[Exchange/OL] hoe omgaan met mail vertrekkende collega's? *

[Verwijderd]

Beste,

Jullie kennen het wel, een collega verlaat het bedrijf, en zijn/haar mail is bekend bij diverse relaties, sommigen zijn op de hoogte van het vertrek, echter zijn sommige daar nog niet bekend mee en blijven mailtjes verzenden.

Bij ons bedrijf gaat nu om een of twee personen, echter in groot bedrijf heb je het over meerdere mensen. Nu is het niet de bedoeling dat wij steeds inloggen in haar account om de mailtjes te lezen.

Ik heb op google naar heleboel resultaten echter kan ik het niet vinden. Weet niet wat de juiste trefwoord er voor is.

Kennen jullie een programma waarbij je instelt dat bijvoorbeeld voor de mailaccounts die niet actief zijn maar nog wel mailtjes ontvangen, alle mails in die programma terechtkomen. Zo dat bijvoorbeeld 1 collega in die programma alle mails kan door lezen..er is wel een oplossing, alleen vind ik die te goedkoop:P...de exchange accounts forwarden naar des betreffende account...maar helaas..dat is de laatste oplossing...

hoop dat jullie wat nuttigs hebben...

bvd

[F_J_K]

"Een nuttige programma" is geen nuttige topictitel dus dat pas ik even aan zodat het duidelijk is wat je zoekt

Verder snap ik het probleem niet echt. Doorsturen naar een andere account, of gewoon bouncen met een nette foutmelding incl. nieuw contactpersoon. Een los tooltje kan daar niet zo heel veel aan veranderen, toch?

Overigens is een domme bounce IMHO de mooiste oplossing, want zorgt er voor dat de verstuurders voortaan het nieuwe adres gaat gebruiken en je geen prive-mails onder ogen krijgt.

[Verwijderd]

Het is niet zo zeer dat het een probleem is. Mijn baas wil gewoon graag weten welke programma daarvoor beschikbaar is. En ja,, ik ben verplicht het uit te zoekn. Ik denk dat hij groei ziet in zijn bedrijf.

[Appel]

Wij gebruiken hier gewoon NDR's en een Postmaster account. De mensen krijgen gewoon een standaard bounce dat het adres niet meer bestaat en er komt een kopie van de mail in het postmaster account te staan.

Als iemand echt hard op zoek is naar een mailtje dan kan ik die in de postmaster opzoeken. Deze gooi ik 1x per week leeg. Als het echt belangrijk is dat de nieuwe mail binnen blijft komen dan kan je ook altijd nog het smtp adres aan een andere mailbox hangen.

[Salandur]

Blijkbaar is het gewoon binnen Exchange op te lossen, zoals F_J_K al aangeeft.
Als extra idee: je kan ook een andere gebruiker de volledige rechten geven op die mailbox, zodat deze persoon de betreffende mailbox gewoon kan openen in Outlook.

[Appel]

Salandur schreef op maandag 06 september 2010 @ 14:14:
Blijkbaar is het gewoon binnen Exchange op te lossen, zoals F_J_K al aangeeft.
Als extra idee: je kan ook een andere gebruiker de volledige rechten geven op die mailbox, zodat deze persoon de betreffende mailbox gewoon kan openen in Outlook.

Dat is kost-technisch minder aantrekkelijk. Je zou beter een export van de mailbox op je archive storage kunnen bewaren en alle nieuwe mails op een alternatieve mailbox binnen kunnen laten komen.

Dat scheelt je sowieso een CAL voor exchange. Plus dat sommige andere pakketten ook mailboxen tellen.

[DrFlash]

Wat wij doen met Exchange / Outlook

1. Gooi het email adres van die gebruiker op de groepsmailbox van de afdeling waar hij/zij zat, zo blijft de mail bij de afdeling binnenkomen. (groepsmailbox is niets meer dan een disabled gebruiker waar een aantal mensen rechten op hebben om te openen)

2. Open die mailbox met outlook, en gebruik autoarchiveren met de datum van vandaag om alles in der archiefmappen te gooien (mailbox is dan dus leeg)

3. verwijder gebruikers account.

de archiefmappen kunnen we dan nog een tijdje op de storage bewaren voor als er eventueel nog wat nodig is, als er na een tijdje niets over wordt gevraagd gooien we em weg. De mail adressen worden uiteindelijk ook een keer van de groepsmailbox afgegooid als we in een opruimdrift zijn, dan komen ze alleen nog in de postmaster box terecht mocht er dan nog wat op komen.

LzpAppel schreef op maandag 06 september 2010 @ 15:13:
[...]
Dat scheelt je sowieso een CAL voor exchange. Plus dat sommige andere pakketten ook mailboxen tellen.

Ik weet niet welke exchange jij gebruikt, maar bij ons (ex 2003) maakt het niet uit hoeveel mailboxen we toevoegen, 1 outlook client is 1 outlook client al opent hij 100 verschillende emailboxen.

[ Voor 19% gewijzigd door DrFlash op 06-09-2010 15:21 ]