[Outlook 2007] mail management voor klein bedrijf

[jayb]

Beste allemaal,

Hier op ons kantoor (4 medewerkers) werken wij allemaal met een eigen outlook met .pst bestanden echter merken wij nu ernstig de limitaties van deze en mijn vraag ligt dan ook of mensen een goed mail management systeem weten

Voor de beeldvorming wij maken voor iedere klant (komt neer op 50 mb per klant) een eigen mapje aan echter groeit hierdoor onze pst file zo hard dat we hier eigelijk naar een andere structuur moeten

Tevens wordt het info@ account op dit moment door 2 man beheert via imap waarbij men de afhandelde items lokaal opslaat aan gezien Imap op onze webserver maar 2 gig kan hebben en wij dit dus niet allemaal online kunenn verwerken.

Nu zaten we te denken aan een oplossing met exchange server echter zijn de kosten hier erg hoog van en onze kennis niet erg groot (zelfde geld voor linux alternatieve) tevens neemt dat ons grootste probleem niet weg namelijk wat te doen met de mapjes per klant.

Ook zaten we te kijken naar google apps maar hier bleek intern wat tegenstand op te zijn aangezien men dit niet sluitend leek te vinden (tot mijn spijt)

Kortom weet iemand hier een oplossing voor?

Ps. de mapjes per klant werken op dit moment zeer fijn daar wij regelmatig de mails moeten nalezen en attachment hiervan gebruiken

[ Voor 6% gewijzigd door jayb op 09-07-2010 12:17 ]

[spone]

Microsoft heeft hiervoor een goedkopere oplossing genaamd Small Business Server. Kunnen meteen agenda's gedeeld worden en bestanden goed weggezet worden.

[lier]

Wat is het budget ?

Volgens mij zou een standaard implementatie van SBS2008 een prima oplossing kunnen zijn. Echter geef je helemaal geen info over hoe jullie alles exact hebben ingericht op dit moment. Mocht het zelf draaien van een omgeving geen optie zijn, kijk dan eens naar (bijvoorbeeld) hosted Exchange.

[jopie]

Ik werk hier op mijn eigen kantoor met SBS2008, en er zitten eigenlijk maar 2½ emailaccount in.
Toch zou ik niet meer zonder willen. Kosten: ja, een fatsoenlijke server, en 600 euro meen ik voor SBS2008.

[D-e-n]

Jullie hebben wel iets van centrale opslag? D.w.z. een NAS of een centrale pc waar alles betreffende de projecten centraal wordt opgeslagen?

Ik zit op een kantoor van circa 10 werknemers en hier wordt elk (belangrijk) mailtje opgeslagen als msg-bestand in een map op de server. Dus komt er een mail binnen van project A dan slaat de persoon die dit mailtje binnenkrijgt een kopietje op in de folder van project A. In die folder staan ook alle andere bestanden betreffende dat project. De mailbox zelf kun je vervolgens klein houden door deze regelmatig op te schonen, er staat namelijk altijd een kopie van de mail in de map.

We hebben het hier nog wat geautomatiseerd met macrootjes die bijlagen filteren, een codering aan het mailtje hangen, en de juiste locatie en naam voor het mailtje direct voorstellen maar dat staat los van het principe.

ps.
Overigens werken we óók met SBS maar die centrale opslag in Exchange vinden we niet handig qua archiveren. Door alles in één Windows-folder op te slaan kun je een afgesloten project in één keer archiveren.

[ Voor 11% gewijzigd door D-e-n op 09-07-2010 12:47 ]

[Schrijver]

Kijk eens naar Kerio Connect (Voorheen bekend als Kerio Mailserver)
http://www.kerio.com/connect

Klein maar zeer krachtig pakket. Erg eenvoudig in te stellen.

En stukken goedkoper dan exchange etc.

[MAX3400]

Even afgezien van de oplossing; PST-files zijn relatief volatile opslag-media en over het algemeen afgeraden door Microsoft, zeker als je je centraal opslaat en "over het netwerk" raadpleegt, opent, wegschrijft etc. Verder zijn ze erg suboptimaal als iemand in file A moet kijken terwijl iemand anders in file A net allerlei wijzigingen aan het aanbrengen is.

Mijn suggestie is ook SBS neerzetten maar afhankelijk van budget, kennis en wensen, moet er mogelijk nog het e.e.a. in dit topic verduidelijkt worden.

Overigens werken we óók met SBS maar die centrale opslag in Exchange vinden we niet handig qua archiveren. Door alles in één Windows-folder op te slaan kun je een afgesloten project in één keer archiveren.

Elaborate? Archiveren kan zonder problemen, zowel naar PST als OST, handmatig of automagisch...

[ Voor 23% gewijzigd door MAX3400 op 13-07-2010 09:33 ]

[Alex)]

Je zou voor een Small Business Server kunnen gaan, inderdaad. Maar misschien is dat wel overkill voor de situatie, als je alleen maar een soort-van mailserver wil hebben. Je zou kunnen kijken naar de Microsoft Online-services die verkocht worden onder de naam BPOS. Dan betaal je een paar euro per gebruiker per maand, en host Microsoft alles voor je in de cloud.

Zie http://www.microsoft.com/online/nl-nl/default.mspx voor meer informatie.

[Marzman]

Ik zou voor een klein bedrijfje ook Google Apps overwegen. Betaalde accounts hebben 25 GB ruimte geloof ik en imap/pop en exchange functionaliteit.

[lowfi]

Ik heb voor een bedrijf van soortgelijke grootte Kerio aangeschaft. Persoonlijk vind ik Outlook een rampzalig pakket wat me al snel weg stuurde van exchange & co.

Geef het een kans. Met 300€ ben je ongeveer klaar en kan je ook agendas delen etc. Push mail naar telefoons en ga zo maar door. Op de kerio site is een trial versie te downloaden.

[MAX3400]

Eventueel is BPOS nog een mogelijkheid maar daar zitten wel wat beperkingen aan qua inzage van agenda's en het delegeren van rechten...

[jayb]

Dankje voor alle reacties

Op dit moment sta ik op het punt dit via google apps op te lossen en dan in combinatie met imap.

Hierdoor kan ik voor iedere klant nogsteeds een eigen mapje maken en door de imap functie kunnen ander mensen hier ook snel toegang tot hebben.

het hele ding vervolgens via outlook managen en ik denk dat ik er redelijk kan werken.

Toch twijfel ik of dit de juiste oplossing is want eigenlijk is het handiger om misschien naar een relatiebeheer pakket te gaan wat alle email converstaties bijhoud en dmv een koppeling aan outlook werkt.

Iemand hier ideen over of suggesties?

Voor de beeldvorming voor ons is het belangrijk om de mail history per klant op te kunnen vragen en het liefst heeft iedere gebruiker hier dan toegang toe

[Alex)]

In zo'n geval kun je inderdaad beter naar een relatiebeheerpakket gaan kijken, zoals Microsoft's Dynamics CRM (die eveneens in cloudversie te verkrijgen is). Bij Dynamics kun je dmv de email router inkomende en uitgaande berichten koppelen aan CRM-accounts.