Online community, servers, software en ondernemingsvorm

[EvilWhiteDragon]

Eens kijken waarmee ik het beste kan beginnen, aangezien ik met een best ingewikkeld probleem zit. Het gaat om een online community waarvan ik de (gedeelde) oprichter ben.

Probleemomschrijving
Ik wil de online community gaan proffessionaliseren, om verschillende redenen. Ten eerste kan de server die we aangeschaft hebben dan op naam van een vereniging/bedrijf gezet worden. Ten tweede is dit handig voor software ontwikkeling. We staan op het punt om een community patch op te leveren en daarbij willen we gebruik maken van Winqual, een Microsoft debugging tool/platform. Verder zou het prettig zijn als het mogelijk is een rekening te openen op naam van de stichting/vereniging/bedrijf.

Winqual
Om gebruik van Winqual te kunnen maken moet er een aantal certificaten worden aangevraagd, waar volgens mij een inschrijving bij (in Nederland) de KvK voor vereist is. Het gaat hier om een

Casus
Welke ondernemingsvorm zou het meest practisch zijn? Ik weet dat een informele vereniging degene is welke NU het minste geld kost, maar het is mij niet duidelijk wat voor rechten/verplichtingen een informele vereniging heeft. Dat er sprake is van hoofdelijke aansprakelijkheid is geen probleem, want dat is nu min of meer ook al zo.

Een probleem bij een vereniging kan zijn dat de bestuurders gekozen worden in een (verplichte) ledenvergadering. Nu is het zo dat wij als oprichters hier niet heel veel voor voelen. Is dit in een vereniging te blokkeren? Bijvoorbeeld door het bestuur een oneindige termijn te geven, of het recht om opvolgers te benoemen? Een optie is natuurlijk om alleen het bestuur van de vereniging lid te laten zijn, maar ook hier klinkt dit nogal twijfelachtig.

Bij een stichting heb je dit probleem niet, maar daarbij moet je direct aan de slag met een notariele acte, wat volgens mij een redelijk prijzig grapje is, 300 euro is niets heb ik begrepen. Voordeel is wel dat je dan geen directe hoofdelijke aansprakelijkheid meer hebt, maar zoals gezegd is dit weinig relevant.

Een eenmanszaak zou een derde optie zijn, maar daarbij kom je direct in "moeilijke" situaties met de belastingsdienst. Verder is het op dit moment nog niet ons doel om winst te maken met hetgeen we aan het doen zijn. Verder vermoed ik dat je als bedrijf problemen hebt met het ontvangen van donaties, of niet? Als er BTW moet worden betaald over het geld dat we nu binnen krijgen als donatie dan betekend dat een gat van ongeveer 19% in onze begroting. Voor de toekomst kan een eenmanszaak of V.O.F. wel interessant zijn, wanneer er een concreet business plan is.

Een probleem met zowel een stichting en een vereniging kan zijn dat we op sommige momenten wat geld overhouden (na investeringen). Nu trekken we dat uit de community (misschien niet netjes, maar het gaat om kleine bedragen waar we min of meer zelf voor werken, denk ongeveer 100-150 euro per jaar maximaal).

Een andere complicatie voor alle bedrijfsvormen is dat de server en domijnnaam nu op naam staan van mijn ouders' bedrijf. Deze zouden dus overgehevelt moeten worden naar de nieuwe ondernemingsvorm, waarbij ik me kan voorstellen dat dit niet zomaar "gegeven" kan worden.

Zoals al gezegd, het is een redelijke chaos geworden in mijn uitleg, maar ik hoop dat jullie er iets van kunnen maken en mij op weg kunnen helpen naar de oplossing.

[RagaBaSH]

Begin eens bij de KVK:

http://www.kvk.nl/wetten_...n/overzicht_rechtsvormen/ (algemeen)
http://www.kvk.nl/downloa...n%202010_tcm73-125931.pdf (overzicht)
http://www.kvk.nl/downloa...uli%2009_tcm73-125843.pdf (uitgebreid)

[Free rider]

Ik zou zeggen een vereniging. Ik heb ooit een vereniging opgericht om voor mijn studentenhuis een bankrekening te openen, het kwam er op neer dat de aanstaande bestuursleden moeten begrijpen wat het inhoud (aansprakelijkheid), dat ze ja zeggen, en dat je daarna wat notulen uittikt - ik meen een half A4-tje. Toen ging ik naar de bank, haalde een formulier op, verzamelde handtekeningen en voegde de notulen bij en er was een bankrekening. NB: Dit was nog in de vorige eeuw... Overigens is er nog een verenigingsregister (vergelijkbaar met het handelsregister van de KvK) maar mijn bank vroeg daar destijds niet naar.

Maar: ik weet niet hoe een ondernemingsvorm bepalend is voor softwareontwikkeling, jouw tweede punt. Er zijn geen ondernemingsvormen waarbij softwareontwikkeling makkelijker of moeilijker is - er is geen regel die stelt dat ondernemingsvorm X niet meer dan 5000 regels code per jaar mag schrijven. Allerlei zaken eromheen zijn wel afhankelijk van de ondernemingsvorm: wil je personeel in dienst nemen dan is een vereniging niet zo handig, ook niet als je met vrijwilligers werkt waar je arbeidsverzekeringen voor wilt afsluiten.

Over BTW bij een eenmanszaak: als je BTW-plichtig wordt dan veranderen er meer zaken: je zal facturen met BTW uitschrijven dus donateurs met een BTW nummer kunnen de BTW van jouw factuur weer aftrekken, verder mag jij als BTW plichtige weer alle zakelijke facturen waar BTW op staat terugvorderen. Dus telefoonrekeningen, internettoegang, computers enz., maar er zijn uitzonderingen, vooral in de sfeer van horeca en auto's.
Onder streep is BTW meestal een positief verhaal, maar het kost wel tijd en discipline. En je moet boekhouden, maar dat had je wellicht begrepen.

Het overdragen van de domeinnaam en server is eigenlijk een verkoop, en moet normaalgesproken gepaard gaan met een factuur. Het wegsluizen van geld en goederen is vaak een teken van fraude. Misschien is het beter om de waarde te bepalen en die in rekening te brengen, dan is het bedrijf van je ouders ook gewoon gecompenseerd voor hun inspanningen. Een andere mogelijkheid is dat zij eigenaar blijven en de faciliteiten verhuren.

[EvilWhiteDragon]

RagaBaSH schreef op vrijdag 19 november 2010 @ 10:21:
Begin eens bij de KVK:

http://www.kvk.nl/wetten_...n/overzicht_rechtsvormen/ (algemeen)
http://www.kvk.nl/downloa...n%202010_tcm73-125931.pdf (overzicht)
http://www.kvk.nl/downloa...uli%2009_tcm73-125843.pdf (uitgebreid)

Dat overzicht en de uitgebreide versie had ik nog niet zo gevonden, bedankt. Ik had al wel een idee van waarin de verschillen lagen, maar het overzicht geeft een goed duidelijk overzicht voor alle ondernemeningsvormen.

Free rider schreef op vrijdag 19 november 2010 @ 12:59:
Ik zou zeggen een vereniging. Ik heb ooit een vereniging opgericht om voor mijn studentenhuis een bankrekening te openen, het kwam er op neer dat de aanstaande bestuursleden moeten begrijpen wat het inhoud (aansprakelijkheid), dat ze ja zeggen, en dat je daarna wat notulen uittikt - ik meen een half A4-tje. Toen ging ik naar de bank, haalde een formulier op, verzamelde handtekeningen en voegde de notulen bij en er was een bankrekening. NB: Dit was nog in de vorige eeuw... Overigens is er nog een verenigingsregister (vergelijkbaar met het handelsregister van de KvK) maar mijn bank vroeg daar destijds niet naar.

Ok, dus op zich kan een vereniging heel informeel zijn. In de documentatie van de KvK staat dat een vereniging ingeschreven kan staan in het handelsregister, weet je toevallig ook wat hiervan de voor- danwel nadelen van zijn? Ik heb begrepen dat het over "verminderde aansprakelijkheid" voor de bestuurders gaat, maar ik vraag mij toch af wat dat in dit geval inhoud.
Verder rest mij voor een vereniging nog de craag of dit op langere termijn omgezet kan worden naar een bedrijf, nog even buiten welke vorm dat bedrijf dan zou hebben.

Maar: ik weet niet hoe een ondernemingsvorm bepalend is voor softwareontwikkeling, jouw tweede punt. Er zijn geen ondernemingsvormen waarbij softwareontwikkeling makkelijker of moeilijker is - er is geen regel die stelt dat ondernemingsvorm X niet meer dan 5000 regels code per jaar mag schrijven. Allerlei zaken eromheen zijn wel afhankelijk van de ondernemingsvorm: wil je personeel in dienst nemen dan is een vereniging niet zo handig, ook niet als je met vrijwilligers werkt waar je arbeidsverzekeringen voor wilt afsluiten.

Ik ben me bewust dat de software development niet direct veel uitmaakt, maar de vraag is meer in verband met de certificaten die we willen gebruiken. Om die certificaten te verkrijgen moet je volgens Verisign een legal entity zijn. Ik heb al een inquiry richting Verisign gestuurd om te vragen of een vereniging voldoet en of deze een notariele acte nodig heeft of niet.

Over BTW bij een eenmanszaak: als je BTW-plichtig wordt dan veranderen er meer zaken: je zal facturen met BTW uitschrijven dus donateurs met een BTW nummer kunnen de BTW van jouw factuur weer aftrekken, verder mag jij als BTW plichtige weer alle zakelijke facturen waar BTW op staat terugvorderen. Dus telefoonrekeningen, internettoegang, computers enz., maar er zijn uitzonderingen, vooral in de sfeer van horeca en auto's.
Onder streep is BTW meestal een positief verhaal, maar het kost wel tijd en discipline. En je moet boekhouden, maar dat had je wellicht begrepen.

Het overdragen van de domeinnaam en server is eigenlijk een verkoop, en moet normaalgesproken gepaard gaan met een factuur. Het wegsluizen van geld en goederen is vaak een teken van fraude. Misschien is het beter om de waarde te bepalen en die in rekening te brengen, dan is het bedrijf van je ouders ook gewoon gecompenseerd voor hun inspanningen. Een andere mogelijkheid is dat zij eigenaar blijven en de faciliteiten verhuren.

Hmm, ja inderdaad, ik zie wat je bedoeld. Dat is inderdaad wel op telossen met een aan- en verkoop dan. Dat zou wel inhouden dat ze vervolgens een aantal diensten terug zouden moeten huren, maar het is in ieder geval een mogelijk omdat netjes op te lossen. Tot zover in ieder geval heel erg bedankt voor je hulp

[Houston3]

EvilWhiteDragon schreef op vrijdag 19 november 2010 @ 22:51:

Ok, dus op zich kan een vereniging heel informeel zijn. In de documentatie van de KvK staat dat een vereniging ingeschreven kan staan in het handelsregister, weet je toevallig ook wat hiervan de voor- danwel nadelen van zijn? Ik heb begrepen dat het over "verminderde aansprakelijkheid" voor de bestuurders gaat, maar ik vraag mij toch af wat dat in dit geval inhoud.
Verder rest mij voor een vereniging nog de craag of dit op langere termijn omgezet kan worden naar een bedrijf, nog even buiten welke vorm dat bedrijf dan zou hebben.

Verminderde aansprakelijkheid in het geval van een rechtspersoon wil zeggen dat als de vereniging failliet gaat enkel de vereniging zijn bezittingen verliest (afhankelijk van of je statuten opneemt bij de notariele akte). Bijvoorbeeld geld, inventaris en domeinnaam rechten. De bestuurders blijven hierbij met privévermogen buiten schot, tenzij er onbehoorlijk bestuur is (bijvoorbeeld niet nakomen van wettelijke verplichting).

Het lijkt erop dat gezien het feit dat je geen winstdoel hebt en je iets doet voor een community (leden?) een vereniging een logische oplossing is. Als je geld overhoudt is dat ook geen probleem zolang je het maar niet uitkeert aan jezelf of andere leden, als je het geld gebruikt binnen de vereniging is er geen probleem.

Ik ben me bewust dat de software development niet direct veel uitmaakt, maar de vraag is meer in verband met de certificaten die we willen gebruiken. Om die certificaten te verkrijgen moet je volgens Verisign een legal entity zijn. Ik heb al een inquiry richting Verisign gestuurd om te vragen of een vereniging voldoet en of deze een notariele acte nodig heeft of niet.

Een vereniging is een wettelijke rechtspersoon dus zou theoretisch gezien een ''legal entity'' zijn.

Ik zag ook nog een verhaaltje over de btw. Verenigingen en stichtingen kunnen vrijgesteld zijn voor de btw. Giften zijn sowieso niet belast met btw, maar vallen onder de schenkbelasting. Wellicht kan je een vereniging als SBBI laten aanmerken zodat je ook vrijgesteld wordt van schenkbelasting.

Tenslotte is er nog de overdracht van de domeinnaam en de server. De server is waarschijnlijk als computer opgenomen op de balans van je ouders tegen een bepaalde (boek)waarde. Je kan er voor kiezen om de server voor de boekwaarde over te kopen, is deze computer al volledig afgeschreven dan kan een bedrag worden overeengekomen die de huidige waarde vertegenwoordigd. De domeinnaam is geen balanspost. Dit wil zeggen dat er alleen kosten worden gemaakt, deze kosten zouden je ouders kunnen doorfactureren (bedrag is dan bij hun belast met btw en bij jou niet aftrekbaar, tenzij je btw-ondernemer bent, dus kost je iets meer). Als de lease op de domein is afgelopen zou je hem kunnen laten vervallen en registreren op jouw naam of die van je vereniging, die zal dan de kosten op zich nemen.

Het is in ieder geval aan te bevelen eens op een rij te zetten wat de mogelijkheden zijn van ondernemingsvormen, het al dan niet aangemerkt worden als ondernemer als je kiest voor een rechtspersoon en de verplichtingen die komen kijken bij het besturen van de onderneming. Aangezien jouw wensen en doelen vrij bijzonder zijn zou ik evengoed contact opnemen met de KvK en belastingdienst, de antwoorden die je van hun krijgt zijn belangrijker dan elk ander antwoord dat je hier kan krijgen.

[ebia]

Free rider schreef op vrijdag 19 november 2010 @ 12:59:
Ik zou zeggen een vereniging.

Als ik zo het verhaal van TS lees is dat toch waarschijnlijk niet de handigste manier. Ik ga vanuit dat hij dus mede-oprichter is van die C&C community, en dat ze tevens een stuk software willen uitbrengen t.b.v. het gamen. Als dat stuk software aanslaat willen ze misschien op de commerciële toer gaan en deze software verkopen... (TS correct me if i'm wrong, een deel van je verhaal is weggevallen, maar ik denk dat het zo zit)...

Ga je werken met een vereniging, dan heb je leden. Die leden kunnen de bestuursleden wegstemmen/een ander bestuur installeren. Dat brengt potentieel de commerciële belangen van die te ontwikkelen software in gevaar.

Wat TS zou kunnen doen is het opsplitsen van de commerciële en niet-commerciële activiteiten. De commerciële activiteiten (in spé) voer je uit in naam van een eenmanszaak/vof/bv en je 'community activiteiten' in een vereniging. Je kunt de vereniging voorzien van de software (voor niks), en tegelijkertijd anderen de software verkopen. Wel blijf je dan het gedoe met een ALV houden, 2 rechtspersonen, enz.

Een stichting is wel de meest ideale manier om dit alles-in-één te maken. Bij een stichting kun je immers zelf het bestuur aanwijzen, een stichting kan evengoed commerciële activiteiten ontplooien (zoals die software verkopen aan een derde partij), enzovoorts. Dan ben je volgens mij in één klap van al het gedoe af.

Je ouders hebben een bedrijf zeg je? Misschien hebben ze dan ook wel een fiscalist of accountant of iets, en zou je het eens daar kunnen voorleggen...

[Free rider]

EvilWhiteDragon schreef op vrijdag 19 november 2010 @ 22:51:
Ok, dus op zich kan een vereniging heel informeel zijn. In de documentatie van de KvK staat dat een vereniging ingeschreven kan staan in het handelsregister, weet je toevallig ook wat hiervan de voor- danwel nadelen van zijn? Ik heb begrepen dat het over "verminderde aansprakelijkheid" voor de bestuurders gaat, maar ik vraag mij toch af wat dat in dit geval inhoud.

De meest bekende activiteit van het KvK is het beheren van het handelsregister, een openbaar register van alle bedrijven. Zoek je een bedrijf, dan kan het KvK je naar gegevens van bewindvoerders leiden. Inschrijving heeft een paar nadelen, het kost een paar tientjes per jaar en de gegevens van de bewindvoerders worden openbaar - je krijgt wat spam van drukkers van visitekaartjes, boekhoudkantoren enz. Het voordeel is dat nu een onafhankelijk instituut (de kvk dus) nu de personen achter de onderneming/vereniging kent. Dat betekent dat andere bedrijven nu liever zaken met je doen - de kans op fraude is voor hun aanzienlijk kleiner.

Verminderde aansprakelijkheid betekent dat je niet altijd zelf aansprakelijk wordt gesteld. Om wat te noemen: de vereniging neemt een paar mensen in dienst. Vervolgens is er een ongeluk die leidt tot arbeidsongeschiktheid van een werknemer, de verzekering blijkt het niet te dekken. De schade is vijf miljoen Euro. Bij volledige aansprakelijkheid wordt je zelf aangeslagen en ga je doorgaans zelf ook failliet. Bij verminderde aansprakelijkheid niet, alleen de vereniging gaat failliet maar jij blijft buiten schot. Overigens ben je in sommige situaties nog steeds aansprakelijk, vandaar de term verminderde aansprakelijkheid. Verminderde aansprakelijkheid zie je vooral bij BVs, waar de oprichters dus maar een beperkt risico lopen.

Dat klinkt ideaal maar het is ook ideaal voor illegale activiteiten. Daarom worden veel eisen gesteld voordat de bestuurders verminderd aansprakelijk worden. Om een idee te geven, bij BVs moet een notarisakte worden overlegd, en wordt aan justitie een onderzoek naar de oprichters gevraagd. Dat is natuurlijk niet gratis. Ik denk dat dat bij verenigingen niet veel anders is.

Verder rest mij voor een vereniging nog de craag of dit op langere termijn omgezet kan worden naar een bedrijf, nog even buiten welke vorm dat bedrijf dan zou hebben.

Alles kan. Maar je ziet niet vaal een vereniging zonder winstoogmerk ineens een bedrijf met winstoogmerk worden, of andersom. Wel zie je die twee vaak naast elkaar staan (bijvoorbeeld voetbalclubs, omroepbedrijven, ...) Meestal staat de vereniging boven het bedrijf, ofwel de vereniging heeft de aandelen van het bedrijf.

Ik ben me bewust dat de software development niet direct veel uitmaakt, maar de vraag is meer in verband met de certificaten die we willen gebruiken. Om die certificaten te verkrijgen moet je volgens Verisign een legal entity zijn. Ik heb al een inquiry richting Verisign gestuurd om te vragen of een vereniging voldoet en of deze een notariele acte nodig heeft of niet.

Daar heb ik toevallig mee gewerkt - althans tien jaar geleden. Verisign werpt zich weer op als een KvK van internet, zij willen een vertrouwd onafhankelijk persoon zijn die de identiteit van een ander bedrijf kan waarborgen. Hun lijst van certificaten is een soort handelsregister.
Het verschil is alleen de wijze waarop de identiteit wordt vastgesteld. Bij de KvK moet de bewindvoerder met een uittreksel van het bevolkingsregister op het kantoor van de KvK komen. Bij Verisign wordt gevraagd om een aantal gegevens van het bedrijf wat de aanvrager beweert te representeren. Vervolgens gaat Verisign opzoeken of dat bedrijf bestaat, en zoekt contact met de bewindvoerders. Die bewindvoerder krijgt dan een paar dagen om uit te zoeken of er binnen dat bedrijf inderdaad een aanvraag was, zo niet dan moeten zij wat formulieren faxen.

De vraag is hoe Verisign de bewindvoerders vindt. Destijds legden ze een verzoek neer bij een kredietbeoordeler (Dun & Bradstreet in Rotterdam) die dan eventueel een handelsregister of verenigingsregister raadplegen. Maar neem vooral contact op met Verisign en vervolgens het bedrijf aan wie ze de aanvraag uitbesteden. Deze hele materie draait om het concept van vertrouwen, en om hun betrouwbaarheid te benadrukken zullen ze allemaal welwillend te woord staan.