[Office 2002] Bijhouden beantwoording mail

[JaymzHetfield]

Herken je dit? Je bent werkzaam in een hectisch project en moet van allemaal mensen informatie vergaren. Je stuurt vele mailtjes met vragen en verzoeken aan deze mensen als onderdeel van "jouw" werk... en dan kom je er na een week achter dat het versturen van een mailtje niet meteen betekent dat je ook antwoord krijgt.

Ik zoek daarom een manier in Outlook om bij de mailtjes die ik stuur aan te geven dat ik hierop een antwoord verwacht. Dit hoeft de ontvanger niet te zien, die moet het gewoon uit de tekst kunnen opmaken. Wel moet het mij in staat stellen eenvoudig inzicht te hebben in de mailtjes die door de geadresseerde nog niet beantwoord zijn en ik dus nog achteraan moet.

Biedt Outlook hier (standaard) functionaliteit voor?

[Neobahamuth]

Heb je de ingebouwde leesbevestigingsfunctie al eens geprobeerd?
(Ik stuur eigenlijk nooit leesbevestigingen door. Als er een antwoord vereist is, dan reageer ik onmiddellijk met een antwoord. Ik vind zoiets eigenlijk overbodig.)

[ Voor 58% gewijzigd door Neobahamuth op 19-02-2010 15:43 ]

[To_Tall]

JaymzHetfield schreef op vrijdag 19 februari 2010 @ 15:34:
Herken je dit? Je bent werkzaam in een hectisch project en moet van allemaal mensen informatie vergaren. Je stuurt vele mailtjes met vragen en verzoeken aan deze mensen als onderdeel van "jouw" werk... en dan kom je er na een week achter dat het versturen van een mailtje niet meteen betekent dat je ook antwoord krijgt.

Ik zoek daarom een manier in Outlook om bij de mailtjes die ik stuur aan te geven dat ik hierop een antwoord verwacht. Dit hoeft de ontvanger niet te zien, die moet het gewoon uit de tekst kunnen opmaken. Wel moet het mij in staat stellen eenvoudig inzicht te hebben in de mailtjes die door de geadresseerde nog niet beantwoord zijn en ik dus nog achteraan moet.

Biedt Outlook hier (standaard) functionaliteit voor?

NEE.

Wat jij wilt hebben is iets alla GMAIL. soort chat functie maar dan in je outlook.
Volgens mij zit dat er pas sinds outlook 2010 in. Maar pin me daar niet op vast. Outlook 2002 kan het gewoon weg niet zover mijn kennis gaat hoor

[JaymzHetfield]

Neobahamuth schreef op vrijdag 19 februari 2010 @ 15:39:
Heb je de ingebouwde leesbevestigingsfunctie al eens geprobeerd?
(Ik stuur eigenlijk nooit leesbevestigingen door. Als er een antwoord vereist is, dan reageer ik onmiddellijk met een antwoord. Ik vind zoiets eigenlijk overbodig.)

Aan een leesbevestiging heb ik niets. Het zijn mailtjes in de trant van "Beste Kees, kan je even dit en dat uitzoeken?" Het kost me nu echter veel tijd om van al die Kezen na te gaan of ze hier op antwoorden. Lezen is leuk, maar beantwoorden is waar het mij om gaat.
Ik wil op eenvoudige wijze een overzicht hebben van wie ik nog achter de broek aan moet zitten omdat hun reactie uitblijft.

[bartgabriels]

Wat ik altijd doe, is gebruik maken van de vlaggetjes.
In de Sent Items folder, het vlagje naast de mail aanklikken ...
Komt ook automatisch in je ToDo list staan ...

[ppl]

Ik denk dat je hier eerder je werk- en denkwijze moet aanpassen. Zoals je er al achtergekomen bent betekent een mail sturen niet per definitie een instant reactie. Je moet je beseffen dat zowel jij als je project absoluut niet het centrum van iedereen en alles is waar iedereen maar direct hun aandacht op focust. Jij en je project zijn niets meer en niets minder dan de zoveelste schakel in de ketting. Mensen zijn met hun eigen werkzaamheden bezig in hun eigen tempo (wat deels ook bepaald wordt door dingen als deadlines). Het is daarom ook doodnormaal en erg belangrijk om mensen iets te mailen en hun eraan te blijven herinneren. Je kunt ook gebruik maken van het stellen van deadlines in de zin van "als ik binnen een week niks van je verneem dan neem ik aan dat je akkoord gaat". Daarmee is het reageren op je mail al niet meer vrijblijvend.

Om te zorgen dat je mensen ook aan dingen blijft herinneren kun je gebruik maken van dingen als todo's. Dat kan binnen Outlook zoals bartgabriels uitlegd maar dat kan ook met diverse andere tools tot aan plain old pen en papier aan toe. Het is uiteindelijk niets meer dan een bepaalde werk- en denkwijze hanteren, welke tools je er voor gebruikt om je daarbij te helpen is van ondergeschikt belang. Verder klinkt dat wat je eigenlijk wilt doen nogal als "projectmanagement" en daar is een personal information management client zoals Outlook niet voor geschikt. Applicaties als MS Project en in zekere mate zelfs Excel zijn daar veel beter voor geschikt. Met die tools kun je je planning, todo's en voortgang van je project in bijhouden zodat het overzichtelijker is wie wat wanneer doet.

Btw, leesbevestiging is niet betrouwbaar omdat je die gewoon uit kunt zetten of kunt negeren. Schiet je dus geen zak mee op. Dat is ook de reden waarom het in de meeste clients niet terug te vinden is.

[ Voor 5% gewijzigd door ppl op 19-02-2010 22:16 ]

[Reptile209]

Ik heb wel eens een 'getting things done' truukje hiervoor gelezen. Verwerk in je email (bijvoorbeeld onder je sig) een code afhankelijk van de status:
[b] = bevestiging gevraagd
[a] = afgehandeld
wees creatief.
Nu kan je de rules van Outlook je mailtjes 'after sending' laten filteren op deze codes. Gooi iedere code in een bepaald mapje waar je dan regelmatig doorheen bladert om te zien of alles nog loopt.

[JaymzHetfield]

ppl schreef op vrijdag 19 februari 2010 @ 22:15:
Ik denk dat je hier eerder je werk- en denkwijze moet aanpassen. Zoals je er al achtergekomen bent betekent een mail sturen niet per definitie een instant reactie.

Ik verwacht ook geen instant reactie.

Je moet je beseffen dat zowel jij als je project absoluut niet het centrum van iedereen en alles is waar iedereen maar direct hun aandacht op focust. Jij en je project zijn niets meer en niets minder dan de zoveelste schakel in de ketting. Mensen zijn met hun eigen werkzaamheden bezig in hun eigen tempo (wat deels ook bepaald wordt door dingen als deadlines). Het is daarom ook doodnormaal en erg belangrijk om mensen iets te mailen en hun eraan te blijven herinneren.

Dat is mij bekend.

Je kunt ook gebruik maken van het stellen van deadlines in de zin van "als ik binnen een week niks van je verneem dan neem ik aan dat je akkoord gaat". Daarmee is het reageren op je mail al niet meer vrijblijvend.

Dat voorbeeld gaat hier niet op, aangezien ik input van hen nodig heb. Het stellen van deadlines is in het algemeen wel een goede tip, hoewel je wel voorzichtig moet zijn in je verwoording. Hoe je in een project acteert is mij goed bekend.
Ik was simpelweg op zoek naar een technische ondersteuning van mijn werkzaamheden. Iets kant en klaars hiervoor is er kennelijk niet in Office2002. Ik ga daarom maar met die vlaggetjes in de slag, hoewel ik de tip van Reptile ook een mooie vind.