Adressenlijst (automatisch printen)

[Verwijderd]

Beste Tweakers,

Ik zoek een aantal tips over het volgende:

Wij zijn met onze winkel een actie aan het opzetten om iedereen in een straal van 10km te bereiken.
Daarvoor hebben we een adressen lijst nodig.
Nu weten we dat het kadaster zulke dingen niet weggeeft, daarom hebben we besloten om het telefoonboek te gebruiken.
Nu gaan we dus alles overtypen(4100), en dan moet alles ook op adres uit de printer komen.

Dus wat we willen: Een adreslijst (Waarschijnlijk excel) combineren met een flyer (Word), met daar dus een aantal personalia velden op, die de printer dan 1 voor 1 uitprint.

Ik heb ook al gelezen over een distributie lijst van outlook, misschien heeft iemand daarover tips?

Heeft iemand tips over hoe we dit het makkelijkst kunnen realiseren?
Alvast bedankt!!

[RaZ]

De term is mailmerge, Of in het nederlands: afdruk samenvoegen.

[Actual]

Overtypen??? Een straal van 10 km geeft al gauw een heleboel adressen (een bereik van meerdere dorpen/ steden).

Voor +/- EUR 550,00 heb je +/- 4000 adressen (volgens Cendris)...

En dan is de mailmerge (Word/ Excel) inderdaad de beste oplossing.

[ Voor 29% gewijzigd door Actual op 18-01-2011 19:13 ]

[RaZ]

Een telefoonboek gebruiken lijkt me sowieso niet handig. Want als je zo wil personaliseren zal je ook moeten weten of het: De heer, Mevrouw of Familie is. Daarbij staat niet iedereen in het telefoonboek, en mis je sowieso diverse adressen.

Wat je beter kan doen is bijvoorbeeld via NetwerkVSP (de verpakker van die folder bende in de folie), vragen wat het kost om je folder verspreid te krijgen. Hun kunnen je ook wel vertellen wat je oplage moet worden. Maar ook daar ga je nat bij de mensen met een Nee-Nee of Nee-Ja sticker.

Bel anders een huis-aan-huis krant (hier komen er al 3 per week), al kom je dan ook niet bij iederen, want dan wordt die bij een Nee-Nee sticker ook niet bezorgd.

Via de post is de duurste methode, want 4100 vel printen, dat wil je zelf niet doen. Ik heb ooit een keer een mailing gedraaid op LaserJet 4M's, 5000 vel, en met 12 ppm schiet dat niet op. Daarnaast moet je nog gaan vouwen en het in een envelop stoppen. En met 44ct. per prijs porto (ex papier, er envelop, ex printkosten als toner), ben je een klein fortuin kwijt. Dan kan je dat beter uitbesteden aan een verzendhuis.

[Verwijderd]

RaZ schreef op dinsdag 18 januari 2011 @ 19:20:
Een telefoonboek gebruiken lijkt me sowieso niet handig. Want als je zo wil personaliseren zal je ook moeten weten of het: De heer, Mevrouw of Familie is. Daarbij staat niet iedereen in het telefoonboek, en mis je sowieso diverse adressen.

Wat je beter kan doen is bijvoorbeeld via NetwerkVSP (de verpakker van die folder bende in de folie), vragen wat het kost om je folder verspreid te krijgen. Hun kunnen je ook wel vertellen wat je oplage moet worden. Maar ook daar ga je nat bij de mensen met een Nee-Nee of Nee-Ja sticker.

Bel anders een huis-aan-huis krant (hier komen er al 3 per week), al kom je dan ook niet bij iederen, want dan wordt die bij een Nee-Nee sticker ook niet bezorgd.

Via de post is de duurste methode, want 4100 vel printen, dat wil je zelf niet doen. Ik heb ooit een keer een mailing gedraaid op LaserJet 4M's, 5000 vel, en met 12 ppm schiet dat niet op. Daarnaast moet je nog gaan vouwen en het in een envelop stoppen. En met 44ct. per prijs (ex papier, er envelop, ex printkosten als toner), ben je een klein fortuin kwijt. Dan kan je dat beter uitbesteden aan een verzendhuis.

Door het uit te besteden is de persoonlijke aanpak er ook al vanaf. een huis aan huis krantjes is namelijk niet geadresseerd. Dus uitbesteden is mogelijk maar verzending kan alleen individueel.

[RaZ]

Uitbesteden kan prima, bij een verzendhuis. Ik heb dat werk 15 jaar gedaan, en 5 jaar alleen maar de printafdeling gerunt.

1,2 miljoen brieven met acceptgiro's voor de klanten van een energieleverancier draai ik me hand niet meer voor om.

Zelf doen is veel duurder, zeker met een oplage van zo'n 5.000. Je mist al je porti-korting. Want die bedrijven kunnen versturen via TNT (met KIX-code korting), SelektMail of SandD. Dan zijn er ook nog regionale porterijen. Dat lukt je als winkel echt niet.

5000 a4'tjes cabinet vouwen (zig-zag of 3-luik) voor achter een venster is 30 minuten werk. Het vullen van enveloppen een uurtje. Het printen, is de tijd ook niet.

[Verwijderd]

Jongens, allemaal bedankt voor jullie reactie's:
Maar wat ik bedoel: Hoe moet ik dat realiseren op de computer?
Dat combineren van Excel & Word, of mogelijk een ander programma die dat werk doet!
Het gaat erom dat ik een lijst combineer met een flyer (is in Word gemaakt), en dat de printer dat automatisch per adres uitprint.

Het versturen komt wel in orde, dat is al geregeld.

[MAX3400]

Zie ^^^^; ga maar eens zoeken op "mail merge" op office.microsoft.com of Google.

[RaZ]

Kan met Word & Excel. Maar het kan ook met andere programma's. Zo heb ik zelf altijd met PrintShopMail gewerkt, maar dat kost je voor 1 job een vermogen. Dus blijf je denk ik snel bij Word & Excel hangen.

In word druk je op F1, en tik je afdruk samenvoegen in, dan kom je er vanzelf.

Er zijn wel instellingen waar je echt rekening mee moet gaan houden als je dat in Word wil maken. Er hoeft maar 1 gek teken uit excel te komen, en de lay-out gaat over de zeik. Print ergens op het document bij voorkeur altijd het recordnummer mee, dat je straks snel kan terug vinden als je uitval hebt.

En gezien dit nieuw is voor je, installeer een virtuele printer, en spool eerst naar de PDF, die je dan kan checken of het er goed uit ziet. Zo kan je snel door de pagina's bladeren.

Nog een tip: Stuur batches, bijvoorbeeld max 500 records tegelijk, want dat spoolen kost je tijd, en de printer begint pas als de job klaar is met spoolen, en dat kan wel even tijd kosten. In batches begin je dus al sneller.

Die flyer (@ord) of iets weet ik niets vanaf. Maar zware afbeelding in Word met mailmerge kan je je PC wel even in beslag nemen. Laat staan de buffer van de printer die je gebruikt.

Have fun

[CaptJackSparrow]

En als je gaat overtypen zorg dan dat je van tevoren al weet hoe een mail merge precies werkt en of je evt. selecties uit het te maken bestand wilt kunnen maken en waarop je wilt selecteren.

Je doet er nl. goed aan vooraf de juiste keuze van de velden die je in je database gaat opnemen te maken. Achteraf proberen slecht gekozen (en gevulde) velden op te schonen kan een aardige rotklus zijn.

[RaZ]

Goeie tip!!

Je moet de naam in de NAW regel in 1 stuk maken: De heer H. van Tweakers

Dat wordt in een aanhef:

Geachte heer Van Tweakers,

Zie het verschil in de hoofdletter bij het tussenvoegsel in de aanhefregel.

Als je in excel kiest voor kolommen voorletters, tussenvoegsel, achternaam. Ga je in Word nat, omdat je dan 2 spaties krijgt als er geen tussenvoegsel is. Plaatsnamen staan het netst als je die in uppercase print.

[CaptJackSparrow]

Ehh.. Sorry maar je moet juist wel zoveel mogelijk onderdelen van een naam splitsen in velden. Voor het vermijden van dubbele spaties is namelijk een heel simpele oplossing met een ALS veld in Word mogelijk. In Word kun je nog genoeg met de data manipuleren. Ook evt. op gebied van hoofdletters.

[RaZ]

Toen ik Word gebruikte voor mailmerge was dat van Office 2000, en daar zijn we snel van afgestapt. Gelukkig maar. Een ALS-veld heb ik uit die versie niet kunnen halen. Zelfs gepolst voor cursussen mbt mailmerge wist men dat niet. Vandaar toen ook snel overgestap naar PrintShopMail.

Ik ga in iedergeval nooit meer mailmerge met Word doen, maar da's persoonlijk natuurlijk

[CaptJackSparrow]

Een ALS functie zit ook gewoon in Word 2000. Je voegt daarmee conditioneel de inhoud van het 'tussenvoegsel' veld in het Hoofddocument in inclusief spatie ALS het tussenvoegselveld niet leeg is (<>""). Anders voeg je niets in (ook weer "").

N.B. Die spatie staat natuurlijk niet in het tussenvoegselveld. In de database zet je in principe nooit spaties.

[ Voor 19% gewijzigd door CaptJackSparrow op 18-01-2011 22:45 ]

[F_J_K]

Hoe dit in Word / Excel werkt staat letterlijk in de handleiding / F1. Maar: denk je wel even aan de databankwet? Dat mag niet en om te spammen is het imho zowel moreel als letterlijk fout

Huur een paar jochies/meisjes in en doe het ongeadresseerd (denk wel even aan de nee/nee-stickers).

[RaZ]

CaptJackSparrow schreef op dinsdag 18 januari 2011 @ 22:43:
Een ALS functie zit ook gewoon in Word 2000. Je voegt daarmee conditioneel de inhoud van het 'tussenvoegsel' veld in het Hoofddocument in inclusief spatie ALS het tussenvoegselveld niet leeg is (<>""). Anders voeg je niets in (ook weer "").

N.B. Die spatie staat natuurlijk niet in het tussenvoegselveld. In de database zet je in principe nooit spaties.

Nee ok, maar ik zie de TS de fout maken die ik toen ook had. {voorletter} {tussen} {achternaam}

En met <>"" vang je niet een niet-leeg veld af. Want het gebeurd gewoon. Moet je ook eerst trimmen. En dan nog de rare dingen dat je ook meuk krijgt waarbij men een ACSII 160 gebruikt, wat er uit ziet als een spatie. En nog meer niet te zwijgen over de verschillende ACII-tabellen waarbij de diakrieten scheef gaan..

Dan krijg je toch echt 2 spaties, zonder die ALS-functie dan. Mailmerge (en eigenlijk adres bewerking en verwerking) is opzich al een vak appart natuurlijk.

Excel een database noemen is natuurlijk al niet politiek correct. Maar als ik kijk naar wat m'n klanten toen der tijd aanleverde, waren het meestal echt excel sheets.

Maar adressen en namen bevatten wel degelijk spaties. Neem een straatnaam als "achter de kerk" of "7de hemelpoort", of mensen met een adel-achtige achternaam: "van Erven Dorens". Waar "van" dan wel in het tussenvoegselveld hoort, maar tot hoe ver wil je gaan? Ik ken mensen met 4 achternamen: Mevrouw "A.B.C. tuss1 Naam1 Naam2 tuss2 Naam3 - tuss3 tuss4 Meisjesnaam"^*. Van Naam1 t/m het einde staat dan vaak in 1 veld, gewoon als achternaam.

Dus geen spaties in een database veld, ach... Ik heb ook databases gezien met enters in velden Je zit je zelf soms suf te proggen om de 'zooi' er uit te filteren voordat je het bruikbaar hebt

_{*) tuss maar even gebruikt anders werd het echt idioot lang, maar dat staat voor: tussenvoegsel}

[ Voor 9% gewijzigd door RaZ op 19-01-2011 01:50 ]

[CaptJackSparrow]

Ik bedoelde natuurlijk 'leading' of 'trailing' spaces voor of achter de veldinhoud als flansmethode om dit soort situaties met tussenvoegselvelden zogenaamd 'op te lossen'. Blijkbaar ben je bekend met de ellende van slecht opgezette databases.

Excel kan naast de spreadsheet functie uitstekend een database functie vervullen. Zelfs een Word document kan als 'Gegevensbestand' voor afdruk samenvoegen fungeren door er een tabel in te zetten. Alle data die in zo'n tabelrasterstructuur staat is gewoonlijk te gebruiken als database voor toepassingen als mail merge. Access gebruikt als centraal object voor de data ook tabellen.

Als voorbeeld hier hoe bijvoorbeeld een simpele adressering er uit ziet met een ALS Word veld met daarin een samenvoegveld. Let op de spatie achter "{ MERGEFIELD Tussenvoegsel } en vóór de ". Die is essentieel. Merk ook op dat er tussen die ALS constructie en het samenvoegveld Achternaam juist geen spatie staat. Die is verplaatst naar het ALS veld.

{ MERGEFIELD Initialen } { IF { MERGEFIELD Tussenvoegsel }<> "" "{ MERGEFIELD Tussenvoegsel } " """" }{ MERGEFIELD Achternaam }
{ MERGEFIELD Adres } { MERGEFIELD Huisnummer }
{ MERGEFIELD PostcodeNummer } { MERGEFIELD PostcodeLetters } { MERGEFIELD Woonplaats }

Wat tussen de eerste set aanhalingstekens staat (tweede als je die van de "is niet leeg" test meetelt) wordt in de tekst gezet als het resultaat van de logische ALS test WAAR is en wat tussen de tweede set staat komt in de tekst als die test ONWAAR is. Met "niets" (binnenste set) tussen die laatste (buitenste set) aanhalingstekens komt er dan ook niets in de tekst te staan (voor dat record). Niet alleen het invoegen van de inhoud van het tussenvoegselveld, maar ook het invoegen van de spatie wordt met die constructie conditioneel in plaats van vast tussen de samenvoegvelden.

[ Voor 5% gewijzigd door CaptJackSparrow op 19-01-2011 02:26 ]

[Verwijderd]

Jongens, geweldig bedankt voor alle reactie's!
We hebben nu een lijst opgevraagd bij Cendris, wat inderdaad veel makkelijker is dan alles over te typen.
En met die lijst hebben we via mail merge de flyers gemaakt.

Nogmaals bedankt voor jullie input!