Exchange Afwezigheidsassistent

[BlakHawk]

Wij hebben de optie om de afwezigheidsassistent aan te zetten. Alleen als restrictie om dit enkel intern in te stellen en niet extern.

Nu begrijp ik best waarom, want je wil niet dat eventuele spammers antwoord krijgen van een valide email adres.
Maar heel zwart/wit, hoort je spamfilter dit er al uit te filteren...

Hoe doen andere bedrijven dit? Ofwel, hoe doen jullie dit?

Zijn er nog meerdere redenen om het wel of niet te doen?

[MAX3400]

Wat is nu de vraag? Want discussie-technisch stel je nou niet echt een stelling waar we technisch over kunnen gaan babbelen.

Omgedraaid, afhankelijk van het technisch-strategisch beleid van een organisatie en de afspraken die zijn gemaakt over het eigenlijk gebruik van de IT-middelen, zijn er honderden redenen te verzinnen waarom iets wel/niet mag/kan/moet in een organisatie.

[Matis]

Intern weten de meeste (directe) collega's vaak wel dat ik afwezig ben. Juist voor externe klanten is het belangrijk dat ze weten dat je geen/minder goed toegang hebt tot je mail.

Onze afwezigheidsmelding geldt zowel voor interne als externe email. Spam hebben we gelukkig weinig tot geen last van hier op de zaak.

[ Voor 27% gewijzigd door Matis op 19-01-2011 13:36 ]

[MAX3400]

Matis schreef op woensdag 19 januari 2011 @ 13:35:
Intern weten de meeste (directe) collega's vaak wel dat ik afwezig ben. Juist voor externe klanten is het belangrijk dat ze weten dat je geen/minder goed toegang hebt tot je mail.

Dat vind ik dus onzin... Een functie (!!!) is nooit afwezig en heel veel personen vinden zich in een bedrijf belangrijker dan het bedrijfsbelang en misbruiken zaken als Outlook hiervoor omdat hun functie blijkbaar belangrijker is dan god en de minister-president samen.

Hiervoor is "jouw mail-adres" dus ook niet voor bedoeld. Sterker nog, wie denkt eraan om jouw mail-adres op Out-of-office te zetten of een auto-reply in te stellen als je vanmiddag onder een trein komt ofzo? Een klant van een bedrijf met meer dan 1 medewerker, zou 1 centrale ingang moeten hebben bij dat bedrijf en intern kijken jullie dan wel wie de telefoon/mail afhandelt.

/edit: het kan niet zo zijn dat Matis voor bepaalde klanten een single point of failure is binnen de organisatie waar Matis werkt. Waarom zou de klant dan moeten weten dat Matis op persoonlijke titel op vakantie is ofzo?

[ Voor 15% gewijzigd door MAX3400 op 19-01-2011 13:45 ]

[BlakHawk]

MAX3400 schreef op woensdag 19 januari 2011 @ 13:34:
Wat is nu de vraag? Want discussie-technisch stel je nou niet echt een stelling waar we technisch over kunnen gaan babbelen.

Omgedraaid, afhankelijk van het technisch-strategisch beleid van een organisatie en de afspraken die zijn gemaakt over het eigenlijk gebruik van de IT-middelen, zijn er honderden redenen te verzinnen waarom iets wel/niet mag/kan/moet in een organisatie.

Het doel is meer inzicht verkrijgen in de technische voor en nadelen, ongeacht de strategie, of koers die de organistie wil gaan voeren.

Ik snap het punt spammers, zijn er verder nog redenen om het niet te extern aan te zetten? Technisch gezien dus. Ik zie namelijk best de voordelen voor de organisatie in.

[MAX3400]

dfrenner schreef op woensdag 19 januari 2011 @ 13:40:
[...]
Ik zie namelijk best de voordelen voor de organisatie in.

Welke dan? Dat vroeg ik net namelijk Waarom vind jij dat het "wel" handig is en van de redenen die je gaat noemen, hoe heb jij overwogen dat de technische nadelen zwaarder wegen dan de technische/praktische voordelen?

[BlakHawk]

MAX3400 schreef op woensdag 19 januari 2011 @ 13:41:
Welke dan? Dat vroeg ik net namelijk Waarom vind jij dat het "wel" handig is en van de redenen die je gaat noemen, hoe heb jij overwogen dat de technische nadelen zwaarder wegen dan de technische/praktische voordelen?

Laten we vooropstellen dat ik niet beslis hierin

Ik vind dat een gebruiker baat heeft bij deze functie. Het is gewoon een handigheidje waar Exchange zorgt voor een terugkoppeling. Deze bieden we enkel intern aan en niet extern.

Ik denk wel op dit moment dat de nadelen zwaarder wegen dan de voordelen. Als een spammer weet dat jij een valide adres hebt, kom je volgens mij in een database waar veel mee vraag naar is en dat is vaak de reden voor menen om uiteindelijk een nieuw adres te nemen.

Als er dan ook nog zogenaamde administrator mailtjes bijzitten en gebruikers sturen hun wachtwoord uit onwetendheid terug (ja meermalen gebeurd), dan kom je weer op veel blacklisten met alle ellende van dien.

Maar de vraag zet ik hier neer om meningen te horen, voor en nadelen, zodat ik misschien mijn mening kan herzien, of juist sterker onderbouwen...

[MAX3400]

Mijn meest belangrijke mening heb ik net al gegeven; een mail-account is aanwezig voor bedrijfsbelang en als iemand dat account niet leest (geen zin / vakantie / uit dienst), moet de mail voor het bedrijf nog wel in te zien zijn. Een afwezigheidsassistent is daar dus geen oplossing noch verlichting voor. Het zou handiger zijn om je mail dan te forwarden (intern!!!) naar 1 of 2 collega's die wel aanwezig zijn en de mail oppakken en de klant/leverancier te woord staan.

Een andere reden om het niet te doen, is dat veel gebruikers een client-side rule instellen en in sommige gevallen hun PC toch wel aan laten staan. Gevolg, een verkeerde client-side rule stuurt elke keer weer een mail naar iemand ongeacht of die persoon al 1x of 20x een out-of-office heeft gehad. Dit is dus anders dan wat jij bedoelt, maar teveel mensen met een mail-applicatie kennen kop noch kont van die applicatie.

Verder is een dergelijke assistent voor bepaalde typen mailboxen toch niet aktief/handig. Denk hierbij aan een Meeting Room of iets dergelijks. Toch is het mogelijk om daar wel een out-of-office op te registreren terwijl niemand daar toezicht op houdt. Hetzelfde geldt voor mailboxen waar delegated access op zit waardoor persoonA wel iets kan instellen maar persoonB dat nooit meer kan herstellen.

En hoe is Exchange anders dan een brievenbus op straat? Je gooit een brief op de bus, deze wordt bezorgd in de mailbox van de geaddresseerde. De postbode gaat toch ook niet elke afzender vertellen of de geadresseerde wel/niet thuis is? Eigenlijk zou je een onderscheid moeten kunnen maken tot sollicited mail (een bepaald kenmerk in de header) waardoor wel een out-of-office mag worden teruggestuurd en alle andere mail komt "per default" wel aan op een bestaand mail-adres maar geen terugkoppeling.

[ Voor 4% gewijzigd door MAX3400 op 19-01-2011 14:07 ]

[Verwijderd]

Als jij je huidige anti-spam oplossing goed op orde hebt zou je het technisch gezien prima aan kunnen zetten voor persoonlijke boxen en zie ook niet echt een harde/praktijk redenen om het niet te doen.

Het scenario wat MAX3400 schets is een beetje kort door de bocht niet eens rekening houdend met de privacy van je eindgebruikers.

Je zult dus denk ik door je baas/leidinggevende een beleidskeuze moeten laten maken ipv een technische keuze.
Geen actie/reactie op een ontvangen mail is een no-go wat mij betreft.

[gambieter]

MAX3400 schreef op woensdag 19 januari 2011 @ 13:39:
Dat vind ik dus onzin... Een functie (!!!) is nooit afwezig en heel veel personen vinden zich in een bedrijf belangrijker dan het bedrijfsbelang en misbruiken zaken als Outlook hiervoor omdat hun functie blijkbaar belangrijker is dan god en de minister-president samen.

Hiervoor is "jouw mail-adres" dus ook niet voor bedoeld. Sterker nog, wie denkt eraan om jouw mail-adres op Out-of-office te zetten of een auto-reply in te stellen als je vanmiddag onder een trein komt ofzo? Een klant van een bedrijf met meer dan 1 medewerker, zou 1 centrale ingang moeten hebben bij dat bedrijf en intern kijken jullie dan wel wie de telefoon/mail afhandelt.

Dit is wel een heel erg nauwe blik op hoe email gebruikt kan worden binnen een organisatie, en het nut van een afwezigheidsmelding. Niet iedereen is een gezichtsloze medewerker die vervangbaar is door een collega bij afwezigheid.

Ik heb mijn Out of Office Assistent net weer aangezet, omdat ik veel van mijn activiteiten namens het instituut doe, maar die specifiek zijn gebaseerd op mijn reputatie, expertise en trackrecord. Die mensen hebben niets aan een andere onderzoeks- of groepsleider, maar zoeken specifiek mijn persoontje.

Er zijn organisaties waar jouw visie opgaat, maar ook zat organisaties waar dat niet zo is. Mooi toch dat er een keuze is .

[Verwijderd]

MAX3400 schreef op woensdag 19 januari 2011 @ 13:39:
[...]

Een klant van een bedrijf met meer dan 1 medewerker, zou 1 centrale ingang moeten hebben bij dat bedrijf en intern kijken jullie dan wel wie de telefoon/mail afhandelt.

/edit: het kan niet zo zijn dat Matis voor bepaalde klanten een single point of failure is binnen de organisatie waar Matis werkt. Waarom zou de klant dan moeten weten dat Matis op persoonlijke titel op vakantie is ofzo?

Hier ben ik het niet mee eens wij hebben bij ons op de zaak een heleboel verkopers welke allemaal verantwoordelijk zijn voor verschillende klanten. voor dit soort mensen is een externe out of office reply wel juist van belang. Op deze manier laten zij aan klanten weten dat ze afwezig zijn en voor zaken zij zich kunnen wenden tot een collega welke gedurende hun afwezigheid hun zaken waarneemt.

Zouden zij hun out of office reply niet kunnen instellen, moeten zij al hun klanten een mailtje gaan sturen dat zij 1 dag of meerdere dagen afwezig zijn. Ik vind jouw antwoord een beetje kortzichtig. Het verschilt per bedrijf of misschien wel per afdeling of je een out of office reply wil instellen. Dit is helemaal afhankelijk van de situatie en hoe een bedrijf/afdelings is opgezet.

[MAX3400]

@gambieter/wouter170: ja, ik ben het eens dat het afhankelijk is van het bedrijf... Maar zoals ik eerder aangaf; wie is er verantwoordelijk voor de mail van de persoon als 'ie ineens niet meer komt opdagen om welke reden dan ook? Gemiddelde uit-dienst procedure is ook zo lek als een mandje dus "human redundancy" moet geregeld zijn en daar is out-of-office nooit voor gemaakt.

[Verwijderd]

ja op de "wat als" vragen zul je als it afdeling per geval moeten reageren. Dit is denk ik ook een stukje opvoeden van je gebruiker. Bij ons op de zaak hebben de meeste mensen hun mailbox gedeeld met hun directe collega('s).

Mochten er andere oorzaken zijn dat iemand niet meer komt opdagen zul je in overleg met zijn leidinggevende maatregelen moeten nemen. Dat zijn dingen die gewoon niet te automatiseren zijn en hier is inderdaad de out of office niet voor bedoeld.

Dat de gemiddelde uit-dienst procedure bij veel bedrijven niet op orde is kan ik niet over oordelen. Bij ons is het zo geregeld dat als iemand uit dienst gaat er door ons gecontroleerd word of er een afwezigheidsmelding staat ingesteld, deze word vaak nog door ons aangevuld of zo nodig ingesteld met de melding dat het betreffende mailadres per datum x niet meer bereikbaar is. Klanten kunnen dan mailen met de nieuwe medewerker.

[Tsurany]

MAX3400 schreef op woensdag 19 januari 2011 @ 13:39:
[...]

Dat vind ik dus onzin... Een functie (!!!) is nooit afwezig en heel veel personen vinden zich in een bedrijf belangrijker dan het bedrijfsbelang en misbruiken zaken als Outlook hiervoor omdat hun functie blijkbaar belangrijker is dan god en de minister-president samen.

Waarom is een functie nooit afwezig? Ik werk nog niet eens in een bedrijf (ben student) en ik ben al vaak zat situaties tegengekomen waarbij iemand gewoon niet door collega's vervangen kan worden, hij is die functie en die functie is er dan niet.

Hiervoor is "jouw mail-adres" dus ook niet voor bedoeld. Sterker nog, wie denkt eraan om jouw mail-adres op Out-of-office te zetten of een auto-reply in te stellen als je vanmiddag onder een trein komt ofzo? Een klant van een bedrijf met meer dan 1 medewerker, zou 1 centrale ingang moeten hebben bij dat bedrijf en intern kijken jullie dan wel wie de telefoon/mail afhandelt.

Onzin, ik wil niet naar [e-mail] moeten mailen als ik weet wie ik moet hebben. Ik wil ook niet van tien verschillende mensen antwoord krijgen als ik een vraag stel, ik wil gewoon een vast contact hebben met een vaste medewerker.

/edit: het kan niet zo zijn dat Matis voor bepaalde klanten een single point of failure is binnen de organisatie waar Matis werkt. Waarom zou de klant dan moeten weten dat Matis op persoonlijke titel op vakantie is ofzo?

En daar kijk je dus veel te beperkt. Waarom kan dat niet zo zijn? Waarom moet er altijd een tweede persoon zijn? Lang niet alle functies zijn makkelijk vervangbaar en waarom moet er een vervanger zijn voor die twee vakanties en die drie ziektedagen? De klant kan het bovendien prima vinden dat hij later een antwoord krijgt. Ik hoef lang niet altijd direct een antwoord, een week wachten is in sommige gevallen ook niet erg. En mocht het haast hebben kan je in je reply neerzetten bij wie ze wel terecht kunnen.

Ik vind dat je echt veel te beperkt nadenkt en dit enkel op jou situatie toepast zonder je daarbij te kunnen bedenken dat sommige bedrijven totaal anders in elkaar steken.

[ Voor 4% gewijzigd door Tsurany op 19-01-2011 22:11 ]

[BlakHawk]

Verwijderd schreef op woensdag 19 januari 2011 @ 20:49:
Hier ben ik het niet mee eens wij hebben bij ons op de zaak een heleboel verkopers welke allemaal verantwoordelijk zijn voor verschillende klanten. voor dit soort mensen is een externe out of office reply wel juist van belang. Op deze manier laten zij aan klanten weten dat ze afwezig zijn en voor zaken zij zich kunnen wenden tot een collega welke gedurende hun afwezigheid hun zaken waarneemt.

Zouden zij hun out of office reply niet kunnen instellen, moeten zij al hun klanten een mailtje gaan sturen dat zij 1 dag of meerdere dagen afwezig zijn. Ik vind jouw antwoord een beetje kortzichtig. Het verschilt per bedrijf of misschien wel per afdeling of je een out of office reply wil instellen. Dit is helemaal afhankelijk van de situatie en hoe een bedrijf/afdelings is opgezet.

Dan leg je het "probleem" dus bij de klant neer?
Dell doet dit erg goed vind ik. Als je accountmanager er niet is, wordt de mail automatich doorgestuurd naar de vervanger. Als klant heb je er inderdaad niets mee te maken dat je accountmanager er niet is. Je wil een offerte of wat dan ook. Nu krijg je wel een reactie, maar toch wordt het proces van de offerte in werking gesteld zonder vertraging. Klantvriendelijker m.i. dan enkel ik ben er niet en wend je maar tot die en die!

Tsurany schreef op woensdag 19 januari 2011 @ 22:10:
Waarom is een functie nooit afwezig? Ik werk nog niet eens in een bedrijf (ben student) en ik ben al vaak zat situaties tegengekomen waarbij iemand gewoon niet door collega's vervangen kan worden, hij is die functie en die functie is er dan niet.

Het heeft twee kanten, dat ben ik wel met Max eens. Als een persoon niet vervangen kan worden heb je als bedrijf een afhankelijkheid. Data moeten we allemaal tot in den treuren in de backup knallen (en terecht wat één is geen). Dat geldt alleen ook voor medewerkers. Eén is geen...
Want wat als die ene persoon morgen onder de trein ligt? Wat doe je dan als bedrijf?

Onzin, ik wil niet naar [e-mail] moeten mailen als ik weet wie ik moet hebben. Ik wil ook niet van tien verschillende mensen antwoord krijgen als ik een vraag stel, ik wil gewoon een vast contact hebben met een vaste medewerker.

Dat ligt er sterk aan wat de vraag is. Het is niet voor niets dat de belangrijke personen vaak een secretaresse hebben, om de mailflow door te laten lopen en daar extra controle op uit te oefenen bij afwezigheid. Ik zie niet in waarom dat bij een willekeurige medewerker anders zou moeten zijn.

En daar kijk je dus veel te beperkt. Waarom kan dat niet zo zijn? Waarom moet er altijd een tweede persoon zijn? Lang niet alle functies zijn makkelijk vervangbaar en waarom moet er een vervanger zijn voor die twee vakanties en die drie ziektedagen? De klant kan het bovendien prima vinden dat hij later een antwoord krijgt. Ik hoef lang niet altijd direct een antwoord, een week wachten is in sommige gevallen ook niet erg. En mocht het haast hebben kan je in je reply neerzetten bij wie ze wel terecht kunnen.

Daar heb je ook een punt inderdaad, het hangt sterk van de functie af. Maar ik zit nog in een dubio...

Ik vind dat je echt veel te beperkt nadenkt en dit enkel op jou situatie toepast zonder je daarbij te kunnen bedenken dat sommige bedrijven totaal anders in elkaar steken.

Toch heeft het blijkbaar een risico. We hebben in het verleden vaker op een blacklist gestaan omdat een medewerker reageerde op een mailtje van een zogenaamde administrator, met de vraag zijn/haar wachtwoord te sturen. Vervolgens wordt dat account gebruikt om te spammen en kom je op een blacklist terecht.

Ik zeg niet dat dit per definitie gebeurt, maar het is een extra risico. SPAM filters lopen altijd achter de feiten aan en 100% tegenhouden kun je het nooit. Als de organisatie dit extra risico wil nemen om een dag geen mail te kunnen verzenden vind ik dat prima. In de praktijk duurt dit echter langer dan een dagje... Dit risico moet je niet zomaar negeren vind ik, maar meewegen.

[_H_G_]

Rare discussie.

Het doorsturen naar een collega sluit het gebruik van de assistent niet uit. Sterker nog: de rules zijn gemakkelijk te maken, in hetzelfde scherm, voor die reden. De vraag is dus eerder "Wil je aan je relatie laten weten dat je er niet bent?". Dat lijkt me puur aan de functie te liggen.

[gambieter]

dfrenner schreef op donderdag 20 januari 2011 @ 09:18:
Dat ligt er sterk aan wat de vraag is. Het is niet voor niets dat de belangrijke personen vaak een secretaresse hebben, om de mailflow door te laten lopen en daar extra controle op uit te oefenen bij afwezigheid. Ik zie niet in waarom dat bij een willekeurige medewerker anders zou moeten zijn.

Mwoh, ik deel een secretaresse met wat andere groepsleiders, maar haar onze mail te laten behandelen zou geen goed gebruik van haar tijd zijn. Wij hebben dat opgelost door iedereen boven een bepaald niveau een Blackberry te geven gekoppeld aan de Exchange server. Email, agenda, men heeft het zelf beschikbaar.

[BlakHawk]

_H_G_ schreef op donderdag 20 januari 2011 @ 09:43:
Rare discussie.

Het doorsturen naar een collega sluit het gebruik van de assistent niet uit. Sterker nog: de rules zijn gemakkelijk te maken, in hetzelfde scherm, voor die reden. De vraag is dus eerder "Wil je aan je relatie laten weten dat je er niet bent?". Dat lijkt me puur aan de functie te liggen.

Waarom is het een rare discussie?
Iedereen krijgt wel een beetje spam binnen en daar gaat dan gewoon zonder pardon een afwezigheidsmelding heen. Nu zit ik niet echt in die materie, maar ik kan me voorstellen dat er een stuk meer vraag is naar legitieme adressen is, dan eventueel legitieme adressen... Dus dan vergoot het spam probleem zich alsmaar.

[Verwijderd]

Wij hebben het aanstaan voor onze gebruikers.

Mail wordt hier beschouwd als privé, dus zo even toegang geven aan derde is er niet bij..
Tenzij een gebruiker daar zelf toestemming geeft d.m.v. machtigingen

Persoonlijke email is hier bedoeld voor de persoon in kwestie.
Als het voor de afdelingen of taak is dient het naar de afdeling gemaild te worden..

Bv klaartje kip werkt bij personeelszaken, alle personeelszaken dienen dan naar [e-mail] gemaild worden en niet naar [e-mail]

[alt-92]

Verwijderd schreef op donderdag 20 januari 2011 @ 20:24:
Persoonlijke email is hier bedoeld voor de persoon in kwestie.
Als het voor de afdelingen of taak is dient het naar de afdeling gemaild te worden..

Bv klaartje kip werkt bij personeelszaken, alle personeelszaken dienen dan naar [e-mail] gemaild worden en niet naar [e-mail]

^^
Met is Uiteraard gaat dat makkelijker indien je meer personeel hebt, maar het scheelt gewoon een stuk irritaties in overdracht als je het netjes naar een afdelingsmailbox stuurt.

[DiedX]

gambieter schreef op donderdag 20 januari 2011 @ 11:42:
[...]

Mwoh, ik deel een secretaresse met wat andere groepsleiders

TS: Ik neem aan dat je niet nog een server als frontend voor je Exchange hebt? Ik heb zelf een Postfix-machine er voor geknoopt?