Hoe jij professionele Word-documenten maakt..

[jandewit]

Hallo,

Mijn vraag gaat over Word-documenten maken.

Om een professioneel document te maken kun je natuurlijk je werstukje voorzien van een titelblad, voorwoord, automatische inhoudsopgave en dergelijke.
Maar wil ik een écht professioneel document maken, dan loop ik vast. Gebruik ik dan stijlen? Of misschien een voorwaardelijke opmaak?

Beeld je eens in dat je je document naar een directeur moet sturen.

Wat voeg jij toe aan je documenten, om ze er zo professioneel mogelijk er uit te laten zien? Zo professioneel dat zelfs een directeur er steil van achterover valt..

Bedankt voor je reactie en het nemen van de moeite om mijn vraag te beantwoorden..

[tomk94]

Titel, voorwoord, automatische inhoudsopgave, paginanummers aan onderkant etc. Als het maar duidelijk is.

[Fish]

Niets, gewoon zakelijk

Gewoon zakelijk, foutloos schrijven, geen vage dingen etc
Denk je nou echt dat iemand achterover valt van een stukkie opmaak ?

[Cornelison]

Wat het meestal ook goed doet, is een logo van het bedrijf in de voettekst. Verder met kopjes werken en zorgen dat het document structuur heeft.

Een document heeft een goede structuur wanneer je vanuit de samenvatting al een goed beeld krijgt waar het document over gaat.

[jandewit]

tomwebfreak schreef op dinsdag 01 februari 2011 @ 19:41:
Titel, voorwoord, automatische inhoudsopgave, paginanummers aan onderkant etc. Als het maar duidelijk is.

Dank je wel voor de reactie!

Dat versta ik onder een standaard document. Voor mij is iemand die dit kan geen échte Pro..

[lasharor]

Geef dan een voorbeeld van iets wat wel als "professioneel" in jou ogen gezien wordt?

[Verwijderd]

fish schreef op dinsdag 01 februari 2011 @ 19:42:
Niets, gewoon zakelijk

Gewoon zakelijk, foutloos schrijven, geen vage dingen etc
Denk je nou echt dat iemand achterover valt van een stukkie opmaak ?

En toch word hier naar gekeken.. In het bedrijfsleven in iedere geval.

Op google is het één en ander te vinden wat betreft professionele indelingen enz.

[Verwijderd]

Ik zou sowieso de Ribbon interface gebruiken, dus minstens Word 2007 of 2010. Laat je leiden door de interface, dat helpt al een heel stuk als je zelf niet weet hoe je een document professioneel kan laten ogen.

Je zegt document, wat voor document? Een brief is wat anders dan een memo is wat anders dan een herinnering is wat anders dan een boek De inhoud van je document bepaalt zeker voor een deel de opmaak.

Als laatste: Pas op. Het is beter om over te komen als iemand die spontaan iets leuks heeft gemaakt dan als iemand die krampachtig probeert aan alle regeltjes te voldoen en deftig over te komen, terwijl hij dat niet in zich heeft.

offtopic:
Voorbeeld van dat laatste is een mail van een collega waar, binnen ik denk 15 zinnen, 11 keer het woord "gaarne" voorkwam

[Pogostokje]

Als je het goed doet valt je opmaak niet op, dan is de tekst belangrijker dan de opmaak. Dan heb je een professioneel document gemaakt. Het valt pas op als het slecht is.

Een goed document is foutloos geschreven en consequent in opmaak (dus niet 3 verschillende lettertypes en steeds een andere grootte) en bovenalles duidelijk in taalgebruik voor je doelgroep.

Of de inhoudsopgave nou wel of niet automatisch gemaakt is en of je nou wel of niet de stijlen gebruikt maakt echt niet uit, dat kun je niet zien namelijk. Het maakt hooguit voor jezelf het makkelijker een document te maken.

Verder is een word-document niet een doel op zich. Er bestaat niet "een" word document. Je schrijft tekst voor je lezer, en een sollicitatiebrief ziet er heel anders uit dan een werkstuk over je konijn Knabbeltje.

[Tsurany]

Waarom zou een directeur stijl achterover vallen van jou opmaak in je Word documentje? Als de inhoud samen met een nette opmaak het niet voor je doet dan scheelt het veel eerder aan de inhoud dan aan je opmaak.

[dutch_warrior]

Ik ervaar het zelf altijd als prettig wanneer een document als PDF wordt gestuurd tenzij het moet worden bewerkt of ingevuld.
Als ik een invul formulier maak dan gebruik ik een beveiligd sjabloon zodat er alleen op de plekken waar tekst hoort ook tekst kan worden ingevuld.

[F_J_K]

Een tekstverwerker is er voor het schrijven, een opmaak doe je niet in Word maar in een DTP-applicatie. Nog meer pro is geen enkele opmaak, laat dat aan de mensen van je uitgever over. Die gooit toch alle opmaak, verwijzingen, code, etc weg. Kwam ik na mijn eerste professionele stuk achter nadat ik handmatig een index had aangemaakt over 300 blz tekst

Stijl achterover slaan gebeurt (bij slimme lezers) niet door opmaak. Wel door een structuur waar goed over is nagedacht i.c.m. een goede stijl, een nog betere inhoud en een sluitend verhaal. Elk document in kladblok dat op die punten goed scoort ziet er IMHO beter uit dan enig document in Word dat op een van de punten minder scoort. Je wilt niet weten hoeveel mooi opgemaakte rapporten in een hip lettertype ik zie waar men is vergeten om auteurnaam en "publicatie"datum te geven. Of nog erger (doodzonde): een automatische printdatum gebruiken

Dat bedoel je vast niet met je vraag maar ik meen het serieus. Richt je eerst op de inhoud en structuur. Als ik rapporten schrijf (meestal naar directeuren ) dan is het niet veel meer dan wat tomwebfreak in "Hoe jij professionele Word-documenten ma..." zegt + inderdaad goed gebruik van een beperkt aantal kopniveau's.

Tips voor Word / LibreOffice (afhankelijk van het soort document bruikbaar; IMHO; zonder onderbouwing en roep gerust als het onzin is):

• Gebruik stijlen, nooit met de hand fontgroottes etc. aanpassen (hooguit een enkele keer vet of italic, maar ook daar maak je een stijl van als het bijv. voor kopjes of quotes wordt gebruikt). En dan nog: als je meer dan een dozijn stijlen hebt dan mag ik hopen dat je meer dan 300 blz tekst hebt.
• Niet te diep gaan in nummering: max 2 lagen bij kleine stukken, max. 3 bij langere. Bij formaatje boek eventueel daaronder een ongenummerde kop.
• Bij wat langere documenten inderdaad een auto inhoudsopgave. Afhankelijk van het soort document ook een figuren/tabellenlijst maar vaak is dat overkill
• Leer het verschil tussen regel- en paragraafeinde
• Let op zin- en paragraaflengtes.
• Let op verwijzingen. Gebruik kruisverwijzingen, maar pas op met herstructrureringen na het zetten van de verwijzing.
• Voet-/eindnoten waar nodig, maar niet te veel
• Had ik al gezegd dat stijl, inhoud, etc belangrijker zijn? Print het nog eens uit, ga slapen. Lees de volgende dag nog een keer, pen&papier. En lees meer dan een keer na: de ene keer alleen op inhoud, de andere keer op stijl, de derde keer op spelling, etc. etc.
• KISS

[Jester-NL]

Ik ken nogal wat directeuren die niet in staat blijken 'normaal' een wachtwoord te wijzigen of te onthouden...
Hoeveel opmaak denk je dat er nodig is om die mensen flabbergasted te laten zijn over opmaak.
Daarnaast weet ik een heel klein beetje over DTP en drukken (ouderwets, met lood)... ik neig dus vreselijk naar het antwoord van F_J_K

[CH4OS]

Hanteert het bedrijf een huisstijl voor brieven enzovoorts? Zo ja, gebruik die dan, daar is die immers voor bedoeld!

[Verwijderd]

de meeste directeuren bij ons hebben een 22-inch monitor in resolutie 800x600 of zelfs 640x480 staan om beter te kunnen lezen wat er op het scherm staat, dus ik raad aan een niet te klein lettertype te gebruiken .

bovenstaand is misschien wel grappig bedoeld, maar er zit wel een kern van waarheid in. essentieel is dus uiteraard het inhoudelijke, kwestie opmaak zou ik mij beperken tot fysieke leesbaarheid voor presbyopen.

[u_nix_we_all]

Ik zou serieuze stukken niet als Word document, of wat voor bewerkbaar formaat dan ook leveren. Maak er een PDF van, dat geeft bij mij altijd meer de indruk van iets dat gelezen moet worden, terwijl een word-doc meer de indruk geeft van iets wat ik moet bewerken.

[jandewit]

Met dank aan jullie hulp kan ik weer verder met mijn project..

Een eventuele volgende vraag zal ik ook op het tweakers forum posten. Al 10 jaar vaste bezoeker van de site, maar net pas lid en actief op het forum.. Ik schaam me wel een beetje, hoor..

Bedankt voor jullie reacties!!

[F_J_K]

Oeh, welkom