[Outlook 2003] Email verzenden naar oude ontvangers

[BBenedictus]

Goedemorgen heren,

Eerst mijn excuses voor de slechte titel, maar ik weet ook niet hoe ik dit moet noemen.

Maargoed, we kennen het allemaal. Collega vertrek, heeft veel email contacten gehad in de 10 jaar dat hij gewerkt heeft, maar altijd een slons geweest met invoeren van 'Contactpersonen'.

Nu willen we graag naar de personen naar wie hij ooit een mail gestuurd heeft, een notificatie sturen dat een ander persoon zijn werk overneemt.

Heeft iemand ideeën hoe dit het beste mogelijk is? Is er ergens een database of iets waar ik deze gegevens eruit kan trekken?

Bijvoorbeeld tijdens het opstellen van een nieuwe email, als ik iemands naam begin in te vullen komen er al suggesties van Outlook.

Ik hoor graag hoe jullie hier over denken.

[pennywiser]

'Auto add to contacts with reply' aanzetten en dan alle contacts mailen. Zie hier: http://www.slipstick.com/contacts/addauto.asp

Outlook 2010 heeft ook nog 'suggested contacts'.

Edit: beetje onduidelijk, ik bedoel, alle mails langsgaan, en degene die je nodig hebt replyen, maar niet versturen. Dat zorgt ervoor dat je contact wordt opgenomen in de contacts lijst. Daarna deze lijst gebruiken om iedereen te mailen.

[ Voor 40% gewijzigd door pennywiser op 17-11-2010 10:39 ]

[Roady81]

Er van uitgaande dat alle mail nog in zijn "Verzonden Items" map staat;
Exporteer de map naar een Excel bestand en doe vervolgens een mail merge op het "ToAddress" veld.
In Excel kun je eventueel verdere bewerkingen en filtering toepassen.

Voor details om een mail merge uit te voeren zie;
http://www.howto-outlook.com/howto/mailmerge.htm

Er staan ook enkele tools in deze guide om de adressen op een andere manier te verzamelen.

[F_J_K]

Zie boven voor technische mogenlijkheden. Ook kan je voor een overzicht kijken naar bijv. Xobni die wat overzichtjes kan maken.

Bedenk trouwens wel dat er geen uitgaande mail hoeft te bestaan om regelmatig contact met een klant of leverancier te hebben. Dat kan ook inkomend eenrichtingsverkeer zijn. Of meestal telefonisch.

Een hele andere insteek: iedereen mailen lijkt me wat onzinnig (behalve als je het als marketingstrucje doet ). Kan je niet beter vragen met welke 5/10/20 organisaties of mensen hij nog contact heeft zodat je alleen die aanspreekt? Of leid het mailadres, als dat in overleg kan en mag, om naar een andere collega of naar een algemeen adres.

[vinniel83]

Wanneer auto aanvullen is gebruikt (staat standaard aan in Outlook) worden alle mail adressen opgeslagen in een NK2 bestand in het profiel van de gebruiker, uit mijn hoofd onder c:\Documents and Settings\<gebruiker>\AppData\Microsoft\Outlook of C:\Users\<gebruiker>\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook, er zijn wel tools beschikbaar om deze uit te lezen.
Dit bestand kan ook makkelijk in het profiel van een andere gebruiker worden geplaatst, dan worden bij deze gebruiker de oude e-mail adressen automatisch aangevuld.

[Roady81]

vinniel83 schreef op woensdag 17 november 2010 @ 19:58:
Wanneer auto aanvullen is gebruikt (staat standaard aan in Outlook) worden alle mail adressen opgeslagen in een NK2 bestand in het profiel van de gebruiker

Dat klopt slechts ten dele. Zeker niet alle adressen worden daar opgeslagen, maar tot op 1000 van de laatst gebruikte. Dit geeft op zich wel een aardige indicatie natuurlijk.

Los van de (vele) technische mogelijkheden sluit ik me verder bij F_J_K aan en zou je de (on)zinnigheid hiervan nog maar eens goed overdenken. Het is goed dat je de adressen wilt redden natuurlijk, maar de methode waarop valt bijna in de categorie spam.

Zelf zou ik geen grote notificatie mailing uitsturen, maar het oude adres als een (verborgen) Contact in AD aanmaken en de mail doorsturen naar een andere mailbox (bijvoorbeeld de verzamel mailbox van de afdeling, de vervanger of de afdelingsassistent(e)). Door het aan te maken als een Contact kan de ontvanger Automatic Formatting toepassen op het originele adres zodat alle emails die naar dit oude adres bijvoorbeeld blauw gekleurd zijn.

[BBenedictus]

Allemaal heel erg bedankt voor de reacties. Er staan een paar antwoorden bij waar ik direct mee aan de slag kan.

Overigens is het geen grote spam actie. Daarvoor gaan we te persoonlijk om met onze klanten om
Het is alleen makkelijker om zo alle mail adressen eruit te vissen en dan te selecteren welke je niet naar wilt sturen (zoals helpdesks enzo ;-) )

Nogmaals bedankt!