Digitale werkbon via tabblet of iPad

[Anoniem: 337821]

Ik maak gebruik van een werkbon met een doordruk en wil deze waar mogelijk digitaliseren.
Op de huidige werkbon wordt de klantnaam, datum, werkzaamheden en werktijd ingevuld die wordt afgetekend door de klant en mijzelf. Het unieke bonnummer is voorbedrukt vanaf de drukker.

Ik denk er aan om een (online) formulier te maken van de werkbon. Hoe?
1. Schaf een tabblet-laptop of iPad aan incl. internet
2. Formulier heeft autonummering
3. Formulier wordt ingevuld en afgetekend door klant en mijzelf
3. Formulier wordt opgeslagen en kan als PDF worden gemaild naar klant

Het mag wat dat betreft eenvoudig zijn, zonder koppelingen met externe bronnen. Het meest simpele zou een lokaal Excel bestand kunnen zijn, maar FileMaker, SharePoint, PHP zijn eventueel ook opties.
De grootste uitdaging lijkt mij de handtekening die je als plaatje oid dergelijk moet opslaan!?

Zoeken op het internet levert diverse oplossingen op, maar veelal te uitgebreid, gekoppeld aan planningsystemen, prijzig, etc...

Hebben jullie tips hoe ik dit het beste zou kunnen aanpakken?

[Tsurany]

Een Word document opstellen en die dan opslaan als PDF? Je kan heel eenvoudig via een touchscreen met een pennetje een handtekening neerzetten.

[Anoniem: 337821]

Tsurany schreef op vrijdag 20 augustus 2010 @ 09:02:
Een Word document opstellen en die dan opslaan als PDF? Je kan heel eenvoudig via een touchscreen met een pennetje een handtekening neerzetten.

Okay dus als ik een iPad neem met MS Office kun je gewoon met een stylus pen een handtekeing zetten?

[aegis]

nee want met bij de ipad zit geen stylus. is alleen voor je vingers.

[Anoniem: 337821]

aegis schreef op vrijdag 20 augustus 2010 @ 09:16:
nee want met bij de ipad zit geen stylus. is alleen voor je vingers.

Stylus voor iPad is wel mogelijk zie deze link.

[martin2005]

En MS Office zelf ook niet. Maar inmiddels wel meerdere apps uit die doc-files kunnen lezen en bewerken.

[Anoniem: 337821]

martin2005 schreef op vrijdag 20 augustus 2010 @ 09:21:
En MS Office zelf ook niet. Maar inmiddels wel meerdere apps uit die doc-files kunnen lezen en bewerken.

Kun je uberhaupt een Word document met macro's openen op een iPad?
Of heb je hiervoor Documents To Go voor nodig oid?

[martin2005]

Anoniem: 337821 schreef op vrijdag 20 augustus 2010 @ 10:14:
[...]


Kun je uberhaupt een Word document met macro's openen op een iPad?
Of heb je hiervoor Documents To Go voor nodig oid?

Iets als DocsToGo heb je idd nodig. Word openen gaat niet op een out-of-the-box Ipad.
Hoe en wat met macro's.... geen idee....

[ZpAz]

Ik neem aan dat iWorks ook .doc bestanden kan openen, onder OSX doet hij dat op zich vrij goed, er zijn hier en daar wat verschillen soms maar ja.

Er zijn inderdaad geen Macro's voor zo ver ik weet.

[Tsurany]

Ik zou dan zelf niet zo snel aan een iPad denken maar eerder aan een tablet met Windows.

[Anoniem: 337821]

Inmiddels de huidige werkbon omgebouwd naar een PDF formulier. De autonummering heb ik hiervoor wel moeten laten schieten. Met de app iAnnotate kun je o.a. een handtekening zetten op een PDF document.
De vraag staat nu uit of formulieren worden ondersteund in iAnnotate.

Zo ja, dan kan ik een iPAD gaan gebruiken om mijn werkbonnen digitaal in te vullen en te laten ondertekenen door de klant. Vervolgens kan ik ze opslaan en per mail versturen (3G versie).

Wordt vervolgd...

[ Voor 6% gewijzigd door Anoniem: 337821 op 24-08-2010 16:35 ]

[ajakkes]

Hoe zit het met de juridische waarde van dit document?
Jij kan namelijk na het zetten van de handtekening alles doen met het document en de handtekening zelfs kopiëren naar de volgende werkbon.

De waarde van de handtekening is soieso flink overschat in dit digitale tijdperk, maar als de inkt die gebruikt is om hem te zetten printerinkt/toner is i.p.v. balpen-/vulpen-inkt kan je hem net zo goed niet zetten toch?

Tenzij het is voor je eigen gemoedsrust dat de klant in ieder geval geen bezwaar kenbaar maakt tegen wat er op je werkbon wordt beweert.

[HMS]

Bij TNT teken je aan de deur ook op een soortgelijke manier, dus zal wel goed zitten (?)

[Cave_Boy]

Ik vind dit eigenlijk ook wat link... Stel je tekent dan kan die handtekening wel erg gemakkelijk hergebruikt worden.

Bij TNT zijn het speciale apparaatjes..

Al heb ik geregeld pakketjes van TNT waar op staat dat er voor getekend moet worden en die krijg je dn zo in je handen zonder te tekenen...

[ Voor 44% gewijzigd door Cave_Boy op 24-08-2010 16:28 ]

[ajakkes]

Ik weet het niet zeker maar ik denk dat ze bij TNT er speciale software voor ontwikkeld hebben.
Of ze vinden het systeem goed genoeg en nemen in de enkele gevallen dat er door de klant wordt geroepen dat hij de handtekening niet gezet heeft de gevolgen voor lief.

Ik heb die laatste zin 3 keer nagelezen en volgens mij klopt hij nu.

[CodeCaster]

Hier wat leesvoer over het al dan niet rechtsgeldig zijn van een elektronische handtekening:
- Digitale handtekening rechtsgeldig
- Gescande handtekening rechtsgeldig?
- PDF Sign & Seal

[Marzman]

Je kan het document ook gewoon als plaatje (png ofzo) openen in een programma dat het kan bewerken en dan met een stylus een handtekening zetten op de juiste plek.

Of het rechtsgeldig is, ik denk dat je aan moet tonen dat je er niet mee geknoeid hebt? Dat kan wat lastig zijn maar TNT werkt ook met digitale handtekeningen bij aangetekende post.

[ZpAz]

TNT niet alleen UPS ook.

[Yippie]

Wat is nu precies de insteek, low cost, aantal, koppeling met nieuwe en/of bestaande systemen ?

Je zal hardware moeten aanschaffen, je kan dan gaan voor een bestaande oplossing ( vraag is een offerte aan ), of een ICT dienstverlener inschakelen die je een offerte aanbiedt voor een totaaloplossing al dan niet met support.

Lijkt me het handigste om met WinCE gebaseerde tablets/pads te gaan werken.

[ajakkes]

Als ik de stukken "oppervlakkig" doorlees die codecaster post maak ik daar uit op dat als er twijfel kan ontstaan over de echtheid van de handtekening deze niet als bewijs kan worden gezien.

Als TNT-post de apparaten extern laat ontwikkelen/aanschaft. En de software zodanig is geschreven dat het niet mogelijk is de handtekening anders dan via het scherm in het document te krijgen zal dit dus rechtsgeldig zijn. Bewijs als consument maar eens dat de handtekening er op een andere manier is ingezet.

Als jij zelf een toepassing ontwikkeld is het zeer lastig te bewijzen dat de digitale krabbel er maar via een weg in kan komen.

De handtekening laten zetten heeft wel voordelen natuurlijk
* Bij sommige klanten is de opdrachtgever en degene die de handtekening zet niet dezelfde. De handtekening kan dan degene die de handtekening gezet heeft kenbaar maken aan de opdrachtgever.
* Het levert wel extra "bewijs" in combinatie met andere bewijzen vermoedt ik.
* Het werpt een extra drempel op voor de klant om juridische stappen te nemen.

Maar wees je er wel van bewust dat de handtekening met pen sterker staat dan een paar pixels op een scherm. Het is misschien handig om na te denken over een kleine portable printer i.c.m. een handheld/smartphone. Dan sta je wel sterker.

@Yippie, ik heb weinig ervaring met de systemen maar ik zou eerst naar de software zoeken voor de hardware wordt aangeschaft. Ik kan me zo voorstellen dat de handhelds die een betrouwbare handtekening leveren specialistisch zijn. Mocht die betrouwbaarheid minder van belang zijn maakt het naar mijn idee weinig uit welk OS er draait op het apparaat. De toepassing kan prima web-based zijn naar mijn mening en elk OS kan een pagina openen. Maar nogmaals, eerst de software dan de hardware in dit geval.

[ Voor 16% gewijzigd door ajakkes op 24-08-2010 17:16 . Reden: reactie op yippie ]

[Yippie]

@Ajakkes, er is gewoon meer info nodig, want voor zover ik het begrijp gaat het om een zakelijk oplossing en niet om een hobbybob oplossing.

Om diezelfde reden begin ik mijn post met vragen die relevant zijn, en adviseer ik hem om een eerst een offerte voor bestaande software op te vragen, en een andere mogelijkheid is om een totaaloplossing (hard- en software )aan te laten bieden. Kan je gelijk vragen bij de aanbieders hoe het is geregeld met de rechtsgeldigheid.

Adhv die info kan je kijken of je zelf iets gaat/laat bouwen.

Heb wel wat kennis en ervaring op dat gebied, en de keus is redelijk uitgebreid.
Als de eisen en toepassing(en) bekend zijn ga je opzoek naar een oplossing.
Op die manier kan je wellicht meerdere apparaten in 1 verwerken, zie ook bijv. deze van Motorola.

[Face_-_LeSS]

Tip: MobileXL is een bedrijf dat gespecialiseerd is in precies wat jij zoekt.

[Anoniem: 337821]

Misbruik van een handtekening is in theorie ook mogelijk met de huidige (papieren) werkbon. Inscannen en klaar. Omdat er een doordruk-vel achter zit krijgt de klant het origineel en neem ik de doordruk mee. Digitaal stel ik me voor dat ik deze per e-mail bevestigd aan de klant. Komt op hetzelfde neer.

Misbruik van klantgegevens wordt door mij afgevangen via een geheimhoudverklaring en kopie algemene voorwaarden voorafgaand van een opdracht. Zodra je een discussie krijgt over een handtekening wel/niet of misbruik daarvan is er volgens mij eea de hand. Zaken doen is ook een kwestie van vertrouwen natuurlijk.

[Anoniem: 337821]

Face_-_LeSS schreef op dinsdag 24 augustus 2010 @ 17:32:
Tip: MobileXL is een bedrijf dat gespecialiseerd is in precies wat jij zoekt.

Had ik ook gezien, maar als ZZPer is dit voor alleen een werkbon wel een beetje "too much".

[Yippie]

In dat geval is FPDF misschien handig, kan je je form in PHP maken, en omzetten naar PDF.
FPDF ondersteund plaatjes voor de handtekening. Die kan je dan vervolgens makkelijk archiveren/printen/mailen etc.

[ajakkes]

@Yippie: In dat geval alleen nog een manier om het "plaatje" te maken.

@nieuwlandparc:
"Zodra je een discussie krijgt over een handtekening wel/niet of misbruik daarvan is er volgens mij eea de hand."
Daar ben ik het mee eens. Als je maar wel bewust bent van die situatie.

Overigens vraag ik mij af waarom ik het verschil tussen jouw doordrukvel en een kopie daarvan niet zou kunnen zien.

[Anoniem: 379519]

Kijk hier eens naar, software voor werkbonnen, materiaalbonnen e.d.

Misschien kun daar mee verder...

spam

[ Voor 26% gewijzigd door RobIII op 14-10-2010 23:14 ]

[Anoniem: 278167]

Misschien interessant om dit idee mee te nemen:
Ipv een tablet is het misschien een idee om papier te gebruiken. Je schrijft op Anoto papier met een pen. Alles wordt geregistreerd en dmv bluetooth verstuurt naar een server. De server kan de geschreven tekst omzetten naar getypt en zo koppelen aan een database. Dit is een snellere en goedkopere oplossing dan tablets.

Tevens is het mogelijk om te werken met doordrukvellen, aangezien veel bedrijven graag wat achterlaten bij een klant. Digitaal kan het ook, zodra de bon geschreven is, kan de klant het direct als PDF in zijn email box ontvangen.

Ik werk voor een bedrijf die dit kan doen, mocht je het interessant vinden, stuur me dan een berichtje.

[ Voor 186% gewijzigd door Anoniem: 278167 op 22-10-2010 12:13 ]