[Outlook 2003] Voorkomen van mails uit PST-files kopieren

[Bastiaan]

Op dit moment zijn we één en ander aan oude mails aan het archiveren. Dat wil zeggen; mailcorrespondentie uit 2007, 2006 en/of nog ouder worden van de mailserver (Zarafa Netserver 2005) verplaatst naar losse PST-bestanden (bijvoorbeeld "archief_USERNAME.pst"). Deze bestanden worden tijdelijk op een andere server ondergebracht en weer gekoppelt aan Outlook. Zo hebben mensen hun mails gewoon bij de hand, maar wordt de mailservercapaciteit minder belast.

De reden dat we dit aan het doen zijn is dat het geheugen op de mailserver aan de krappe kant is (en steeds sneller voller raakt). Het traject voor - in ons geval - nieuwe servers loopt inmiddels geruime tijd, maar in de tussentijd moeten we even creatief oplossen.

Het probleem is echter dat mensen kun mails zelfstandig ook weer terugkopieren/verplaatsen. Omdat we op die manier weer snel terug bij af zijn, zoek ik een oplossing om dit te voorkomen. Opvoeden is geen optie. Hoewel dat al meermalen geprobeerd wordt heb je er altijd gebruikers bijzitten die er toch echt anders over denken en hun mails stug terugzetten in hun eigen sub-sub-sub-submapje.

Mijn vraag is bij dezen dan ook; is het mogelijk om een PST-bestand dusdanig te 'beveiligen' dat mails welke daarin staan niet gekopieerd/verplaatst kunnen worden naar een willekeurige andere locatie? Met andere woorden; wat er eenmaal in dat bestand zit, voorkomen dat het er op een of andere manier uit kan worden gehaald?

[Witte]

Je kan je ook afvragen waarom die mensen dat doen. Wellicht vinden ze het handig om van een bepaalde klant de complete mailconversatie bij de hand te hebben.
Kan je de capaciteit niet verhogen door de attachments van de mails 'af te knippen'. Zo blijven alle mailboxen intact, en hoef je niks te archiveren. Op internet zijn verscheidende tools te vinden die dit doen.
Ik gebruik (tot tevredenheid) EzDetach. Dit vervangt attachments door een linkje naar een filetje op het netwerk.

[Bastiaan]

De enige reden dat mensen dat doen is dat ze geen 2 verschillende mappen (prehistorie t/m 2007 als losse PST geïntegreerd in Outlook en 2008-actueel) willen hebben. In de praktijk hebben ze de oude mails maar zelden nodig; het is meer een geval van de drang tot het bewaren van alles.

Mailconversaties welke teruglopen tot 2006 zijn niet van toepassing. Daarnaast; hoeveel correspondentie heb jij bijvoorbeeld nog lopen welke heen en weer gaan sinds dat jaar?

Attachments worden al 1x opgeslagen op de server; een mail naar 30 mensen met daarin het attachment linken dus allemaal naar datzelfde ene bestand op de server. Helaas is deze bestandslocatie niet eenvoudig aan te passen.

Om nou een extra tool te gebruiken welke attachments op een andere locatie opslaat zie ik ook niet echt zitten. Dit is voor ons meer extra werk om het op 80+ werkplekken aan de gang te hebben, terwijl we over niet al te lange tijd over een nieuw serverpark hopen te beschikken.

[Roady81]

Zijn er geen corporate policies mbt tot email gebruik in dat/jullie bedrijf?
Hoe lang email bewaard mag blijven, waar het gearchiveerd moet worden (Knowledge Base?), etc...
Het instellen van quota's voor de mailboxen ontmoedigt ook het eindeloos ophopen van emails.

Als je het wil automatiseren en er controle over wilt behouden is het beter om te investeren in server-side archiving oplossingen die integreren met je mailserver. Op deze manier ontlast je de actieve mail database en komt de gearchiveerde emails in een aparte database te staan. Als het echt integreert met je mail server, dan merken de gebruikers er op zich niks van en kunnen alles nog benaderen vanuit Outlook zoals ze dat nu ook doen. Hooguit het ophalen van de email van de server kan iets langer duren (als de email niet lokaal op de client gecached kan worden).

Het gebruik van losse pst-bestanden wil ik sterk afraden, zeker als je verbinding naar deze bestanden maakt op een network share. Dit wordt namelijk niet door Microsoft ondersteund en kan tot verlies of corruptie van data leiden. Als je al gebruik wil gaan maken van pst-file, zorg dan dat ze altijd op de lokale harde schijf staan.

Waarschijnlijk als je de top 10-15 grootverbruikers aanpakt, en verder quota's instelt is het meest kritieke probleem verholpen en kan je het uitzingen tot je nieuwe servers er zijn.