[excel 2007] automatische links naar bestanden

[QinX]

Beste Tweakers,

Ik ben bezig met het automatiseren van het factureren bij ons in excel.
Alleen nu moet/wil ik ook een overzicht maken in excel waar de offerte- en factuurnummers worden bijgehouden.

Wij slaan de offertes en facturen op in een aparte map als PDF

Voorbeeld:
5400-O_Quotation_bedrijf.pdf
5401-O_Quotation_bedrijf.pdf
5402-O_Quotation_bedrijf.pdf

nu heb ik in het overzicht ook 5400-O etc staan. Nu kan ik wel handmatig de link leggen naar het betreffende bestand maar ik wil graag dat deze dat automatisch vind.

Kan ik dit gewoon in excel zelf als formule regelen of moet ik met VBA gaan werken(waar ik 0,0 ervaring mee heb).

Als iemand een goede link heeft of een voorbeeld zou ik dat zeer op prijs stellen.
Google heeft mij niet veel geboden, ik weet ook niet precies hoe ik het moet formuleren.

[F_J_K]

Ik mis even wat je nu precies wilt. Wil je een "dubbelklik en openen" link maken naar het bestand '5400-O_Quotation_bedrijf.pdf'? Inkoppertje: dan kan je de =HYPERLINK() functie gebruiken. Eventueel natuurlijk nog aanvullen met een directorynaam, maar dat kan eenvoudigweg met "d:\dir\"&A1.

[QinX]

F_J_K schreef op vrijdag 18 juni 2010 @ 11:44:
Ik mis even wat je nu precies wilt. Wil je een "dubbelklik en openen" link maken naar het bestand '5400-O_Quotation_bedrijf.pdf'? Inkoppertje: dan kan je de =HYPERLINK() functie gebruiken. Eventueel natuurlijk nog aanvullen met een directorynaam, maar dat kan eenvoudigweg met "d:\dir\"&A1.

Dat wil ik ja, Alleen moet dat automatisch gebeuren.

Dus excel moet de mappen in de gaten houden en dan de cell waarin 5404-O staat laten hyperlink naar /Offertes/5404-O_Quotation_bedrijf.pdf

Om dat bij alles handmatig te gaan doen lijkt overbodig ook omdat niet iedereen die er mee gaat werken excel snapt.

[F_J_K]

Zie dus mijn post, daar kan het heel eenvoudig mee.

[QinX]

F_J_K schreef op vrijdag 18 juni 2010 @ 11:49:
Zie dus mijn post, daar kan het heel eenvoudig mee.

Ik zie zo 123 niet hoe ik dat het voor elkaar krijgt.

Ik vul in
=HYPERLINK("/Offertes/5400";"5400-O)

Dit werkt wel, maar ik kan niet met het plusje naar onder doortrekken.
Ik kan/ga niet >1000 offertes en facturen op die manier doorlinken.

Zie ik iets over het hoofd?

[F_J_K]

F_J_K schreef op vrijdag 18 juni 2010 @ 11:44:
maar dat kan eenvoudigweg met "d:\dir\"&A1.

Zoek ook even op 'samenvoegen' in F1.

[QinX]

F_J_K schreef op vrijdag 18 juni 2010 @ 13:25:
[...]


Zoek ook even op 'samenvoegen' in F1.

Ben aan het zoeken geweest, maar ik vind niets. Ik snap ook niet wat je bedoelt.

[F_J_K]

Wat lukt er dan niet? De vierde hit bij de gegeven zoekterm geeft hier in ieder geval helemaal wat je zoekt. En/of zt de formule die ik geef 1-op-1 in een cel (waarbij je natuurlijk aanpassingen maakt naar de juiste cel) en zie wat er gebeurt. Gewoon met & of de samenvoegfunctie celinhoud combineren met de juiste string, dat gebruiken in een hyperlinkfunctie, copypasten naar de hele kolom en je bent er.

Ik heb het idee dat je de basisbeginselen van Excel hier even mist, dan zou ik niet aanraden om facturen te automatiseren omdat dat dan kostbaar gaat zijn. Maar misschien praten we langs elkaar heen.

[Reptile209]

Je kunt zelf een gecombineerde string (tekst) maken door met het &-teken de losse onderdelen aan elkaar te plakken, je zou bijna zeggen: samen te voegen.

Volgens mij ben je op zoek naar een manier waarbij jij Excel een 'hint' geeft, en hij het zelf moet aanvullen. Dus jij levert 5400-O, Excel moet dat aanvullen met echte bestandsnamen in je offerte-directory tot 5400-O_Quotation_Hema.pdf. Of 5401-O tot 5401-O_Quotation_Media_Markt.pfd. Dat kàn wel, maar dan zal je een flink stuk zelf moeten gaan programmeren in VBA.

Wat makkelijker is, is om de losse delen van de bestandsnaam ergens in je werkblad te verwerken en die tot één string voor je hyperlink samen te voegen. Dus bijvoorbeeld: "5401-O" in cel A1, "Media_Markt" in A2, en dan in HYPERLINK() gaan werken met "d:\offertes\"&A1&"_Quotation_"&A2&".pdf". Zet dat laatste met een =-teken ervoor eens in A3, aanschouw het mirakel en bouw daarmee verder.

[QinX]

Ik begin langzaamaan inderdaad verder te komen zo.

Is het niet mogelijk met een wildcard te werken?
De eerste 4 cijfers zijn uniek in elke map.
Dan moet er alleen gezocht worden op 5400*/5401*/5402*

@Reptile209
Dat kan ook, maar je weet van te voren niet om welk bedrijf het gaat.

Misschien dat VBA een mogelijkheid is, hoewel ik daar dus 0,0 ervaring mee heb.