Alternatief voor Word t.b.v. handleidingen *

[Verwijderd]

Wij zijn een klein bedrijf in maatwerk robot/vision innovatie/ontwikkeling. Wij gaan een redelijke groei tegemoet komend jaar/jaren(binnen en buitenland). Doordat wij maatwerk leveren is elk product dat wij innoveren/ontwikkelen anders. Wel zijn er een groot aantal basisdelen die bij meerdere producten gelijk zijn.

Op dit moment maken wij handleidingen(gebruiks/installatie etc.) in Microsoft WORD. Tot op heden was dat geen probleem ivm kleine opdrachten en de weinige updates die doorgevoerd moesten worden.
Dat wordt het komende jaar totaal anders en als wij op deze manier blijven werken ook geheel onoverzichtelijk.

Na struinen op internet kom je veel info tegen die niet altijd correct/duidelijk is naar het idee wat is zoek. Vaak zijn het ook zeer uitgebreide programma's waar wij geld in steken en geen voordeel uit halen.

Wij zijn op zoek naar een software pakket waarin een vaste opmaak(de huisstijl) van documenten gemaakt kunnen worden, waar personen zonder/weinige kennis van opmaak tekst in kunnen verwerken zonder de opmaak op hol te brengen. Waarin iemand de bestaande documenten geheel automatisch kan wijzigen op vast gestelde pagina's.

Via de zoekresultaten kom je gauw op Indesign, latex programmeren en XLdoc..
Wellicht dat er andere softwarepakketten zijn die beter naar onze wensen passen.

Het kan ook wezen dat ik niet de goede tags gebruik bij de zoekmachines. Graag hoor ik met welke tags je de juiste zoekresultaten krijgt.

Ook ben ik benieuwd hoe documentenbeheer/ verwerking en opstellen gaat bij de grotere bedrijven zoals auto, elektronica, software ondernemingen en etc.

[loewie1984]

openoffice geen oplossing of is dat te kort door de bocht?

aan de hand van je topictitel is dat het meest voor de handliggend zou ik zeggen, als ik je verdere eisen bekijk heb je het in wezen over een document management systeem.

[ Voor 60% gewijzigd door loewie1984 op 24-02-2010 13:32 ]

[Verwijderd]

Wellicht is mijn keuze voor de topictitel niet het juiste.
Waarmee OpenOffice dus niet het gevraagde alternatief is.

Inderdaad, ik zoek iets richting een document management systeem...

[Moirraine]

Al eens naar sharepoint gekeken?

[Boss]

Wij gebruiken voor de handleidingen bij onze software Help and Manual. Echt een geweldig programma. Eenvoudige editor die (op basis van templates) alle digitale formaten, Word, Pdf, XML etc kan maken. Misschien is dat iets voor jullie?

[Dnomaid]

Kijk ook eens naar Alfresco.

[Wish]

loewie1984 schreef op woensdag 24 februari 2010 @ 13:30:
..., als ik je verdere eisen bekijk heb je het in wezen over een document management systeem.

Moirraine schreef op woensdag 24 februari 2010 @ 13:53:
Al eens naar sharepoint gekeken?

Dat is niet wat de TS zoekt. De vraag is namelijk niet hoe de documenten worden opgeslagen, maar hoe de content wordt geparsed in een sjabloon. Een soort van CMS voor Word (om maar eens een bocht af te snijden).

Je zou eens kunnen kijken hoe je dit met (nog eens een gekke suggestie) Access in combinatie met de merge functie binnen Word kunt oplossen. Dit zou je een ervaren ontwikkelaar kunnen vragen.

[F_J_K]

Verwijderd schreef op woensdag 24 februari 2010 @ 13:46:
Wellicht is mijn keuze voor de topictitel niet het juiste.
Waarmee OpenOffice dus niet het gevraagde alternatief is.

Alternatief word' maakt inderdaad niet helemaal duidelijk wat de vraag is, ik vul de topictitel dus wat aan.

Een DMS op zich is niet 'goed in' het bewaken van huisstijlen; maar iets als Sharepoint is inderdaad wel goed in te richten voor samenwerking en ook wel het bewaken van dossiers/mappen. Je zou ook multichannel publishing CMS'en kunnen overwegen die niet 'alleen maar' zijn gericht op het web, check bijvoorbeeld www.tangelo.nl

edit:
of, nu ik mijn eigen term multichannel publishing even in Google gooi, iets als http://www.cmswire.com/cm...shing-solution-005786.php

[ Voor 12% gewijzigd door F_J_K op 24-02-2010 14:10 ]

[MaximusTG]

Je noemt zelf LaTeX al, waarom valt die af dan? Is gratis, eenmalig een goede template maken en je zit gebakken!

[F_J_K]

Probleem van LaTeX is dat het zegmaar niet het meest gebruiksvriendelijke systeem is voor de mensen die goede handleidingen kunnen maken. Al is het inderdaad erg krachtig en flexibel

[MaximusTG]

Klopt, heb je een punt. Nou weet ik niet of dit bestaat; maar zijn er niet mensen/bedrijven waar je zo'n template kunt laten maken? Want het is tenslotte iets eenmaligs? Eventuele latere aanpassingen zou een werknemer die je wat cursussen in LaTeX laat doen zelf kunnen doen. Als je zoiets goed aanpakt en met goed commentaar en code highlighting werkt in de LaTeX source hoeft het niet zo moeilijk te zijn. Hoewel het waarschijnlijk toch wel wat leerwerk voor de mensen die die handleidingen maken zou zijn ja.

[Verwijderd]

Je kan word templates gebruiken
deze templates aanmaken vauit sharepoint en ook opslaan in sharepoint library.

Wil je ook echt klantinformatie in je templates op laten roepen dan kom je toch in de richting van CRM of ERP oplossingen denk aan bv synergy.

[mux]

LaTeX is geweldig voor deze toepassing, echt geweldig, maar je hebt een technische man nodig die het af en toe onderhoudt (en eenmalig opzet). Zelf ermee kloten kan ook, binnen een weekje heb je het wel af, maar een week werk kost je toch weer wat, 700 euro aan werknemerskosten.

[Verwijderd]

Heren

alvast bedankt voor de gegeven reacties op mijn vraag. Er zijn een aantal interessante tips van programma's gegeven waar ik wat meer in ga duiken.

ssj3gohan schreef op woensdag 24 februari 2010 @ 15:39:
LaTeX is geweldig voor deze toepassing, echt geweldig, maar je hebt een technische man nodig die het af en toe onderhoudt (en eenmalig opzet). Zelf ermee kloten kan ook, binnen een weekje heb je het wel af, maar een week werk kost je toch weer wat, 700 euro aan werknemerskosten.

Een week leren t.o.v. een jaar prutsen is geen issue, dat is het gemak over een jaar

En daarnaast zoeken naar een goed alternatief kost ook heel wat uren

Zoekmachines is een leuk medium. Zijn er ook tussenpersonen/bedrijven die deze softwareproblemen voor ondernemingen in kaart brengen en daar de juiste software uitzoeken?

[mux]

Je blijft met het probleem zitten dat je het een keer moet 'doen' en niet kunt vertrouwen op het... oude vertrouwde Word dat iedereen gebruikt en beheerst. Als je denkt dat dat het waard is, en je hebt zelf wel enig gevoel voor programmeertalen (of je kunt iemand vinden die dat doet), dan is LaTeX een goede keuze. En dan de bekende websites en bedrijven langsgaan (marktplaats banen, monsterboard?, stagiair uit een uitzendbureau trekken, wat dan ook).

Ik heb zelf enige ervaring met bedrijven die softwareoplossingen maken en eigenlijk is het advies: als je het even kunt vermijden, vermijd het (voor kleine bedrijven). De oplossingen die zij geven zijn meestal proprietaire software die op proprietaire hardware moet draaien, en je een hoop meer kost dan iemand die even een LaTeX-template maakt met een programmaatje eraan vast dat het makkelijk maakt om er tekst in te frotten. Als ik tijd zou hebben zo ik zoiets namelijk echt wel gemakkelijk in een week klaar hebben en nog mooi ook.

[Reptile209]

Volgens mij is de 'juiste' oplossing hiervoor om content en presentatie gescheiden te houden. Laat dus de schrijvers in je bedrijf het inhoudelijke schrijfwerk doen, daar zijn zij goed in. Laat ze zo min mogelijk opmaak aan de tekst toevoegen, net genoeg om de structuur duidelijk te maken. Vervolgens geef je de zooi aan een DTP-er, of hoe dat ook moge heten, die de boel in de gewenste opmaak gooit. Die DTP-er kan je extern inhuren per klus, of zelf aannemen als hij een heleboel te doen heeft.
Je kan er nog een laag tussen zetten: iemand die zorgt dat de tekst inhoudelijk gestructureerd is/wordt en leesbaar is voor je doelgroep.

[mux]

Dat is dus het idee achter latex: opmaak en inhoud zijn gescheiden, je kunt het één maken en het ander later elke keer aanpassen. Het enige jammere is dat je het wel elke keer moet compileren, en die stap zou je dus even moeten automatiseren (dat kan al met visual basic).

[MaximusTG]

Nou ja, bij de meeste (goede) editors, zoals b.v. WinEDT (al is dat een betaald product) is compileren niet meer dan een druk op de knop. Daarbij, bij een goede template hoef je niet vaak te compileren. Zo'n template zou dan bestaan uit een main bestand waarin alle hoofdstukken/appendices etc. worden geincluded. De losse hoofdstukken zullen dan bijna alleen maar tekst bevatten. Combineer met wat code snippets voor het invoegen van b.v. plaatjes en je bent er al bijna.

Voor werknemers van een robotontwikkelingsbedrijf (wat is dat, HBO/uni niveau?) moet het geen probleem zijn een LaTeX template in elkaar te zetten, of er iig wat mee te experimenteren. Ben zelf MSc-student, en gebruik al een aantal jaar LaTeX voor reports, artikels en theses. Ook volledig mezelf geleerd. En als je een keer iets niet weet; Een snelle google (of bing) op de combinatie van wat je wil doen + LaTeX levert al snel een hit op waarin het uitgelegd wordt. Maar goed, het is waarschijnlijk wel een wat steile leercurve.

[gertvdijk]

MaximusTG schreef op donderdag 25 februari 2010 @ 10:13:
Zo'n template zou dan bestaan uit een main bestand waarin alle hoofdstukken/appendices etc. worden geincluded.

Ik denk dat de TS ook een eigen stylesheet wil hebben zodat zijn huisstijl naar voren komt. En stylesheets in LaTeX zijn in pure TeX; erg low-level. Ik heb zelf eens een standaard report.cls omgezet naar mijn eigen wensen. Kost wat tijd, maar heb het bij ontzettend verslagen, e.d. kunnen gebruiken.

En inderdaad, als je technisch HBO/Universitair niveau hebt lopen moeten ze toch wel LaTeX kunnen.

[Reptile209]

ssj3gohan schreef op donderdag 25 februari 2010 @ 09:42:
Dat is dus het idee achter latex: opmaak en inhoud zijn gescheiden, je kunt het één maken en het ander later elke keer aanpassen. Het enige jammere is dat je het wel elke keer moet compileren, en die stap zou je dus even moeten automatiseren (dat kan al met visual basic).

Weet ik, ik heb indertijd ook mijn afstudeerscriptie in LaTeX geschreven. Als ik de topicstart zo lees, dan zijn de medewerkers die moeten gaan schrijven niet geheel in staat (of bereid) om zich met opmaak e.d. bezig te houden. En dat zou ook niet moeten: dat is een vak apart waar je een professional op loslaat. Gewoon kale tekst en losse afbeeldingen aanleveren en dat door een vakman/vrouw in elkaar laten draaien. In Word, LaTeX of welke tool dan ook kan je genoeg verneuken met goedbedoelde aanpassingen, waardoor je toch je consistentie weer kwijtraakt.
Ander voorbeeldje: de meeste webdesigners moeten geen HTML gaan schrijven, zoals de meeste bouwers van sites geen (grafisch) ontwerp van een site zouden moeten willen doen. Schoenmaker, blijf bij je leest .

[Paultje3181]

Ik denk dat je DTP-en met word moet gaan vergeten. Dat is namelijk een office-programma en geen DTP-programma. Verdiep je eens in Scribus. Dit is imho één van de beste freeware DTP-programma's. Als je InDesign kent, mag Scribus ook niet echt een probleem zijn.

LaTeX lijkt me ook niet echt een optie, gezien de toch wel stijle leercurve.

[F_J_K]

Goed punt, dan is Word trouwens een net zo goed tool als elk ander (met de schrijver in gedachte). Zolang het maar duidelijk is dat elke opmaak en samenhang wordt genegeerd.

offtopic:
Dat is ook hoe ik boeken-uitgevers waar ik mee te maken heb gehad werken: aanleveren in Word of .txt maakt niet uit, vorm en structuur worden toch overgedaan, bijv in Quark).

Maar: dat is een manier die beter werkt bij het eenmalig publiceren van een werk, minder voor handleidingen die wijzigen en waar bepaalde delen wel en andere niet in bepaalde versies mee moeten, etc. Dan is die structuur opeens belangrijk. En kom je toch weer op een LaTeX oid (al is daar het hergebruik/versieprobleem ook niet triviaal te noemen), of dus een CMS-achtige oplossing.

offtopic:
ssj3gohan, ik neem aan dat je met proprietary hardware bijv IBM i5 bedoelt i.t.t. x86/64 dat 'alles' kan draaien? ieuw. Lijkt me inderdaad zware zware overkill in dit geval.

Er zijn best bedrijven die advies kunnen geven over dit soort zaken, let inderdaad wel erg op kennis van zaken op dit gebied en vooral heel erg op onafhankelijkheid: adviseurs die ook software (of hardware) verkopen, aanpassen of implementeren wil je wegens het 'wij van WC-eend'-syndroom vermijden.

[mux]

offtopic:
Het meest schrijnende voorbeeld was een sociale woningbouwvereniging (yes, of all places) waar ze netwerkopslag nodig hadden. Een NAS van 400 euro had volstaan, maar ze kregen een hele server (HP kleine bedrijfsserver voor rackmount) inclusief het zoveelste proprietaire CMS en FMS. Kosten? Tegen de 20k...

Verder helemaal eens met F_J_K. Onze lieve TS lijkt hier niet te maken hebben met een situatie waarbij het niet kostendekkend is om elke keer als er wat verandert een DTP'er in te huren. Eerlijk gezegd zit ik zelf ook wel in tweespalt: een tooltje in PHP op een webserver dat pdf'jes uitspuugt (heb ik zelf ook al een paar keer gemaakt) kan volstaan en is veruit het gemakkelijkst te bedienen, LaTeX zal consistenter en mooier zijn maar is op zichzelf niet gebruiksvriendelijk genoeg. Daar kan omheen gewerkt worden uiteraard, je kunt er een shell overheen trekken die er precies hetzelfde uitziet als elke andere CMS. Echte DTP-oplossingen zijn net als WYSIWYG-oplossingen op de lange duur gepruts denk ik.

Maargoed, dat is maar mijn mening. Externe hulp is sowieso nodig. Het hangt waarschijnlijk vooral af van de kunsten van die hulp af wat je krijgt. Een automatiseringsbedrijf inschakelen is zoals eerder gezegd iets waar je echt mee moet oppassen. Het kan, natuurlijk, maar het loopt snel in de papieren!