Input over Documentbeheer systemen/ EMS

[Verwijderd]

Beste mede Tweakers,

Ik lees vaak het forum door en heb over dit onderwerp al een hoop gelezen. Nu vraag ik jullie input en ervaring kwa software en systemen m.b.t. documentbeheer systemen.

Wij zijn als bedrijf zijnde bezig met het orïenteren op verschillende documentbeheer systemen. Er draait tevens ook een pilot m.b.t sharepoint server. Ik heb zelf al een hoop gelezen op internet over verschillende systemen DMS/EMS bv.

Waar ik voornamelijk tegenaanloop is het feit dat er vaak algemene informatie staat van verschillende systemen maar niet echt duidelijk krijg wat zo'n systeem percies allemaal kan. Met name specifieke taken en toepassingen staan vaak te algemeen genoemd.

Wij zijn een MKB bedrijf in de techniek en moeten overstappen naar een documentbeheer systeem om bedrijfsprocessen vast te leggen en duidelijke lijnen in werken te krijgen.

Waar moet het systeem aan voldoen:

*Het genereren van documenten volgens codering met terugkoppeling naar een centrale datebase> (v.b. Documentnaam + unieknummer, projectnaam enz.)

* Opslag van digitale bestanden volgens een wizard waardoor padnamen, nummers en status enz. in een rapport uitgedraait kan worden. ( Dit alles ondergebracht op een centrale server )

* Het generen van email met specifieke metadata vanuit een datebase ( Unieknummer + IN/UIT gaande mail, fabrikant. Dit alles moet eigenlijk in een keuze scherm vastgelegd worden)

* Rapporten uit kunnen draaien van specifieke modules van het systeem.

* Relatief makkelijk instelbaar en configureerbaar zijn.

* Makkelijk uit te breiden zijn met nieuw gemaakte modules en opties ( Als dat als organiesatie zelf te generen is zal dat helemaal mooi zijn )

Dit zijn een paar speerpunten waar zo'n systeem aan moet voldoen. Waar ik snel tegenaan loop is vooral de email functie die ik beschrijf.

Wat heb ik zelf ervoor gedaan:

Zeer veel documentatie gelezen van vele merken DMS systemen ------> www.dmssystemen.nl als voorbeeld
Veel gelezen over E-mail management systemen.
Opties bekeken van CMS systemen waaronder bv Joomla en Typo3

Waar loop ik tegenaan:

* Email functie die ik beschrijf met het automatisch generen van bepaalde metadata uit een database is bijna niet goed beschreven bij de informatie van DMS/EMS systemen. ( of het zit er niet in )

* Gemakkelijke bediening voor alle werknemers ( veel wizards of keuze schermen in een document/Webpagina om een strakke lijnen in een bedrijfsproces te blijven garanderen)

* Zelf configureerbaar op eigen industrie ( m.b.t. de metadata en keuzeschermen )

* Vaak te sumiere beschrijving van zo'n pakket wat de mogelijkheden en opties zijn.

Wat zijn de opties waar ik aan denk:

* Compleet DMS/EMS pakket die aan alle wensen voldoet ( Op dit moment nog niet tegengekomen )
* Opensource oplossing kwa compleet pakket zodat je makkelijker opties aan kan toevoegen.
* Webaplicatie of CMS systeem waarbij je zelf de pagina's en wizard kan maken ( probleem is wel dat ik dan nog geen oplossing heb voor de email functie die we willen hebben )
* uitbreidingen op basis van sharepoint server die deze functies kunnen bevatten. ( Op dit moment zijn we met een pilot bezig waarbij een deel van de opslag en genereren van documenten is opgelost. Probleem ligt vooral bij de emailfunctie waarbij op dit moment nog geen oplossing is op basis van sharepoint )

Graag jullie input gevraagd m.b.t. het soort systeem en ervaring die jullie ermee hebben. Investeringskosten is geen probleem en ook opleiding van mensen en uitbesteden van werkzaamheden m.b.t. programmeren houden wij rekening mee.

Alvast bedankt!

[Verwijderd]

Even een kickje. Iemand die hier ervaring mee heeft?

[Verwijderd]

Verwijderd schreef op dinsdag 02 juni 2009 @ 11:25:
Even een kickje. Iemand die hier ervaring mee heeft?

Ik ben zelf werkzaam als applicatiebeheerder voor Decos Document. Ik ben niet verbonden aan dit bedrijf, want ik werk zelf in de gezondheidszorg (ziekenhuis). Het pakket dat wij gebruiken is een complete oplossing voor onze organisatie. Je kunt alles verwachten van dit DMS wat jij opnoemde, behalve één punt: het is geen opensource pakket. Ik twijfel of er opensource pakketten te vinden zijn, die zo goed presteren als de oplossingen die tegen een betaling aangeboden worden. Nee, ik ben geen tegenstander van opensource. Ik zie echter dat de markt wat beperkt is. Bovendien is opensource in het "land" van DMS-en geen opensource.

Alfresco presenteert zich als een opensource alternatief. Opensource gedurende dertig dagen!Dat is slechts één voorbeeld.

Momenteel zijn wij aan het onderzoeken in hoeverre Decos Document te koppelen valt aan Microsoft SharePoint. Decos biedt een dergelijke koppeling aan. Nu maar eens zien wat deze precies inhoudt.

Mocht je meer willen weten over deze applicatie, mail mij anders even. Zo niet, succes met de zoektocht.

[asfaloth_arwen]

Ik ben alleen bekend met SharePoint (2003/2007), niet met andere DMS systemen. Echter zal e.e.a. ook van toepassing zijn op andere DMS systemen.

Is het de bedoeling dat alles out of de box beschikbaar is of mag er ook wat development tijd in zitten? Is er kennis intern aanwezig of kan er een project gestart worden extern?

*Het genereren van documenten volgens codering met terugkoppeling naar een centrale datebase> (v.b. Documentnaam + unieknummer, projectnaam enz.)

* Opslag van digitale bestanden volgens een wizard waardoor padnamen, nummers en status enz. in een rapport uitgedraait kan worden. ( Dit alles ondergebracht op een centrale server )

* Het generen van email met specifieke metadata vanuit een datebase ( Unieknummer + IN/UIT gaande mail, fabrikant. Dit alles moet eigenlijk in een keuze scherm vastgelegd worden)

* Rapporten uit kunnen draaien van specifieke modules van het systeem.

* Relatief makkelijk instelbaar en configureerbaar zijn.

* Makkelijk uit te breiden zijn met nieuw gemaakte modules en opties ( Als dat als organiesatie zelf te generen is zal dat helemaal mooi zijn )

Verder, wat is in de huidige omgeving beschikbaar? De bovenstaande eisen klinken leuk, en zijn ook wel haalbaar, echter met SharePoint is er veel development nodig. Eerste stap lijkt me toch een partij zoeken die het uit gaat voeren en tot een concreet FO komen.

Bijvoorbeeld: je hebt het over een database, is dit MS SQL server of een ander systeem? Rapporten kan m.b.v. SQL Reporting Services bijvoorbeeld.

Indien de huidige omgeving niet Microsoft gebaseerd is, kan het een duur worden qua development en licensies...

offtopic:
Edit:
Ik zie in je profiel regio den bosch, er zijn daar genoeg bedrijven met SharePoint kennis, mocht je namen willen DM me maar

[ Voor 19% gewijzigd door asfaloth_arwen op 02-06-2009 14:02 ]

[F_J_K]

Verwijderd schreef op vrijdag 29 mei 2009 @ 12:37:
Zeer veel documentatie gelezen van vele merken DMS systemen ------> www.dmssystemen.nl als voorbeeld
[...]
* Vaak te sumiere beschrijving van zo'n pakket wat de mogelijkheden en opties zijn.

Er is wel meer diepgaande info te vinden dan sites als dmssystemen.nl. Voor alle opensource tools kan je natuurlijk al alles downloaden en zelfs proberen. Van andere apps zal de afdeling marketing/sales (zeker in deze tijd) vast graag komen praten. En er zijn naast dmssystemen natuurlijk o.a. dmsmatrix.nl, dmskiezen.nl, dmscentraal.nl, etc. Pas op: de gemiddelde van dat soort sites doet het vast niet uit goedheid van hun hart maar om je telefoonnummer te krijgen zodat ze je 1-op-1 kunnen helpen. Maar dat hoeft natuurlijk geen probleem te zijn, zolang ze 100% onafhankelijk zijn

* Email functie die ik beschrijf met het automatisch generen van bepaalde metadata uit een database is bijna niet goed beschreven bij de informatie van DMS/EMS systemen. ( of het zit er niet in )

Dat is ook te specifiek om in een datasheet tegen te komen - of zelfs als standaardfunctie. Met wat maatwerk / configuratie klinkt het in ieder geval niet heel erg spannend. Je bent al met MOSS bezig met een pilot, daar kan je het vast best in maken als webpart of als "gewone .Net-code".
Moet je natuurlijk wel zelf kunnen doen, maar dat zal met elk pakket zo zijn. Al komt men graag langs voor een leuk uurloon

* Gemakkelijke bediening voor alle werknemers ( veel wizards of keuze schermen in een document/Webpagina om een strakke lijnen in een bedrijfsproces te blijven garanderen)

* Zelf configureerbaar op eigen industrie ( m.b.t. de metadata en keuzeschermen )

Regel demo-versies van een paar tools. Maar bedenk: gebruiksvriendelijkheid is ook (vooral) iets dat afhangt van de inrichting.

* Compleet DMS/EMS pakket die aan alle wensen voldoet ( Op dit moment nog niet tegengekomen )

Zoals gezegd: je zult niet alles tegenkomen in datasheets, dus graaf dieper en vraag specifiek aan leveranciers of het kan (en, omdat iedereen roept dat 'alles kan'), vraag hoe en hoe flexibel het dan nog is.

* Opensource oplossing kwa compleet pakket zodat je makkelijker opties aan kan toevoegen.

Opensource: als je er van uit gaat dat je 'ff een optie kan toevoegen omdat het opensource is' bedenk dat je ook daar misschien zelf moet gaan bouwen/coden (en dat je met wat pech het pakket goed moet kennen, en met nog meer pech een fork creeert).

Investeringskosten geen probleem, pas op met dat soort woorden. Betekent dat dat een miljoenentraject geen probleem is, of betekent dat er best 10k per jaar verstookt mag worden? Het scheelt nogal in het soort pakket en het soort implementatie

[Verwijderd]

Verwijderd schreef op dinsdag 02 juni 2009 @ 13:39:
[...]


Ik ben zelf werkzaam als applicatiebeheerder voor Decos Document. Ik ben niet verbonden aan dit bedrijf, want ik werk zelf in de gezondheidszorg (ziekenhuis). Het pakket dat wij gebruiken is een complete oplossing voor onze organisatie. Je kunt alles verwachten van dit DMS wat jij opnoemde, behalve één punt: het is geen opensource pakket. Ik twijfel of er opensource pakketten te vinden zijn, die zo goed presteren als de oplossingen die tegen een betaling aangeboden worden. Nee, ik ben geen tegenstander van opensource. Ik zie echter dat de markt wat beperkt is. Bovendien is opensource in het "land" van DMS-en geen opensource.

Alfresco presenteert zich als een opensource alternatief. Opensource gedurende dertig dagen!Dat is slechts één voorbeeld.

Momenteel zijn wij aan het onderzoeken in hoeverre Decos Document te koppelen valt aan Microsoft SharePoint. Decos biedt een dergelijke koppeling aan. Nu maar eens zien wat deze precies inhoudt.

Mocht je meer willen weten over deze applicatie, mail mij anders even. Zo niet, succes met de zoektocht.

Eerst bedankt al voor jullie input. Ik heb graag wat ervaringen uit de praktijk naast de normale verkoop informatie die beschikbaar is nodig.
Het pakket waar hjagerman mee werkt is zeker een optie. Als alle punten daarmee uitgevoerd kunnen worden is dat zeker het bekijken waard.

Ik ben eerst bezig geweest om alles eens door te nemen. Inderdaad kom je niet verder als je alleen maar algemene informatie blijft lezen van bv www.dmssystemen.nl. Ik heb hieruit een aantal DMS systemen gekozen voor nader onderzoek. Ik heb voornamelijk gekeken of de functies evt haalbaar kunnen worden met de genoemde eisen.

Voor jullie informatie hierbij de lijst die ik voorlopig heb gefiltert voor nader onderzoek:

Hyarchis.Net
EMC Documentum
Knowledge Tree
Open Text ECM Suite
Nuxeo Platform
Easy Software AG
E-Content
OpenIMS
Vicus

Toevoeging hierop is dus ook Decos Document.

Iemand ervaring al met bovengenoemde suites?

Ik heb ook gelezen over webapllicaties en sharepoint. Mijn gevoel hierbij is dat het volgens mij enorm veel aankomt op het opnieuw maken/proggen van webpagina's met code terwijl er "out of the box" al veel beschikbaar is. Wat waarschijnlijk kwa investering een groot verschil gaat maken. ( vb uren vs aanschafkosten )

Kwa development zijn er wel mensen beschikbaar maar minimaal. Komt denk ik toch op externe partijen aan kwa development. Er is op dit moment sharepoint server 2007 beschikbaar en MS SQL server. Alles is Windows based binnen het bedrijf.

Kwa investeringskosten bedoel ik vooral afwegen van kosten. Dat wil zeggen dat 1 miljoen euro bv erg veel is voor een organisatie van +/- 800 mensen ( Huidige status ). Het komt er ook op neer dat ik bekijk welke opties we hebben en daar een kostenplaatje naast elkaar leg.

Daaruit krijg je een beter beeld welke richting we op moeten gaan.

Op dit moment hebben we een pilot lopen op basis van sharepoint. Alleen niet alle opties die ik benoem zijn actief of zijn gemaakt. ( development tijd is kort geweest ). Mijn ervaring en gevoel hierbij is dat het project ook niet echt goed van de grond komt en erg omslachtig. ( het wiel opnieuw uitvinden bv.)

Ik hou er trouwens ook rekening mee om mensen aan te trekken om evt te proggen. Dat kan je als investering zien.

Ik ga alvast met de info van jullie aan de gang. Heel erg bedankt al. Meer input hierover is zeer gewenst en welkom.