Meerdere Exchange-users met 1 address book

[Plague]

Beste,

Ik ben bezig met de implementatie van een Exchange omgeving voor 3 gebruikers, 5 mailboxen. Nu wil ik alle gebruikers toegang geven tot 1 gezamelijk adresboek. Tot zover geen probleem: simpelweg 1 van de mailboxen opzetten met een adresboek en die delen voor de andere gebruikers. Echter zou ik graag willen dat alle gebruikers exclusief gebruik maken van dit ene gedeelde adresboek en niet ook nog die van henzelf gebruiken.

Nu zou ik er nog mee kunnen leven als ze hun eigen adresboek blijven zien, maar wanneer je bijvoorbeeld een mail opstelt, is het wanneer je op 'To.." klikt niet mogelijk mensen uit dit gedeelde adresboek contacten te laten selecteren. Ik zie hun eigen contacten en het Global Address List. Maar niet de gedeelde. In Outlook Web Access idem dito.

Wat-o-wat doe ik verkeerd en hoe los ik dit op?

Kern van de vraag: hoe zorg je dat alle gebruikers en hun respectievelijke mailboxen gebruik maken van hetzelfde adressenbestand, waaruit ze ook adressen kunnen selecteren wanneer ze bijvoorbeeld een mail opstellen?

Ik gebruik een Hosted Exchange 2007 omgeving en op de clients draait Outlook 2007 en 2011 (Mac).

Degene met de gouden tip mag een fles champagne op komen halen.

[Gert]

Dan moet je een adresboek in public folders aanmaken, daar kan je aanvinken "use as outlook address book". Beetje dom dat dit niet met shared mailboxen kan aangezien Microsoft zelf anti public folders is...

[DeZwarteKip]

Gert heeft gelijk, al heb ik wel regelmatig gezien dat niet alle partijen Public Folders ondersteunen in een Hosted Exchange omgeving.

[Plague]

Hmm, morgen eens vragen aan de host dan. Zit bij Argeweb, iemand toevallig die uit zijn hoofd weet of dat daar ondersteund wordt?

[akimosan]

Nee.

Overigens: gebruik van Contacfolders als adresboek in andere mappen is ook niet mogelijk via OWA. Enkel de normale map met Contactpersonen in de persoonlijke mailbox.

Outlook (2003/2007/2010 etc, de full client) ondersteunt het gebruik van een map met Contactpersonen wel als adresboek. In welke map het zich bevindt is niet zozeer belangrijk wel dat deze map zichtbaar is in het Outlook profiel wat je gebruikt bijvoorbeeld door het toevoegen van een extra mailbox aan het Outlook profiel.

Om heel kort te gaan:

Je gaat waarschijnlijk niet bereiken wat je eigenlijk wilt!

Exclusief gebruik van 1 adresboek is vrijwel niet af te dwingen in Exchange/Outlook. Iedere gebruiker heeft standaard volledige rechten in zijn of haar mailbox, de map Contactpersonen is hier een onderdeel van.

Gebruik van Contactpersonen als een adresboek is een client feature! Outlook Web Access of Outlook (+ de Outlook adresboek service) bepaalt dus het gedrag.

Nu kun je middels group policies en de ADM templates voor Office wel enige zaken afdwingen op je clients, bijvoorbeeld dat adresboek service helemaal niet gebruikt mag worden (en alleen de Global Address List dus gebruikt wordt) maar dan werkt het nog steeds in Outlook Web Access

Aangezien je gebruikmaakt van Hosted Exchange zijn allerlei non-standaard opties en hele specifieke acties om rechten binnen de mailboxen anders in te stellen ook uit den boze.

Wat kan er dus wel:

1) Gebruikmaken van een Public folder met contactpersonen en deze instellen als een adresboek in Outlook
2) Gebruikmaken van een map contactpersonen in een gedeelde mailbox. Deze map delen en gebruikers kunnen deze instellen als een adresboek.
3) Toestaan dat meerdere personen rechten hebben om contacts toe te voegen/wijzigen in de GAL (voor zover mogelijk met Hosted Exchange en hier wil je heel voorzichtig mee zijn.
4) Gebruik van een map/bibliotheek in een Sharepoint. Je kunt ook in Sharepoint een map aanmaken met Contacts en deze beschikbaar maken in Outlook en instellen als een Adresboek.

Afijn, dat zijn even de opties.. Success ermee!