Bestandsarchief

[xTmPizzaMan]

Hallo,

Ik heb de forums doorgezocht naar mijn vraag maar ik kon er geen antwoord op vinden. Ik zit met het volgende probleem. Op het werk dreigt onze file server vol te raken. We hebben hiervoor 2 oplossingen, of de filesysteem uitbreiden, of een oplossing zoeken naar het gestructureerd archiveren van bestanden. Wij hebben onderzocht dat veel bestanden meerdere malen op de server voorkomen. Het gaat hier vooral om Excel, jpgs, pdf en doc(x) formaten. Als wij dit gestructureerd kunnen indelen, en dat bestanden bijvoorbeeld door een ticket systeem gevonden kunnen worden, kunnen wij vele gigabites besparen.

Het liefst willen wij niet onze file systeem uitbreiden omdat daar de kosten van een grotere, snellere tapestreamer nog bij komen. Back-ups van bestanden zijn namelijk voor ons erg belangrijk!

Dus mijn vraag, kent iemand een systeem die mijn probleem kan verhelpen? Een systeem waarbij medewerkers gestructureerd bestanden kunnen opslaan. Zonder dat er te veel redundantie in bestanden ontstaat.

Wij hebben gekeken naar microsoft Sharepoint en lotus notes. Wij proberen het aanschaffen van Lotus Notes te voorkomen omdat daar weer een full time job aan vast zit voor de beheerder, en omdat er al een communicatie platform voor de medewerkers is.

Als toevoeging, wij werken in een w2k3 omgeving met citrix.

Met vriendelijke groet,

Antek

[F_J_K]

Als backups belangrijk zijn, dan is versiebeheer (weten welke versie leidend is) dat ook en moet je sowieso je werkwijze aanpassen

Notes hoeft geen fulltime beheerderstaak te zijn, afaik. En bij elk fatsoenlijk systeem hoort een beheertaak. Anders wordt het al snel gewoon een andere ongestructureerde bak met data.

Maar Sharepoint, Notes, Alfresco, etc zijn best het overwegen waard. Wat verwacht je als budget te hebben, als een tapestreamer te duur is?

[alt-92]

xTmPizzaMan schreef op dinsdag 07 juli 2009 @ 14:52:
. Wij hebben onderzocht dat veel bestanden meerdere malen op de server voorkomen. Het gaat hier vooral om Excel, jpgs, pdf en doc(x) formaten. Als wij dit gestructureerd kunnen indelen, en dat bestanden bijvoorbeeld door een ticket systeem gevonden kunnen worden, kunnen wij vele gigabites besparen.

Je hebt het nu over een normale fileserver dan neem ik aan?

Dan mis ik ook nog het gebruikte OS in kwestie eigenlijk, meer specifiek of je R2 gebruikt of niet.
Daar zit namelijk ook al de FSRM in, waar je al wat mee kunt beginnen.

Ontdubbelen is ook niet zo lastig als het lijkt overigens - zolang je maar inzichtelijk kan maken wat er dubbel is.
[Thema Topic] Monitoring is misschien nog wel nuttig om te lezen.

[Bjornski]

Waarom kijk je niet naar een open-source alternatief. Notes en Sharepoint zijn grote, complexe producten, terwijl jij volgens mij alleen documentbeheer nodig hebt.

Kijk eens naar document-management systemen.
Een paar voorbeelden
- OpenDocMan
- Xinco
- Maarch

[xTmPizzaMan]

Ik wil jullie ten eerste bedanken voor de reacties. Bedankt voor de toevoegingen!

F_J_K schreef op dinsdag 07 juli 2009 @ 15:06:
Als backups belangrijk zijn, dan is versiebeheer (weten welke versie leidend is) dat ook en moet je sowieso je werkwijze aanpassen

Notes hoeft geen fulltime beheerderstaak te zijn, afaik. En bij elk fatsoenlijk systeem hoort een beheertaak. Anders wordt het al snel gewoon een andere ongestructureerde bak met data.

Maar Sharepoint, Notes, Alfresco, etc zijn best het overwegen waard. Wat verwacht je als budget te hebben, als een tapestreamer te duur is?

Voor ons is versie beheer zeker een goede optie. Al denk ik niet dat we zo ver moeten gaan. Wij geven garantie dat een bestand tot 14 dagen terug te halen is. De mensen die hier werken zijn geen IT specialisten en ik betwijvel of ze zo ver zijn dat ze elke keer gaan committen.

Met de rest van de reactie ben ik geheel eens. Ik heb niet gezegd dat een tape streamer te duur is. Het zou mooi zijn als we een aanschaf van de nieuwe tapestreamer kunnen uitstellen! Ik praat van een budget van ongeveer 15.000 euro.

Nogmaals ik wil graag proberen te voorkomen dat bestanden dubbel of zelfs nog vaker op de server voor gaan komen. Het gebeurd regelmatig dat mensen een bestand van 1 mb naar 20 collegas sturen, terwijl er ook een linkje naar het bestand kan worden gestuurd. Of dat een rapport of voorwaarde 5x op de server rond zwerft. En wat jij zegt, we willen voorkomen dat onze file server een ongestructureerde bak met data wordt. Het duurt soms te lang dat documenten teruggevonden kunnen worden!

alt-92 schreef op dinsdag 07 juli 2009 @ 16:11:
[...]


Je hebt het nu over een normale fileserver dan neem ik aan?

Dan mis ik ook nog het gebruikte OS in kwestie eigenlijk, meer specifiek of je R2 gebruikt of niet.
Daar zit namelijk ook al de FSRM in, waar je al wat mee kunt beginnen.

Ontdubbelen is ook niet zo lastig als het lijkt overigens - zolang je maar inzichtelijk kan maken wat er dubbel is.
[Thema Topic] Monitoring is misschien nog wel nuttig om te lezen.

Het gaat hier om een Microsoft Windows 2003 server Standard Edition met SP2, dus ik denk niet dat hij R2 is. Als je met een fileserver een NAS server bedoeld, nee. Bij ons staat de data geshared op een schijf van de hoofdserver.

Het zou leuk zijn als een applicatie kan helpen bij het ontdubbelen van de bestanden. Daarmee bedoel ik het inzichtelijk maken welke documenten er beschikbaar zijn. Bij mijn vorige werkgever hadden wij lotus notes, daarin een overzicht van de documenten per process wat gedaan wordt. Je kon op documenten zoeken, een omschrijving van het document typen. En met een code kon het document gevonden worden. Zoiets zoeken wij ook.

Ik heb de topic Monitoring uitgeprint en ga het vanavond rustig doorlezen!

Bjornski schreef op dinsdag 07 juli 2009 @ 16:24:
Waarom kijk je niet naar een open-source alternatief. Notes en Sharepoint zijn grote, complexe producten, terwijl jij volgens mij alleen documentbeheer nodig hebt.

Kijk eens naar document-management systemen.
Een paar voorbeelden
- OpenDocMan
- Xinco
- Maarch

Oké, bedankt voor de input! Naar zulk soort programma's zijn wij naar op zoek. Ik heb nu alleen kennis van sharepoint en lotus notes. Dus ik ga inlezen wat deze programmas doen en of deze geschikt zijn! Alternatieve oplossingen ( die geld kosten, zijn ook welkom!). Ik ben namelijk altijd nieuwsgierig wat door andere mensen gebruikt wordt.


Ik hoop dat ik hiermee duidelijk heb gemaakt wat ik precies wil bereiken.