Scannen naar project

[Nightseced]

Goedemorgen,

In mijn stage heb ik een opdracht gekregen wat makkelijk lijkt, maar totaal niet is!

Wat de bedoeling is; In het bedrijf staat een scanner/printer UTAX CDC 1730 die gebruikt moet worden om documenten te scannen. Nu is er uiteraard de mogelijkheid om in te scannen en dan alle bestanden in een map op te slaan, maar dan krijg je een map bomvol met bestanden, en niemand weet wat zijn/haar document uiteindelijk is.

De oplossing hiervoor zou kunnen zijn dat het document wordt herkend, en software dat gelijk in de goede map zet. (Denk hierbij aan: Project -> Factuur, overleg, rapport)

Na een eigen onderzoek is de software, een OCR oplossing, mogelijk. Is hier naast SimpleOCR een andere freeware (Server?) programma? En welk programma zou dit gelijk in de goede map kunnen plaatsen? Valt dit zelf te programmeren? Zo ja, in welke taal?

Het zijn heel wat vragen, maar ik hoop dat we gezamenlijk tot een goede - niet al te dure - oplossing komen!

Met vriendelijke groet,

Theo Vlot

[smesjz]

Als je straks 200 facturen hebt in 1 map zit je nog steeds met hetzelfde probleem,toch? Zonder iets van een DMS wordt het nogal snel een zooitje tenzij je je documenten voorziet van een kenmerk (barcode, type document rechtsboven in de hoek o.i.d.).

En je kan het altijd nog procedureel oplossen door iemand iedere week de gescande documenten in de goede map te laten mikken.

Vraag blijft: wat wil je straks met die documenten doen? Puur archiveren, nog op kunnen zoeken, voor zien van meta-data?

[Nightseced]

Smesjz,

Ik kom hier vanavond (laat) nog op terug!

Bedankt voor je snelle reactie.

[CaptJackSparrow]

Is het niet handiger om dit op te tuigen aan de hand van bestaande document management software?

[djexplo]

Zelf zou ik een Website'tje op zetten in PHP met een MySQL database.

Je maakt een Cronjob die om de minuut even kijkt of er nieuwe bestanden in de default-folder staan, als deze er is roep je uit PHP een OCR programma of Library (veel op Google) die een txt bestandje maakt die je in de database zet. Daarnaast voeg je tags toe als datum en tijd.

Op de website zelf kan de gebruiker dan in de MYSQL database zoeken. En is het ook niet erg als woorden niet herkend zijn. Want als de gebruiker niks vind, zal hij gewoon andere zoek termen gebruiken.

Ook is een groot voordeel van een website'tje met database dat rechten op het bekijken van bepaalde documenten en authenticatie van gebruikers makkelijk zijn te beheren.

[ Voor 13% gewijzigd door djexplo op 18-11-2010 13:14 ]

[Nightseced]

Zelf zat ik hier inderdaad ook aan te denken. Want dan hoef je ook geen OCR software toe te passen. Met DMS geef je gewoon zelf aan wat het is, bij welk project het hoort en wie het document/tekening gemaakt heeft!

Na jou reactie en die van smesjz ben ik op onderzoek uitgegaan. Welke DMS systemen zijn aan te raden (Prijs/kwaliteit)?

CaptJackSparrow schreef op donderdag 18 november 2010 @ 13:08:
Is het niet handiger om dit op te tuigen aan de hand van bestaande document management software?

[Nightseced]

Ik heb 2 jaar geleden mijn programmeer skills opgegeven, omdat er simpelweg geen skills waren! ... dus zelf een website met SQL maken, is voor mij niet weggelegd...

djexplo schreef op donderdag 18 november 2010 @ 13:13:
Zelf zou ik een Website'tje op zetten in PHP met een MySQL database.

[smesjz]

@Nightseced: ik heb zelf goede ervaringen met Kofax/Documentum, maar zelfs Sharepoint kan voldoen. Op GoT wordt vooral eigen inbreng verwacht.

Dus wat heb je zelf al bekeken, heb je al ergens demo's gezien e.d.? Vergeet niet dat de aanschafprijs van zo'n pakket vaak maar een fractie is van de totale kosten (fatsoenlijk project opzetten, PoC testen, configuratie & implementatie, migratie oude documenten, instructies schrijven, opleiden gebruikers e.d.).

Iets zelfs vanaf scratch bouwen is zonde van de moeite, dat wiel is al uitgevonden.

[Koffie]

Hier op het forum willen we je best helpen, maar dit is wel heel erg een gevalletje van je eigen opdracht (Waar je van zou moeten leren) hier dumpen.
Los van dat vind ik het ook geen PNS topic.

Ik stel voor dat je eerst eens gaat kijken wat de scanner zelf kan Het is een aardig bakbeest wat een boel kan - o.a. scan to email, dus je kunt op de scanner al de eigenaar achterhalen.