Consultants en het accorderen van gewerkte uren door klant?

[De_Bastaard]

Ik ben voor mijn afstudeerstage opdracht aan het onderzoeken welke functionaliteiten er voor de organisatie(zakelijke dienstverlener) waar ik stage loop wenselijk zijn.

Nu loop ik tegen de situatie aan, waarbij consultants die voor werkzaamheden naar een klant moeten gaan een formulier moeten laten invullen waar dan in staat hoeveel uur er gewerkt is, etc.Dit wordt daarna weer verwerkt door de interne administratie. Helaas is dit nogal een foutgevoelig proces want die bonnen komen wel eens kwijt of worden verkeerd ingevuld. Enfin het hele proces is vrij tijdrovend en foutgevoelig. Het wordt echter op deze manier gedaan om discussies achteraf met klanten over het aantal gewerkte en gefactureerde uren te voorkomen.

Zelf (en met mij nog een aantal anderen) ben ik van mening dat het anders zou kan, en ook zou moeten. Ik zou daarom graag willen weten hoe dit in andere organisaties verloopt Ik heb zelf geen ervaring met andere bedrijven op dit vlak, en dacht dat de GoTters mij misschien wel konden vertellen hoe zij dit doen. Het lijkt me geen vraag die bedrijfsgevoelige informatie betreft en het is geen huiswerkvraag

[franssie]

het is inderdaad een erg foutgevoelig proces, mede omdat het ene bedrijf per (twee) weken factureerd en de ander per kalendermaand en welke combinaties je ook kan bedenken.

Meestal wordt een web-applicatie gebruikt waar de uren in opgeslagen worden, geaccordeerd en daarna betaald als eea overeenkomt met de binnengekomen factuur.

[De_Bastaard]

Is die webapp dan normaal gekoppelt aan een ERP?

[TrailBlazer]

www.iqnavigator.com

ik vul het in manager/klant accordeert en mijn detacheerder kan dat ook weer zien.

[Evilbee]

Wij gebruiken Exact Globe in samenwerking met qics. Daar moeten we onze uren invullen en daarna kunnen we complete week rapportages uitprinten die we dan door de klant laten tekenen.

En aan de hand van de uren die we invullen, krijgen we ook ons salaris

edit:
Oh, qics maakt meer dingen. Wij gebruiken dus Qics time

[ Voor 14% gewijzigd door Evilbee op 08-10-2009 11:58 ]

[RagaBaSH]

Voor mijn werkzaamheden waarbij ik uren in rekening breng wordt vooraf een inschatting gemaakt van de te besteden tijd. Vervolgens schrijf ik mijn uren in ons eigen systeem en worden alle uren tot het drempelbedrag (de inschatting vooraf) rucksichtlos gefactureerd. Alles daarboven zal in overleg met de klant moeten.

Door ervaring blijkt dat we nagenoeg nooit in de situatie komen dat we over de drempel heen gaan. Duidelijkheid voor jou en voor de klant. Bovendien valt de rekening voor de klant mee als je minder uren hebt besteed als gedacht (in het kader van "manage-your-expectations").

PS. Ik moet er niet aan denken om voor elke factuur de uren met mijn klant door te spreken. Mijn klant huurt mij in omdat ik een bepaalde expertise en toegevoegde waarde heb. Moet deze persoon dan mee gaan denken of een gefactureerd uurtje wel nuttig besteed is?

[Verwijderd]

Google eens op digitale werkbon of mobiele fieldservice. Dit zijn software applicaties die vaak aan het bestaande ERP systeem worden gekoppeld en waarmee de buitendienst geautomatiseerd wordt.

[Verwijderd]

Wij zijn zelf bezig met het ontwikkelen van een oplossing hiervoor, die ook bruikbaar is in andere logistieke processen. Er wordt gebruik gemaakt van papier waarop een uniek, vrijwel onzichtbaar patroon wordt geprint (ieder formulier is ook uniek), en een pen met een reader.

De pen weet precies waar het document met welke pennestreken is geraakt. Deze techniek heeft tevens aangetoond valse handtekeningen bv goed te kunnen opsporen. De pen heeft verbinding met de telefoon, die via een dataverbinding zaken gelijk verwerkt op de originele PDFs (alternatief is 's avonds in basisstation plaatsen).

Maar goed, er zijn nogal wat technische details aan Misschien handig daar een keer en afspraak voor te maken oid. M'n DM staat aan.

Het grote voordeel is ook dat de uiteindelijke ingevulde bon altijd op papier nog aanwezig is ter bewijs, maar voor de rest eigenlijk alles per direct verwerkt is.

[ Voor 10% gewijzigd door Verwijderd op 08-10-2009 20:13 ]

[NielsTn]

Wellicht kan de web-applicatie Journyx (www.journyx.com) helpen de uren/kosten inzichtelijk te maken?
Consultant voert uren in,
afdeling/bedrijf/manager controleert en fiatteert,
en de output kan wellicht zo door administratie verwerkt worden..

[Blik1984]

Papier is natuurlijk hopeloos ouderwets, zeker mbt zoiets belangrijk als urendeclaraties. Gewoon de uren koppelen aan een WBS-nummer, iedere 2 weken of iedere maand worden de uren per WBS verzameld en kan er overlegd worden met de klant of de factuur klopt.

[Verwijderd]

De_Bastaard schreef op donderdag 08 oktober 2009 @ 11:24:
Ik ben voor mijn afstudeerstage opdracht aan het onderzoeken welke functionaliteiten er voor de organisatie(zakelijke dienstverlener) waar ik stage loop wenselijk zijn.

Nu loop ik tegen de situatie aan, waarbij consultants die voor werkzaamheden naar een klant moeten gaan een formulier moeten laten invullen waar dan in staat hoeveel uur er gewerkt is, etc.Dit wordt daarna weer verwerkt door de interne administratie. Helaas is dit nogal een foutgevoelig proces want die bonnen komen wel eens kwijt of worden verkeerd ingevuld. Enfin het hele proces is vrij tijdrovend en foutgevoelig. Het wordt echter op deze manier gedaan om discussies achteraf met klanten over het aantal gewerkte en gefactureerde uren te voorkomen.

Zelf (en met mij nog een aantal anderen) ben ik van mening dat het anders zou kan, en ook zou moeten. Ik zou daarom graag willen weten hoe dit in andere organisaties verloopt Ik heb zelf geen ervaring met andere bedrijven op dit vlak, en dacht dat de GoTters mij misschien wel konden vertellen hoe zij dit doen. Het lijkt me geen vraag die bedrijfsgevoelige informatie betreft en het is geen huiswerkvraag

Geef ze een Google telefoon met locale-software. Zodra de GPS-waarneemt dat ze bij de klant zitten gaat de teller lopen. Dan hoeven je consultants dat ook niet meer manueel bij te houden, en evt. aan het eind van de week geven ze een correctie door. Aan het eind van die week versturen ze dan ook met een knop het overzichtje van de gewerkte uren automatisch door.

[De_Bastaard]

Verwijderd schreef op donderdag 08 oktober 2009 @ 20:12:
Wij zijn zelf bezig met het ontwikkelen van een oplossing hiervoor, die ook bruikbaar is in andere logistieke processen. Er wordt gebruik gemaakt van papier waarop een uniek, vrijwel onzichtbaar patroon wordt geprint (ieder formulier is ook uniek), en een pen met een reader.

De pen weet precies waar het document met welke pennestreken is geraakt. Deze techniek heeft tevens aangetoond valse handtekeningen bv goed te kunnen opsporen. De pen heeft verbinding met de telefoon, die via een dataverbinding zaken gelijk verwerkt op de originele PDFs (alternatief is 's avonds in basisstation plaatsen).

Maar goed, er zijn nogal wat technische details aan Misschien handig daar een keer en afspraak voor te maken oid. M'n DM staat aan.

Het grote voordeel is ook dat de uiteindelijke ingevulde bon altijd op papier nog aanwezig is ter bewijs, maar voor de rest eigenlijk alles per direct verwerkt is.

Ik loop stage bij een ECM leverancier, daar zijn ze idd ook bezig met dit soort herkenningssystemen. Laatst toevallig een demo gezien van wat er allemaal al mogelijk is, en damn! Anyway gisteren in discussie geweest met wat collega's over die bonnen, en nu blijkt dat personeel dat wij weer inhuren zo'n bon helemaal niet hoeft in te vullen. Zij worden op een andere manier gefactureerd, maar die bon wordt daar in ieder geval niet gebruikt om te laten controleren door een klant Tijd voor wat verandering dacht ik zo

Daarnaast wordt er ook wel gefactureerd hier op basis van te voren bepaalde uren, maar als een klant nu extra uren wilt inkopen komen deze bonnen volgens mij weer in beeld. Ik denk toch dat het een soort van web-app wordt, gekoppeld met een ERP. Dan niet met Exact, omdat dat hier alleen gebruikt wordt door finance and niet door de afdeling die gaat over de facturatie.

[ Voor 10% gewijzigd door De_Bastaard op 09-10-2009 08:58 ]

[Falcon]

Verwijderd schreef op vrijdag 09 oktober 2009 @ 08:53:
[...]


Geef ze een Google telefoon met locale-software. Zodra de GPS-waarneemt dat ze bij de klant zitten gaat de teller lopen. Dan hoeven je consultants dat ook niet meer manueel bij te houden, en evt. aan het eind van de week geven ze een correctie door. Aan het eind van die week versturen ze dan ook met een knop het overzichtje van de gewerkte uren automatisch door.

Uhm:

- Thuiswerken voor de klanten
- Voor de klant op weer verschillende locaties zitten (kan oplopen tot echt een ontzettend veel locaties, denk aan monteur)
- Mijn werkgever en detacheerder hoeft niet altijd precies te weten waar ik ben

[De_Bastaard]

Inderdaad. Die medewerkers zijn niet altijd bij de klant, maar werken ook wel eens thuis of vanaf kantoor, etc. etc...

[Verwijderd]

Falcon schreef op vrijdag 09 oktober 2009 @ 08:57:
[...]


Uhm:

- Thuiswerken voor de klanten

Thuiswerken betekent meestal meer uit hun neus eten, maar in ieder geval veelal minder productief (=bewezen).

- Voor de klant op weer verschillende locaties zitten (kan oplopen tot echt een ontzettend veel locaties, denk aan monteur)

Die andere locaties kun je uiteraard ook in programmeren.

Mijn werkgever en detacheerder hoeft niet altijd precies te weten waar ik ben

Wel onder werktijd, en na kantooruren kun je de GPS gewoon uitzetten natuurlijk.

[sebasd]

Verwijderd schreef op vrijdag 09 oktober 2009 @ 09:00:
[...]

Thuiswerken betekent meestal meer uit hun neus eten, maar in ieder geval veelal minder productief (=bewezen).

Dus sluit je het maar helemaal uit?

[sverzijl]

Verwijderd schreef op vrijdag 09 oktober 2009 @ 09:00:
[...]
Thuiswerken betekent meestal meer uit hun neus eten, maar in ieder geval veelal minder productief (=bewezen).

Bron?

In mijn persoonlijke ervaring geldt precies het tegenovergestelde. Ik werk gem. 1dag/week thuis en merk dat ik op zo'n dag vaak een stuk productiever ben dan op kantoor. Het zal niet voor alle soorten werkzaamheden gelden, maar voor uitvoerende IT werkzaamheden gaat dit m.i. zeker wel op. Personeel wat de kantjes er vanaf loopt heb je natuurlijk altijd (maar die zijn op kantoor ook al niet bijster productief)


Thuiswerkers zijn productiever en maken langere dagen
Productiviteit neemt toe door telewerken
Thuiswerkers zijn beter gehumeurd en productiever

[Gizz]

Waarom niet een bestaande applicatie zoals Timewriter pakken? Iedere medewerker heeft zijn/haar eigen login, geeft de gewerkte uren op bij klant X en Y (eventueel de werkzaamheden ook gespecificeerd) etc.

Daarna kun je gewoon uitdraaien maken en met de uitgebreidste versie volgens mij ook meteen facturen. Met de pro-versie heb je ook tig mogelijkheden om je uren te loggen: Windows applicatie, via een website of via een windows mobile applicatie.

[Verwijderd]

Het probleem waar wij tegenaan liepen, is dat het moeilijk is bestaande processen te veranderen, en mensen zover te krijgen over te stappen naar een webapp. Vandaar de oplossing dat het proces ogenschijnlijk niet verandert, maar de automatisering erachter ervoor zorgt dat alle informatie direct verwerkt is.

De capaciteit van de pen om direct te versturen, maar ook periodiek te pollen (via foon) of later in een basisstation te plaatsen voorkomt ook problemen met uitval van verbindingen, geen bereik, etc.

[Gizz]

Misschien denk ik te simpel, maar als je de oude mogelijkheid afschaft moeten ze toch wel overstappen? Doen ze het niet, dan vullen ze geen uren in en krijgen ze geen geld. Een grotere motivatie om je uren even digitaal in te vullen kan ik me niet voorstellen

[Falcon]

Maar in principe zou het toch mogelijk moeten zijn om gewoon een mailtje met ingevulde uren te versturen naar de opdrachtgever. Akkoord Ja/Nee

Eventueel kan hij hem dan voor zichzelf uitprinten en een handtekening er onder zetten.

Verder hoef je dan nog alleen een systeem te hebben die dit mailtje stuurd en het akkoord verwerkt na het aanklikken van de akkoord knop.

Daarvoor hoef je toch geen processen binnen de opdrachtgever en eigen bedrijf te veranderen?

[Gizz]

Zelf gebruik ik dus Timewriter en daar gaat het zo:

* Gizz werkt
* Gizz vult uren in
* Gizz maakt na een maand een uitdraai van de uren (met specificatie per dag)
De uitdraai gaat samen met de factuur naar de klant, en de klant betaalt of de klant zegt dat er iets niet klopt met de uren. Dat laatste is me overigens nog nooit gebeurd

Eventueel kan dit natuurlijk helemaal digitaal via mail, maar mijn opdrachtgever heeft het graag op papier ivm handtekeningen die eronder moeten binnen het bedrijf zelf.

[Verwijderd]

Simpel oude processen afschaffen is vaak niet zo 'simpel'. Ik heb het niet over simpele ICT detachering en even een krabbel onder wat uren alleen. Ik heb het over ultieme verbetering van de verwerking van informatie *zonder* verandering (of enkel simplificatie) van de menselijke processen. Over in gang zetten van afspraken 5 seconde nadat de handtekening is gezet. Over altijd nog het uiteindelijke bewijsstuk behouden én digitaal gearchiveerd hebben zonder vertraging. Over het verwerken van jouw urenstaat zonder dat mensen dat nog een keer moeten gaan invoeren, zélfs als je er wijzigingen op hebt aangetekend. Over automatische urenregistratie door simpel een start/stop checkbox op je formulier aan te kruisen en over een hoop meer.

Als jij zegt 'gewoon de oude dingen uitzetten', dan is het héél duidelijk dat je nog nooit een managementpositie in een grotere organisatie hebt vervuld of analyses daarvan hebt gedaan.

Als het simpel was, zou een bedrijf als UPS niet met digitale pads rondlopen waar never nooit geen verifieerbare handtekening uit te halen is. (Hoewel dat ook wel ultiem onnozel is geweest imho). Maar goed, het is leuk te kijken naar je eigen persoonlijke urenregistratie, maar een bedrijf wil graag méér dan dat alleen als het gaat om procesverbetering.

[ Voor 22% gewijzigd door Verwijderd op 09-10-2009 14:18 ]

[Gizz]

Verwijderd schreef op vrijdag 09 oktober 2009 @ 14:03:
Als jij zegt 'gewoon de oude dingen uitzetten', dan is het héél duidelijk dat je nog nooit een managementpositie in een grotere organisatie hebt vervuld

Dat zou je ook al kunnen zien als je gewoon in mijn profiel mijn beroep en leeftijd checkt

Verder is er geen goed of fout bij zowel jouw oplossing als de mijne. Het hangt helemaal van de situatie af welke methode de voorkeur geniet. Hebben we het hier over een bedrijf met 20 consultants of zijn het er 2000?

Zelf ben ik op mijn werk bezig met het uitrollen van een ELO (elektronische leeromgeving) en het daarbij afschaffen van zoveel mogelijke losse papiertjes, kopietjes en formulieren. In plaats van dat een paar honderd leerlingen hun keuzeformulier SE-herkansing inleveren, zetten ze braaf een vinkje in de ELO. Dat soort dingen werken prima door gewoon de oude mogelijkheid op te heffen

[De_Bastaard]

Die manier is leuk bij leerlingen, maar zodra er wat meer bij komt kijken (juridische aspecten, management team wat zich er mee bemoeit) kan je niet zomaar alles overhoop gooien. Als het zo zou gaan, waren ook veel implementaties een groter succes. Die leerlingen zal het verder niet veel interesseren hoe ze zich moeten aanmelden voor een herkansing In de zakenwereld loop je toch al snel aan tegen het feit dat mensen niet willen veranderen, waarbij je toch wel echt zult moeten overleggen over hoe/wat iets zou moeten verlopen.

In het bedrijf waar ik nu onderzoek doe staat het wel in de leveringsvoorwaarden dat er gewerkt wordt met een dergelijke bon, maar die voorwaarden kunnen natuurlijk veranderd worden.

Ik denk overigens wel dat een webapp hier in deze organisatie zou werken. Het gebruik van allemaal papier is bijzonder omslachtig. Die dingen raken kwijt, worden verkeerd ingevuld, moeten worden gescanned, you name it. Als je dit digitaal zou kunnen doen (dan wel gelinked aan een ERP) zou dit ideaal zijn. Ik wil straks voorkomen dat er alleen voor het verwerken van uren weer een pakket zou moeten worden aangeschaft.

[ Voor 7% gewijzigd door De_Bastaard op 09-10-2009 14:46 ]

[Verwijderd]

Het hangt inderdaad van de situatie af - iedereen hier is niet vreemd van ICT oplossingen, en jullie leerlingen zullen dat ook niet zijn. Het idee om al het goede van digitaal te combineren met traditionele processen levert in elke situatie wel wát voordeel op, maar is het meest interessant in omgevingen waar mensen wat minder computer-savvy zijn.

Ik heb een keer bij een demo van een webgebaseerd systeem bij een groot bedrijf gevraagd om het verwerken van de normale gegevens nogmaals te laten doen, maar dan door iemand uit de zaal die in het veld werkt - een installateur van wasmachines. In de tijd die hij nodig had om enkel de applicatie op de mobile device te starten had hij 20 formulieren kunnen invullen. En, dat is geen uitzondering. Veel mensen zijn zelfs na meerdere trainingen, zelf doen en ervaring niet in staat efficient met een computer/handheld te werken.

Een collega van mij die van de contracten en overeenkomsten is heb ik 3x solo getraind, is tig keer meegeweest met trainingen binnen Europa, om ten minste een demo te kunnen doen. Werkt gewoon niet...

Wat TS noemt als digitaal doen, is precies wat gedaan wordt. Wat electronisch verwerkt wordt is identiek aan wat iemand via een web app zou invullen, alleen merken ze het niet.

Hier is trouwens wat meer info, van iemand die dit in Nederland al aan de man brengt.
http://www.digitaalschrijven.nl/default.aspx?pageID=1

[ Voor 12% gewijzigd door Verwijderd op 09-10-2009 14:53 ]

[Gizz]

Het ligt inderdaad ook heel erg aan de gebruikers. Al moet ik zeggen dat het pakket wat ik gebruik voor de uurtjes wel héél simpel is: net als in Google Calendar trek je gewoon een balkje van 9:00 tot 11:00 waarna er wordt gevraagd voor welke klant het was. Klaar.

Maar als je nu formulieren gebruikt waarop 40+ variabelen staan en de gebruikers in kwestie nooit achter een pc zitten, dan wordt het een ander verhaal.

[hstuivenberg]

Ik zie hierboven veel web applicaties langs komen die de uren ook kunnen registreren. Ik mag toch hopen dat de registratie niet het probleem is, maar juist de accordering van je klant? Die zit namelijk niet in je systeem of in je AD, waardoor het lastig wordt hem iets in te laten vullen.

Wij doen het als volgt: aan de interne kant Exact Globe voor de facturatie met daaraan Synergy als webapplicatie waarin de consultants hun uren registreren. Dit scheelt in ieder geval al dat de administratie de urenbonnen niet meer over hoeft te typen in het financiele systeem.

Daarnaast willen we echter wel een krabbel als we de deur uitlopen om bevestigd te hebben dat de klant instemt met de hoeveelheid uren die we gewerkt hebben. De consultants kunnen daarom inloggen op onze sharepoint portal, waar ik een Infopath formulier heb ontwikkeld. Dit formulier wordt deels al ingevuld, en de consultant vult klantnaam en uren in en drukt op send. Het formulier wordt vervolgens automatisch gemaild naar de klant, die deze eventueel akkoord kan geven per mail, of kan uitprinten > inscannen > en kan mailen/faxen. Onze faxen komen digitaal binnen in een mailbox. In geval van een discussie over uren hoeft de mail alleen even te worden opgezocht, voor de rest hoeft er dus geen mens meer naar om te kijken.

[De_Bastaard]

De accordering is inderdaad het "probleem". Ik moet hier binnen de organisatie maar eens gaan onderzoeken hoe zeer die accordering door de klant eigenlijk van belang is. Als ik al hoor dat consultants die wij inhuren, en naar klanten sturen zo'n accordering niet hoeven te doen, zie ik het nut van zo'n controle document bij onze eigen medewerkers niet helemaal in.

Sharepoint is opzich een goed idee, je zou die kunnen laten mailen door een klant en dan automatisch laten opnemen in een DMS a.d.h.v. ingevulde gegevens.