, zelfde verhaal cheap cheap cheap en goed.
client draait een Rsync job.

vpn heb ik zelf niet zoveel ervaring mee, zou ook niet echt weten wat een geschikt programma ervoor is


* vind het wel een echte wanprestatie van dat bedrijf.
ik ben niet eens opgeleid als IT-er en ik kan toch een werkende bedrijfsomgeving creëren die stabiel is

[ Voor 20% gewijzigd door osmosis op 09-02-2011 15:09 ]

[bredend]

Dat kan je zelfs eenvoudig oplossen met een FTP server. Als je op de computers software installeerd die goed kan synchroniseren heb je al waar je om vraagt. Of via WebDAV. Met beide opties heb je uiteindelijk een soort Dropbox maar dan in eigen beheer.

Hoe het met Outlook zit weet ik niet, maar wellicht is een IMAP server voldoende.

Dit kan je allemaal bij een hosting provider. Je hoeft daarnaast alleen een sync en/of FTP-driveletter-programma te installeren.

[ Voor 38% gewijzigd door bredend op 09-02-2011 16:29 ]

[loewie1984]

Heb het even vluchtig gelezen, dus vergeeft me als ik verkeerde aannames/suggesties doe

w.d schreef op woensdag 09 februari 2011 @ 14:57:
De situatie waar onze voorkeur naar uit gaat is de volgende:
-Alle gebruikers liefst hetzelfde OS (bij voorkeur Windows 7) op reeds in ons bezit zijnde laptops/desktops

Lijkt mij dat je dit zelf kunt onderzoeken. Pak de requirements van W7 erbij en controleer of je hardware voldoet.

-Alle gebruikers Office (bij voorkeur 2010) lokaal geinstalleerd (dus liever geen webapps) waardoor er ook offline gewerkt kan worden

Waarom geen openoffice?

-Alle bestanden in een cloud-achtige dienst waardoor men altijd en overal met internetverbinding en credentials bij hun bestanden kan komen. Graag ook een automatische backup-functie

Als het in de cloud is, wordt het al gebackupped. Misschien dat je dat bij sommige hosters extra moet aangeven en extra betalen. Anders zou ik gewoon de voorwaarden van je "dropbox" provider erop nalezen. Besef je wel, geen verbinding, is niet werken met je lokaal offline geinstalleerde apps.

Onderzoek ook eens de bestandsgrote waarmee jullie werken, ik kan het er niet uit halen in je topic start. Maar als jullie een architectenbureau zijn met cad files, is het niet wenselijk tussen internet en netwerk te syncen. Mits je een duchtige verbinding hebt naar mijn idee.

-De mogelijkheid om vanuit een externe omgeving (bijv. vanuit huis) gewoon Outlook te kunnen gebruiken. Nu zijn we afhankelijk van een VPN verbinding die onbetrouwbaar is om Outlook te kunnen gebruiken.

BPOS werkt prima, met de BPOS connectivity tool kun je overal een outlook profile configureren waardoor je ook thuis of op je laptops in een handomdraai je mail kunt lezen. ipv beheer de outlook account op elke machine te laten configureren install je de client, je logt in met je bpos account > kiest configureer outlook > klaar is kees. BPOS heeft ook Sharepoint Online dus wellicht is dat meteen een oplossing voor je online file storage?

[marcop23]

Ga dan voor een proffesionele oplossing zoals Exchange of gewoon een IMAP server. Het sharen van de pst file via Dropbox of FTP is vrij onhandig en staat niet professioneel. Je moet dat eerst je FTP client openen, verbinding maken, synchroniseren, en dan kan je Outlook starten.

[osmosis]

tjah, en toch werken de "non" professionele manieren prima zonder gezeur en stabiel

ik zou persoonlijk toch liever gaan voor de "non" professionele manier.
scheelt een hoop geld, het werkt, en iedereen kan het troubleshooten ! wat wil je nog meer ?
maar dat is mijn mening,..

[ Voor 53% gewijzigd door osmosis op 09-02-2011 15:12 ]

[Wtrdk]

Wij hebben geen kennis en FTE's in huis om zelf het wiel opnieuw uit te gaan vinden. Onze huidige 'systeembeheerders' maken er een zooitje van, zijn verre van professioneel en leveren belabberde service.
Het mooiste zou zijn als we alles uit handen kunnen geven zodat we geen omkijken hebben naar het beheer, niet meerdere keren per week hoeven te bellen omdat dingen niet werken en gewoon zorgeloos altijd en overal kunnen werken.
Wij willen dus niet zelf gaan hobby'en, daar willen we juist vanaf! Ook willen we graag met ons bekende software blijven werken, aangezien we hier bijna allemaal behoorlijk digibeet zijn. Dan is het nu eenmaal makkelijker om met het vertrouwde Office-pakket te blijven werken.
Normaal gesproken werken we hier met officebestanden van tussen de 50kb en 10mb groot. We hebben bestanden van tussen de 40mb en 600mb, maar die worden niet bewerkt, alleen opgeslagen voor archiefdoeleinden. Daar wordt niet dagelijks mee gewerkt.

[loewie1984]

w.d schreef op woensdag 09 februari 2011 @ 15:33:
Wij hebben geen kennis en FTE's in huis om zelf het wiel opnieuw uit te gaan vinden. Onze huidige
'systeembeheerders' maken er een zooitje van, zijn verre van professioneel en leveren belabberde service.

En jullie huidige beheerders zijn vaste interne medewerkers? Of komen ook van een IT dienstverlener af?

Het mooiste zou zijn als we alles uit handen kunnen geven zodat we geen omkijken hebben naar het beheer, niet meerdere keren per week hoeven te bellen omdat dingen niet werken en gewoon zorgeloos altijd en overal kunnen werken.

Zoek je heil dan daar, dan heeft dit topic buiten het vragen om advies weinig nut. Het enige advies wat we je kunnen geven is: "Zoek een goede IT Dienstverlener"

We kunnen wel geraadpleegd worden als de second opinion, maar als je meerdere offertes opvraagt krijg je mijns inziens ook wel een helder beeld wat reëel is, wat er op de markt voor een x prijs te krijgen is.

Wij willen dus niet zelf gaan hobby'en, daar willen we juist vanaf! Ook willen we graag met ons bekende software blijven werken, aangezien we hier bijna allemaal behoorlijk digibeet zijn. Dan is het nu eenmaal makkelijker om met het vertrouwde Office-pakket te blijven werken.

Ok dit had ik nog niet eerder gelezen, tja dan moet je naar een externe partij toe.
Wat betreft Office, als je nu werkt met office 2003 en je wil perse over naar office 2010 daar doe je die digibeten dan ook geen plezier mee. Die ribbon interface heeft menig persoon al vervloekt. Daarom is open office nog niet zo'n gek alternatief. Je werkt ook al met 2007 zie ik, dan moeten de mensen het idd onder de knie hebben.

Normaal gesproken werken we hier met officebestanden van tussen de 50kb en 10mb groot. We hebben bestanden van tussen de 40mb en 600mb, maar die worden niet bewerkt, alleen opgeslagen voor archiefdoeleinden. Daar wordt niet dagelijks mee gewerkt.

OK helder, 50kb tot aan halve mb is schapelijk, daarna wordt het imho toch vervelend als je vaak met z'n allen bestandjes gaat ophalen, overhalen, online gaat opslaan en 'saven'

[ Voor 4% gewijzigd door loewie1984 op 09-02-2011 15:47 ]

[osmosis]

ja, we hebben al zoals meneer boven me zegt al sugesties gedaan.

zoals word aangegeven geen tijd is om zelf ermee bezig te gaan.
jah,. enigste wat je dan nog kan doen is zoeken na een andere IT bedrijf ?

* mag ik vragen waar het bedrijf zich bevind ? als het eventueel in de buurt is,..

[Jeffrey0416]

Als ik zo is op een rijtje zet kan je ik je 1 ding adviseren.

Probeer sunray clients

Schaf een 2de server aan. Laat de oude draaien voor wat die is ( AD , shares , etc ) en installeer op die 2de server WSVR2008R2 en dan role RDS ( Remote Desktop Services )

- Je werkt inpincipe op de server door middel van een thin client ?
- De feature Web Apps zorgt dat je alle programma's die jullie nodig hebben overal beschikbaar hebben.
- Makkelijk te back-uppen sinds alles op 1 server staat ?

Of bezoek eens een bedrijf die dit allemaal regelt. Ken er wel een aantal , de client ( jullie dus ) hoeven niks meer aan de ICT te regelen dit doen hun voor ze.

[loewie1984]

RDS is inderdaad ook een hele mooie oplossing.

Echter is dit iets wat de dienstverlener zal bepalen. De gebruiker in deze heeft daar niets aan, geen stem in en het zal hem ook een worst wezen. En het is lastig te motiveren waarom men RDS wil als eindgebruiker bij een IT dienstverlener > de specialist. Want als je het zo goed weet, waarom doe je het dan niet zelf.

[jurma]

Zoals hierboven ook als is aangegeven, is waarschijnlijk het beste voor jullie om te werken met een RDS oplossing.
Dan hebben al je gebruikers dezelfde os / office, enzovoorts.
Er zijn genoeg bedrijven die dit aanbieding in een hosted variant, zelfs in combinatie met hosted exchange.
Hoeft helemaal niet duur te zijn.

Het voordeel is, je betaal maandelijkse vergoeding hoeft helemaal niks aan het beheer te doen. De partij waar je het afneemt zorgt voor de juiste infrastructuur enzovoorts.

[fds]

Modbreak:

Werving is niet toegestaan op GoT

[ Voor 95% gewijzigd door Equator op 10-02-2011 06:39 ]

[loewie1984]

fds schreef op woensdag 09 februari 2011 @ 16:20:
Als jullie met 15 gebruikers een beperkt aantal applicaties gebruiken, dan kan ons bedrijf de volgende oplossing bieden.

Ik heb al diverse klanten van een dergelijk systeem voorzien en die zijn er zeer tevreden over.
Interesse?

Ik waardeer je reply, echter werven lijkt me niet toegestaan. Mijn werkgever wil ook wel een klant erbij hebben

[Wtrdk]

Mensen, bedankt!
Jullie hebben een n00b weer wat wijzer gemaakt.
Ik denk dat we ons eens verder gaan verdiepen in RDS/VDI.

[Bor]

Waarom ga je niet het gesprek aan met een andere ICT aanbieder en leg je uit wat de wensen zijn zonder te veel te blijven hangen in de negatieve ervaringen die je nu hebt en hier duidelijk uitlegd. VDI kan bijvoorbeeld een oplossing zijn maar is zeker niet goedkoop.

Het hier eerder gestelde "als het in de cloud zit is er een backup" is imho niet waar maar appels met peren vergelijken. Daarnaast hangen er aan cloud diensten ook nadelen waar je je echt bewust van moet zijn wat betreft privacy, aansprakelijkheid, wat gebeurt er in geval faillissement etc.

Wat je hier al merkt is dat verschillende mensen verschillende zaken aanraden. Waar het uiteindelijk om draait (omdat je het eea uit handen wilt geven) is wat een door jou gekozen aanbieder kan leveren voor een bepaald bedrag waarmee tegemoetgekomen zal worden aan jou wensen.

[Gomez12]

Bor de Wollef schreef op woensdag 09 februari 2011 @ 17:44:
Wat je hier al merkt is dat verschillende mensen verschillende zaken aanraden. Waar het uiteindelijk om draait (omdat je het eea uit handen wilt geven) is wat een door jou gekozen aanbieder kan leveren voor een bepaald bedrag waarmee tegemoetgekomen zal worden aan jou wensen.

QFT. Suggesties zijn leuk en aardig, maar als je dienstverlener enkel iets op gaat zetten omdat jij het vraagt (en hij er dus geen ervaring mee heeft) zit je weer in hetzelfde hobby-bob bootje.

Houdt wel even in je achterhoofd dat de huidige hobby-bob oplossing veelal ontstaat door weigeren te investeren. Een eenduidige professionele opstelling kost gewoon een hoop meer, als het goed is verdien je dit weer terug door minder beheerskosten, maar bij 15 man vraag ik me dat erg af.

Simpel voorbeeldje van bijv een office, dat prijsbeleid is zo scheef gegroeid dat je of een Volume licensing pakket moet hebben of dat je allerlei versies door elkaar gebruikt doordat je de nieuwe versies bij de pc accepteert.
Nieuwe pc + oem-versie van office heeft zo goed als altijd veel meerwaarde boven een losse office en qua prijsverschil scheelt het niet zoveel.
Nieuwe pc + office = 500 euro.
Office los = 300 euro.

Met dat soort prijzen krabt een directie zich veelal ook wel even achter het hoofd of ze niet beter volgend jaar de pc's kunnen vervangen dan nu office recht te trekken.

[Flyduck]

Je hebt genoeg aanbieders die RDS aanbieden voor een hosted kantoor omgeving (zoals eerder genoemd)

Dienst die ik zelf ooit opgezet het
http://www.flexkantoor.nl

Andere is bv http://www.veiligkantoor.com

En zo heb je er nog tientallen.

[DJSmiley]

Gomez12 schreef op woensdag 09 februari 2011 @ 22:07:
[...]

QFT. Suggesties zijn leuk en aardig, maar als je dienstverlener enkel iets op gaat zetten omdat jij het vraagt (en hij er dus geen ervaring mee heeft) zit je weer in hetzelfde hobby-bob bootje.

Houdt wel even in je achterhoofd dat de huidige hobby-bob oplossing veelal ontstaat door weigeren te investeren. Een eenduidige professionele opstelling kost gewoon een hoop meer, als het goed is verdien je dit weer terug door minder beheerskosten, maar bij 15 man vraag ik me dat erg af.

Simpel voorbeeldje van bijv een office, dat prijsbeleid is zo scheef gegroeid dat je of een Volume licensing pakket moet hebben of dat je allerlei versies door elkaar gebruikt doordat je de nieuwe versies bij de pc accepteert.
Nieuwe pc + oem-versie van office heeft zo goed als altijd veel meerwaarde boven een losse office en qua prijsverschil scheelt het niet zoveel.
Nieuwe pc + office = 500 euro.
Office los = 300 euro.

Met dat soort prijzen krabt een directie zich veelal ook wel even achter het hoofd of ze niet beter volgend jaar de pc's kunnen vervangen dan nu office recht te trekken.

Idd.. is te stellen dat die huidige partij het zo slecht doet, of mogen ze niet meer doen?

Een UPS die het laat afweten bv is gewoon af te vangen door periodiek onderhoud en fatsoenlijke monitoring. Maar als het bedrijf in kwestie 0.0 uit wil geven, dan gaat een bedrijf echt niet spontaan alles gratis monitoren. Dat soort dingen zitten meestal in een SLA. Als men dat te duur vind... tja.
Ik heb ook wel klanten waarvan ik gok dat de UPS (bv) nieuwe accu's moet. Maar als elke euro al te duur is, en je vooral geen preventieve dingen mag doen (het draait toch? kost allemaal weer geld), dan moeten ze ook niet zeuren over de gevolgen.
Office 2003/2007 is ook zoiets: Als men een licentievorm te duur vind en kiest voor OEM, dan is het toch niet de fout van de ict boer dat MS office 2003 niet meer verkoopt?
Laptops: Als je downgraderechten hebt kan dat gewoon allemaal op XP (bv), maar als er hogerhand besloten is om goedkope consumentenlaptops te nemen met vista home oid....

Alles nu richting online gooien is leuk, maar is dat handig? Is je internetverbinding redundant en snel genoeg? Met 15 man op een dsl lijntje gaan zitten is natuurlijk niet echt haalbaar. Wegen de kosten van werkplek + infrastructuur op tegen het zelf hebben van een lokale server en alleen je backup off-site?

Ga eens praten met die partij en oordeel dan, en belangrijker, zorg dat je een goed budget hebt, dan kun je imho pas keuzes maken en onderbouwen.

Gomez12 schreef op donderdag 10 februari 2011 @ 00:10:
[...]

Specifieke dingen benoemen vind ik dan weer moeilijk. Bv een UPS zie ik bijvoorbeeld ook niet het onderhoud aan. Dat mag iets kosten, maar zo goed als niets.

Vorige bedrijf waar ik werkte vroeg voor UPS onderhoud (naast het lopende onderhoud) gewoon 100 euro per jaar, dat is in wezen niets.
Huidig bedrijf waar ik werk vraagt het onderhoudsbedrijf (naast het lopende onderhoud) voor de UPS gewoon 1 uur werk per week, daar heb ik dan ook het advies gegeven : dank je de koekoek.
Mailalert instellen en 1x per week op een knoppie drukken (mailalert test) dat kan ook iemand intern doen.

100 eur/jaar is idd wat overdreven (bij een simpele ups dan), maar ups status valt bij mij wel onder monitoring. Dan zie je dingen als battery replace enz wel. (en geeft ie ook meldingen als je accu bv ouder is dan X-jaar).
Als je een xxkVa UPS hebt staan is het een ander verhaal, maar een uur per week voor een APC 1400VA dingetje is natuurlijk overdreven.

[ Voor 16% gewijzigd door DJSmiley op 10-02-2011 00:18 ]

[Gomez12]

DJSmiley schreef op woensdag 09 februari 2011 @ 23:14:
[...]
Ik heb ook wel klanten waarvan ik gok dat de UPS (bv) nieuwe accu's moet. Maar als elke euro al te duur is, en je vooral geen preventieve dingen mag doen (het draait toch? kost allemaal weer geld), dan moeten ze ook niet zeuren over de gevolgen.

Specifieke dingen benoemen vind ik dan weer moeilijk. Bv een UPS zie ik bijvoorbeeld ook niet het onderhoud aan. Dat mag iets kosten, maar zo goed als niets.

Vorige bedrijf waar ik werkte vroeg voor UPS onderhoud (naast het lopende onderhoud) gewoon 100 euro per jaar, dat is in wezen niets.
Huidig bedrijf waar ik werk vraagt het onderhoudsbedrijf (naast het lopende onderhoud) voor de UPS gewoon 1 uur werk per week, daar heb ik dan ook het advies gegeven : dank je de koekoek.
Mailalert instellen en 1x per week op een knoppie drukken (mailalert test) dat kan ook iemand intern doen.

[Bor]

Ik vraag mij af of je inmiddels al wat stappen hebt ondernomen en wat de plannen zijn op dit moment.

[Wtrdk]

Bor de Wollef schreef op zondag 13 februari 2011 @ 11:22:
Ik vraag mij af of je inmiddels al wat stappen hebt ondernomen en wat de plannen zijn op dit moment.

Inmiddels heb ik naar aanleiding van alle tips in dit topic een interne vragen/wensenlijst rondgestuurd waarin iedereen aan kan geven wat hij/zij nodig heeft om goed te kunnen werken. Aan de hand daarvan gaan we gesprekken aan met een aantal dienstverleners. Ik heb er 2 zelf gezocht, en 2 via DM's van tweakers. Ik zal tzt laten weten voor welke oplossing we hebben gekozen.