:strip_icc():strip_exif()/u/102773/crop5ddf8436116e5_cropped.jpeg?f=community)
Naar aanleiding van de aanstaande migratie van de organisatie waarvoor ik werk naar Google Apps voor ons e-mail verkeer lopen we tegen een aantal zaken aan waarvoor ik graag naar input van GoTters wil vragen.
In de huidige situatie bestaat onze organisatie uit zo'n 60 gebruikers, die hebben allemaal toegang tot een aantal mailboxen (c.q. mappen) die gedeeld zijn.
Nu hebben we Google Apps Premier edition aangeschaft; wat de mogelijkheid biedt om iedere user account (mailbox) te delegeren naar maximaal 10 andere users. Deze user kan dan de mailomgeving van de andere persoon benaderen en mail namens hem/haar sturen.
Op zich een goede oplossing om shared mailboxes te implementeren zou je zeggen. Nu zijn er helaas een aantal nadelen aan deze oplossing:
Google Groups
We kunnen bijvoorbeeld van fictieve shared mailbox info@domain.com een Google Group maken; van deze gebruikersgroep maken we dan alle users lid die toegang moeten hebben tot deze mailbox.
Helaas komen hierbij de volgende zaken als beperkende factoren om de hoek kijken:
Google Apps biedt daarnaast de mogelijkheid om een e-mail adres tot distributielijst te verheffen. Hierdoor komt de e-mail bij alle users die toegang moeten krijgen tot deze mailbox binnen.
Nadelen hiervan zijn:
Een alternatieve oplossing zou zijn om de organisatiestructuur zodanig om te vormen dat het niet langer nodig is om meer dan 10 gebruikers toegang te geven tot één mailbox. Deze optie sluiten we gezien de beperkingen (en het debacle of een massale toegang tot een mailbox wel wenselijk is) van Google Apps ook niet uit.
Uitgebreid zoeken naar oplossingen voor de manier waarop wij met deze situatie willen omgaan heeft tot de bovenstaande voorstellen geleid; deze hebben helaas geen van allen iets opgeleverd waar we echt blij mee zijn.
Toch zou ik graag willen horen of iemand anders ervaring heeft met een vergelijkbare opzet in Google Apps en me eventueel input kan geven die tot een betere oplossing kan leiden.
In de huidige situatie bestaat onze organisatie uit zo'n 60 gebruikers, die hebben allemaal toegang tot een aantal mailboxen (c.q. mappen) die gedeeld zijn.
Nu hebben we Google Apps Premier edition aangeschaft; wat de mogelijkheid biedt om iedere user account (mailbox) te delegeren naar maximaal 10 andere users. Deze user kan dan de mailomgeving van de andere persoon benaderen en mail namens hem/haar sturen.
Op zich een goede oplossing om shared mailboxes te implementeren zou je zeggen. Nu zijn er helaas een aantal nadelen aan deze oplossing:
- Geen toegang tot contactpersonen gekoppeld aan deze account
- Labs features zijn niet beschikbaar
- Limiet van 10 delegates (dealbreaker- we hebben meer users nodig)
- Geen mogelijkheid tot het delen van alleen labels (alles of niets)
Google Groups
We kunnen bijvoorbeeld van fictieve shared mailbox info@domain.com een Google Group maken; van deze gebruikersgroep maken we dan alle users lid die toegang moeten hebben tot deze mailbox.
Helaas komen hierbij de volgende zaken als beperkende factoren om de hoek kijken:
- Niet exporteerbaar
- Geen tekst opmaak of attachments aan berichten mogelijk
- Maakt discussies van ontvangen e-mail en verwijderd alle Rich Text Formatting
- Gewoonweg geen e-mail meer
Google Apps biedt daarnaast de mogelijkheid om een e-mail adres tot distributielijst te verheffen. Hierdoor komt de e-mail bij alle users die toegang moeten krijgen tot deze mailbox binnen.
Nadelen hiervan zijn:
- Read-status wordt niet meegenomen
- Follow-up is onduidelijk voor collega's (tenzij handmatig altijd een cc wordt gestuurd aan de distributielijst)
- Mail wordt gekopieerd; zorgt er voor dat er snel veel ruimte wordt verbruikt op de server (quota's worden gehaald)
Een alternatieve oplossing zou zijn om de organisatiestructuur zodanig om te vormen dat het niet langer nodig is om meer dan 10 gebruikers toegang te geven tot één mailbox. Deze optie sluiten we gezien de beperkingen (en het debacle of een massale toegang tot een mailbox wel wenselijk is) van Google Apps ook niet uit.
Uitgebreid zoeken naar oplossingen voor de manier waarop wij met deze situatie willen omgaan heeft tot de bovenstaande voorstellen geleid; deze hebben helaas geen van allen iets opgeleverd waar we echt blij mee zijn.
Toch zou ik graag willen horen of iemand anders ervaring heeft met een vergelijkbare opzet in Google Apps en me eventueel input kan geven die tot een betere oplossing kan leiden.
:strip_exif()/u/8553/logo.gif?f=community){kind=logo}