Folderstructuur voor support-documentatie/software bepalen *

[loewie1984]

Hallo leden, graag wil ik even een balletje opwerpen voor het bedenken van een logische mappenstructuur om software en documentatie zo goed mogelijk gestructureerd op te nemen binnen onze organisatie. Het probleem waar ik nu veelal tegenaan loop is, vanwege de versnippering-van-en-gebrek-aan goed gedocumenteerde informatie is dat je zaken gaat afschuiven op mensen die er toch wel het fijne van weten.

Dit vind ik geen fijne gedachte, als automatisering medewerker van een kleine afdeling is het prettig dat iedereen overal op zijn minst een beetje vanaf weet, en dat wanneer zaken te specifiek worden je ze dan pas doorzet naar de persoon met de meeste expertise. Een tweede punt van kritiek is dat door versnippering van documentatie en software op diverse plekken binnen de organisatie een vorm van inconsistente kan optreden waardoor je het risico loopt met outdated documentatie of software aan de slag te gaan.

Hoevaak zit je niet in een situatie waarin je hoort van je collega: "Ja maar als je versie 2.10 installeerd onder Windows Vista met compatibiliteitsmodus "x" dan werkt de app wel, moet je daarna wel nog ff deze registerwijziging doorvoeren na de update". Op deze manier is de verleiding groot om het de volgende keer weer aan je collega te vragen. En terplekke documenteren is vaak niet mogelijk omdat je bezig bent met iets en je niet kan zeggen: "Ho/Stop/Boem/Pauze Ik moet dit eerst ff documenteren"

Vanwege deze scenario's wil ik graag een opzet maken hoe ik het beste software en documentatie zij aan zij kan structureren zodat dit voor elke medewerker makkelijk te raadplegen is.

Ik heb over het volgende nagedacht: de opslag van gegevens en of dat nu data of documentatie is geschiedt in folders. Op dit moment komt er geen cms of sharepoint achtige oplossing aan te pas en ik wil ook niet nadenken over programma's die werken met een library. De opdeling van informatie moet geschieden via folders punt.

Thuis heb ik bijvoorbeeld het volgende:

code:

folder=software
software=_meuk
software=_meuk=*.exe

software=applicaties
software=applicaties=folder_producentnaam

software=drivers
software=drivers=ati
software=drivers=ati=x64
software=drivers=ati=x86

software=e_learning
software=gadgets
software=games
software=mobile_devices
software=office_suites
software=operating_sytems
software=utils
software=virtualization

Enfin ik hoop dit dat duidelijk is

Bij het bedrijf is er nog geen echte software structuur maar wel een documentatie structuur aanwezig, zo is er bijvoorbeeld documentatie voor specifieke vestigingen die niet relevant zijn in een algemene folder en wat zet je in een algemene folder?

We hebben patchlijsten, pin/puk lijsten, planningen, licenties, visio schema's noem maar op.. op welke basis maak je een selectie wat bepaald of iets in mapje A of in mapje B hoort of wat niet? Dit is dan het topje van de ijsberg denk ik.

Wat betreft de software, we hebben standaard KA software, specifieke software, server software, ook hier zijn tal van mogelijheden voor te bedenken

Ik dacht bijvoorbeeld aan het volgende:

code:

server=hp
server=hp=drivers
server=hp=drivers=x64
server=hp=drivers=x86
server=hp=firmware
server=hp=documentatie

server=dell
server=etc

maar je zou ook kunnen zeggen

code:

hp=server
hp=server=drivers
hp=server=drivers=x64
hp=server=drivers=x86
hp=server=firmware
hp=workstation
hp=laptop
hp=etc

En wat betreft de standaard KA en specifieke software dan het volgende:

code:

ka=
ka=adobe
ka=adobe=acrobat
ka=adobe=acrobat=reader
ka=adobe=acrobat=professional
ka=adobe=photoshop

ka=microsoft
ka=microsoft=office
ka=microsoft=office=1997
ka=microsoft=office=2002
ka=microsoft=office=2003
ka=microsoft=office=2007
ka=etc

specifiek=unit4
specifiek=caseware
specifiek=klubas
specifiek=kluwer
specifiek=etc

Er zijn dus tal van mogelijkheden mogelijk en daarom vraag ik graag jullie om advies/persoonlijke mening
software en documentatie kunnen best gescheiden opgenomen worden, maar alle opties staan open!

bvd!

[loewie1984]

anybody? en we zijn onderweg

Spider.007 schreef op dinsdag 20 oktober 2009 @ 09:38:
Dit topic pas wellicht beter in SWS, dus ik verplaats hem daar even naartoe met een titel-edit

Software & Documentatie Library opzetten > Folderstructuur voor support-documentatie/software bepalen *
CSA > SWS

Dank!

[ Voor 138% gewijzigd door loewie1984 op 20-10-2009 10:19 ]

[talin]

heb hetzelfde probleem ooit al eens gehad.
door de organisatie was het een beetje onmogelijk om een andere struktuur op te zetten, mijn oplossing was toen een goede zoekfunctie.

[Spider.007]

Dit topic pas wellicht beter in SWS, dus ik verplaats hem daar even naartoe met een titel-edit

Software & Documentatie Library opzetten > Folderstructuur voor support-documentatie/software bepalen *
CSA > SWS

[elevator]

Mijn ervaring is dat mensen steeds complexere folder structuren maken die uiteindelijk vol met halve en hele word documentjes, excel files en visios zitten die vervolgens niemand update. Als je dan nog een stapje extra neemt, dan heb je documentatie dubbel die twee verschillende en conflicterende zaken uitlegt

In een kleine omgeving zou ik als ik jullie was eens naar een wiki kijken, al moet je daar wel voor openstaan (eg: je moet de mooie opmaak per documentje durven te laten vallen en je gewoon focussen op de inhoud e.d.)

[loewie1984]

elevator schreef op dinsdag 20 oktober 2009 @ 09:46:
In een kleine omgeving zou ik als ik jullie was eens naar een wiki kijken, al moet je daar wel voor openstaan (eg: je moet de mooie opmaak per documentje durven te laten vallen en je gewoon focussen op de inhoud e.d.)

In hoeverre verschilt een wiki dan nog van een sharepoint omgeving? Ik bedoel die is voorhanden en die kan ik wel gaan inrichten en gebruiken maar het probleem van zo'n omgeving is het aanbieden van de software via zo'n portaal, sharepoint is wat dat betreft hetzelfde als de microsoft site: software, additionele bestanden en documentatie moet je één voor één downloaden en dat is naar mijn mening te tijdrovend.

[elevator]

Ik ken Sharepoint niet voldoende om te zien hoe jij dit zou inrichten, maar met een Wiki werk je niet met het downloaden van documentatie bestanden of iets dergelijks, je hebt inderdaad het punt dat je software ergens anders staat dan je documentatie maar dat is niet eens zo raar, voor de rest heb je één centraal punt voor je documentatie en een ander centraal punt voor de software.

[Qwerty-273]

Je moet inderdaad opletten dat je niet een te uitgebreide mappen structuur gaat maken. Want dan heb je grote kans dat je een document in de verkeerde map plaatst (of je collega vind dat een logischer plek) waardoor je het niet meer terug kunt vinden.

Ipv van de map structuur "hp=server=drivers=x64" of "server=hp=drivers=x64"
Zou je ook gewoon een map "drivers" kunnen hebben met daarin het bestand "HP_[modelnr]_[OS]_x64_[soort].*". Waarbij je modelnr bijvoorbeeld vervangt door "DL360G5" en soort door een combi van "type_versienummer" - zoiets als "NIC_INTEL_E1E_9.12.36.0"
Dan krijg je dus bijvoorbeeld een map drivers met de volgende bestanden:
DELL_R410_W2003_x86_NIC_BCM_14.1.1.A03.exe
HP_DL360G5_W2003_x64_NIC_INTEL_E1E_9.12.36.0.exe
HP_DL360G5_W2003_x64_NIC_INTEL_E1Q_10.6.15.0.exe
etc.

(natuurlijk kan je zelf kiezen of je de verschillende drivers wilt hebben - als je alleen DL360 G5's hebt met 1 bepaalde NIC dan is het natuurlijk niet nodig dat je de drivers voor eventuele andere NIC's ook beschikbaar hebt - zelfde geld voor oudere versies van een driver tot hoe ver terug blijf je ze behouden?)

[loewie1984]

Nou ik ben wel voor om documentatie in een wiki achtige vorm aan te gaan bieden, ik heb even naar de mogelijkheden gekeken en de complexiteit om zoiets te realiseren op korte termijn en dat lijkt me wel haalbaar.

Wat betreft revisies van drivers, dat is een lastige vraag in principe zou je ervoor kunnen kiezen om gewoon alles bij te houden want het aantal mb's wat met drivers gemoeid is is vaak 10tjes werk. Ook heeft de geschiedenis ons hier geleerd dat het verstandig is om terug te kunnen vallen op een oudere driver. (hp driver update probleempje zorgde ervoor dat de printserver de afdruktaken naar de verkeerde bakken stuurde etc. )

De opslag van software blijft denk ik dan gewoon een punt waar veel mogelijkheden voor te vinden zijn, op merk, type, onderdeel (driver, firmware etc.), waarbij ik denk dat sortering op Merk>Type> en dan steeds verder downdrillen de beste optie biedt. En bij KA en specifieke software gewoon op naam van het pakket en dan een subfolder met source, updates en patches/bugfixes ofzo?