Facturering via e-mail?

[Verwijderd]

Hallo allemaal,

Ik heb hier een Acces-database (Access 2007) met daarin allemaal facturen die normaliter per post verstuurd worden. Nu is het geval dat de kosten erg hoog zijn en ik graag alles digitaal op de post wil gaan doen per e-mail. Ik vraag mezelf af of het mogelijk is om de records in een net e-mail formaat te zetten om deze vervolgens automatisch, in Outlook 2007, te versturen?

Ik ben zelf niet echt bekend met het Office-pakket, dus als jullie nog wat meer moeten weten, laat het me horen.

Het geheel draait onder Vista Business.

Met vriendelijke groet,
Inflexio

[ Voor 5% gewijzigd door Verwijderd op 27-01-2009 16:09 ]

[JordyOnrust]

In Acces is een functie wat ze Mail - Merge noemen. Dan kun je gewoon van al je facturen die je hebt ( je kunt volgens mij een conditie instellen ) een uitdraai maken, en met welk Office programma je dit doet kun je dacht ik instellen.

Voor mijn opleiding heb ik hier mee gewerkt, maar dat was nog met Office 2003.

In Office 2007, Access, kun je bij het tabblad Externe gegevens, stukje Exporteren, gegevens exporteren.
Hoe je het precies wilt hebben weet ik niet. Maar je kunt gegevens als bijvoorbeeld PDF exporteren of als HTML bestand. Je kunt het ook exporteren naar Word, en vanuit Word kun je het vervolgens versturen per email.

[F_J_K]

Ik ben zelf niet echt bekend met het Office-pakket, dus als jullie nog wat meer moeten weten, laat het me horen.

offtopic:
Huur dan iemand in om het te maken, of duik zelf eerst even de boeken in om de beginselen van Office 2007 mailmerges uit te zoeken. Er is vast heel veel aan standaard-tips/templates te vinden bij even rondkijken. Maar zeker bij iets als facturen wil je niet 'maar wat aanklooien' na een paar tips op dit forum, maar (uitbesteden of) zelf weten wat er gebeurt.

Kortom: als je het zelf wil doen, ga dan eerst de basics leren en een poging wagen om wat te bouwen bovenop bijvoorbeeld Access+Outlook. Dan denken we graag mee als/wanneer je een eerste versie hebt. Maar vragen zonder zelf te proberen is IMHO niet slim

Maar goed, je vraagt niet hoe maar of. Inderdaad wil je dus kijken naar mail merges.

Zie bijv http://www.gmayor.com/mailmerge_from_outlook.htm ([google=access outlook 2007 mail merge] geeft nog wat tips). Maar zoals gezegd: pas een beetje op, zodat je geen facturen naar de verkeerde stuurt, of met je KvK-nummer op de plaats waar het bedrag hoort

Edit:
(ook) een PDF genereren is hoe dan ook mooier. Alleen al omdat 9 vd 10 klanten aan hun kant toch weer op print gaan drukken

[ Voor 5% gewijzigd door F_J_K op 27-01-2009 16:22 ]

[JordyOnrust]

F_J_K schreef op dinsdag 27 januari 2009 @ 16:21:
Maar zoals gezegd: pas een beetje op, zodat je geen facturen naar de verkeerde stuurt, of met je KvK-nummer op de plaats waar het bedrag hoort

offtopic:
Wat zullen je klanten schrikken als ze het kvk nummer zien als bedrag hahah

Er zijn inderdaad genoeg dingen op bijvoorbeeld Google ( Google is your Friend ! ) maar er zijn ook zat boeken te vinden over bijvoorbeeld het hele Office pakket of alleen Access. Maar hoe dan ook, of je huurt iemand in die het voor je regelt of je moet er zelf wat tijd insteken.

[Verwijderd]

Het is natuurlijk een mogelijkheid om iemand in te huren, maar dan leer ik het zelf natuurlijk nooit. Bovendien vind ik dat te makkelijk, wil de uitdaging graag zelf aangaan!

Heb inmiddels wat gezocht op Google met je woorden, F_J_K. Op dit moment ben ik aan het stoeien met "Access Mail Merge" van 4TOPS, lijkt me een erg goed programma (wel prijzig!). Ik laat het nog wel even weten wanneer ik vast kom te zitten.

[xtra]

Kijk ook even bij de belastingdienst naar electronisch factureren. Ze stellen een paar extra eisen. Zo moet de ontvanger akkoord gaan en moet de factuur authentiek en integer zijn. (En uiteraard 7 jaar beschikbaar.)

[JordyOnrust]

Verwijderd schreef op dinsdag 27 januari 2009 @ 16:55:
Het is natuurlijk een mogelijkheid om iemand in te huren, maar dan leer ik het zelf natuurlijk nooit. Bovendien vind ik dat te makkelijk, wil de uitdaging graag zelf aangaan!

Heb inmiddels wat gezocht op Google met je woorden, F_J_K. Op dit moment ben ik aan het stoeien met "Access Mail Merge" van 4TOPS, lijkt me een erg goed programma (wel prijzig!). Ik laat het nog wel even weten wanneer ik vast kom te zitten.

Waarom zou je een programma kopen? Access hebt Mail Merge zelf als ingebouwde functie.

[BCC]

De belasting dienst doet op dit moment heel moeilijk over digitale facturen voor bedrijven. Ze vereisen bijvoorbeeld dat PDF facturen gesigned zijn met een certificaat, anders mag je als bedrijf de belasting niet terug vorderen...

[JordyOnrust]

BCC schreef op dinsdag 27 januari 2009 @ 17:46:
De belasting dienst doet op dit moment heel moeilijk over digitale facturen voor bedrijven. Ze vereisen bijvoorbeeld dat PDF facturen gesigned zijn met een certificaat, anders mag je als bedrijf de belasting niet terug vorderen...

En als je het als HTML verstuurd? Hoe werkt het dan?

[sanzut]

BCC schreef op dinsdag 27 januari 2009 @ 17:46:
De belasting dienst doet op dit moment heel moeilijk over digitale facturen voor bedrijven. Ze vereisen bijvoorbeeld dat PDF facturen gesigned zijn met een certificaat, anders mag je als bedrijf de belasting niet terug vorderen...

Wat let je om even de factuur te printen?

[F_J_K]

HTML is zegmaar nog minder veilig dan PDF (edit, ik reageer dus op twee reacties hoger).

Als alternatief kan je misschien jaarlijks een bulk facturen sturen in 1 envelop, tbv de belastingdienst en de maandelijkse factuur via e-mail. Maar het is een terechte opmerking dat je eerst even moet uitzoeken of het wel mag - en dan nog eens hoe ook

[ Voor 7% gewijzigd door F_J_K op 27-01-2009 18:06 ]

[Verwijderd]

Ik heb nog even wat aangeklooit, de ingebouwde versie in Access 2007 werkt vrij aardig!
Wel wil ik graag weten hoe ik voor ieder record een ander html-bestand krijg.

Overigens is de eindgebruiker dan nog een tijd bezig, aangezien hij/zij alsnog alle facturen handmatig moet inladen.

[BtM909]

BCC schreef op dinsdag 27 januari 2009 @ 17:46:
De belasting dienst doet op dit moment heel moeilijk over digitale facturen voor bedrijven. Ze vereisen bijvoorbeeld dat PDF facturen gesigned zijn met een certificaat, anders mag je als bedrijf de belasting niet terug vorderen...

Er zijn twee benoemde methoden (staat op de link hierboven) en een derde mogelijk is, aangeven hoe jij integere en authentieke facturen denkt te maken. Als dat wordt goedgekeurd is er niks aan de hand

[BCC]

Bij ons op de zaak hebben ze na controle van de belastingdienst gezeik gehad over digitaal ontvangen facturen die niet gesigneerd waren. Het zou niet goed mogelijk zijn de authenticiteit van die facturen te achterhalen, waardoor de BTW teruggave voor die facturen niet meer werd toegestaan.

Al onze toeleveranciers moeten dus nu naast een digitale ook een papieren versie sturen, voor in het archief en voor de bewijslast van de belastingdienst.

Leuker kunnen we het niet maken.

[JordyOnrust]

Maar is het zelf uitprinten van een factuur dan niet goed genoeg?
Je kunt het factuur toch achterhalen door het factuurnummer?

[ Voor 32% gewijzigd door JordyOnrust op 27-01-2009 20:24 . Reden: Toevoeging ]

[BCC]

Blijkbaar niet. Het is natuurlijk ook ondoenlijk voor de belastingdienst om alle 'zelf uitgeprintte' facturen van een organisatie tijdens een audit ook weer te crosschecken bij andere organistaties. Helemaal als die organisaties bijvoorbeeld failliet zijn.

Blijkbaar hebben meer bedrijven met dit bijltje gehakt:
http://www.higherlevel.nl...on=display;threadid=21089

Hier staat het geheel wel aardig duidelijk uitgelegd:
http://www.vanthul.nl/too...00000004&sjabloon=vanthul

Als verzender van elektronische facturen zult u er op moeten letten dat de factuur aan alle wettelijke eisen voldoet. Verzend u een factuur welke niet aan de factuureisen voldoet, dan bent u strafbaar.

De ontvanger van een factuur heeft echter ook de plicht te controleren of de factuur juist is. Voldoet de factuur niet aan de factuureisen, dan mag u geen voorbelasting in aftrek nemen. Dit houdt dus in dat u kritisch moet zijn op de facturen die u ontvangt. Indien de factuur niet aan de eisen voldoet, moet u verzoeken om een nieuwe factuur die wel aan de factuureisen voldoet. Controleer daarom van een ontvangen elektronische factuur altijd of:

* de factuur is ondertekend d.m.v. een elektronische handtekening;

* deze elektronische handtekening is te controleren door middel van een certificaat;

Het uitprinten van een ontvangen digitale factuur, is niet voldoende om te voldoen aan de bewaarplicht.

[ Voor 114% gewijzigd door BCC op 27-01-2009 21:35 ]

[Verwijderd]

Ik heb even wat geprobeerd met Word 2003, maar ik blijk toch niet verder te komen. Ben hier mee bezig, maar kom niet verder dan stap 3. Het is namelijk zo dat E-Mail Messages niet aan te klikken is, wanneer ik het via de wizard probeer dan zijn ze grijs. Ik lees trouwens hier dat het ook mogelijk is in 2007, alleen zijn de stappen iets anders.

Dit alles zou in theorie toch moeten werken?

[Boss]

Ik heb het voor een klant op de volgende manier opgelost:
- er is een rapport gemaakt in Access, met de gegevens van 1 factuur erop
- dit rapport is zodanig gemaakt dat het bij export naar Word alsnog goed uitziet (niet alle rapporten doen dat direct, je kan niet al te veel met de layout doen)
- het rapport wordt geopend met het juiste filter erop (factuurgegevens voor 1 order)
- rapport wordt geëxporteerd naar Word (rtf formaat), opgeslagen als bestand
- er wordt een mail gemaakt met het gegenereerde bestand als bijlage en een toelichting in de tekst

De reden is dat op de factuur meerdere factuurregels staan, samen met totalen etc. Dit is met een Word mailmerge (bijna) niet te doen.

Omdat er wel veel beperkingen zitten aan de opmaak van het rapport (vanwege de export naar rtf) heb ik het later voor een andere klant anders gedaan: daar wordt een volledige factuur als html mail opgemaakt. De klant kan die mail gewoon printen als factuur.

[Verwijderd]

Dus je zegt eigenlijk dat mijn manier niet gaat werken? Er wordt namelijk gewerkt met meerdere factuur regels.
Een rapport in Access opmaken is ook maar lastig, ik krijg bv. alle records op een pagina ipv. een record per pagina.

[Boss]

Je zal met secties aan de slag moeten gaan. Daarin kan je opgeven dat er bijvoorbeeld 1 koptekst is (met adressering), dan een stuk met factuurregels, daaronder het totaal en de afsluiting van de factuur.

[Verwijderd]

Ik ga morgen weer naar het bedrijf toe en dan zal ik wel wat proberen aan te kloten.
Als het goed is moet ik dus zonder extra programma's dit idee kunnen realiseren.

[JordyOnrust]

Ik snap het gedeelte van het uitprinten van facturen nog niet.
Bij ons op het werk sturen wij facturen naar de klanten, maar deze printen wij uit. Dit kan de klant ook doen, het maakt toch niet uit of een factuur geprint is in het gebouw waar het bedrijf gevestigd zit?

Maar dit is allemaal beetje offtopic.
Het is mogelijk een goede layout + meerdere factuurregels in een bestand te krijgen. Ik heb dit voor een schoolopdracht gemaakt destijds. Alleen was dit in Office 2003. Wel moet ik zeggen dat het werken met Access voor ons geen pretje was. Er is heel veel mogelijk en in de versie die wij gebruikten zeker niet bugless. Geregen wij door het uitvoeren van verkeerde querys of een foutmelding zonder enige zinnige informatie of wanneer er een foutmelding had moeten komen sloot het programma gewoon af.

Maar ter zake komende, het is mogelijk. Maar zoals ik al eerder zei het is niet gemakkelijk.

[BCC]

Bright010957 schreef op dinsdag 27 januari 2009 @ 23:01:
Ik snap het gedeelte van het uitprinten van facturen nog niet.
Bij ons op het werk sturen wij facturen naar de klanten, maar deze printen wij uit. Dit kan de klant ook doen, het maakt toch niet uit of een factuur geprint is in het gebouw waar het bedrijf gevestigd zit?

Maar dit is allemaal beetje offtopic.

Nouja, niet echt. Het is nogal zinloos iets en elkaar te steken wat je vervolgens niet mag gebruiken. Sterker nog, je bent strafbaar als je het wel doet. Good luck with that .

Als je ze zelf uitprint is het wel degelijk iets anders. Ze worden niet digitaal verstuurd en dat is precies waar de fiscus over valt. Dat het krom is ben ik helemaal met je eens.

[ Voor 13% gewijzigd door BCC op 27-01-2009 23:14 ]

[xtra]

BCC schreef op dinsdag 27 januari 2009 @ 23:12:
[...]

Nouja, niet echt. Het is nogal zinloos iets en elkaar te steken wat je vervolgens niet mag gebruiken. Sterker nog, je bent strafbaar als je het wel doet. Good luck with that .

Als je ze zelf uitprint is het wel degelijk iets anders. Ze worden niet digitaal verstuurd en dat is precies waar de fiscus over valt. Dat het krom is ben ik helemaal met je eens.

Poging om het recht te praten: Door te printen op je briefpapier met logo vindt de Belastingdienst het authentiek. De ontvanger zal je briefpapier niet hebben en kan dus geen authentieke factuur printen.

[BCC]

Ik denk eerder dat ze zelf al weten dat het papieren proces fraude gevoellig is en dat bij het digitale proces opgelost willen zien.

[F_J_K]

Yup.
---
Met alle respect, maar als je dit uurtje-factuurtje voor een ander doet (en dus min of meer wordt geacht dit soort dingen zelf te kunnen doen zonder steeds korte vragen te stellen) vind ik het geen stijl dat je alle opmerkingen over het strafbaar bezig zijn - van jezelf maar belangrijker, van de klant! - negeert.

Een discussie over papieren versus digitale facturen en andere documenten lijkt me interessant en over mailmerges valt hier in OFF natuurlijk prima te praten als je een versie 0.x hebt gemaakt na het lezen van een goed boek over Access/Office, bijv o.b.v. Boss in "Facturering via e-mail?" (open voor beide gerust tzt een nieuw topic na te zijn ingelezen in de materie). Maar op deze manier zie ik het topic niet zitten..