[Exchange 2007] Mails lokaal opslaan

[Anoniem: 305418]

De vraag bij ons vanuit het bedrijf is, of het mogelijk is om je mails (zodra ze zijn binnengehaald door outlook) te verwijderen van de exchange server. Het probleem is namelijk, dat we tegen de mailbox quota aanlopen.

Ik weet dat het mogelijk is om een tweede .pst bestand te gebruiken, die lokaal staat en alle mails hier heen te verplaatsen, zodra ze binnenkomen. Dit heeft alleen tot gevolg dat je met twee personal folders werkt in outlook. Hier heeft de directie geen zin in ...

Daarnaast kun je natuurlijk pop3 instellen, maar dan is de agendafunctionaliteit niet meer te gebruiken... Weet iemand of er nog andere mogelijkheden zijn?

[Question Mark]

Waarom wordt de quota dan niet gewoon verhoogd?

[tim427]

Anoniem: 305418 schreef op woensdag 24 juni 2009 @ 11:40:
De vraag bij ons vanuit het bedrijf is, of het mogelijk is om je mails (zodra ze zijn binnengehaald door outlook) te verwijderen van de exchange server. Het probleem is namelijk, dat we tegen de mailbox quota aanlopen.

Ik weet dat het mogelijk is om een tweede .pst bestand te gebruiken, die lokaal staat en alle mails hier heen te verplaatsen, zodra ze binnenkomen. Dit heeft alleen tot gevolg dat je met twee personal folders werkt in outlook. Hier heeft de directie geen zin in ...

Daarnaast kun je natuurlijk pop3 instellen, maar dan is de agendafunctionaliteit niet meer te gebruiken... Weet iemand of er nog andere mogelijkheden zijn?

En het mailbox quota opschroeven is geen optie?

[Anoniem: 305418]

Niet echt, er zit een schijf in van 136GB. We zouden er natuurlijk een extra schijf bij kunnen zetten, maar het liefst zorgen we gewoon dat de mails (net als bij pop3) worden verwijderd van de server, zodra ze zijn opgehaald...
Is dat mogelijk?

[ Voor 3% gewijzigd door Anoniem: 305418 op 24-06-2009 12:00 ]

[StevenK]

Hoezo 'tweede pst' ? En hoe wil je dan de backup van die pst's regelen? En heb je er ook aan gedacht dat je veel meer opslag nodig hebt, omdat je interne mail dan niet langer 1 x maar (aantal ontvangers) + 1 x opgeslagen wordt?

[ Voor 83% gewijzigd door StevenK op 24-06-2009 12:03 ]

[eRRoR.InSiDe]

Waarom haal je ze dan niet als POP3 op van je exchange server?

[MADG0BLIN]

Waarom zou je dat willen met exchange? Het hele principe van exchange is dat de mail centraal blijft staan.
En wat kost tegenwoordig een schijfje? Bijna niks meer. Hoe ga je dat straks doen met mails backuppen dan als alles ineens lokaal staat?

[Anoniem: 305418]

eRRoR.InSiDe schreef op woensdag 24 juni 2009 @ 12:02:
Waarom haal je ze dan niet als POP3 op van je exchange server?

Ja klopt, maar dan werkt de agenda functionaliteit niet meer

[StevenK]

Anoniem: 305418 schreef op woensdag 24 juni 2009 @ 12:05:
[...]

Ja klopt, maar dan werkt de agenda functionaliteit niet meer

Dit klinkt mij in de oren alsof er niet al te uitgebreid aandacht is besteed aan het hoe en waarom van de Exchange implementatie.

edit: dit Exchange Server 2007 op Windows Server 2003 verklaart bovenstaande al een deel, denk ik?

[ Voor 17% gewijzigd door StevenK op 24-06-2009 12:10 ]

[Anoniem: 305418]

Ik word hier een beetje moe van, ik vraag gewoon om advies en niet om bijdehand commentaar. Als je geen suggesties hebt, bemoei je er dan even niet mee.

[MADG0BLIN]

Er wordt hier goedbedoeld advies gegeven, maar als je met dit soort reacties komt laat dan maar...

[StevenK]

Anoniem: 305418 schreef op woensdag 24 juni 2009 @ 12:15:
Ik word hier een beetje moe van, ik vraag gewoon om advies en niet om bijdehand commentaar. Als je geen suggesties hebt, bemoei je er dan even niet mee.

Als je antwoord op een vraag wil hebben, maar niet de informatie wil geven die nodig is om een goed antwoord te geven, moet je misschien je vraag niet hier stellen.

Op GoT denken we met je mee, zoeken we samen naar oplossingen en dat betekent ook dat we vragen naar het waarom. Staat je dat niet aan, dan zul je weinig enthousiast zijn geworden van de al die topics die gelezen hebt voor je deze vraag postte.

[Question Mark]

Anoniem: 305418 schreef op woensdag 24 juni 2009 @ 12:15:
Ik word hier een beetje moe van, ik vraag gewoon om advies en niet om bijdehand commentaar.

Dan had je een betere topicstart moeten maken. Je meldt nl. dat je tegen een ingestelde quota aanloopt, niet dat je geen storage meer hebt.

Wat je wilt is niet mogelijk, je opties zijn dan:

1. Een tweede PST, en mails verplaatsen. Hierbij verlies je backupmogelijkheden
2. POP3 gebruiken, en agenda-functionaliteit verliezen
3. Schijfruimte uitbreiden

Persoonlijk zou ik dan voor de laatste optie kiezen...

[Anoniem: 305418]

Question Mark schreef op woensdag 24 juni 2009 @ 12:24:
[...]
Dan had je een betere topicstart moeten maken. Je meld nl. dat je tegen een ingestelde quota aanloopt, niet dat je geen storage meer hebt.

Wat je wilt is niet mogelijk, je opties zijn dan:

1. Een tweede PST, en mails verplaatsen. Hierbij verlies je backupmogelijkheden
2. POP3 gebruiken, en agenda-functionaliteit verliezen
3. Schijfruimte uitbreiden

Persoonlijk zou ik dan voor de laatste optie kiezen...

Bedankt Question Mark

[ZeRoC00L]

Succes met PST's !
Je koopt een dure mailserver + licenties voor exchange en je gaat je mails lokaal zetten ????
Exchange is juist een tool om je mail te beheren, dat wil je niet in een PST doen. Meestal probeer ik juist de optie PST te blokkeren in de policy ivm problemen.
Wat als straks jantje vrij is en pietje de mail van jantje moet beheren ??? Gaat ook niet makkelijk met lokale pst bestanden.
Kortom, koop een extra schijf en laat de mail waar ie hoort, op de mailserver.

[akimosan]

1) PST instellen als bezorglocatie voor nieuwe mail. Dit zorgt ervoor dat Outlook alles in de PST opslaat. (wat eigenlijk het antwoord is op je initiele vraag!
2) Kijk eens naar de functie AutoArchive en stel deze juist in. Om mappen in Outlook uit te sluiten van AutoArchive kun je de eigenschappen van de map bekijken tabblad Auto-archiveren / AutoArchive
3) Ga op zoek naar verschillende archiveringsproducten voor Exchange Server. Een archiveringsserver kan aansluiten op specifieke behoeften maar eigenlijk verplaats je het probleem. Je gaat dan elders schijfruimte nodig hebben, inclusief backup etc.

Let op! Zodra je met PST's gaat werken loop je tegen alle beperkingen aan die eerder in dit topic zijn genoemd!

Hoewel je met de methode bij punt 1 wel Agenda kunt gebruiken en vergaderverzoeken kunt sturen en ontvangen zal het delen van je agenda, contactpersonen en alle mappen in je mailbox niet werken omdat de content automatsich wordt opgeslagen in je PST. Maar het biedt je meer functionaliteit dan POP3.

Eigenlijk gaat dit allemaal over de client applicatie Outlook en niet over Exchange Server


Verder sluit ik me aan bij de eerdere reacties behalve als er geroepen wordt dat je mail altijd op de Exchange Server moet laten staan. Je dient je exchange server niet als dump te gebruiken, maar goed na te denken, plannen en capacity management toe te passen en je beleid goed in te richten.

Je loopt tegen de mailquota aan omdat je niet genoeg capaciteit hebt en omdat je geen duidelijk beleid hebt, bijvoorbeeld hoe werknemers (incl. directie) met hun berichten moeten omgaan. Daardoor blijft iedereen alle berichten opslaan en bewaren tot in het oneindige.

Je kunt verschillende quota instellen voor verschillende groepen. Bijvoorbeeld Directie leden en financiële verantwoordelijken zouden wel eens voor een langere periode alle email moeten bewaren, omwille van juridische redenen. Voor hen stel je dan bijvoorbeeld een groter quotum in. Daarnaast kun je een archiving server inrichten waar voor dergelijke personen berichten worden opgeslagen en netjes worden gearchiveerd volgens je beleid.

[alt-92]

Anoniem: 305418 schreef op woensdag 24 juni 2009 @ 11:40:
Weet iemand of er nog andere mogelijkheden zijn?

Extra disk erin hangen, tweede storage group voor de directie aanmaken en daar andere (ruimere) quota settings op hanteren.

De voordelen van deze aanpak zijn legio, maar om er alvast een paar van te noemen:
1) behoud van agendasharing via Exchange
2) behoud van OWA functionaliteit
3) Directie heeft grotere mailboxen dan 'gewone' voetvolk
4) SingleInstanceStorage voor attachments en dergelijke blijft binnen de storage group werken
5) Backup valt binnen de al aanwezige routine
6) Geen rondslingerende PST bestanden die geheid altijd weg/corrupt/onvindbaar zijn wanneer ze wel nodig zijn.

[martijnberk]

persoonlijk heeft niet elk bedrijf goede budgetten voor de IT maar hier moet je op hameren dat er een hoop mis kan gaan met PST bestanden vooral als ze tegen of over de 2 Gb gaan.

vraag overal offertes op voor een extra schijf (of schijven als je in RAID draai) en leg dit voor aan de directie vooral met een praatje erbij dat als een PST bestand corrupt raakt je veel meer geld en tijd kwijt bent.... kijk naar ROI (return of investment) daar is de directie heel happig op....

mocht je meer vragen hebben over de uitbreiding (welke schijven etc) kan je dit ook weer posten op tweakers