Online samenwerking voor wisselende groepen

[Boudewijn]

Hoihoi

Ik ben bij een IT projectje betrokken en ben eigenlijk weer eens op zoek naar wat software die ik nog niet ken.

Situatie:

Ik heb een klant die als procesbegeleider projecten wil begeleiden en daarbij zichzelf en een aantal ruimtes verhuurt. Het hutje op de hei idee maar dan wat luxer dus, inclusief internet. De gemiddelde projectduur zal een week zijn; het idee is dat er in die week puur door alleen op dat specifieke project te focussen veel gaat gebeuren.

Toepassing wordt vooral documentjes enzo maken met een planning, dus office-achtige toepassing en een kalender. Gebruikerskennis is niet erg hoog, dus een geniale oplossing op basis van subversion (om even wat willekeurigs te noemen) wordt niet de bedoeling.

De eindgebruikers nemen zelf een laptop mee, en aan het eind van het project dient de omgeving leeggegooid te worden. De meegenomen laptops zullen wat mij betreft voornamelijk windows en apple-machines zijn, met Linux hoeft geen rekening gehouden te worden (helaas). Machine licenties zijn hier dus niet handig.

Het gebeuren vindt plaats op een landgoed in het buitengebied dus er komen 2 SDSL lijntjes in het beste geval (nee fiber aan laten leggen kost teveel knaken), en het is een nice to have om de 'producten' ook voor de eindgebruikers extern beschikbaar te stellen. Omdat er weinig upload bandbreedte beschikbaar is kan ik aan het eind van de dag de documenten naar een colocated doos (die heb ik toch, kost me in principe weinig) uploaden. Dit is echter nice to have en absoluut geen doorslaggevend argument, feit is wel dat e rmogelijk een tweede licentie van 'de oplossing' nodig is hiervoor.

Nu heeft het meerwaarde om een vorm van samenwerkingssoftware aan te bieden, maar ik heb eigenlijk geen idee van wat nu handig is. Samenwerken kan zowel met een standaard fileshare op een server die er komt te staan (dat zal wat mij betreft waarschijnlijk een Linux server worden) als met een met-zijn-allen-typen-in-hetzelfde-document, maar er zijn mischien wel hippere / handigere methodes beschikbaar.

Resumerend:

- Zelf hosten is een pre ivm licentiekosten en bandbreedte.
- Licentie gaat per server of per aantal concurrent users of users zijn te recyclen (of gratis)
- Het mag wel wat kosten maar de prijs speelt wel mee.
- Makkelijke integratie voor kalender + documenten. Discussie is niet direct nodig maar wel handig.
- Als het op Linux draait is het vooral handig, maar desnoods zetten we een windows server neer.
- Meerdere workspaces / instances zijn een requirement.

Nu heb ik de volgende dingen gevonden:

- Sharepoint. Je kunt tegelijk samenwerken aan documenten, dat is best wel handig.Ook zit er keurig netjes een agenda etc in. Nadeel is dat het best een prijzig geintje wordt, ook omdat er nog geen server staat en er dus een Windows en een Sharepoint licentie aangeschaft moeten worden. Hosted sharepoint afnemen kan bij microsoft maar daar betaal je per gebruiker... omdat hier telkens nieuwe gebruikers zijn is dat niet snel rendabel. Een user is al na 1 week afgeschreven. Sowieso is een sharepoint licentie stevig aan de prijs: ik lees vanaf 3100 pond (http://www.sharepointconf...int-2010-licencing-costs/) Te duur dus.

- Google docs. Dit is gratis voor particulieren maar niet voor bedrijven. Ook hier betaal je per user en dat is onhandig omdat de users hier maar kort van een account gebruik maken en wel voor een jaar gaan dokken.
Voordeel is dat het ook meteen extern bereikbaar is.
Wel is het mogelijk die 50$ in de prijs te verdisconteren, maar dit wordt al snel veel geld (gemiddeld 10 users per week --> 500$. Dat is dan 25k$ aan googledocs-kosten).

- Confluence: dit ziet er aardig cool uit.
800$ voor 25 users. Als je die telkens na looptijd van een project reset is dat harstikke goed te doen.
http://www.atlassian.com/software/confluence/pricing.jsp
Verschillende teams kun je aanmaken in je userbase voor verschillende projecten en via webdav met de office connector kunnen users tegelijk aan hun documenten werken. Dit zit standaard in office en voor veel gebruikers is office een stuk handiger dan zoiets als wikipedia.
Hip dus. Ook is er een soort inbox feature waarbij de discussies handig gevoerd kunnen worden.

- Houtje-touwtje: Eigen wiki aanmaken met een webdav kalender, forumpje en fileshare. Tsja het kan maar echt mooi integreren is een verhaal apart. Als het niets moet kosten is het een prima oplossing, maar het is niet cool of hip.


Heeft iemand nog een interessant idee voor dit soort collaboration software?

[ Voor 5% gewijzigd door Boudewijn op 27-11-2010 17:54 ]

[JoetjeF]

Bij Google Apps betaal je voor het aantal accounts, na een week verwijder je deze toch waarna je nieuwe accounts aanmaakt? Dus als je maar maximaal 10 gebruikers hebt betaal je ook maar voor 10 licenties.

[Boudewijn]

Hmmm inderdaad ja. Dat is op zich best handig.

Nadeel is dat het hosted is en als er geen connectiviteit (2x ADSL, er is niets anders te krijgen) is ligt bedrijfsproces gewoon plat. Een tweede nadeel is dat je niet 1-2-3 naar office documenten kunt exporteren voor als het project afgelopen is. Dit kan dus wel, zie http://www.labnol.org/internet/google-docs-backup/11561/

En... uit hun faq blijkt dit:

I have high employee turnover, so do I need to pay for a new account every time an employee leaves?
Not at all. You request a total number of users at a domain and then you can delete and create accounts to stay within that user account limit. This is useful for companies with high employee turnover rates such as interns and temps as you will not have to purchase additional accounts to replace these users.

With the old employee's data, Google will purge it when deleted. Click here to learn more. You can also migrate the data away from Google, and you can get more details here. Keep in mind that you can't change the account's username, however you can add nicknames to handle the revolving door of employees.

Het is echt een showstopper als blijkt dat projecten niet 100% verwijderd worden. En dit met de hand doen lijkt me niet wenselijk.

Wat dus zou kunnen is [e-mail] tm [e-mail] aanmaken en daar dan voor elk project aliassen aan hangen. Nadeel is dan wel dat ik niet weet of die users ook echt leeg worden gedonderd na elk project.

[JoetjeF]

Je kan wel renamen maar niet vanuit de Google Apps interface. Er zijn genoeg marketplace add-on's die dat (gratis) doen.

Ik had graag linkjes toegevoegd maar met gprs op een telefoon gaat dat niet zo heel handig

[ Voor 28% gewijzigd door JoetjeF op 27-11-2010 19:13 ]

[ajhaverkamp]

Sharepoint in de MS cloud gebruiken?

[Boudewijn]

JoetjeF schreef op zaterdag 27 november 2010 @ 19:10:
Je kan wel renamen maar niet vanuit de Google Apps interface. Er zijn genoeg marketplace add-on's die dat (gratis) doen.

Ja maar ik wil hier graag wel iets dat gewoon goed ondersteund wordt en ook licentie-tecnisch gezien correct is.
Dat betwijfeil ik bij dit plan een beetje.

ajhaverkamp schreef op zaterdag 27 november 2010 @ 19:15:
Sharepoint in de MS cloud gebruiken?

Dan is het weer compleet hosted. Zeker als er veel multimedia dingen worden gedaan zit je met een bandbreedte probleem vrees ik.
Momenteel ligt er een ADSL lijn waar 0.5 a 0.6mbit upload op gehaald wordt. Er komt een tweede lijn bij, maar dat is dan echt de max (1.2mbit).

Ik betwijfel of dat heel soepel gaat lopen als 12 man presentaties gaat maken met plaatjes/ grote documenten uploaden of mindmappen om maar wat dingen te noemen.

[pedorus]

Zou je Groove/SharePoint Workspace kunnen gebruiken? Ik weet niet of je daar toevallig al licenties voor hebt (office), maar dat schijnt ook P2P te kunnen werken (ik heb zelf alleen ervaring met sharepoint, dus kan er niet over meepraten).

[Boudewijn]

Nee ik heb geen licenties, en omdat iedereen zelf zijn laptop mee gaat brengen gaat dat ook een ratjetoe van licenties worden.

Je lijkt daar trouwens een sharepoint2010 doos voor nodig te hebben, dus dat kost al fors wat knaken.
Nee dus, maar je hebt office professional plus nodig, ik denk niet dat iedereen dat standaard heeft op zijn pc/mac.

[ Voor 21% gewijzigd door Boudewijn op 27-11-2010 20:25 ]

[Verwijderd]

Wikipedia: List of collaborative software

succes met uittesten..

Overigens, ik ben wel beniuwd naar je uiteindelijke keuze en achteraf hoe die bevalt.

[Boudewijn]

Tsja dat is een forse lijst die ik ook al heb gevonden waarbij ik eerlijk gezegd weinig tijd heb om echt alles uit te zoeken. Feit is wel dat een groot deel af zal vallen, en ik vrij specifieke wensen heb.

Daarom dus een paar bekende alternatieven gepakt en gekeken of iemand hier op t.net er wat zinnigs over kan zeggen.

Mijn pa kwam net met het idee van Alfresco:
Wikipedia: Alfresco (software)

Daar gaan we ook even naar kijken .

[ Voor 22% gewijzigd door Boudewijn op 27-11-2010 21:26 ]

[Roady81]

In jouw sistuatie heb je denk ik geen volledige SharePoint Server nodig en volstaat SharePoint Foundation ook wel. In dat geval heb je geen extra licentiekosten los van je Windows Server licentie en een aantal CALs.

Aangezien je ook niet met een groot aantal gebruikers te maken hebt, kun je eventueel voor Small Business Server gaan waarbij je ook gelijk beschikking hebt over Exchange.

[Marzman]

Je kan inderdaad in Google Apps geen accounts renamen maar dat wil je toch ook niet? Verwijderen en opnieuw aanmaken onder een andere username kan gewoon. Met de hoge "employee turnover" zou ik denk ik gewoon doornummeren ipv persoonlijke namen aanmaken (eventueel af en toe wat nummers overslaan of iets anders bedenken voor nummering als je niet wilt dat de deelnemers weten hoeveelste ze zijn )

Eventueel zou je de projecten uit Google docs en gmail en de kalender kunnen exporteren en weer importeren in een persoonlijk account van de opdrachtgever waarin het in mapjes/tags enz van het project geplaatst kan worden.

[ Voor 22% gewijzigd door Marzman op 28-11-2010 10:52 ]

[JoetjeF]

Renamen is gewoon onderdeel van de Google provisioning API en wordt volledig door google ondersteund. Dat de google apps interface er geen optie voor heeft is inderdaad raar, maar er is volledig support voor vanuit google.

Edit:
Documentatie: code.google.com/googleapps/domain/gdata_provisioning_api_v2.0_developers_protocol.html#Rename_Account_Example
Marketplace tool: http://www.google.com/ent...d=3448+947623330255448296

[ Voor 37% gewijzigd door JoetjeF op 05-12-2010 22:08 ]

[MrAngry]

Als je voor compleet hosted bang bent vanwege de connectiviteit op lokatie dan kan je als backup een HSDPA kastje kopen. Ik weet uit ervaring dat dat afdoende is om met een aantal laptops in te emailen en google docsen. Echt soepel loopt het niet, maar we gaan er ook niet vanuit dat je internet er uren uit ligt lijkt me.

[Boudewijn]

Mwa ik betwijfel of je 10 man op een HSDPA kastje wil laten werken.

Op aanraden van een bevriende relatie gaan we volgende week kijken naar Confluence.

[JoetjeF]

Confluence is inderdaad ook een erg goed product en heeft een hoop interessante plugins. Persoonlijk vind ik het meer geschikt als intranet of documentatie beheer, google apps is duidelijk beter als collaboration tool. Veel mensen misten de spreadsheet functiesin confluence en uploaden spreadsheet bestanden.

[Boudewijn]

Juist ja, dat bleek ook uit mijn onderzoekje. Aan de andere kant: Er is slechte 3G dekking op locatie (het is bij mijn ouders in de omgeving en ik loop regelmatig rond met een 3G kaartje) dus HSDPA gaat niet geweldig goed werken.

Voordeel van Confluence is ook dat het qua kosten overzichtelijk is: 1x 800$ aftikken en ik kan bij die kennis van mij een testsetup optuigen zodat we niets kopen wat niet nuttig is. Voorspelbare overzichtelijke kosten zijn voor mijn klant een pre.

[MrAngry]

Boudewijn schreef op zondag 05 december 2010 @ 22:23:
Juist ja, dat bleek ook uit mijn onderzoekje. Aan de andere kant: Er is slechte 3G dekking op locatie (het is bij mijn ouders in de omgeving en ik loop regelmatig rond met een 3G kaartje) dus HSDPA gaat niet geweldig goed werken.

Hoe vaak verwacht je dat je sdsl eruit ligt joh?

[Boudewijn]

Die 2 SDSL is een best case geval: ik zou dan bij XS4ALL 200E betalen voor 2x1mbit symmetrisch. Betwijfel of we dat qua snelheid acceptabel gaan vinden.