Document Management systeem

[Verwijderd]

Voor mijn stage moet ik een goede DMS vinden. Ik heb er al een paar gevonden maar misschien dat hier iemand een goede persoonlijk ervaring heeft met een DMS. Want je kan natuurlijk veel lezen op een site maar persoonlijke ervaringen zijn toch belangrijker

Wat ik al heb gevonden:
Open KM www.openkm.com
Is gebaseerd op een gratis project dus ik weet niet zeker of dit programma ook documenten (zoals brieven, facturen,...) kan inscannen en archieveren
Ademero www.ademero.com
Dit programma ziet er bjina perfect uit, het scant documenten in die je daarna vanaf overal op een pc kunt zien. Zo'n programma's heb ik nodig maar dan wel met een OCR.

Ik heb er ook nog andere gevonden, maar die konden geen documenten inscannen en archieveren, dit is dus wel noodzakelijk voor het bedrijf waar ik stage loop. Ik zal dit lijstje wel updaten als ik er nog heb gevonden

[ Voor 61% gewijzigd door Verwijderd op 10-02-2009 11:13 ]

[Spider.007]

Ik zie niet helemaal hoe een DMS met Windows te maken heeft Dit topic past dan ook beter in WSS. Hiernaast heb je ongetwijfeld gelezen dat eigen inzet gewaardeerd wordt; wellicht kun je dus even in je topicstart opnemen welke DMS systemen je precies gevonden hebt; en wat je daarvan vond? Anders komt dit topic namelijk nogal lui over; en kom je over als iemand die ons zijn stage-opdracht wil laten maken

WOS > WSS

[ Voor 16% gewijzigd door Spider.007 op 10-02-2009 10:33 ]

[Verwijderd]

Als oud "Document Solutions Specialist" kan ik je proberen te helpen. Maar dan zou ik wel meer informatie nodig hebben over wat je er mee wilt gaan doen en waarvoor het gebruikt gaan worden.

[Verwijderd]

Spider.007 schreef op dinsdag 10 februari 2009 @ 10:33:
Ik zie niet helemaal hoe een DMS met Windows te maken heeft Dit topic past dan ook beter in WSS. Hiernaast heb je ongetwijfeld gelezen dat eigen inzet gewaardeerd wordt; wellicht kun je dus even in je topicstart opnemen welke DMS systemen je precies gevonden hebt; en wat je daarvan vond? Anders komt dit topic namelijk nogal lui over; en kom je over als iemand die ons zijn stage-opdracht wil laten maken

WOS > WSS

Heb het aangepast, hopelijk is het nu goed

Verwijderd schreef op dinsdag 10 februari 2009 @ 10:38:
Als oud "Document Solutions Specialist" kan ik je proberen te helpen. Maar dan zou ik wel meer informatie nodig hebben over wat je er mee wilt gaan doen en waarvoor het gebruikt gaan worden.

Het bedrijf wil eigenlijk al zijn post digitaliseren, zodat mensen als ze thuis zijn ook nog snel even een factuur kunnen terugbekijken of een brief herlezen. Dus eigenlijk moet het documenten kunnen inscannen en daarna ook nog archieveren. Het moet ook een goede zoekfunctie hebben die kan zoeken op bepaalde variabelen zoals de firmanaam, adres, datum,...

Weet je hier genoeg mee?

[ Voor 36% gewijzigd door Verwijderd op 10-02-2009 10:53 ]

[Verwijderd]

Dubbelpost, sorry..

[ Voor 95% gewijzigd door Verwijderd op 10-02-2009 10:53 ]

[F_J_K]

Wat wil je precies? De een noemt de 'F-schijf' + wat rechtensets al een DMS, de anderr is pas tevreden met rm, dam, ecm, bpm en verzin zo nog maar een paar termen. En het budget kan lopen van gratis tot vele (vele vele) tonnen.
Edit: laat.

Het belangrijkste is dus scannen koppelen met een scanner, OCRren en indexeren/zoeken?

Als je expliciet op firmanaam / adres / etc wilt zoeken heb je of een slimme OCR-tool nodig (niet gratis), of moet je die metadata zelf gaan invoeren/aanvullen tijdens scannen.

[ Voor 39% gewijzigd door F_J_K op 10-02-2009 10:50 ]

[Spider.007]

Verwijderd schreef op dinsdag 10 februari 2009 @ 10:43:
[...]


Heb het aangepast, hopelijk is het nu goed

Dat is al beter inderdaad. Zou je daarnaast je laatste bericht aan willen passen als je nog wat toe wilt voegen; in plaats dat je twee berichten na elkaar plaatst? Als je dit binnen 24 uur doet wordt dat gezien als het ongewenst schoppen van je topic.

Hoe groot is het bedrijf en het budget voor dit systeem trouwens?

[Verwijderd]

Liefst een slimme OCR-tool want alles zelf gaan invoeren gaat teveel tijd nemen. Het budget weet ik niet, daar wordt pas in de laatste fase naar gekeken wanneer ik een paar goede programma's heb gevonden.

Spider.007 schreef op dinsdag 10 februari 2009 @ 10:50:
[...]

Dat is al beter inderdaad. Zou je daarnaast je laatste bericht aan willen passen als je nog wat toe wilt voegen; in plaats dat je twee berichten na elkaar plaatst? Als je dit binnen 24 uur doet wordt dat gezien als het ongewenst schoppen van je topic.

Hoe groot is het bedrijf en het budget voor dit systeem trouwens?

Aangepast!
Het is een middelgroot bedrijf. In totaal +- 150 mensen die er werken. Dus er komt wel wat post binnen. Budget zoals hierboven gezegd, wordt pas in de laatste fase bepaald.

[ Voor 60% gewijzigd door Verwijderd op 10-02-2009 10:54 ]

[Noork]

Het scannen kun je ook los doen van het DMS natuurlijk. Je kunt b.v. batch scannen met iets als Irfanview, Office Document Scanning. Hierna de afbeeldingen omzetten naar b.v. PDF of MDI en invoegen in de applicatie.

Ik vermoed eigenlijk dat er gewoonweg geen goede open source applicaties zijn die dit kunnen. Je zou eens kunnen kijken hoe ze dat bij diverse overheidsinstanties hebben gedaan. Die zijn er al een tijd mee bezig evenals met open source in het algemeen.

Zie b.v. Google voor wat verwijzingen.

[Verwijderd]

Noork schreef op dinsdag 10 februari 2009 @ 11:00:
Het scannen kun je ook los doen van het DMS natuurlijk. Je kunt b.v. batch scannen met iets als Irfanview, Office Document Scanning. Hierna de afbeeldingen omzetten naar b.v. PDF of MDI en invoegen in de applicatie.

Ik vermoed eigenlijk dat er gewoonweg geen goede open source applicaties zijn die dit kunnen. Je zou eens kunnen kijken hoe ze dat bij diverse overheidsinstanties hebben gedaan. Die zijn er al een tijd mee bezig evenals met open source in het algemeen.

Zie b.v. Google voor wat verwijzingen.

Je zou het apart kunnen inscannen maar dan moet je natuurlijk wel zelf alle sleutelwoorden invoeren voor de zoekopdrachten. Maar die Ademero (zie beginpost) ziet er goed uit en is volgens mij exact wat ik zoek. Maar ik moet er natuurlijk nog meer vinden om de voordelen en nadelen te kunnen vergelijken.

[Wish]

Noork schreef op dinsdag 10 februari 2009 @ 11:00:
Het scannen kun je ook los doen van het DMS natuurlijk. Je kunt b.v. batch scannen met iets als Irfanview, Office Document Scanning. Hierna de afbeeldingen omzetten naar b.v. PDF of MDI en invoegen in de applicatie.

Ik vermoed eigenlijk dat er gewoonweg geen goede open source applicaties zijn die dit kunnen. Je zou eens kunnen kijken hoe ze dat bij diverse overheidsinstanties hebben gedaan. Die zijn er al een tijd mee bezig evenals met open source in het algemeen.

Zie b.v. Google voor wat verwijzingen.

Bij verschillende ministeries gebruiken ze onder andere Hummingbird als DMS (ministerie van Justitie, CVOM) terwijl anderen (LNV, DLG) Oracle maatwerk voeren.

Verwijderd schreef op dinsdag 10 februari 2009 @ 11:03:
[...]


Je zou het apart kunnen inscannen maar dan moet je natuurlijk wel zelf alle sleutelwoorden invoeren voor de zoekopdrachten. Maar die Ademero (zie beginpost) ziet er goed uit en is volgens mij exact wat ik zoek. Maar ik moet er natuurlijk nog meer vinden om de voordelen en nadelen te kunnen vergelijken.

Ik heb even snel zitten kijken bij Ademero, maar daar zie ik zo snel geen OCR mogelijkheid (maar misschien moet ik er meer tijd in steken). Hoewel het budget pas laat bepaald wordt, is het wel handig de functionele requirements alvast te weten: dus bijvoorbeeld OCR of niet. Des te meer eisen je hebt, des te gerichter kun je zoeken.

[Verwijderd]

Ik heb even snel zitten kijken bij Ademero, maar daar zie ik zo snel geen OCR mogelijkheid (maar misschien moet ik er meer tijd in steken). Hoewel het budget pas laat bepaald wordt, is het wel handig de functionele requirements alvast te weten: dus bijvoorbeeld OCR of niet. Des te meer eisen je hebt, des te gerichter kun je zoeken.

Dit staat op de site:
Find documents by searching for any word contained in the document even if the original was in paper form. Content Central™ also allows you to find documents using custom fields such as client name, document type, or invoice number.

Dus ik veronderstel dat er wel een soort OCR inzit.

[Wish]

Verwijderd schreef op dinsdag 10 februari 2009 @ 11:15:
[...]


Dit staat op de site:
Find documents by searching for any word contained in the document even if the original was in paper form. Content Central™ also allows you to find documents using custom fields such as client name, document type, or invoice number.

Dus ik veronderstel dat er wel een soort OCR inzit.

Nee. Dat maakt een document doorzoekbaar (net zoals bij een PDF formaat). Het toevoegen van meta informatie over een document gebeurt door middel van OCR. Volgens hun site:

Index fields (metadata, tags), provided through data entry or Zonal OCR, can be associated with the images for faster retrieval and identification

Dus lijkt me dat ze daar een stuk additionele software aan gekoppeld willen zien.

[To_Tall]

danmaarniet schreef op dinsdag 10 februari 2009 @ 11:12:
[...]
Bij verschillende ministeries gebruiken ze onder andere Hummingbird als DMS (ministerie van Justitie, CVOM) terwijl anderen (LNV, DLG) Oracle maatwerk voeren.

Dit is van opentekst. en niet de goedkoopste. Daarnaast wil je het DMS system intergreren met je office pakket? Of wil je het los hebben naast office?

Als je office gaat koppelen moet je rekening houden dat elke mail, brief, excel enz dan wordt opgeslagen in DMS. Opzich een mooi archief systeem, maar niet voor iedereen weg gelegd.,

[_H_G_]

Verwijderd schreef op dinsdag 10 februari 2009 @ 10:43:
[...]
Het bedrijf wil eigenlijk al zijn post digitaliseren, zodat mensen als ze thuis zijn ook nog snel even een factuur kunnen terugbekijken of een brief herlezen. Dus eigenlijk moet het documenten kunnen inscannen en daarna ook nog archieveren. Het moet ook een goede zoekfunctie hebben die kan zoeken op bepaalde variabelen zoals de firmanaam, adres, datum,...

Weet je hier genoeg mee?

Let er wel op dat, als een doel is om papieren archivering van facturen e.d. te gaan vervangen, het een ander verhaal wordt (Zal wel geen doel zijn, maar noem het even, daar je dan beter een betrouwbaar bedrijf kan zoeken ipv een software pakket).

[Verwijderd]

Op welke "indexen" wil je de post gaan archiveren?
Afdeling? Afzender? T.a.v? Regio? Andere segmentatie?

Waar zullen mensen op gaan zoeken?

Is het nodig dat er gezocht wordt op de inhoud van de brief?

Wil je ook post gaan afhandelen via het DMS?

Mag iedereen alles zien? Of moeten er met rechten gewerkt worden?

[Verwijderd]

danmaarniet schreef op dinsdag 10 februari 2009 @ 11:19:
[...]


Nee. Dat maakt een document doorzoekbaar (net zoals bij een PDF formaat). Het toevoegen van meta informatie over een document gebeurt door middel van OCR. Volgens hun site:

Dus als je bijvoorbeeld 100 ingescande facturen hebt en je wilt de facturen van Firma X zoeken dan gaat dat niet zonder die meta tags? Of wat zijn meta tags precies?

Verwijderd schreef op dinsdag 10 februari 2009 @ 11:31:
Op welke "indexen" wil je de post gaan archiveren?
Afdeling? Afzender? T.a.v? Regio? Andere segmentatie?

Waar zullen mensen op gaan zoeken?

Is het nodig dat er gezocht wordt op de inhoud van de brief?

Wil je ook post gaan afhandelen via het DMS?

Mag iedereen alles zien? Of moeten er met rechten gewerkt worden?

Ze gaan voornamelijk zoeken op: firmanaam, btwnummer, telefoon nummer , faxnummer.
Ja ze willen natuurlijk wel op de inhoud van de brief gaan zoeken.
Ja de de post moet worden afgehandeld.
Er moet met rechten gewerkt worden.

[ Voor 41% gewijzigd door Verwijderd op 10-02-2009 11:41 ]

[F_J_K]

Budget is vast al wel een beetje te schatten: heb je het over honderden euro's, tienduizenden euro's, miljoenen? Ik neem aan dat je dat onderscheid al wel kunt maken en het beperkt je tot een bepaalde groep pakketten.

danmaarniet schreef op dinsdag 10 februari 2009 @ 11:12:
Bij verschillende ministeries gebruiken ze onder andere Hummingbird als DMS (ministerie van Justitie, CVOM) terwijl anderen (LNV, DLG) Oracle maatwerk voeren.

Zware overkill.

Van Ademero heb ik trouwens nog nooit gehoord. Maar kijk eens naar Alfresco, met de gratis versie kom je al een heel eind. In zo'n beetje elk DMS zal je - als je 'eis' van automagisch herkennen van meta een belangrijke is, dus een semi-los OCR-tool gebrjuiken die ook bepaalde blokken tekst kan herkennen. Dus niet iets als het met MSOffice meegeleverde Imaging (dat al redelijk, maar niet goed, kan OCRren).

Verwijderd schreef op dinsdag 10 februari 2009 @ 11:31:
Op welke "indexen" wil je de post gaan archiveren?
Afdeling? Afzender? T.a.v? Regio? Andere segmentatie?

Het leuke van metadata is dat dat tegelijkertijd kan zou moeten kunnen over verschillende aspecten heen.

Waar zullen mensen op gaan zoeken?

Is het nodig dat er gezocht wordt op de inhoud van de brief?

Wil je ook post gaan afhandelen via het DMS?

Mag iedereen alles zien? Of moeten er met rechten gewerkt worden?

Terechte vragen voor de inrichting en de TS moet hier al hebben over nagedacht, maar volgens mij niet erg onderscheidend voor de pakketkeuze.

Het is (behalver als het budget in de tientallen euro's zit ) gezien je vragen misschien verstandig om eerst eens boek te kopen en/of een aantal whitepapers te lezen (maar blijf ver weg van marketingmeuk )

[ Voor 31% gewijzigd door F_J_K op 10-02-2009 11:46 ]

[Verwijderd]

F_J_K schreef op dinsdag 10 februari 2009 @ 11:42:
Budget is vast al wel een beetje te schatten: heb je het over honderden euro's, tienduizenden euro's, miljoenen? Ik neem aan dat je dat onderscheid al wel kunt maken en het beperkt je tot een bepaalde groep pakketten.

[...]

Zware overkill.

Van Ademero heb ik trouwens nog nooit gehoord. Maar kijk eens naar Alfresco, met de gratis versie kom je al een heel eind. In zo'n beetje elk DMS zal je - als je 'eis' van automagisch herkennen van meta een belangrijke is, dus een semi-los OCR-tool gebrjuiken die ook bepaalde blokken tekst kan herkennen. Dus niet iets als het met MSOffice meegeleverde Imaging (dat al redelijk, maar niet goed, kan OCRren).


[...]

Het leuke van metadata is dat dat tegelijkertijd kan zou moeten kunnen over verschillende aspecten heen.

[...]

Terechte vragen voor de inrichting en de TS moet hier al hebben over nagedacht, maar volgens mij niet erg onderscheidend voor de pakketkeuze.

Het is (behalver als het budget in de tientallen euro's zit ) gezien je vragen misschien verstandig om eerst eens boek te kopen en/of een aantal whitepapers te lezen (maar blijf ver weg van marketingmeuk )

Budget zal iets zijn van honderden euro's. En die vragen heb ik de post boven je al geantwoord

[Wish]

F_J_K schreef op dinsdag 10 februari 2009 @ 11:42:

[...]

Zware overkill.

Inderdaad zware overkill voor de organisatie van de TS. Ik reageerde dan ook alleen op de opmerking van Te_Lang. Echter, zolang de vragen van Philip en de anderen niet zijn beantwoord blijft de juiste oplossing een beetje gissen.

[Verwijderd]

Zoals hierboven gezegd heb ik ze wel al beantwoord
Boven de laatste post van J_F_K

[DaMoUsYs]

Je zou ook kunnen kijken naar ScannerVision dit gebruiken wij hier op het werk.
Hier zijn namelijk ook tools voor die ingelezen worden in de printer zodat je de metadata die ingevuld zou moeten worden direct bij de printer kunt doen, daarnaast heb je ook nog een client applicatie die je kan gebruiken voor de hand/flatbed scanner. ScannerVision is volgens mij de Ricoh variant maar het programma heb je voor verschillende soorten printers maar dan met een andere naam geloof ik

[Verwijderd]

Nog iemand een idee?