Bedrijfs mail policy (exchange)

[Proxx]

Hoi Tweakers,

ik zit een beetje met een probleem. in het bedrijf waar ik zit is een exchange 2007 server geïnstalleerd.
wegens ruimte te kort hebben wij nu de localcopy van de database uit moeten zetten. nu is dit niet de bedoeling. en extra ruimte zit er op het moment ook niet in het budget. nu weet ik dat er bij bijna alle bedrijven regels voor de mail bestaan. max grote van mailbox. hoelang iets bewaard moet worden. enzovoort enzovoort nu wou ik weten wat jullie hier van vinden.

onze max mailbox grote was eigenlijk 2gb (eigenlijk is dat gewoon de supported voor ost geloof ik)
tegenwoordig hebben sommige 3gb

en over het bewaren van mailtjes is niks afgesproken. dus als iemand wat guidlines heeft voor een mailbox policy

ik moet zeggen dat we gaan beginnen bij iedereen die 2gb bereikt heeft de attachments te strippen. maar dit kan geloof ik niet server based dacht ik. dus moet wel per persoon.

[Verwijderd]

Bij ons krijgt iedereen een mailbox van 2gb. Wat ze daar mee doen moeten ze zelf weten. Als de mailbox vol is kunnen ze niet meer mailen, dus dan moeten ze er wel iets aan doen.
Sommige mensen lossen hun problemen op door middel van een lokaal .pst bestand voor alle mails ouder dan een jaar. Anderen schonen hun mailbox gewoon op.

[Proxx]

Verwijderd schreef op maandag 23 november 2009 @ 13:31:
Bij ons krijgt iedereen een mailbox van 2gb. Wat ze daar mee doen moeten ze zelf weten. Als de mailbox vol is kunnen ze niet meer mailen, dus dan moeten ze er wel iets aan doen.
Sommige mensen lossen hun problemen op door middel van een lokaal .pst bestand voor alle mails ouder dan een jaar. Anderen schonen hun mailbox gewoon op.

zo dachten wij dus ook. alleen zitter er nu een paar hogere piefen die zeggen dat ze echt niks kunnen missen. voor hun hebben we nu dus uitzonderingen gemaakt alleen we hebben nu ruimte te kort.

maar fijn om te horen.

[Caeruleus]

Proxx schreef op maandag 23 november 2009 @ 14:03:
[...]

zo dachten wij dus ook. alleen zitter er nu een paar hogere piefen die zeggen dat ze echt niks kunnen missen. voor hun hebben we nu dus uitzonderingen gemaakt alleen we hebben nu ruimte te kort.

maar fijn om te horen.

Nou ja.... het is het ene of het andere. Of extra opslagruimte aanschaffen of een limiet instellen. Als de "hoge pief" geen geld wil uitgeven aan extra opslag dan zal hij moeten opschonen.

Edit: een algemene richtlijn is dus niet te geven, dat zal voor ieder bedrijf verschillen.

[ Voor 8% gewijzigd door Caeruleus op 23-11-2009 14:06 ]

[DarkSide]

Proxx schreef op maandag 23 november 2009 @ 14:03:
[...]

zo dachten wij dus ook. alleen zitter er nu een paar hogere piefen die zeggen dat ze echt niks kunnen missen. voor hun hebben we nu dus uitzonderingen gemaakt alleen we hebben nu ruimte te kort.

maar fijn om te horen.

archiveren is de enige oplossing. Dat kan bv met Enterprise Vault. Maar dat kost geld.
Daarom zijn eigen PST's handig. Nadeel is dat ze, officieus, niet op een netwerk schijf kunnen (heb er zelf nooit problemen mee gehad. Een ander nadeel is dat je ook hier de grootte in de gaten moet houden anders raken ze nog wel eens corrupt. En dat ze niet beschikbaar zijn in OWA.
Maar mensen dwingen om bij tijden wat op te schonen is gewoon normaal in het bedrijfsleven. Anders blijf je maar extra HD's kopen omdat iedereen zonodig alle Plaatjes van de kerstborrel 1998 wil houden op de hoogste resolutie.

[Proxx]

Caeruleus schreef op maandag 23 november 2009 @ 14:05:
[...]

Nou ja.... het is het ene of het andere. Of extra opslagruimte aanschaffen of een limiet instellen. Als de "hoge pief" geen geld wil uitgeven aan extra opslag dan zal hij moeten opschonen.

Edit: een algemene richtlijn is dus niet te geven, dat zal voor ieder bedrijf verschillen.

klopt nu gaan die regels ook gesteld worden. maar ik wou gewoon weten hoe ze er bij andere bedrijven over dachten. mischien zeggen die wel na 1jaar alles standaar archiveren en mocht er een hdd crashen pech voor die gegevens. maar hier bij boekhouding willen/moeten ze alles 5jaar bewaren daar is dat dus geen optie.

ik wou gewoon weten wat andere systeembeheerders of bedrijven er van vinden

DarkSide schreef op maandag 23 november 2009 @ 14:10:
[...]

archiveren is de enige oplossing. Dat kan bv met Enterprise Vault. Maar dat kost geld.
Daarom zijn eigen PST's handig. Nadeel is dat ze, officieus, niet op een netwerk schijf kunnen (heb er zelf nooit problemen mee gehad. Een ander nadeel is dat je ook hier de grootte in de gaten moet houden anders raken ze nog wel eens corrupt. En dat ze niet beschikbaar zijn in OWA.
Maar mensen dwingen om bij tijden wat op te schonen is gewoon normaal in het bedrijfsleven. Anders blijf je maar extra HD's kopen omdat iedereen zonodig alle Plaatjes van de kerstborrel 1998 wil houden op de hoogste resolutie.

http://support.microsoft.com/kb/297019/en-u dat bedoel je met officieus niet op netwerk kunnen.

heb jij ooit last gehad van een OST file die na de 2gb overschrijding corrupt is geraakt ? wij nog niet maar als dat zo is hebben we de poppen aan het dansen.

[ Voor 28% gewijzigd door Proxx op 23-11-2009 15:05 ]

[nilisvw]

Bij een PST bestand groter dan 2gb heb ik weleens problemen gehad. Ik heb bij een bedrijf gewerkt waar ze 1gb standaard aanhielden als maximum en als ze meer wilde bewaren belde ze met onze afdeling en werd er een PST aangemaakt op een netwerkschijf. Werkt prima!

Je moet wel in de gaten houden dat die PST bestanden niet te groot worden dus af en toe een keer op die netwerk schijf kijken. Of op de homedir van de user opslaan en daar een quota van bijv 2 gb op zetten.

exchange 2010 komt wel mooi met automatisch archieveren bijv na 1 jaar ofzo. Dan kan je daarop policys instellen. Dan wordt de lokale OST ook minder groot als je dat in een archief box mikt.

Nu nog wachten op dat je de archief boxen in een aparte database kan gooien.

[Verwijderd]

Proxx schreef op maandag 23 november 2009 @ 14:34:
http://support.microsoft.com/kb/297019/en-u dat bedoel je met officieus niet op netwerk kunnen.

heb jij ooit last gehad van een OST file die na de 2gb overschrijding corrupt is geraakt ? wij nog niet maar als dat zo is hebben we de poppen aan het dansen.

OSTs niet maar PSTs gaan naar de kloten op netwerkschijven, daar kun je op wachten. Vel ellende mee gehad.
Echter, vergeet, voor die hoge piefjes, ook niet dat "opschonen" wat anders is dan "weg gooien". Ten eerste is het gelul dat ze NIETS kunnen missen - er komt zoveel bagger voorbij tenslotte. Ten tweede, als je mails met attachments hebt die boeiend zijn dan kun je die mails ook gewoon op je netwerk folders opslaan. Bijvoorbeeld alle mails van en naar Klant X sla je op in je homedir onder \klant X\mails en je hebt gearchiveerd zonder crashgevoelige netwerk-PSTs.

[Verwijderd]

Blijft lastig idd. 2GB vind ik zeer acceptabel. Dat men PST's gaat gebruiken wil je eigenlijk voorkomen. Buiten dat ze onbetrouwbaar zijn, killen ze ook de performance van je fileservers en dat is denk ik het grootste probleem.

Verder is het net hoe je er als IT afdeling mee om wil gaan. Ik heb bij bedrijvgen gezeten die zich in allerlei bochten wringen om de gebruiker maar tevreden te houden en ik heb bij bedrijven gezeten waar ze gewoon keiharde limits zetten met een verwijzing naar de CTO van ga maar bij hem zeuren om geld, kopen wij wel storage.

Persoonlijk vind ik, zodra je availability in gevaar komt ben je verkeerd bezig en daar ligt dan de grens. Zodra alles in PST's gaat is die mail van de radar af en krijg je daar weer uitdagingen. Liever alles in Exchange houden of Enterprise Vault. Maar goed, als je EV wil moet je eerst geld uitgeven en dat is er niet dus dat is makkelijk.

Uiteraard zeggen al die piefen dat ze belangrijk zijn en niks weg kunnen gooien. Laat ze maar beginnen bij de vakantie foto's