[Word 2003]Data verkrijgen uit database

[FireAge]

Ik zit met het volgende probleem:

Wij moeten een reeks specificaties op stellen voor onze producten.
Elk nieuw product krijgt weer een nieuwe specificatie, maar deze zal grotendeels overlap hebben met andere specificaties.Daarbij komt nog dat er voor elke specificatie drie versies zijn. Een voor de klant, een voor R&D en een voor Engineering.

Het verschil is dat er in de R&D spec alles staat, inclusief uitleg waarom bepaalde parameters wel of niet gehaald worden. In de engineering spec staat hoe dingen gemeten worden en wat daarvan de verwachte uitkomst is. En in de sales spec staan alleen de waarden, geen meetmethodes of uitleg.

Wat wij nu doen, is dat we met de "wijzigingen bijhouden" feature, onze R&D bewerkingen allemaal in het rood in de spec zetten. Deze kunnen dan met een druk op een knop weggehaald worden. Maar dit is lastig, want als je nieuwe wijzigingen wilt maken, dan is het op het laatst erg onduidelijk of iets een wijziging betreft, of dat het een R&D toevoeging betreft. Tevens kun je hiermee niet ook die Engineering dingen verwerken.

Wat ik dus eigenlijk zou willen is een soort database maken waarin alle onderwerpen per sectie staan.
En dat aan al die secties dan de toevoegingen komen te hangen.

Vervolgens wil ik dan een word document kunnen generen uit deze database door simpelweg te zeggen:
Geef mij een spec van punten 1.1 t/m 3.7, met daarin Spec + Engineering opmerking + R&D opmerking.
Of juist alleen de spec, zodat hij naar verkoop kan. Etc etc.

Op dit moment zijn we bezig de hele structuur van specs aan te pakken, dus dit is het moment om zoiets in te voeren. Eis is wel dat het niet te veel tijd mag kosten (zeg < 1 mnd voor 1 spec).

Heeft iemand enig idee hoe zoiets te realiseren valt?

Het zou namelijk erg fijn zijn dat als bijvoorbeeld punt 3.1.2 een wijziging ondergaat, we niet alle word documenten door hoeven te lopen om daar overal de wijziging in door te voeren. In plaats daarvan zou je gewoon nieuwe word documenten kunnen genereren na een specificatiewijziging.

[sjolmers]

Waarom wil je dit in Word doen? Je kunt beter kijken naar Excel en/of Access.

[FireAge]

De database hoeft natuurlijk niet in word te staan.
Maar ik wil wel een nette layout hebben.

Dus gewoon bladzijden, hoofdstukken etc.
Maar dan de input laten ophalen uit een database oid.

Ik meen mij te herinneren dat Latex bijvoorbeeld andere latex documenten mee kon nemen. Op die manier zou ik mijn hoofd document kunnen laten bestaan uit allemaal sub documenten. Helaas is de kans dat ik latex ingevoerd krijg op het werk gewoon nul.

Het idee zou zijn:
________________________________________
Document 1
________________________________________
Specificatie: Kaas

Inleiding
Kaas is geel, en houdt ervan om in een tosti te zitten.

Materiaal
{import sectie materiaal, type = kaas, doelgroep = R&D}

Houdbaarheid
{import sectie houdbaarheid, type = kaas, doelgroep = verkoop}
__________________________________________
Document 2
__________________________________________
Specificatie: Ham

Inleiding
Ham is roze en houdt ervan om in een tosti te zitten.

Materiaal
{import sectie materiaal, type = ham, doelgroep = Engineering}

Houdbaarheid
{import sectie houdbaarheid, type = ham, doelgroep = R&D}
___________________________________________

Zoiets dus.

[pedorus]

Met behulp van Fields kun je informatie uit een database halen. Maar je kan als je een stukje tekst plakt uit een ander worddocument kun je ook kiezen voor paste special->paste link waarna de tekst geupdate zal worden als het wijzigt. Dit werkt dan trouwens ook met Fields.

[Verwijderd]

je kan ook met subdocumenten werken in word, of met verwijzingen naar (bladwijzers van) andere documenten.

[FireAge]

Hmm, klinkt goed, ik ga daar morgen eens even mee aan de gang.
En als vervolg op dat, is er ook een manier om dingen in Word wel of niet te tonen?

Als je met wijzigingen bijhouden werkt, kun je selecteren: Uiteindelijke opmaak, of oorspronkelijk document.
Zo kun je tussen twee versies wisselen. Is het ook mogelijk om dit met meerdere versies te doen?

Op die manier zou ik per product 1 spec kunnen maken, met daarin drie versies.
Die spec haalt dan zijn data via die fields uit andere documenten of een database.

Vervolgens zou ik dan graag in de spec selecteren wat ik wil laten zien en wat ik wil printen.

[Verwijderd]

je kan op basis van bladwijzer of een veldwaarde die een soort van specificatieverwijziging bevat, de gepaste parameters ophalen.
misschien is de betere mogelijkheid wel samenvoegdocumenten te maken. er worden steeds drie documenten aangemaakt, een voor elke specificatie. zoals adressen samenvoegen, waarbij de specificatie het "adres" wordt.
overweeg echter ook om dit volledig buiten word te realiseren, zoals eerder voorgesteld.

[FireAge]

Garbl

We hebben geen Access op het werk, want we werken met Office 2003 Standaard Editie.
Misschien dan toch maar een stapel word documenten.


EDIT:
Dit gaat zo niet werken omdat we in de stukken die naar Sales gaan bepaalde woorden rood willen invoegen die dan weer horen bij een stuk voor R&D.

Weet iemand ook of het mogelijk is met een VB macro alle tekst van een bepaalde kleur te wissen?
Gewoon iets in de trand van:

FOR i = 1 TO Number_of_letters
IF letter[i].color = green
DELETE letter[i]
END

EDIT2:

code:

Sub Remove_Green()
'
' Remove_Green Macro
'

    Selection.HomeKey Unit:=wdStory
    For i = 1 To 10000
    Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend
    If Selection.Font.Color = wdColorSeaGreen Then
    Selection.Delete Unit:=wdCharacter, Count:=1
    Else
    Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1
    End If
    Next
End Sub

Nu alleen nog die 10000 dynamisch maken en ik ben klaar, het wordt dan niet zo mooi als gewenst, maar het is in ieder geval wat. Het is alleen erg traag, dus ik moet nog even kijken of dit niet makkelijker kan.

EDIT3:
Dit werkt ook niet 100%. Het haalt geen groene tekens weg uit tabellen, behalve uit de eerste kolom.

[ Voor 95% gewijzigd door FireAge op 28-03-2009 08:32 ]

[FireAge]

Ik heb nu macro's geschreven die gewoon de reviewer name veranderen en de juiste kleur zetten:

code:

Sub Conf()
'
' Conf will set the reviewer name to Confidential.
'
    Application.UserName = "Confidential"
    ActiveDocument.TrackRevisions = True
    Selection.Font.Color = wdColorRed
    Selection.Font.Bold = True
End Sub

Nu heb ik die macro's verwerkt in een werkbalk voor het gemak, maar ik wil daar graag een icoon aan toe wijzen.


De N.M.blaat is erg lelijk, en alleen zo kort omdat ik "normal" naar "n" hernoemd heb, en "module" naar "m".

Weet iemand hoe ik daar iconen aan toe kan wijzen?
En als het even kan, kan ik daar dan misschien ook "toggle" iconen voor maken zoals de "bold" knop?

EDIT: Met taakbalk bewerken -> rechterknop op de macro -> knopvlak bewerken kun je dus een eigen icoon ontwerpen. Nu moet ik alleen nog kijken of zo'n toggle structuur mogelijk is.

[ Voor 14% gewijzigd door FireAge op 08-04-2009 15:45 ]