Documentmanagement met behoud van mappenstructuur

[arjandijk162]

Ik werk op een productontwikkelingsafdeling en merk dat ik een beetje tegen de beperkingen van een systeem met mappenstructuur aanloop.

In de loop van de jaren zijn er veel projecten toegevoegd, sommigen uitgewerkt tot een nieuw product, sommigen niet. Veel projecten komen in gewijzigde vorm een paar jaar later weer terug, zodat je weer dezelde soort informatie zou kunnen gebruiken. In de huidige mappenstructuur is het (zeker als je nog niet zo lang bij het bedrijf werkt) lastig om die gelijkende projecten te vinden, omdat je niet van het bestaan afweet.

Er zal voorlopig niet van de huidige mappenstructuur worden afgestapt, maar ik vraag me af of het mogelijk is een extra laag toe te voegen, die een andere manier van ordenen/organiseren mogelijk maakt, bijvoorbeeld door wat trefwoorden toe te voegen, en die het ook gemakkelijker maakt om door de verschillende projecten te bladeren, zonder dat je 100 bestanden met een vage bestandsnaam moet openen.

Dus een systeem:
-Dat naast of over de huidige mappenstructuur kan bestaan
-Dat zoeken met bijvoorbeeld trefwoorden mogelijk maakt
-Dat laagdrempelig is, zodat iedereen geneigd is het te gebruiken
-Dat niet te veel aanpassingen vraagt in de IT
-Het gemakkelijke maakt door projecten heen te bladeren

[punisher007]

En welke systemen heb je zelf al gevonden?
Wat zijn voor jouw toepassing hier de voordelen/nadelen ?

[arjandijk162]

Je zou een wiki kunnen gebruiken en daarin linken naar documenten, maar dat is niet echt gebruiksvriendelijk en gemaakt voor het doel, en bijvoorbeeld Microsoft sharepoint, maar dan moet het hele bedrijf om.

Ik heb eigenlijk geen idee of er systemen bestaan die werken zoals ik beschrijf, dus daarom probeer ik hier wat input te vinden.

Het lijkt me namelijk wel een veel voorkomend probleem:
-Documenten in mappenstructuur
-Moeilijk doorzoekbaar als je de weg niet weet en erg afhankelijk van hoe gestructureerd iedereen ermee omgaat

[Roady81]

En waarom werkt een simpele zoekfunctie niet?
Zeker als de lokatie geïndexeerd wordt kun je snel zoeken op de volledige inhoud.

Word documenten en vele andere bestanden zijn te taggen en dan ben je volgens mij al een heel eind zonder dat je de IT afdeling nodig hebt.

Mocht je ook gebruik maken van Windows Vista of Windows dan heb je ook nog de mogelijkheid om (vaak voorkomende) zoekopdrachten op te slaan en te verspreiden. Verder kun je gebruik maken van de Preview functie om documenten snel in te kunnen kijken.

[arjandijk162]

Moet elke computer dan apart indexeren? en is er nog een manier om documenten te koppelen aan een bepaald project op trefwoord zonder dat je alles opnieuw moet opslaan en trefwoorden toevoegen? Die extra laag informatie waar ik het over had?

[Roady81]

Ja, iedere computer moet de betreffende mappen dan apart indexeren. Er bestaan wel Federated Search oplossingen, maar dat is waarschijnlijk overkill voor jullie op dit moment.

Trefwoorden zijn toe te voegen via een rechtermuisklik op het bestand in Explorer en door dan op de Summary of Details tab te drukken. Je opties zijn afhankelijk van het bestandstype en versie van Windows.