[Outlook] Emails delen in thuisnetwerk

[quo_]

Na 12 jaar mailen met achterenvolgens meerdere freeware/shareware clients heb ik besloten om de overstap naar Outlook (2003) te maken. Belangrijkste reden is dat hier in huis inmiddels een netwerk hebben met 5 client pc's en een fileserver. Met standaard software is het voor mij makkelijker om alles te beheren en bij de tijd te houden.
Tegelijk met deze switch heb ik me voorgenomen om het probleem op te lossen wat er is met het vanaf meerdere plaatsen bij je eigen mails te kunnen komen.
Ik heb 4 opties kunnen bedenken om dit te realiseren voor Outlook 2003.

1) Delen van pst bestand via het netwerk
Wordt in veel artikelen op internet afgeraden en juist ook door Microsoft. Sommigen twijfelen aan de oprechtheid van deze goede raad en verdenken microsoft er van de Exchange oplossing te willen stimuleren. Voor mij in elk geval genoeg reden om niet deze kant op te gaan.

2) Synchronisatie van pst bestanden over het netwerk
Is een optie maar blijft toch een surrogaat oplossing. Liever (nog) niet.

3) Exchange oplossing, MS Exchange of een goedkoper alternatief
MS exchange valt in eerste instantie al af vanwege de prijs. Ik heb wat zitten oefenen met goedkopere alternatieven maar over het algemeen vind ik die ook nog te ingewikkeld. Bovendien ben ik op zoek naar functionaliteit die slechts een voor een fractie gebruik maakt van wat zo'n server kan.

4) Software tools voor dit specifieke doel
Ik heb twee applicaties gevonden die beide op een vergelijkbare manier werken. Op een PC in het netwerk waar outlook op draait wordt een server module geinstalleerd die te kiezen pst bestanden over het netwerk beschikbaar maakt voor PC's met de client module (en outlook uiteraard).
Het gaat om MapiLab groupware server (MGS) en Public Sharefolder (PSF). Beide richten zich op kleine bedrijven/organisaties voor wie een exchange server te duur en/of te ingewikkeld is.
Functionaliteit is van beide programma's nagenoeg gelijk. Sharefolder is iets simpeler maar heeft ook wat minder beheersmogelijkheden, je kunt het vrijwel niet fout doen. De Groupware server heeft meer mogelijkheden die via een beheerdersaccount toegankelijk zijn.

Heb zowel MGS als PSF geinstalleerd in de trialversie en het werkt uitstekend. Nederlandse zuinigheid echter doet mij aarzelen om tot aanschaf over te gaan, met een prijs van resp 120 en 220 euro (voor twee clients) zijn het bepaald geen goedkope tooltjes.

Vraag:
Zijn er nog andere mogelijkheden om het gewenste effect te bereiken die beter en/of goedkoper zijn?

[ik222]

Gewoon lekker het .pst bestand delen via het netwerk. Doe dat al jaren hier thuis en dat werkt perfect en probleemloos. In een bedrijf doe je dit niet maar voor thuis is het prima.

[Nakebod]

Begrijp ik uit het verhaal dat je ook je eigen mailserver draait?
Als je geen Google angst hebt, ik gebruik voor privé domeinen Google Apps.
Naast webbased toegang kan hij ook IMAP aan, en "MS Exchange ActiveSync" (Windows Mobile + andere apparaten die via MS Exchange kunnen communiceren)

Nu weet ik niet 100% of die MS Exchagne ActiveSync ook in Outlook zelf werkt, IMAP in ieder geval wel.
Alleen met IMAP heb je bijv niet de agenda en contactpersonen.

[lier]

Òptie om op de fileserver een mail server te installeren ?
Is Linux een optie (in het kader van kosten) ?

Heb zelf wel een Exchange server draaien, maar als deze software voor mij niet eenvoudig verkrijgbaar zou zijn, zou ik zeker voor een (gratis) Linux variant kiezen om een en ander op een vergelijkbare manier (webmail bijvoorbeeld) te draaien.

[quo_]

Een mailserver draaien of de huidige fileserver is geen optie als het gaat om linux. Bij het kiezen van de fileserver heb ik windows en linux tegen elkaar afgewogen. Linux was goedkoper en sneller, maar windows toch makkelijker. Het geheel is dus netjes ingericht met XP

Ik heb echter nog genoeg oude spullen liggen om met linux aan de slag te gaan. Wellicht kan ik met een apart linux systeempje het probleem ook oplossen. Nog niet aan gedacht. Eerst maar even het idee laten bezinken

[ik222]

Oke als ik je verhaal goed begrijp wil je het volgende nietL

- Mailserver --> Te ingewikkeld en te duur
- .pts bestanden delen --> Bang dat het fout gaat.

Dan blijven er helaas geen alternatieven over. Kijk natuurlijk zijn er misschien allerlei tools waarmee je kan synchroniseren maar dan nog synchroniseren die in feite gewoon de .pts bestanden over het netwerk. En als je dat doet kun je net zo goed je .pts bestanden op een share zetten.

[twixx]

IMAP?
Hosted Exchange?

[quo_]

Vervolg.
Eerst nog wat tests gedaan met een eigen mailserver en het zelf delen van pst bestanden.
De mailserver blijft hoe dan ook een gecompliceerde oplossing voor het doel wat ik er mee wil bereiken. Het delen van een pst file gaat inderdaad prima ondanks het feit dat MS dit afraadt. Een pst is echter niet bedoeld om tegelijkertijd door verschillende instanties van outlook aanngesproken te worden, als je het wel doet kom je in crash achtige situaties van deze applicatie. Corrupte pst's zit ik niet op te wachten dus toch maar een echte tool gekocht.
Het is uiteindelijk Mapilab groupware server geworden. Eén licentie via een amerikaanse sharewaresite koste me uiteindelijk 36 euro. Deze licentie laat ook maar 1 gebruiker tegelijkertijd toe, maar als een tweede zich meldt voor dezelfde pst wordt dit keurig geblokt zonder dat outlook echt op hol slaat.
Heb nu een goede oplossing voor een paar centen en alles werkt naar tevredenheid.

[ik222]

quo_ schreef op zaterdag 06 maart 2010 @ 14:12:
Vervolg.
Het delen van een pst file gaat inderdaad prima ondanks het feit dat MS dit afraadt. Een pst is echter niet bedoeld om tegelijkertijd door verschillende instanties van outlook aanngesproken te worden, als je het wel doet kom je in crash achtige situaties van deze applicatie. Corrupte pst's zit ik niet op te wachten...

Dat zijn geen crashes maar gewoon meldingen dat de file al in gebruik is door een andere client. Volkomen normaal dus juist om corrupte files te voorkomen. Je hoeft dan ook echt niet bang te zijn dat je file hiervan corrupt raakt.

[crack_en_hack]

Voor 1,2 en 4 kan je heel gemakkelijk doen met een Microsoft freeware tool, dat heet SyncToy ofzoiets.

Als je zoekt op XP Powertoys dan staat dit tooltje erbij.

[E-Vix]

Waarom maak je niet gewoon gebruik van IMAP? Dan ben je in één keer van alle problemen af.
Je kan op meerdere pc's tegelijkertijd één mailbox bekijken. Als je op de ene pc een mailtje wist, is hij bij de andere ook weg, je verzonden emails zijn ook op alle pc's te zien...
Nog mooier, zit je achter een vreemde pc, dan hoef je alleen server, login en wachtwoord in te voeren in de mailclient en je kan bij je mail. Geen gedoe met het delen van PST bestanden, het maar op 1 computer tegelijkertijd je mail kunnen openen, etc.